Riksarkivets arbete med FGS:er
Riksarkivets arbete med förvaltningsgemensamma utbytesformat kommer i framtiden inte att ske i samma former som det gjorde under åren 2014-2021.
Riksarkivet kommer fortsättningsvis inte att arbeta med att stödja olika framtagningsprojekt av FGS:er i den offentliga förvaltningen och heller inte fortsätta arbetet med att förvalta eller anpassa befintliga FGS:er exempelvis utifrån de standarder som tagits fram inom
EU:s byggnadsblock för e-arkivering.
Inga fler nyhetsbrev om FGS:er kommer att skickas ut och FGS-funktionens brevlåda har upphört.
Förfrågningar kring fastställda FGS:er kan sändas till
riksarkivet@riksarkivet.se.
Vilken status har de befintliga fastslagna FGS:erna?
Befintliga fastställda FGS:er med XML-scheman kommer fortfarande att kunna användas
och kommer även fortsättningsvis att finnas publicerade på Riksarkivets hemsida under
https://riksarkivet.se/faststallda-kommande-fgser.
Däremot kommer inte de fastslagna FGS:erna att förvaltas kontinuerligt. Detta innebär att man vid användningen av dem kommer att behöva vara än mer uppmärksam på och ta hänsyn till eventuella förändringar i omvärlden när man genomför sina egna anpassningar av specifikationerna.
De specifikationer som har tagits fram inom EU:s byggnadsblock för e-arkivering och som förvaltas av
DILCIS Board
kommer i många fall att kunna fungera som komplement eller alternativ till de fastställda FGS:erna. Dels genom att det här finns specifikationer till informationstyper det inte finns FGS:er framtagna till, dels genom att dessa specifikationer även fortsättningsvis kommer att vara under förvaltning.
Det går fortfarande att använda befintliga fastslagna FGS:er som utgångspunkt och göra egna anpassningar av dessa för att använda vid kravställning på import-och exportfunktioner i verksamhetssystem och e-arkiv.
FGS:erna är i dagsläget rekommendationer och inte tvingande att använda på samma sätt som exempelvis
Riksarkivets föreskrifter
(RA-FS och RA-MS).
FGS:erna är inget tvingande krav vid leveranser till Riksarkivet.
Instruktioner för överlämnande av elektroniska handlingar finns på
Riksarkivets webbplats. Att använda de befintliga FGS:erna är dock ett råd Riksarkivet ger då de underlättar framtida överföring av elektroniska handlingar, oavsett om de ska överlämnas till Riksarkivet eller överföras till ett annat system.
Vad händer med FGS-funktionen?
Riksarkivet kommer under 2022, liksom under 2021, att behöva omprioritera sina resurser och fokusera på arbetet inom regeringsuppdraget om att etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte. Uppdraget leds av DIGG tillsammans med ett flertal andra myndigheter, däribland Riksarkivet, och ska slutredovisas i januari 2023. I arbetet har en jämförelse mellan FGS:er och dataproduktspecifikationer tagits fram.
Den kan du läsa här.
Hur ett fortsatt arbete med förvaltningsgemensamma utbytesformat kommer att hanteras och i vilka former kan till viss del vara beroende av resultatet från regeringsuppdraget. Hur ett sådant eventuellt arbete ska bedrivas står däremot inte helt klart i dagsläget.
Gemensamma utbytesformat förenklar
Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) är gemensamma utbytesformat som förenklar en organisations överföringar av information mellan olika elektroniska verksamhetssystem, till e-arkiv och till andra organisationer. Det innebär tidsvinster och ekonomiska besparingar. FGS:erna används för att enhetligt strukturera, märka och paketera information så att den kan överföras mellan system som hanterar samma typ av information men som är byggda på olika sätt. Riksarkivet har samma inställning som tidigare och ser ett fortsatt värde i att använda FGS vid till exempel kravställning av e-arkiv.
