Räkenskapsinformation

I Riksarkivets föreskrifter finns bestämmelser om bevarande och gallring av räkenskapsinformation. Här finns vägledning och svar på frågor om hur föreskrifterna ska tolkas och tillämpas.

Den räkenskapsinformation som uppstår i statliga myndigheters bokföring och ekonomiska redovisning utgör allmänna handlingar. Alla handlingar är dock inte värda att bevara och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2018:10) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. reglerar både vad som får gallras och vad som ska bevaras. De räkenskapshandlingar som blir kvar efter gallringen ska kunna ge en förståelse för myndighetens verksamhet och uppfylla arkivlagens ändamål.

En handling är enligt tryckfrihetsförordningen något i skrift eller bild, eller en upptagning som med teknisk utrustning kan läsas eller uppfattas på annat sätt. Det betyder att både traditionella pappersdokument som elektroniska filer och uppgiftssammanställningar i IT-system kan vara handlingar.

Bokföringslagen och bokföringsförordningen reglerar inte bevarande och gallring

Bokföringsskyldigheten medför att myndigheten ska bevara räkenskapsinformation – och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen – i den form som anges i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

Det finns inga bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation för statliga myndigheter i bokföringslagen (1999:1078) eller i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring eftersom räkenskapsinformation utgör allmänna handlingar. Därför finns i förordningen istället en hänvisning till arkivlagen och arkivförordningen.