Inom den offentliga förvaltningen hanteras dagligen mycket stora och ofta komplexa informationsflöden. Det säger nästan sig självt att all information som utgör allmänna handlingar inom en organisation inte har ett värde som motiverar att den bevaras för all framtid. Betydelsen av informationen kan redan från början vara mycket liten eller begränsad i tid. Det kan också förekomma att samma information framgår av flera olika handlingar inom organisationen. Motiven för gallring är i många fall att det innebär en kostnadsbesparing för hantering och förvaring av arkivhandlingar, men gallring är framförallt ett sätt att göra arkiven mer överskådliga och på så sätt också mer lättillgängliga. 

I praktiken innebär gallring att allmänna handlingar eller uppgifter i dessa aktivt avlägsnas och förstörs i enlighet med på förhand fastställda kriterier. Som gallring räknas också åtgärder som utförs med handlingar och som ger upphov till förlust av betydelsefull information, sök- och sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

Grundregeln är bevarande

Arkivlagstiftningens huvudregel är förvisso att allmänna handlingar ska bevaras, men den medger ändå att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens (1990:782) bevarandeändamål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen.

Föreskrifter om gallring

För att allmänna handlingar ska kunna gallras så krävs det att det finns stöd för detta i en författning. Riksarkivet har genom arkivförordningen (1991:446) fått bemyndigande att föreskriva och besluta om gallring av allmänna handlingar hos statliga myndigheter. Riksarkivets föreskrifter och beslut om gallring finns publicerade dels i en generell föreskriftsserie (RA-FS) som gäller samtliga statliga myndigheter, dels i en myndighetsspecifik föreskriftsserie (RA-MS). Gallring av statliga myndigheters allmänna handlingar kan i vissa fall även regleras i så kallade registerförfattningar, vilkas regler gäller framför Riksarkivets föreskrifter.

Hur påverkar GDPR gallring i myndigheternas arkiv?

EU:s dataskyddsförordning, GDPR innehåller inte några bestämmelser om gallring. Av förordningen följer att behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse inte ska anses vara oförenligt med de ursprungliga ändamålen med behandlingen. Behandling av personuppgifter som utförs för att uppfylla arkivlagen, arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter sker för arkivändamål för allmänt intresse. Det finns därför inget som hindrar att myndigheterna bevarar handlingar som utgör eller innehåller personuppgifter. Detta gäller även s.k. känsliga personuppgifter.

Någon särskild hänsyn till skyddet för den personliga integriteten behöver inte tas i detta sammanhang utan det som styr bedömningen av handlingarnas informationsvärde är den betydelse handlingarna har för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, rättskipningen och förvaltningens behov av information samt forskningens behov.

Myndigheterna ansvarar själva för att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. Om det finns handlingar som myndigheten bedömer kan gallras utan att det påverkar ändamålen med arkiven och där bestämmelser om gallring saknas, ska myndigheten göra en framställan till Riksarkivet om detta.

Rätten till radering gäller i artikel 17 i GDPR gäller inte i den utsträckning som behandling av personuppgifter är nödvändig för att t.ex. utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet eller för behandling som är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse om det är sannolikt att rätten till radering gör det omöjligt eller avsevärt försvårar att uppnå syftet med den sistnämnda behandlingen. För att radera personuppgifter i allmänna handlingar krävs därför författningsstöd för gallring.

Att gallra med stöd av generella föreskrifter RA-FS 2021:6-7

När myndigheter vill gallra med stöd av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter RA-FS 2021:6-7 behöver följande göras:

  • Bedöma vilka handlingar som omfattas av gallringsföreskrift och bedöma hur länge de behöver bevaras
  • Dokumentera vilka handlingstyper som ska gallras
  • Motivera gallringen och gallringsfristen
  • Precisera gallringsfristen

Här är några sammanfattande frågeställningar som kan användas i bedömningsarbetet:

  • Finns det regler som styr verksamheten eller har betydelse för handlingarna som myndigheten behöver förhålla sig till, till exempel preskriptionstider?
  • Behövs handlingarna för att förstå kärnverksamheten?
  • Behövs handlingarna för att förstå andra handlingar hos den egna eller någon annan myndighet?
  • Har handlingarna upprättas utifrån ett dokumentationskrav i en författning? Är det att betrakta som ett styrande dokument?
  • Behövs handlingarna för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar?
  • Hur lång bevarandetid är rimlig om handlingarna bedöms kunna gallras?
Vilka handlingstyper får gallras?

Det går inte att kopiera de grupper av handlingar som anges i RA-FS utan det ska tydligt anges vilka handlingstyper som avses, d.v.s. vilka register, vilka underlag för intern planering, osv.

Formuleringarna i RA-FS är allmänt hållna och identifierar inga specifika handlingstyper. Det som anges i Riksarkivets föreskrifter är inte att jämställa med handlingstyper. Det är aggregerade grupper av handlingar inom ett visst område, funktion eller liknande, som av praktiska skäl uttrycks på detta sätt, eftersom Riksarkivet inte med säkerhet kan veta exakt vilka handlingstyper (eller hur de benämns) som kan omfattas av dessa ramar på varje enskild myndighet och som därför skulle kunna gallras. Det är alltså myndighetens uppgift att identifiera de handlingstyper som i sin verksamhet kan sägas ingå i dessa aggregerade grupper av handlingar och som då dessutom borde vara gallringsbara. Om inte detta görs finns en risk att felaktig gallring sker och det blir dessutom svårt för Riksarkivet vid tillsyn att bedöma om och hur föreskriften tillämpas på det sätt som den avsetts tillämpas.

När man tillämpar de generella gallringsföreskrifterna får det heller inte vara otydligt vilka handlingstyper det är som får gallras, om det ska vara till nytta för den egna förvaltningen.

I vissa fall kan det vara svårt att definiera en grupp av handlingar som omfattas av gallringsföreskrifterna och översätta det till en handlingstyp, såsom ”dubbletter och kopior”. I detta fall kan man inte redovisa tillämpningen av gallringen i arkivförteckningen (enligt 16 §), eftersom denna utgår från redovisning av handlingsslag och handlingstyper. För dessa grupper av handlingar finns behov av att upprätta en separat dokumentation på någon annan plats i arkivredovisningen eller som tillägg till den.

Gallring ska motiveras och preciseras

Gallringen ska motiveras och gallringsfristen preciseras med utgångspunkt från ändamålen i 3 § arkivlagen. Att precisera gallringsfristen kan till exempel vara:

  • 3 år efter att ärendet har avslutats.
  • 3 år efter utgången av det år då beslut fattades i ärendet.

Det betyder att gallringsfrister alltså inte ska uttryckas som ”vid inaktualitet”, ”när de inte längre behövs i verksamheten” eller ”3 år”. Mer om detta finns att läsa i Riksarkivets vägledning ”Framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS)” .

Skälet till att ha precisa frister är för att det ska vara tydligt när en viss typ av handling får gallras och undvika godtycklighet. Det bör vara myndighetens arkivfunktion som framställer förslag på frister som då ska gälla för hela myndigheten. Myndigheten ska göra en prövning utifrån sina förutsättningar och fastställa en tydlig frist som regelmässigt går att gallra efter. Myndigheterna behöver kunna motivera sin frist vid bland annat inspektion från Riksarkivet. Tänk på att myndighetens beslut ska fattas i enlighet med delegations-/arbetsordning.

Att särskilt notera

En skillnad i förhållande till RA-FS 1997:6 är att föreskrifterna nu endast får tillämpas på sådana handlingar som anges i bilagan, de är inte exempel som i RA-FS 1997:6.

Notera även att möjligheten att skriva ut elektroniska handlingar på papper inte längre är möjligt med stöd av de nya föreskrifterna utan här behöver myndigheterna framställa om en RA-MS.

Ansökan om gallring

Om en myndighet gör bedömningen att en handling inte har ett tillräckligt stort informationsvärde för att ett bevarande ska vara motiverat och det saknas författningsstöd för gallring så kan man ansöka om att Riksarkivet ska föreskriva eller besluta om gallring i en myndighetsspecifik föreskrift.

För stöd i arbetet med att utarbeta en framställan om myndighetsspecifika se vår vägledning Framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS).

En ansökan om gallring bör alltid föregås av en gallringsutredning i vilken en man bland annat gör en värdering av handlingarnas informations- och bevarandevärde. Vid värdering av information utifrån arkivlagens (1990:782) bevarandemål gällande rätten att ta del av allmänna handlingar samt rättskipningens och förvaltningens behov av information så kan man oftast utgå från de krav på informationen som ställs i de författningar som reglerar den verksamhet i vilken handlingarna har tillkommit. Det är däremot svårare att till fullo tillgodose forskningens och då framförallt den framtida forskningens behov av information. Information som av såväl det professionella forskarsamhället som av enskilda privatforskare i dag anses som fullständigt ointressant kan mycket väl bli ett oerhört efterfrågat material om bara ett par årtionden. Som hjälp och riktlinje vid värderingen av informationens värde för den framtida forskningen har Riksarkivet givit ut en bevarande- och gallringspolicy.

Bevarande- och gallringspolicy

Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy 1995

Projektrapporter från förstudie om revidering dnr RA 20-2010/5303:

Delrapport 2011

Slutrapport 2012