Informationsmängderna tenderar att öka och bli alltmer komplexa. I dagens förvaltning förväntas myndigheterna effektivisera sin informationshantering med stöd av automatiserade ärendeprocesser och e-tjänster. För myndigheterna är det viktigt att ha verktyg för informationsstyrningen som bidrar till såväl effektivitet som en rättssäker hantering. Frågor om hantering, bevarande och gallring ska behandlas redan vid planering och kravställning. Ett proaktivt arbetssätt bör genomsyra myndigheternas informations- och arkivhantering.
Strategier för bevarande m.m.
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd innehåller krav på vissa styrdokument som ska finnas hos myndigheter. Strategi för bevarande, plan för informationssäkerhet och arkivredovisning är kanske de viktigaste av dessa. Genom en tydlig strategi för bevarande kan myndigheter, oavsett storlek eller grad av teknikberoende, ta ställning till hur information ska upprättas, hanteras och bevaras på kort och lång sikt.
Arkivredovisning som styrinstrument
Arkivredovisningen utgör ett viktigt styrinstrument genom att uppgifter om gallring, sekretess m.m. som ingår i redovisningen kan användas för att säkerställa att myndighetens information hanteras utifrån gällande regelverk. I automatiserade processer kan metadata från redovisningen styra behandlingen av informationen så att hanteringen förenklas och processen kvalitetssäkras. Uppgifterna från arkivredovisningen följer handlingarna från framställning till det långsiktiga bevarandet. Om arkivredovisningen samordnas med uppgifter som ska registreras eller dokumenteras i enlighet med annan reglering, exempelvis kraven enl. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), och PSI lagen, kan redovisningen bli ett kraftfullt verktyg för informationsstyrning som kan underlätta en utveckling mot e-förvaltningen.
Arkivbildning i delade informationssystem är en företeelse som blir allt vanligare med ökad digitalisering och samverkan i offentlig förvaltning.
En grundbult i god arkivvård är att avgränsa arkivbildningen (RA-FS 2019:2 3 kap 1 §). Myndigheten måste själv i ett första steg avgöra vad som är allmän handling hos den, därefter veta när den allmänna handlingen tillförs arkivet och därmed vårdas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.
När två eller flera myndigheter delar användningen av ett gemensamt system ska det stå helt klart vilken av dessa myndigheter som utgör arkivbildare eller om de var för sig är egna arkivbildare i systemet. Med arkivbildaransvaret följer alla skyldigheter enligt arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter.
Här presenterar vi några aspekter det kan vara bra att tänka på när myndigheter delar informationssystem.
Länk till PM arkivbildning i delade system
E-förvaltningen
Med e-förvaltning avses verksamhetsutveckling i offentlig sektor med stöd av it, till exempel e-tjänster. Regeringen tillsatte
E-delegationen
2009 för att bidra till målet och samla det offentliga Sverige i en gemensam riktning. I uppdraget ingår att koordinera myndigheternas utvecklingsprojekt inom e-förvaltning och följa upp dess effekter för privatpersoner, företagare och medarbetare. Delegationen består av myndighetscheferna från de största och mest it-intensiva myndigheterna. Riksarkivarien är ledamot inom delegationen och Riksarkivet är färdledare för ett av de strategiska projekten inom e-förvaltningsområdet, nämligen
E-arkiv och e-diarium (eARD).
Arkiven är en förutsättning för en god e-förvaltning! Utan arkiv ingen e-förvaltning!
E-förvaltningen ger de offentliga arkiven en ny roll i mötet mellan medborgarna och myndigheterna. Utmaningarna är att garantera ursprungligt skick och autenticitet och att fysiskt och tekniskt bevara elektroniska handlingar över tid samt att återsöka och tillgängliggöra dem och därigenom göra det möjligt att använda dem i medborgarorienterade lösningar.
Att ha en strukturerad informationsförvaltning är en angelägenhet för hela myndigheten därför bör flera kompetenser (arkiv, registratur, it, verksamhetsarkitektur etc.) samverka vid planering och styrning av informationshanteringen.
