Inom den offentliga förvaltningen hanteras dagligen mycket stora och ofta komplexa informationsflöden. All information som utgör allmänna handlingar inom en organisation har inte ett värde som motiverar att den bevaras för all framtid. Betydelsen av informationen kan redan från början vara mycket liten eller begränsad i tid. Det kan också förekomma att samma information framgår av flera olika handlingar inom organisationen. Gallring motiveras ofta utifrån möjligheten till kostnadsbesparingar, men gallring är framförallt ett sätt att göra arkiven mer överskådliga och på så sätt också mer lättillgängliga.
I praktiken innebär gallring att allmänna handlingar eller uppgifter i dessa aktivt avlägsnas och förstörs i enlighet med på förhand fastställda kriterier. Som gallring räknas också åtgärder som utförs med handlingar och som ger upphov till förlust av betydelsefull data, sök- och sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.
Bevarande är grundregeln
Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras, men den medger ändå att handlingar får gallras under förutsättning att de inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens (1990:782) bevarandeändamål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen.
För gallring krävs stöd i författning
Statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. (14 § arkivförordning 1991:446) Riksarkivet meddelar föreskrifter och beslut i sina två författningsserier, dels i en
generell föreskriftsserie (RA-FS)
som gäller samtliga statliga myndigheter, dels i en
myndighetsspecifik föreskriftsserie (RA-MS)).
För vissa myndigheter och verksamheter finns registerlagstiftning med tvingande föreskrifter om gallring. Dessa gäller före arkivlagen. Riksarkivet har inte bemyndigande att ändra dem om det inte anges särskilt att Riksarkivet kan föreskriva om undantag från gallring.
Att gallra med stöd av generella föreskrifter RA-FS 2021:6 och 2021:7
När myndigheter vill gallra med stöd av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter RA-FS 2021:6 och RA-FS 2021:7 behöver följande göras:
- Bedöma vilka handlingar som omfattas av gallringsföreskrift och bedöma hur länge de behöver bevaras
- Dokumentera vilka handlingstyper som ska gallras
- Motivera gallringen och gallringsfristen
- Precisera gallringsfristen
Här är några sammanfattande frågeställningar som kan användas i bedömningsarbetet:
- Finns det regler som styr verksamheten eller har betydelse för handlingarna som myndigheten behöver förhålla sig till, till exempel preskriptionstider?
- Behövs handlingarna för att förstå kärnverksamheten?
- Behövs handlingarna för att förstå andra handlingar hos den egna eller någon annan myndighet?
- Har handlingarna upprättas utifrån ett dokumentationskrav i en författning? Är det att betrakta som ett styrande dokument?
- Behövs handlingarna för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar?
- Hur lång bevarandetid är rimlig om handlingarna bedöms kunna gallras?
Vilka handlingstyper får gallras?
Det går inte att kopiera de grupper av handlingar som anges i RA-FS utan det ska tydligt anges vilka handlingstyper som avses, d.v.s. vilka register, vilka underlag för intern planering, osv.
Formuleringarna i RA-FS är allmänt hållna och identifierar inga specifika handlingstyper. Det som anges i Riksarkivets föreskrifter är inte att jämställa med handlingstyper. Det är aggregerade grupper av handlingar inom ett visst område, funktion eller liknande, som av praktiska skäl uttrycks på detta sätt, eftersom Riksarkivet inte med säkerhet kan veta exakt vilka handlingstyper (eller hur de benämns) som kan omfattas av dessa ramar på varje enskild myndighet och som därför skulle kunna gallras. Det är alltså myndighetens uppgift att identifiera de handlingstyper som i sin verksamhet kan sägas ingå i dessa aggregerade grupper av handlingar och som då dessutom borde vara gallringsbara. Om inte detta görs finns en risk att felaktig gallring sker och det blir dessutom svårt för Riksarkivet vid tillsyn att bedöma om och hur föreskriften tillämpas på det sätt som den avsetts tillämpas.
När man tillämpar de generella gallringsföreskrifterna får det heller inte vara otydligt vilka handlingstyper det är som får gallras, om det ska vara till nytta för den egna förvaltningen.
I vissa fall kan det vara svårt att definiera en grupp av handlingar som omfattas av gallringsföreskrifterna och översätta det till en handlingstyp, såsom ”dubbletter och kopior”. I detta fall kan man inte redovisa tillämpningen av gallringen i arkivförteckningen (enligt 16 § RA-FS 2019:2), eftersom denna utgår från redovisning av handlingsslag och handlingstyper. För dessa grupper av handlingar finns behov av att upprätta en separat dokumentation på någon annan plats i arkivredovisningen eller som tillägg till den.
Gallring ska motiveras och preciseras
I dokumentationen av tillämpningen av föreskrifterna ska gallringen motiveras och gallringsfristen preciseras med utgångspunkt från ändamålen i 3 § arkivlagen. Att precisera gallringsfristen kan till exempel vara:
- 3 år efter att ärendet har avslutats.
- 3 år efter utgången av det år då beslut fattades i ärendet.
Det betyder att gallringsfrister alltså inte ska uttryckas som ”vid inaktualitet”, eller ”3 år”.
Skälet till att ha precisa frister är för att det ska vara tydligt när en viss typ av handling får gallras och undvika godtycklighet. Det bör vara myndighetens arkivfunktion som framställer förslag på frister som då ska gälla för hela myndigheten. Myndigheten ska göra en prövning utifrån sina förutsättningar och fastställa en tydlig frist som regelmässigt går att gallra efter. Myndigheterna behöver kunna motivera sin frist vid bland annat inspektion från Riksarkivet. Tänk på att myndighetens beslut ska fattas i enlighet med delegations- eller arbetsordning.
Att särskilt notera
En skillnad i förhållande till RA-FS 1997:6 är att föreskrifterna nu endast får tillämpas på sådana handlingar som anges i bilagan, de är inte exempel som i RA-FS 1997:6.
Notera även att möjligheten att skriva ut elektroniska handlingar på papper inte längre är möjligt med stöd av de nya föreskrifterna utan här behöver myndigheterna framställa om en RA-MS.
Hur påverkar GDPR gallring i myndigheternas arkiv?
EU:s dataskyddsförordning, GDPR, innehåller inte några bestämmelser om gallring. Av förordningen följer att behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse inte ska anses vara oförenligt med de ursprungliga ändamålen med behandlingen. Behandling av personuppgifter som utförs för att uppfylla arkivlagen, arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter sker för arkivändamål för allmänt intresse. Det finns därför inget som hindrar att myndigheterna bevarar handlingar som utgör eller innehåller personuppgifter. Detta gäller även s.k. känsliga personuppgifter.
Någon särskild hänsyn till skyddet för den personliga integriteten behöver inte tas i detta sammanhang utan det som styr bedömningen av handlingarnas informationsvärde är den betydelse som handlingarna har för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen.
Rätten till radering gäller i artikel 17 i GDPR gäller inte i den utsträckning som behandling av personuppgifter är nödvändig för att t.ex. utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet eller för behandling som är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse om det är sannolikt att rätten till radering gör det omöjligt eller avsevärt försvårar att uppnå syftet med den sistnämnda behandlingen. För att radera personuppgifter i allmänna handlingar krävs därför författningsstöd för gallring.
Se över möjligheterna till gallring
Myndigheterna ansvarar själva för att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. Om det finns handlingar som myndigheten bedömer kan gallras utan att det påverkar ändamålen med arkiven och där bestämmelser om gallring saknas, ska myndigheten göra en framställan till Riksarkivet om detta.
Läs mer på
Framställa om gallring m.m.
