Här publicerar vi de mest förekommande frågor vi har fått in till oss. Listan fylls på och uppdateras vartefter nya frågor kommer in.

Frågor

Generellt om FGS
FGS-funktionen
Riksarkivets samarbete med Statens Servicecenter
Informationstyper

Svar

Generellt om FGS

1. Vad är syftet med FGS:er?
Svar: Det övergripande syftet med FGS:erna är att de ska underlätta informationsutbytet och bidra till en ökad interoperabilitet mellan de olika elektroniska verksamhetssystem som används inom den offentliga förvaltningen. Syftet med FGS:er är också att information ska kunna flyttas strukturerat och på ett standardiserat sätt vid samtliga informationsöverföringar som sker under informationens livscykel. Det vill säga från det att informationen skapas till att den slutligen överförs till ett e-arkiv men även efter detta när informationen exporteras ur e-arkivet exempelvis för att publiceras. En fördel med detta är att det kan bidra till att säkerställa informationens autenticitet och att samma information överförs i samtliga led utan förluster.

2. Vilka är fördelarna med att den offentliga förvaltningen använder samma utbytesformat?
Svar: Fördelarna med att använda FGS:er är flera. Först och främst så kommer en bred användning av gemensamma utbytesformat inom den offentliga förvaltningen förhoppningsvis att bidra till att de elektroniska verksamhetssystemen som finns på marknaden kommer att anpassas av leverantörerna så att de kan ta emot respektive exportera information enligt samma specifikationer. Då FGS:erna är nationella (svenska) anpassningar av internationella standarder (utbytesformat) med stor spridning så kommer de även att underlätta svenska organisationers informationsutbyte med organisationer utanför landets gränser.

3. Vad tjänar min organisation på att använda FGS:er?
Svar: FGS:erna kommer dels att förenkla en organisations informationsutbyte med andra organisationer, dels att förenkla informationsutbytet mellan olika elektroniska system internt inom en organisation. Detta kommer att innebära ekonomiska besparingar för den offentliga förvaltningen i stort men även för den enskilda organisationen. Exempelvis så kommer en organisation att kunna spara in på kostnader för konvertering av information när man byter verksamhetssystem. Man kommer på sikt även att kunna undvika att behålla och finansiera tittkopior av äldre system som innehåller information man behöver ha tillgång till men som man inte kunnat överföra till nya verksamhetssystem.

4. Hur kan jag marknadsföra FGS:erna i min organisation?
Svar: Ett viktigt argument är att ju fler som använder FGS:erna och ju fler leverantörer som bygger in dem i systemen från början ju lättare blir flytten av information oavsett om den ska flyttas inom eller utanför organisationen. Ett annat argument är de ekonomiska besparingar som kan göras genom att man slipper utföra konverteringar av information vid framtida byten av verksamhetssystem och att man slipper hålla äldre system levande då all information kommer att kunna överföras till nya system. Det går att använda vår presentation som stöd.

5. När är de första FGS:erna fastslagna?
Svar: FGS Paketstruktur fastslogs i en första version den 15 augusti 2015 senast uppdaterad den 25 oktober 2017. Just nu pågår arbetet med FGS Ärendehantering, FGS Arkivredovisning och FGS Personalsystem. För tillfället går det dock inte att sätta något exakt datum för när dessa kan fastslås och publiceras.

6. Vilken status har befintliga FGS:er och hur kommer den fortsatta utvecklingen att bedrivas?
Svar: Projektet eARD levererade utkast som nu håller på att färdigställas. Framöver ska utvecklingen av nya FGS:er beslutas av förvaltningsrådet och arbetet genomföras i mindre arbetsgrupper/projekt. Alla FGS:er kommer att vara under ständig utveckling, det går inte att säga att de inte kommer att utvecklas vidare.

7. Måste man genomföra ett införandeprojekt för FGS:erna?
Svar: Alla som tänker använda sig av FGS:erna måste genomföra ett införandeprojekt där man tar ställning till hur de ska tillämpas i den egna organisationen. Detta gäller alla organisationer oavsett vilka de är. Ett av resultaten av införandeprojektet är en dokumentation av de eventuella egna anpassningar som har gjorts av specifikationen för den egna verksamhetens behov. Mer om införande av FGS:er finns att läsa i dokumentet ”Introduktion till förvaltningsgemensamma specifikationer”.

8. Vad är en egen anpassning av en FGS?
Svar: En egen anpassning av en FGS är en beslutad dokumentation av hur man i den egna organisationen har valt att använda FGS:en. Det vill säga vilka frivilliga element i FGS:en man valt att använda sig av och vilka eventuellt ytterligare element och attribut man har lagt till utöver de som finns i FGS:en. Den egna anpassningen kan även innehålla information om att element som är frivilliga i FGS:en är obligatoriska i organisationens användning av den. Den egna anpassningen av en FGS blir inte någon ny FGS utan endast en lokal anpassning av FGS:en för informationstypen i fråga. Det är viktigt att alltid noga dokumentera den egna lokala anpassningen av en FGS. Mer om egna anpassningar av FGS:er finns att läsa i dokumentet ”Introduktion till förvaltningsgemensamma specifikationer”.

9. Måste man alltid göra egna anpassningar av FGS:er?
Svar: Ja, det kommer i princip alltid att krävas att man gör en anpassning av FGS:er för den egna verksamhetens behov. Detta eftersom FGS:erna är generella och en FGS endast innehåller element för den information i en informationstyp som utgör minsta gemensamma nämnare och som används av flertalet aktörer inom den offentliga förvaltningen.

10. Hur använder man sig av en FGS:? 
Svar: Det man börjar med när man ska använda sig av en FGS är att genomföra ett införandeprojekt och utreda hur man behöver anpassa specifikationen för den egna organisationens behov. Mer om egna anpassningar av FGS:er finns att läsa i dokumentet ”Introduktion till förvaltningsgemensamma specifikationer”. FGS:en används sedan genom att import- och exportfunktioner i det system som ska hantera informationstypen utformas så att det går att importera respektive exportera information i enlighet med specifikationen i kombination med den egna lokala anpassningen av specifikationen. Det går även att mappa informationen ur ett system mot en FGS i de fall det handlar om ett system där exportfunktionen inte har anpassats så att det går att göra uttag i enlighet med specifikationen.

11. Bör man ha med FGS:erna i kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
Svar: Ja, vi rekommenderar att man vid upphandlingar av nya system alltid har med i kravställningen att systemets import och exportfunktioner ska kunna importera respektive exportera information i enlighet med FGS:er för den informationstyp eller de informationstyper som systemet ska hantera. Vi rekommenderar även att man har med i kravställningen att framtida FGS:er och nya versioner av befintliga FGS:er ska kunna implementeras i systemet. Som ett tips så kan det vid kravställningen också vara bra att undersöka hur flexibel export- och importfunktionen kan utformas och om den egna organisationen enkelt kan göra förändringar av dessa eller om dessa måste utföras av leverantören.

12. Vad bör man tänka på att ha med om FGS:erna vid kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
Svar: Kravställningen ska i första hand göras utifrån FGS:en för den aktuella informationstypen samt den egna lokala anpassningen av denna FGS. Vid kravställningen bör man även beakta syftet organisationen kommer att ha med exporten av informationen ur det system man ska upphandla. Om informationen endast ska överföras vid informationsutbyten mellan olika verksamhetssystem eller vid framtida byten av verksamhetssystem så behöver man i kravställningen bara ha med själva FGS:en och den egna anpassningen av FGS:en. I de fall den information som exporteras ur systemet även ska kunna paketeras exempelvis för överföring till ett e-arkiv så bör man i kravställningen förutom själva FGS:en och den egna anpassningen av FGS:en även ha med FGS:Paketstruktur samt vid behov även FGS Arkivredovisning samt organisationens egna anpassningar av dessa FGS:er. Om det system man ska upphandla ska hantera bevarandemetadata bör man i kravställningen även ha med att systemet vid export ska kunna ta ut bevarandemetadata enligt PREMIS (http://www.loc.gov/standards/premis/).

13. Vilka kunskaper och kompetenser kommer att behövas när en organisation ska göra en lokal anpassning av en FGS för den egna verksamhetens behov?
Svar: Först och främst så kommer man att behöva någon som är expert på informationstypen i fråga inom organisationen. När exempelvis en FGS Arkivredovisning ska anpassas så torde denna typ av kompetens rimligen finnas hos organisationens arkivfunktion. Vidare så kommer det att behövas tekniska kompetenser med relativt omfattande kunskaper i XML samt kompetenser med programmerings- och databaskunskaper. Det kommer även att behövas kompetenser med kunskaper i hur man arbetar med standarder som har förmågan att sätta sig in i hur FGS:erna och de standarder som de utgår från fungerar.

14. Kommer det att hållas utbildningar i vad FGS:er är, hur man använder dem och hur man arbetar i XML?
Svar: Vi kommer inte att kunna några utbildningar i XML och i dagsläget finns det inga inplanerade utbildningar i vad FGS:er är och hur man arbetar med dem. Det pågår dock diskussioner om eventuella framtida utbildningstillfällen i vad FGS:er är och hur man arbetar med dem. Just nu kan vi dock endast hänvisa till FGS-funktionens föreläsningstillfällen. När dessa sker framgår av vårt nyhetsbrev vilket man kan anmäla sig till här: https://riksarkivet.se/fgs-nyhetsbrev. När det gäller XML så går vår ABC att använda som en introduktion till ämnet https://riksarkivet.se/fgs-dokument

15. Går det att få FGS:er och tabeller i redigerbart format?
Svar: Dessvärre så tillhandahåller vi dessa enbart som pdf. Information om detta finns även i kapitel 3.3.1.3 i dokumentet ”Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)”.

 

Riksarkivets FGS-funktion

16. Vad gör FGS-funktionen just nu? 
Svar: FGS-funktionen arbetar för närvarande med det sista kring FGS Arkivredovisning samt färdigställer FGS Ärendehantering samt FGS Personalsystem så att dessa kan fastslås och publiceras i en första version.      

17. Kan ni granska vår informationsmodell och det vi utvecklar?
Svar: Dessvärre har vi inte personella resurser för att kunna bistå med denna hjälp.

18. Kan ni tala om vilket e-arkiv jag ska köpa? 
Svar: Dessvärre inte. Vi kan bara rekommendera att man kravställer så att den lösning man väljer både kan hantera de FGS:er som redan är beslutade och de FGS:er som kommer att beslutas i framtiden.

19. Finns det någon öppen källkod eller ett Open Source-projekt för FGS:erna?
Svar: FGS-funktionen kommer inte att utveckla några tillämpningar i form av programvaror eller API:er utan det står vem som helst fritt att göra detta samt att tillgängliggöra dessa som Open Source-projekt.

 

Riksarkivets samarbete med Statens servicecenter 

20. Vad innebär samarbetet mellan Riksarkivet och Statens servicecenter?
Svar: Statens servicecenter (SSC) har tillsammans med Riksarkivet fått ett regeringsuppdrag att ta fram en tjänst för ett e-arkiv. Riksarkivets roll i projektet är att bidra med vissa utredningar, hjälpa till med kunskap om arkivrättsliga frågor samt med FGS:erna. E-arkivet kommer inte att vara fullt utvecklat från början utan tjänsten kommer att innehålla mer och mer vartefter det finns fler och fler FGS:er. Riksarkivet arbete i projektet innefattar alltså inte tekniken eller vilken/vilka leverantörer som väljs.

21. Kan Riksarkivet hjälpa andra myndigheter eller leverantörer att bygga ett e-arkiv?
Svar: Dessvärre så har vi inte personella resurser för att kunna arbeta tillsammans med alla. I fallet med SSC är det ett regeringsuppdrag där Riksarkivet är speciellt utpekade att medverka. Rådet vi kan ge är att följa de författningar som finns samt att använda FGS:erna.

22. Kan vi som kommun ansluta oss till den tjänst som Statens servicecenter kommer att ta fram?
Svar: Dessvärre så går inte detta då Statens servicecenter SSC enligt sin instruktion inte tillhandahålla tjänster till andra än statliga myndigheter.

23. Kommer Statens servicecenter vara arkivmyndighet för de elektroniska handlingarna de tar emot?
Svar: E-arkivet hos Statens servicecenter är ett så kallat mellanarkiv. Det vill säga ett arkiv där handlingarna och informationen lagras innan den överlämnas till ett slutarkiv. Myndigheten som är arkivbildare behåller ansvaret för informationen till dess att arkivet överlämnas till Riksarkivet eller till annan arkivmyndighet. Riksarkivet är arkivmyndighet för informationen oavsett vilket media den finns sparad på. Läs mer om leverera arkivmaterial till Riksarkivet.  

 

Informationstyper

24. FGS Ekonomi. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: Familjen FGS Ekonomi har Ekonomistyrningsverket (ESV) som sin färdledare. Arbetet är under uppstart och kommer att bestå av flera olika delar och projekt. Det kommer därför inte att handla om endast en FGS för ekonomi utan det kommer att bli flera. Publiceringsdatum kommer att bestämmas av respektive delprojekt.

25. FGS Skola. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: FGS Skola kommer att bli en Familj FGS Utbildningsinformation då området innehåller många olika typer av information. En första del av dessa finns just nu under framtagande. Se mer information på projektsidan.

26. FGS Webb. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: Inget arbete med en FGS Webb pågår för tillfället. Framtagandet är också beroende av vilka personer/myndigheter/kommuner/landsting som kommer att delta i arbetet samt att det finns en finansiering och en tidsplan som är realistisk.

27. FGS Arkivredovisning. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: Arbetet med en FGS Arkivredovisning är i slutfasen och FGS Arkivredovisning (Allmänna Arkivschemat) beslutades och publicerades den 25 oktober 2017. FGS Arkivredovisning (Verksamhetsbaserad) lades samma datum ut för en testning vilken är öppen för alla fram till den 15 januari 2018 https://riksarkivet.se/fgs-remiss

28. Vad är FGS Ärendehantering och när kommer den? 
Svar: Det publicerades ett förslag till FGS Ärendehantering av projektet eARD. Detta kommer att omarbetas till att bli en FGS baserad på arbetet som genomförs i DAS Board och kommer att innehålla de element som är gemensamma för alla typer av ärenden. Till FGS:en kommer man sedan kunna knyta information som är specifik för en viss typ av ärende som till exempel information om ett Bygglov. Det är möjligt att använda utkastet från eARD men tänk då på att det är ett utkast och att det kommer att komma en FGS Ärendehantering baserad på ett internationellt format under 2018. 

29. Kan jag använda eARD-projektets utkast eller EARK-projektets utkast till FGS Ärendehantering fram till att det finns en beslutad version av FGS Ärendehantering?
Svar: Ja det går att använda sig av utkasten och göra egna lokala anpassningar av något av dessa för den egna verksamhetens behov. Tänk på att det är viktigt att dokumentera den egna lokala anpassningen och att dokumentera att det är ett utkast som man använder. Det är även viktigt att vid upphandlingar av ärendehanteringssystem ha med i kravställningen att det i framtiden ska gå att byta till den kommande beslutade versionen av FGS Ärendehantering så snart den har färdigställts.  

30. Kommer en framtida FGS Databas att ersätta Riksarkivets leveransförberedelseverktyg RALF?
Svar: Nej, FGS Databas kommer att innehålla generella regler för att beskriva hur informationen ska struktureras vid överföringar av informationstypen databaser. RALF är ett verktyg som utvecklats för att beskriva information (bland annat databaser) vid överföringar till Riksarkivet. 

Ansvarig för sidan/kontakt 
Tomas Wallin