Inspektionsverksamheten omfattar endast tillsynsobjekten, medan rådgivning även omfattar kommuner, regioner och i viss mån enskilda. Även utvärderingen omfattar hela den offentliga förvaltningen. Som grund för inspektion och rådgivning ligger tolkning och tillämpning av regler inom området. Vill du veta mer läs Riksarkivets tillsynsstrategi med tillhörande långsiktig inspektionsplan.
Om inspektioner
Riksarkivet genomför inspektioner vid statliga myndigheter för att kontrollera att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. Det ingår i vårt uppdrag som tillsynsmyndighet. Även enskilda organ som förvarar allmänna handlingar ur statligt arkiv inspekteras. Nedan får du svar på några frågor om inspektionerna.
Vilka myndigheter inspekteras?
Riksarkivet gör från årsskiftet 2013-2014 ett systematiskt urval av inspektioner, med en genomgång av myndighetsgrupper inom ett eller flera politikområden. Syftet med urvalet är att kunna ge en samlad rapport om arkivhanteringen inom valda områden. Varje år beslutas en inspektionsplan.
Riksarkivet kan besluta om extra inspektioner. Skäl till detta kan vara att myndigheter eller allmänhet har påtalat brister, till exempel att
- otillåten gallring sker
- det finns brister i gällande skydd för arkivlokaler
- myndigheten har många brister i sin arkivhantering, som inte har åtgärdats trots förelägganden vid en tidigare inspektion.
Hur går en inspektion till?
Vid en inspektion begär Riksarkivet in ett antal dokument som styr och kontrollerar arkivverksamheten och hanteringen av allmänna handlingar hos myndigheten. En inspektion kan beröra hela arkivverksamheten inom en myndighet, eller delar av den (till exempel arkivredovisning, gallring eller arkivlokaler). Det finns olika metoder för en inspektion.
Inspektionsformer
Vilka ska delta i inspektionen?
Tillsyn sker oftast genom intervjuer med myndighetens personal under ett besök på myndigheten. Det är viktigt att personal med rätt sakkunskap och ansvar deltar - den person som är arkivansvarig, och de som praktiskt arbetar med arkivvården och hanteringen av allmänna handlingar, till exempel arkivarie, registrator och IT-ansvarig.
Vad händer efter inspektionen?
Efter en genomförd inspektion skriver inspektören en inspektionsrapport. Därefter fattar Riksarkivet beslut i ärendet. Om Riksarkivet tar beslut om att det är nödvändigt med åtgärder, får myndigheten en återrapporteringsperiod som framgår av beslutet.
