Frågor och svar om FGS
Generellt om FGS
FGS-funktionen
Svar
Generellt om FGS
1. Vad är syftet med FGS:er?
Svar: Det övergripande syftet med FGS:erna är att de ska underlätta informationsutbytet och bidra till en ökad interoperabilitet mellan de olika elektroniska verksamhetssystem som används inom den offentliga förvaltningen. Syftet med FGS:er är också att information ska kunna flyttas strukturerat och på ett standardiserat sätt vid samtliga informationsöverföringar som sker under informationens livscykel. Det vill säga från det att informationen skapas till att den slutligen överförs till ett e-arkiv men även efter detta när informationen exporteras ur e-arkivet exempelvis för att publiceras. En fördel med detta är att det kan bidra till att säkerställa informationens autenticitet och att samma information överförs i samtliga led utan förluster.
2. Vilka är fördelarna med att den offentliga förvaltningen använder samma utbytesformat?
Svar: Fördelarna med att använda FGS:er är flera. Först och främst så kommer en bred användning av gemensamma utbytesformat inom den offentliga förvaltningen förhoppningsvis att bidra till att de elektroniska verksamhetssystemen som finns på marknaden kommer att anpassas av leverantörerna så att de kan ta emot respektive exportera information enligt samma specifikationer. Då FGS:erna är nationella (svenska) anpassningar av internationella standarder (utbytesformat) med stor spridning så kommer de även att underlätta svenska organisationers informationsutbyte med organisationer utanför landets gränser.
3. Vad tjänar min organisation på att använda FGS:er?
Svar: FGS:erna kommer dels att förenkla en organisations informationsutbyte med andra organisationer, dels att förenkla informationsutbytet mellan olika elektroniska system internt inom en organisation. Detta kommer att innebära ekonomiska besparingar för den offentliga förvaltningen i stort men även för den enskilda organisationen. Exempelvis så kommer en organisation att kunna spara in på kostnader för konvertering av information när man byter verksamhetssystem. Man kommer på sikt även att kunna undvika att behålla och finansiera tittkopior av äldre system som innehåller information man behöver ha tillgång till men som man inte kunnat överföra till nya verksamhetssystem.
4. Hur kan jag marknadsföra FGS:erna i min organisation?
Svar: Ett viktigt argument är att ju fler som använder FGS:erna och ju fler leverantörer som bygger in dem i systemen från början ju lättare blir flytten av information oavsett om den ska flyttas inom eller utanför organisationen. Ett annat argument är de ekonomiska besparingar som kan göras genom att man slipper utföra konverteringar av information vid framtida byten av verksamhetssystem och att man slipper hålla äldre system levande då all information kommer att kunna överföras till nya system.
5. Vilka FGS:er är fastslagna?
Svar: Fastslagna och kommande FGS:er finns publicerade på sidan
Fastställda och kommande FGS:er.
6. Vilken status har befintliga FGS:er och hur kommer den fortsatta utvecklingen att bedrivas?
Svar: De utkast till FGS:er som projektet
eARD
levererade har färdigställts.
7. Måste man genomföra ett införandeprojekt för FGS:erna?
Svar: Alla som tänker använda sig av FGS:erna måste genomföra ett införandeprojekt där man tar ställning till hur de ska tillämpas i den egna organisationen. Ett av resultaten av införandeprojektet är en dokumentation av de eventuella egna anpassningar som har gjorts av specifikationen för den egna verksamhetens behov. Mer om införande av FGS:er finns att läsa i dokumentet
”Introduktion till förvaltningsgemensamma specifikationer”.
8. Vad är en egen anpassning av en FGS?
Svar: En egen anpassning av en FGS är en beslutad dokumentation av hur man i den egna organisationen har valt att använda FGS:en. Det vill säga vilka frivilliga element i FGS:en man valt att använda sig av och vilka eventuellt ytterligare element och attribut man har lagt till utöver de som finns i FGS:en. Den egna anpassningen kan även innehålla information om att element som är frivilliga i FGS:en är obligatoriska i organisationens användning av den. Den egna anpassningen av en FGS blir inte någon ny FGS utan endast en lokal anpassning av FGS:en för informationstypen i fråga. Det är viktigt att alltid noga dokumentera den egna lokala anpassningen av en FGS. Mer om egna anpassningar av FGS:er finns att läsa i dokumentet
”Introduktion till förvaltningsgemensamma specifikationer”.
9. Måste man alltid göra egna anpassningar av FGS:er?
Svar: Ja, det kommer i princip alltid att krävas att man gör en anpassning av FGS:er för den egna verksamhetens behov. Detta eftersom FGS:erna är generella och en FGS endast innehåller element för den information i en informationstyp som utgör minsta gemensamma nämnare och som används av flertalet aktörer inom den offentliga förvaltningen.
10. Hur använder man sig av en FGS:?
Svar: Det man börjar med när man ska använda sig av en FGS är att genomföra ett införandeprojekt och utreda hur man behöver anpassa specifikationen för den egna organisationens behov. Mer om egna anpassningar av FGS:er finns att läsa i dokumentet
”Introduktion till förvaltningsgemensamma specifikationer”. FGS:en används sedan genom att import- och exportfunktioner i det system som ska hantera informationstypen utformas så att det går att importera respektive exportera information i enlighet med specifikationen i kombination med den egna lokala anpassningen av specifikationen. Det går även att mappa informationen ur ett system mot en FGS i de fall det handlar om ett system där exportfunktionen inte har anpassats så att det går att göra uttag i enlighet med specifikationen.
11. Bör man ha med FGS:erna i kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
Svar: Ja, vi rekommenderar att man vid upphandlingar av nya system alltid har med i kravställningen att systemets import och exportfunktioner ska kunna importera respektive exportera information i enlighet med FGS:er för den informationstyp eller de informationstyper som systemet ska hantera. Vi rekommenderar även att man har med i kravställningen att framtida FGS:er och nya versioner av befintliga FGS:er ska kunna implementeras i systemet. Som ett tips så kan det vid kravställningen också vara bra att undersöka hur flexibel export- och importfunktionen kan utformas och om den egna organisationen enkelt kan göra förändringar av dessa eller om dessa måste utföras av leverantören.
12. Vad bör man tänka på att ha med om FGS:erna vid kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
Svar: Kravställningen ska i första hand göras utifrån FGS:en för den aktuella informationstypen samt den egna lokala anpassningen av denna FGS. Vid kravställningen bör man även beakta syftet organisationen kommer att ha med exporten av informationen ur det system man ska upphandla. Om informationen endast ska överföras vid informationsutbyten mellan olika verksamhetssystem eller vid framtida byten av verksamhetssystem så behöver man i kravställningen bara ha med själva FGS:en och den egna anpassningen av FGS:en. I de fall den information som exporteras ur systemet även ska kunna paketeras exempelvis för överföring till ett e-arkiv så bör man i kravställningen förutom själva FGS:en och den egna anpassningen av FGS:en även ha med FGS:Paketstruktur samt vid behov även FGS Arkivredovisning samt organisationens egna anpassningar av dessa FGS:er. Om det system man ska upphandla ska hantera bevarandemetadata bör man i kravställningen även ha med att systemet vid export ska kunna ta ut bevarandemetadata enligt PREMIS (http://www.loc.gov/standards/premis/).
13. Vilka kunskaper och kompetenser kommer att behövas när en organisation ska göra en lokal anpassning av en FGS för den egna verksamhetens behov?
Svar: Först och främst så kommer man att behöva någon som är expert på informationstypen i fråga inom organisationen. När exempelvis en FGS Arkivredovisning ska anpassas så torde denna typ av kompetens rimligen finnas hos organisationens arkivfunktion. Vidare så kommer det att behövas tekniska kompetenser med relativt omfattande kunskaper i XML samt kompetenser med programmerings- och databaskunskaper. Det kommer även att behövas kompetenser med kunskaper i hur man arbetar med standarder som har förmågan att sätta sig in i hur FGS:erna och de standarder som de utgår från fungerar.
14. Kommer det att hållas utbildningar i vad FGS:er är, hur man använder dem och hur man arbetar i XML?
Svar: Nej.
15. Går det att få FGS:er och tabeller i redigerbart format?
Svar: Dessvärre så tillhandahåller vi dessa enbart som pdf. Information om detta finns även i kapitel 3.3.1.3 i dokumentet
”Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)”.
Riksarkivets FGS-funktion
16. Vad gör FGS-funktionen just nu?
Svar: FGS-funktionen har lagts ner på obestämd framtid.
17. Kan ni granska vår informationsmodell och det vi utvecklar?
Svar: Dessvärre har vi inte personella resurser för att kunna bistå med denna hjälp.
18. Kan ni tala om vilket e-arkiv jag ska köpa?
Svar: Dessvärre inte. Vi kan bara rekommendera att man kravställer så att den lösning man väljer både kan hantera de FGS:er som redan är beslutade och de FGS:er som kommer att beslutas i framtiden.
