Riksarkivets aktuella föreskrift för arkivlokaler är
RA-FS 2013:4.
Föreskriften gäller för statliga myndigheter och
OSL-organ.
Om en myndighets arkivlokal inte uppfyller kraven i föreskriften, ska bristerna vara åtgärdade senast före utgången av 2018.
Arkivlokaler ska placeras där det inte finns uppenbara riskfaktorer i omgivningen. De grundläggande kraven i föreskriften är att handlingar som tillhör myndighetens arkiv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot:
- vatten och skadlig fukt,
- brand, brandgas och skadlig upphettning,
- skadlig klimat- och miljöpåverkan,
- skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst
Mer information om skyddskrav hittar ni även i informationsbladet
”Skydda ditt arkiv- bygg rätt”
Några viktiga faktorer att tänka på:
- Lokalen ska inte ha genomgående vattenrör (annat än för lokalens uppvärmning). Rör för fjärrvärme eller fjärrkyla får inte förekomma.
- Arkivlokalens luftfuktighet och temperatur ska dokumenteras, och hålla lämpliga nivåer för den typ av handlingar som ska förvaras i lokalen.
- Arkivlokalerna ska vara en egen brandcell som skyddar handlingarna mot skadlig upphettning, brandgas, öppen låga och genombränning i 120 minuter. Dörrar ska vara märkta med brandteknisk klass och ha anslagströskel och automatisk dörrstängare. Arkivlokalen ska vara utrustad med ett automatiskt brandlarm.
- Byggnadens bärande konstruktion ska vara dimensionerad för den belastning som arkivet och arkivverksamheten medför. Arkivlokalens bärande konstruktion ska lägst ha brandteknisk klass R60.
- Lokalen ska kunna göras strömlös utifrån och bör vara försedd med kontrollampa som visar om strömmen är av eller på.
- När golvets area överstiger 400 m2 ska arkivlokalen vara sektionerad. Om arkivlokalen har ett automatiskt släcksystem eller ett syrereducerande system, får brandcellens golvarea uppgå till högst 1 200 m2.
- Det får endast finnas fasta elektriska installationer som är nödvändiga för arkivlokalens drift, exempelvis belysning, radiatorer och motoriserade hyllsystem. Permanent placerad elektrisk arbetsplatsutrustning , t.ex. datorer, skrivare, elektriskt höj- och sänkbara bord samt kopieringsmaskiner får inte finnas i arkivlokalen.
- Elektriska installationer för luftbehandling ska vara brandtekniskt avskilda från arkivlokalen.
- Arkivlokalens belysning ska utgöras av lysrörsarmatur som har ett tillfredsställande skydd mot damm. Den elektriska anslutningen ska vara fast monterad.
- Arkivlokaler ska skyddas mot skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.
Regler om bärförmåga vid brand finns även i
Boverkets föreskrifter(BFS 2011:10).
Här kan det finnas högre krav på bärande byggnadsdelar vid brand än i RA-FS 2013:4. I Boverkets föreskrifter och allmänna råd om tillämpning av europeiska konstruktionsstandarder (eurokoder), finns grundläggande föreskrifter och allmänna råd till
Plan- och byggförordningen (2011:338)
om bärförmåga, stadga och beständighet hos bärande konstruktioner.
Förvaring av handlingar i brandklassade skåp
Ibland behöver handlingar förvaras nära den plats där verksamhet utförs på myndigheten och avståndet till en närarkivlokal blir för långt. Det kan då vara praktiskt att under en kortare period förvara handlingar i brandklassade skåp innan de överflyttas till en arkivlokal.
I andra fall kanske man måste kompensera avsaknaden av eller bristen på arkivlokaler med en förvaring i skåp.
Oavsett orsak så måste Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2013:4) avseende arkivlokaler följas även i de fall då man förvarar handlingar i skåp.
I föreskriften anges att:
3 § Handlingar får förvaras i förvaringsskåp som tillsammans med den lokal i vilken skåpet placeras ger ett skydd som tillgodoser bestämmelserna i denna författning.
Riksarkivet har sammanställt
en matris
över vad som är viktigt att tänka på vid förvaring i skåp utifrån de olika kapitlen i föreskriften, eftersom föreskrifterna i sin helhet inte är tillämpliga på skåpförvaring.
