Myndighetsspecifika föreskrifter och beslut för en viss myndighet – RA-MS
Vad kan myndighetsspecifika föreskrifter reglera?
De områden som i dag regleras i myndighetsspecifika föreskrifter och som det går att framställa till Riksarkivet om är följande:
- Gallring av allmänna handlingar.
- Bevarande eller behandling av personuppgifter, eller övriga uppgifter eller handlingar (ofta i form av undantag från regleringar om gallring i olika författningar eller i de generella föreskrifterna).
- Undantag från de generella föreskrifterna eller från olika författningar.
- Återlämnande av handlingar.
- Överlämnande av arkiv eller delar av arkiv.
- Införlivande av handlingar.
- Utlån av arkiv för andra ändamål än tjänsteändamål.
- Ändring eller upphävande av befintliga myndighetsspecifika föreskrifter.
Viktigt att framställan utformas korrekt
Riksarkivet får varje år in närmare ett hundratal framställningar om myndighetsspecifik reglering. För att rättssäkert och skyndsamt kunna handlägga framställningarna är det viktigt att de rymmer det underlag som Riksarkivet behöver i sitt utrednings- och föreskriftsarbete. Om en framställan saknar viktiga delar behöver Riksarkivet begära in kompletteringar. Handläggningstiden kan då bli onödigt lång. I värsta fall kan en bristfällig framställan leda till att Riksarkivet avslår ärendet.
Hur en framställan om myndighetsspecifik reglering ska skrivas och vilket underlag som ska ingå framgår av Riksarkivets vägledning
Framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS).
I framställan måste exempelvis de handlingar som ska omfattas av de myndighetsspecifika föreskrifterna beskrivas ingående, så även den verksamhet och organisation som handlingarna har bildats inom. Framställan måste också motiveras utförligt. Om framställan rör gallring eller återlämnande bör den innehålla en förklaring till varför de generella föreskrifterna (RA FS) inte kan tillämpas i det enskilda fallet.
Om framställan rör gallring bör den innehålla en gallringsutredning. I gallringsutredningen ska gallringens inverkan på ändamålen i § 3 arkivlagen (1990:782) beskrivas. I Riksarkivet
Om gallring – från utredning till beslut
ges närmare anvisningar om vad en gallringsutredning ska innehålla. Som hjälp och riktlinje för att kunna bedöma handlingarnas värde för forskningen kan
Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy Bevarandet av nutiden
användas.
Om framställan rör gallring bör den också innehålla en detaljerad beskrivning av de handlingar som framställan gäller. Som stöd i arbetet med att strukturera och formulera en sådan beskrivning finns
Instruktioner för redovisning av handlingar vid framställan om gallring.
Den redovisning av handlingar som utformas enligt dessa instruktioner kan med fördel bifogas den framställan som skickas in till Riksarkivet för att effektivisera utrednings- och föreskriftsarbetet.
Läs mer om gallring på sidan
Värdera och gallra
under
Vägledning om arkivhantering.
Sök i RA-MS databasen
