Frågor och svar om FGS

Frågor och svar om FGS

• Vad är syftet med FGS:er?
• Vilka är fördelarna med att den offentliga förvaltningen använder samma utbytesformat?
• Vad tjänar min organisation på att använda FGS:er?
• Hur kan jag marknadsföra FGS:erna i min egen organisation?
• Vilka FGS:er är fastslagna?
• Måste man genomföra ett införandeprojekt för FGS:erna?
• Vad är en egen tillämpning och/eller anpassning av en FGS?
• Måste man alltid göra egna tillämpningar och/eller anpassningar av FGS:er?
• Hur använder man sig av en FGS:?
• Bör man ha med FGS:erna i kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
• Vad bör man tänka på att ha med om FGS:erna vid kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
• Vilka kunskaper och kompetenser kommer att behövas när en organisation ska göra en lokal anpassning av en FGS för den egna verksamhetens behov?

• Vad är syftet med FGS:er?
  Svar: Det övergripande syftet med FGS:erna är att de ska underlätta informationsutbytet och bidra till en ökad interoperabilitet mellan de olika elektroniska verksamhetssystem som används inom den offentliga förvaltningen. Syftet med FGS:er är också att information ska kunna flyttas strukturerat och på ett standardiserat sätt vid samtliga informationsöverföringar som sker under informationens livscykel. Det vill säga från det att informationen skapas till att den slutligen överförs till ett e-arkiv men även efter detta när informationen exporteras ur e-arkivet exempelvis för att publiceras. En fördel med detta är att det kan bidra till att säkerställa informationens autenticitet och att samma information överförs i samtliga led utan förluster.
• Vilka är fördelarna med att den offentliga förvaltningen använder samma utbytesformat?
  Svar: Fördelarna med att använda FGS:er är flera. Först och främst så kommer en bred användning av gemensamma utbytesformat inom den offentliga förvaltningen förhoppningsvis att bidra till att de elektroniska verksamhetssystemen som finns på marknaden kommer att anpassas av leverantörerna så att de kan ta emot respektive exportera information enligt samma specifikationer. FGS:erna kommer även att underlätta svenska organisationers informationsutbyte med organisationer utanför landets gränser.
• Vad tjänar min organisation på att använda FGS:er?
  Svar: FGS:erna kommer dels att förenkla en organisations informationsutbyte med andra organisationer, dels att förenkla informationsutbytet mellan olika elektroniska system internt inom en organisation. Detta kommer att innebära ekonomiska besparingar för den offentliga förvaltningen i stort men även för den enskilda organisationen. Exempelvis så kommer en organisation att kunna spara in på kostnader för konvertering av information när man byter verksamhetssystem. Man kommer på sikt även att kunna undvika att behålla och finansiera tittkopior av äldre system som innehåller information man behöver ha tillgång till men som man inte kunnat överföra till nya verksamhetssystem.
• Hur kan jag marknadsföra FGS:erna i min organisation?
  Svar: Ett viktigt argument är att ju fler som använder FGS:erna och ju fler leverantörer som bygger in dem i systemen från början ju lättare blir flytten av information oavsett om den ska flyttas inom eller utanför organisationen. Ett annat argument är de ekonomiska besparingar som kan göras genom att man slipper utföra konverteringar av information vid framtida byten av verksamhetssystem och att man slipper hålla äldre system levande då all information kommer att kunna överföras till nya system. 
• Vilka FGS:er är fastslagna?
  Svar: Fastslagna FGS:er finns publicerade på sidan Fastställda FGS:er.
• Måste man genomföra ett införandeprojekt för FGS:erna?
  Svar: Alla som tänker använda sig av FGS:erna måste genomföra ett införandeprojekt där man tar ställning till hur de ska tillämpas i den egna organisationen. Ett av resultaten av införandeprojektet är en dokumentation av de eventuella egna tillämpningar/anpassningar som har gjorts av specifikationen för den egna verksamhetens behov.
• Vad är en egen tillämpning och/eller anpassning av en FGS?
  Svar: En egen tillämpning och/eller en anpassning av en FGS är en beslutad dokumentation av hur man i den egna organisationen har valt att använda FGS:en. Något förenklat är en tillämpning av en FGS en dokumentation över användning av den där specifikationen och dess originalscheman används i oförändrad form utan anpassningar/modifieringar och en anpassning av en FGS är en dokumentation över både användningen av FGS:en och de anpassningar/modifieringar som genomförts av specifikationen och dess scheman. Såväl tillämpningar som anpassningar kan endast genomföras inom ramen för vad FGS:en och de grundstandarder den bygger på tillåter. I tillämpningen och/eller anpassningen av en FGS dokumenteras det exempelvis vilka frivilliga element i FGS:en man valt att använda sig av och vilka eventuellt ytterligare element och attribut man har lagt till. Den egna tillämpningen och/eller anpassningen kan även innehålla information om att element som är frivilliga i FGS:en är obligatoriska i den egna organisationens användning av dem. Den egna tillämpningen/anpassningen av en FGS blir inte någon ny FGS utan endast en tillämpning och/eller anpassning av den för ett visst syfte. Det är viktigt att alltid noga dokumentera den egna tillämpningen/anpassningen av en FGS. Se exempel på tillämpningar och anpassningar av FGS:er här.
• Måste man alltid göra egna tillämpningar eller anpassningar av FGS:er?
  Svar: Det korta svaret på frågan är att man alltid på något sätt måste dokumentera den egna tillämpningen av en FGS medan man bara behöver dokumentera en anpassning om man har anpassat/modifierat specifikationen och dess scheman för användningen i den egna verksamheten. Eftersom FGS:erna är generellt utformade för att kunna användas på flera olika sätt av olika aktörer inom den offentliga förvaltningen kommer det i princip alltid att krävas att man använder sig av en tillämpning och/eller anpassning av en den där de olika val i användningen av FGS:en man gjort dokumenterats. Detta även i de fall när någon annans tillämpning och/eller anpassning använts rakt av (Exempelvis om man använder sig av någon av Riksarkivets tillämpningar av FGS:er). Givetvis behöver dokumentationen av den egna tillämpningen i dessa fall inte vara lika utförlig utan det kan räcka med att hänvisa till den tillämpningen eller anpassningen som har använts.
• Hur använder man sig av en FGS:?
  Svar: Det man börjar med när man ska använda sig av en FGS är att genomföra ett införandeprojekt och utreda hur man behöver anpassa specifikationen för den egna organisationens behov. FGS:en används sedan genom att import- och exportfunktioner i det system som ska hantera informationstypen utformas så att det går att importera respektive exportera information i enlighet med specifikationen i kombination med den egna lokala anpassningen av specifikationen. Det går även att mappa informationen ur ett system mot en FGS i de fall det handlar om ett system där exportfunktionen inte har anpassats så att det går att göra uttag i enlighet med specifikationen.
• Bör man ha med FGS:erna i kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
  Svar: Ja, vi rekommenderar att man vid upphandlingar av nya system alltid har med i kravställningen att systemets import och exportfunktioner ska kunna importera respektive exportera information i enlighet med FGS:er för den informationstyp eller de informationstyper som systemet ska hantera. Vi rekommenderar även att man har med i kravställningen att framtida FGS:er och nya versioner av befintliga FGS:er ska kunna implementeras i systemet. Som ett tips så kan det vid kravställningen också vara bra att undersöka hur flexibel export- och importfunktionen kan utformas och om den egna organisationen enkelt kan göra förändringar av dessa eller om dessa måste utföras av leverantören.
• Vad bör man tänka på att ha med om FGS:erna vid kravställningar inför upphandlingar av nya verksamhetssystem?
  Svar: Kravställningen ska i första hand göras utifrån FGS:en för den aktuella informationstypen samt den egna tillämpningen och/eller anpassningen av denna FGS. Vid kravställningen bör man även beakta syftet organisationen kommer att ha med exporten av informationen ur det system man ska upphandla. Om informationen endast ska överföras vid informationsutbyten mellan olika verksamhetssystem eller vid framtida byten av verksamhetssystem så behöver man i kravställningen bara ha med själva FGS:en och den egna anpassningen av FGS:en. I de fall den information som exporteras ur systemet även ska kunna paketeras exempelvis för överföring till ett e-arkiv så bör man i kravställningen förutom själva FGS:en och den egna anpassningen av FGS:en även ha med FGS:Paketstruktur samt vid behov även FGS Arkivredovisning samt organisationens egna anpassningar av dessa FGS:er. Om det system man ska upphandla ska hantera bevarandemetadata bör man i kravställningen även ha med att systemet vid export ska kunna ta ut bevarandemetadata enligt PREMIS (http://www.loc.gov/standards/premis/).
• Vilka kunskaper och kompetenser kommer att behövas när en organisation ska göra en lokal anpassning av en FGS för den egna verksamhetens behov?
  Svar: Först och främst så kommer man att behöva någon som är expert på informationstypen i fråga inom organisationen. När exempelvis en FGS Arkivredovisning ska anpassas så torde denna typ av kompetens rimligen finnas hos organisationens arkivfunktion. Vidare så kommer det att behövas tekniska kompetenser med relativt omfattande kunskaper i XML samt kompetenser med programmerings- och databaskunskaper. Det kommer även att behövas kompetenser med kunskaper i hur man arbetar med standarder som har förmågan att sätta sig in i hur FGS:erna och de standarder som de utgår från fungerar.