1. Generellt om verksamhetsbaserad arkivredovisning

Generella frågor och svar om vad den nya arkivredovisningen innebär och varför det behövs ett nytt sätt att redovisa arkiv och information. Vidare hittar du svar på frågor om när myndigheter måste ha övergått till verksamhetsbaserad arkivredovisning och när äldre arkiv behöver vara slutredovisat.

Klicka på frågan så kommer du direkt till svaret.

Tillbaka till huvudsidan Frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Frågor 

1.1 Vad innebär att redovisa arkiv utifrån verksamheten?

1.2 Varför behövs det ett nytt sätt att redovisa arkiv?

1.3 Vad är skillnad mellan begreppen allmänna handlingar, arkiv och verksamhetsinformation?

1.4 Behöver alla myndigheter ha en processorienterad organisation?

1.5 Hur är den nya arkivredovisningen uppbyggd?

1.6 Vad menas med samband?

1.7 Vad menas med beteckning?

1.8 Vad ska man börja med i arbetet med att skapa en ny arkivredovisning?

1.9 Vem är ansvarig för att genomföra förändringen hos myndigheten?

1.10 Kan man ansöka om att få senarelägga tidpunkten för att redovisa handlingar enligt 2008:4?

1.11 När ska myndigheten ha avslutat redovisningen av äldre handlingar (tillkomna före 2013)?

1.12 Kan myndigheter redovisa sitt arkiv på annat sätt än vad som föreskrivs genom RA-FS 2008:4?

1.13 Får äldre handlingar, även tillkomna före 1 jan 2009, redovisas enligt de nya bestämmelserna?

1.14 Hur ska pågående ärenden hanteras i samband med övergången till ny arkivredovisning?

1.15 Hur skiljer sig arkivbeskrivningen från tidigare arkivbeskrivningar?

1.16 Varför har inte Riksarkivet tagit fram beskrivningar av vissa administrativa processer, som är ju så lika inom hela statsförvaltningen?

1.17 Måste myndigheten använda de termer som finns i RA-FS 2008:4 om verksamheten använder sig av andra termer?

1.18 Hur ska förändringar av arkivredovisningen hanteras?

1.19 Behöver myndigheter som står inför nedläggning eller sammanslagning gå över till ny arkivredovisning?

Svar
 

1.1 Vad innebär att redovisa arkiv utifrån verksamheten?
En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet enligt 3 § arkivlagen (1990:782). Tidigare har myndigheternas handlingar klassificerats och redovisats utifrån deras yttre form eller funktion, t.ex. protokoll, register, ritningar etc. Med det nya sättet att redovisa klassificeras handlingarna istället efter verksamhetsområden och processer vilket tydliggör deras samband med verksamheten. 

1.2 Varför behövs det ett nytt sätt att redovisa arkiv?
Det traditionella sättet att redovisa arkiv utgår från det s.k. allmänna arkivschemat som togs i bruk 1903 och speglar dåtidens pappersbaserade informationshantering. Arkivförteckningen var inte flexibel utan presenterades i blankettform utifrån en fast struktur som utgick från handlingens yttre form eller funktion, exempelvis protokoll och register. Utifrån det allmänna arkivschemat var det svårt att redovisa elektroniska handlingar i sitt sammanhang. Med den nya arkivredovisningen har återsökningen anpassats till informationens rörlighet och det faktum att den fysiska lagringen är föränderlig över tiden. Processperspektivet ger kontext till den information som skapas i processen vilket förbättrar informationens spårbarhet och möjligheterna att bedöma handlingars autenticitet.

Huvudsyftet med föreskrifterna är att 1) underlätta återsökning och 2) styra hanteringen av handlingar, ex. genom systematisk gallring eller överföring till bevarande.

1.3 Vad är skillnad mellan begreppen allmänna handlingar, arkiv och verksamhetsinformation?
I arkivredovisningssammanhang använder Riksarkivet begreppet verksamhetsinformation synonymt med allmänna handlingar och arkiv. Begreppen allmänna handlingar och arkiv definieras i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och i 3 § arkivlagen (1990:782).

1.4 Behöver alla myndigheter ha en processorienterad organisation?
Nej. Den nya modellen för arkivredovisning innebär inte att myndigheten måste övergå till en processorienterad organisation. Däremot behöver man anlägga ett processynsätt på informationshanteringen.

1.5 Hur är den nya arkivredovisningen uppbyggd?
Arkivredovisningen består av ett antal uppgifter om myndighetens verksamhet, om handlingar som tillkommer i verksamheten och om deras förvaring. Uppgifterna ska kunna sammanställas till uppgiftsmängder såsom arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur med processbeskrivningar samt arkivförteckning.

1.6 Vad menas med samband?
Arkivredovisningen består av uppgifter och uppgiftsmängder som relateras till varandra. Detta möjliggör en mängd olika sammanställningar. Om exempelvis en handling klassificeras enligt en viss klassificeringsstruktur (version 2013:1) är det av vikt att relatera denna struktur även till den aktuella arkivbeskrivningen (version 2012:1) för att placera handlingen i ett större sammanhang. Detta är en förutsättning för att redovisningen ska bli hållbar över tid och för att handlingar ska kunna återsökas även i framtiden.

1.7 Vad menas med beteckning?
En beteckning är en unik identifierare som underlättar åtkomsten och skapandet av samband. Strukturenheter i klassificeringsstrukturen, handlingsslagen och förvaringsenheter ska förses med beteckning.
Strukturenheternas och handlingsslagens beteckningar ska skapas genom punktnotation. Förvaringsenheternas beteckningar kan skapas på annat sätt.

1.8 Vad ska man börja med i arbetet med att skapa en ny arkivredovisning?
Arbetet med den nya arkivredovisningen kan påbörjas på flera olika sätt. När det gäller processkartläggning finns ett antal metoder och tillvägagångssätt. I arkivsammanhang kan t.ex. en särskild standard nämnas, ISO/TR 26122:2009 Information och dokumentation - Analys av verksamhetsprocesser för hantering av verksamhetsinformation. Denna standard beskriver en arbetsmetod för att kartlägga verksamhetsområden och processer. Metoden är särskilt framtagen för att användas som redskap för att kontrollera och styra arkivbildningen. Vill man läsa mer om processer och verksamhetskartläggning kan t.ex. rapporter från Verva, Statskontoret och ESV vara användbara. Riksarkivet har också tillsammans med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tagit fram en vägledning som kan vara användbar vid processkartläggningar.

1.9 Vem är ansvarig för att genomföra förändringen hos myndigheten?
Det är myndighetsledningens ansvar att se till att myndigheten uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter. Arbetet med den nya arkivredovisningen kräver engagemang från flera olika funktioner och yrkeskategorier inom en myndighet varför arbetet bör förankras på flera olika håll.

1.10 Kan man ansöka om att få senarelägga tidpunkten för att redovisa handlingar enligt 2008:4?
Inte efter den 1 januari 2013. Efter detta datum övergår frågan till Riksarkivets tillsynsverksamhet. 

1.11 När ska myndigheten ha avslutat redovisningen av äldre handlingar (tillkomna före 2013)?
Enligt övergångsbestämmelserna ska redovisningen vara avslutad senast den 1 januari 2014. Riksarkivet kan föreskriva om senare tidpunkt om särskilda skäl föreligger. Beslut om detta tas från fall till fall.

1.12 Kan myndigheter redovisa sitt arkiv på annat sätt än vad som föreskrivs genom RA-FS 2008:4?
Riksarkivet kan medge att redovisning sker på annat sätt om särskilda skäl föreligger, främst om verksamheten kräver en annan typ av redovisning.

1.13 Får äldre handlingar, även tillkomna före 1 jan 2009, redovisas enligt de nya bestämmelserna?
Ja, efter särskilt beslut från Riksarkivet får sådana handlingar redovisas enligt RA-FS 2008:4. Det kan gälla exempelvis ärenden eller projekt med långa handläggningstider.

1.14 Hur ska pågående ärenden hanteras i samband med övergången till ny arkivredovisning?
På samma sätt som man tidigare hanterat byte av diarieplan eller avslutat en arkivredovisning. Det kan finnas olika sätt att göra det i praktiken, exempelvis genom att förse aktuella ärenden med redovisningsuppgifter enligt den nya klassificeringsstrukturen samtidigt som den äldre dossier- och ärendebeteckningen framgår. Myndigheterna får välja det sätt som passar dem bäst. Observera att detta gäller endast de myndigheter som avslutar sitt diarie- och dossierplan och övergår till att registrera ärenden enligt samma klassificeringsstruktur som de använder för arkivredovisning.

1.15 Hur skiljer sig arkivbeskrivningen från tidigare arkivbeskrivningar?
Arkivbeskrivningen utgör en uppgiftsmängd som består av ett antal uppgifter om myndigheten, verksamheten, arkivet och arkivverksamheten. Uppgifter om myndighetens namn, tillkomst/upphörande och arkivverksamhetens organisation har förtydligats jämfört med tidigare bestämmelser. Uppgifter om samband mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar har tagits bort ur arkivbeskrivningen eftersom dessa uppgifter framgår av klassificeringsstrukturens processbeskrivningar och av arkivförteckningens redovisning av handlingsslag och handlingstyper.

Det finns en överlappning mellan kraven på arkivbeskrivning enligt 6 § arkivlagen och mellan krav på beskrivning av en myndighets allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen. Genom att upprätta en arkivbeskrivning kan även delvis kraven enligt OSL uppfyllas.

1.16 Varför har inte Riksarkivet tagit fram beskrivningar av vissa administrativa processer, som är ju så lika inom hela statsförvaltningen?
Det är riktigt att det finns stora likheter mellan myndigheters ekonomi- och löneadministrativa processer. Det finns också många olikheter. Riksarkivet ser för närvarande ingen möjlighet att ge några generella rekommendationer.

1.17 Måste myndigheten använda de termer som finns i RA-FS 2008:4 om verksamheten använder sig av andra termer?
Nej. Men avvikelser ska framgå i arkivredovisningens dokumentation. 

1.18 Hur ska förändringar av arkivredovisningen hanteras?
I 19 § anges att klassificeringsstruktur, handlingsslag och förvaringsenheter ska relateras till varandra över tiden, vilket i praktiken kräver versionshantering med datummärkning av uppgifter. Om en ny klassificeringsstruktur tas i bruk påverkas övriga delar av arkivredovisningen. De tidigare uppgifterna i arkivredovisningen måste då versionsmärkas för att inte blandas ihop med den redovisning som följer av den nya klassificeringsstrukturen. 

1.19 Behöver myndigheter som står inför nedläggning eller sammanslagning gå över till ny arkivredovisning?
Om regeringen har beslutat att en myndighet ska avvecklas under 2013 kan Riksarkivet besluta om att myndigheten inte behöver redovisa handlingar enligt RA-FS 2008:4 utan får tillämpa RA-FS 1991:1, ändrad 1997:4, fram till och med att verksamheten avvecklas. Myndigheten måste i så fall komma in med framställan om dispens till Riksarkivet.

Fler frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning, se Frågor och svar om verksamhetsbaserad arkivredovisning.