Gemensamma utbytesformat förenklar
Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) fastställer gemensamma utbytesformat som förenklar en organisations överföringar av information mellan olika elektroniska verksamhetssystem, till e-arkiv och till andra organisationer. Det innebär tidsvinster och ekonomiska besparingar. FGS:erna används för att enhetligt strukturera, märka och paketera information så att den kan överföras mellan system som hanterar samma typ av information men som är byggda på olika sätt. FGS:erna är exempelvis till stor nytta vid kravställning av e-arkiv.
Riksarkivets arbete med FGS:er
Riksarkivet arbetar med att fastslå och peka ut rekommenderade förvaltningsgemensamma utbytesformat för olika informationstyper.
Samtidigt arbetar Riksarkivet också med att ta fram och besluta om tillämpningar och anpassningar av dessa utbytesformat för överlämnande av arkivinformation i XML till Riksarkivet.
Det innebär att det står varje myndighet fritt att tillämpa de rekommenderade förvaltningsgemensamma utbytesformaten i sin egen verksamhet. När informationen sen ska överlämnas till Riksarkivet ska däremot Riksarkivets tillämpning av utbytesformaten i största möjliga utsträckning användas. Det gör att man vid implementeringen av utbytesformaten i den egna verksamheten även behöver ta höjd för export av informationen ur systemen i enlighet med Riksarkivets beslutade leveransformat. Instruktioner för överlämnande av elektroniska handlingar finns på
Riksarkivets webbplats.
