Inom den offentliga förvaltningen hanteras dagligen mycket stora och ofta komplexa informationsflöden. Det säger nästan sig självt att all information som utgör allmänna handlingar inom en organisation inte har ett värde som motiverar att den bevaras för all framtid. Betydelsen av informationen kan redan från början vara mycket liten eller begränsad i tid. Det kan också förekomma att samma information framgår av flera olika handlingar inom organisationen. Motiven för gallring är i många fall att det innebär en kostnadsbesparing för hantering och förvaring av arkivhandlingar, men gallring är framförallt ett sätt att göra arkiven mer överskådliga och på så sätt också mer lättillgängliga. 

I praktiken innebär gallring att allmänna handlingar eller uppgifter i dessa aktivt avlägsnas och förstörs i enlighet med på förhand fastställda kriterier. Som gallring räknas också åtgärder som utförs med handlingar och som ger upphov till förlust av betydelsefull information, sök- och sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.

Grundregeln är bevarande

Arkivlagstiftningens huvudregel är förvisso att allmänna handlingar ska bevaras, men den medger ändå att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens (1990:782) bevarandeändamål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen.

Föreskrifter om gallring

För att allmänna handlingar ska kunna gallras så krävs det att det finns stöd för detta i en författning. Riksarkivet har genom arkivförordningen (1991:446) fått bemyndigande att föreskriva och besluta om gallring av allmänna handlingar hos statliga myndigheter. Riksarkivets föreskrifter och beslut om gallring finns publicerade dels i en generell föreskriftsserie (RA-FS) som gäller samtliga statliga myndigheter, dels i en myndighetsspecifik föreskriftsserie (RA-MS). Gallring av statliga myndigheters allmänna handlingar kan i vissa fall även regleras i så kallade registerförfattningar, vilkas regler gäller framför Riksarkivets föreskrifter.

Ansökan om gallring

Om en myndighet gör bedömningen att en handling inte har ett tillräckligt stort informationsvärde för att ett bevarande ska vara motiverat och det saknas författningsstöd för gallring så kan man ansöka om att Riksarkivet ska föreskriva eller besluta om gallring i en myndighetsspecifik föreskrift.

För stöd i arbetet med att utarbeta en framställan om myndighetsspecifika se vår vägledning Framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS).

En ansökan om gallring bör alltid föregås av en gallringsutredning i vilken en man bland annat gör en värdering av handlingarnas informations- och bevarandevärde. Vid värdering av information utifrån arkivlagens (1990:782) bevarandemål gällande rätten att ta del av allmänna handlingar samt rättskipningens och förvaltningens behov av information så kan man oftast utgå från de krav på informationen som ställs i de författningar som reglerar den verksamhet i vilken handlingarna har tillkommit. Det är däremot svårare att till fullo tillgodose forskningens och då framförallt den framtida forskningens behov av information. Information som av såväl det professionella forskarsamhället som av enskilda privatforskare i dag anses som fullständigt ointressant kan mycket väl bli ett oerhört efterfrågat material om bara ett par årtionden. Som hjälp och riktlinje vid värderingen av informationens värde för den framtida forskningen har Riksarkivet givit ut en bevarande- och gallringspolicy.

Sidan publicerad: 2013-05-15 | Sidan senast uppdaterad: 2014-01-14