Här publicerar vi de mest förekommande frågor vi har fått in till oss. Listan fylls på och uppdateras vartefter nya frågor kommer in.

Frågor

Generellt om FGS
FGS-funktionen
Riksarkivets sammarbete med Statens Servicecenter
Informationstyper

Svar

Generellt om FGS

1. Vad är egentligen syftet med FGS:erna?
Svar: Det övergripande syftet med FGS:erna är att de ska underlätta informationsutbytet och bidra till en ökad interoperabilitet mellan de olika elektroniska verksamhetssystem som används inom den offentliga förvaltningen. Syftet med FGS:er är också att information ska kunna flyttas strukturerat och på ett standardiserat sätt vid samtliga informationsöverföringar som sker under informationens livscykel. Det vill säga från det att informationen skapas till att den slutligen överförs till ett e-arkiv men även efter detta när informationen exporteras ur e-arkivet exempelvis för att publiceras. En fördel med detta är att det kan bidra till att säkerställa informationens autenticitet och att samma information överförs i samtliga led utan förluster.

2. Vilka är fördelarna med att hela den offentliga förvaltningen använder samma utbytesformat (FGS:er)?
Svar: Fördelarna med att använda FGS:er är flera. Först och främst så kommer en bred användning av gemensamma utbytesformat inom den offentliga förvaltningen förhoppningsvis att bidra till att de elektroniska verksamhetssystemen som finns på marknaden kommer att anpassas av leverantörerna så att de kan ta emot respektive exportera information enligt samma specifikationer. Då FGS:erna är nationella (svenska) anpassningar av internationella standarder (utbytesformat) med stor spridning så kommer de även att underlätta svenska organisationers informationsutbyte med organisationer utanför landets gränser.

3. Vad tjänar min organisation på att använda FGS:erna?
Svar: FGS:erna kommer dels att förenkla en organisations informationsutbyte med andra organisationer, dels att förenkla informationsutbytet mellan olika elektroniska system internt inom en organisation. Detta kommer att innebära ekonomiska besparingar för den offentliga förvaltningen i stort men även för den enskilda organisationen. Exempelvis så kommer en organisation att kunna spara in på kostnader för konvertering av information när man byter verksamhetssystem. Man kommer på sikt även att kunna undvika att behålla och finansiera tittkopior av äldre system som innehåller information man behöver ha tillgång till men som man inte kunnat överföra till nya verksamhetssystem.

4. Hur kan jag marknadsföra FGS:erna i min egen organisation?
Svar: Ett viktigt argument är att ju fler som använder FGS:erna och ju fler leverantörer som bygger in dem i systemen från början ju lättare blir flytten av information oavsett om den ska flyttas inom eller utanför organisationen. Ett annat argument är de ekonomiska besparingar som kan göras genom att man slipper utföra konverteringar av information vid framtida byten av verksamhetssystem och att man slipper hålla äldre system levande då all information kommer att kunna överföras till nya system. Det går att använda vår presentation som stöd.

5. När är de första FGS:erna fastslagna?
Svar: FGS Paketstruktur fastslogs i en första version den 15 augusti 2015 senast uppdaterad den 25 oktober 2017. Just nu pågår arbetet med FGS Ärendehantering, FGS Arkivredovisning och FGS Personalsystem. För tillfället går det dock inte att sätta något exakt datum för när dessa kan fastslås och publiceras.

6. Vilken status har de befintliga FGS:erna och hur kommer den fortsatta utvecklingen att bedrivas?
Svar: Projektet eARD levererade utkast som nu håller på att färdigställas. Framöver ska utvecklingen av nya FGS:er beslutas av förvaltningsrådet och arbetet genomföras i mindre arbetsgrupper/projekt. Alla FGS:er kommer att vara under ständig utveckling, det går inte att säga att de inte kommer att utvecklas vidare.

7. Hur använder man sig av en FGS?
Svar: Eftersom FGS:erna är generella och endast innehåller element för den information som utgör minsta gemensamma nämnare och som används av flertalet aktörer inom den offentliga förvaltningen för en viss informationstyp så kommer det alltid krävas att man gör en egen lokal anpassning av FGS:en för den egna verksamhetens behov. Denna lokala anpassning bör alltid noga dokumenteras. Det man börjar med när man ska införa en FGS är alltså att utreda hur man behöver anpassa specifikationen för den egna organisationens behov. Det vill säga vilka uppgifter som finns i informationstypen hos den egna organisationen. FGS:en används sedan genom att ett systems import- och exportfunktioner utformas så att det går att importera respektive exportera information i enlighet med specifikationen. Vi rekommenderar att man vid nya upphandlingar av system alltid har med i kravställningen att befintliga och framtida FGS:er för de informationstyper som systemet ska hantera ska kunna implementeras i systemet så snart de har färdigställts. Det går dock även att mappa ut informationen ur ett system mot en FGS i de fall det handlar om ett system där exportfunktionen inte har anpassats så att det går att göra uttag i enlighet med specifikationen. 

8. Måste man genomföra ett införandeprojekt?
Svar: Alla som tänker använda sig av FGS:erna måste genomföra ett införandeprojekt där man tar ställning till hur FGS:en ska tillämpas i den egna organisationen. Detta gäller oavsett vem man är.

9. Vilka kunskaper och kompetenser kommer att behövas när en organisation ska göra en lokal anpassning av en FGS för den egna verksamhetens behov?
Svar: Först och främst så kommer man att behöva någon som är expert på informationstypen i fråga inom organisationen. När exempelvis en FGS Arkivredovisning ska anpassas så torde denna typ av kompetens rimligen finnas hos organisationens arkivfunktion. Vidare så kommer det att behövas tekniska kompetenser med relativt omfattande kunskaper i XML samt kompetenser med programmerings- och databaskunskaper. Det kommer även att behövas kompetenser med kunskaper i hur man arbetar med standarder som har förmågan att sätta sig in i hur FGS:erna och de standarder som de utgår från fungerar.

10. Kommer det att hållas utbildningar i vad FGS:er är, hur man använder dem och hur man arbetar i XML?
Svar: Vi kommer inte att kunna några utbildningar i XML och i dagsläget finns det inga inplanerade utbildningar i vad FGS:er är och hur man arbetar med dem. Det pågår dock diskussioner om eventuella framtida utbildningstillfällen i vad FGS:er är och hur man arbetar med dem. Just nu kan vi dock endast hänvisa till FGS-funktionens föreläsningstillfällen. När dessa sker framgår av vårt nyhetsbrev vilket man kan anmäla sig till här: https://riksarkivet.se/fgs-nyhetsbrev. När det gäller XML så går vår ABC att använda som en introduktion till ämnet https://riksarkivet.se/fgs-dokument

11. Går det att få FGS:er och tabeller i redigerbart format?
Svar: Dessvärre så tillhandahåller vi dessa enbart som pdf. Information om detta finns även i kapitel 3.3.1.3 i dokumentet ”Att utveckla, förvalta och införa FGS:er (Vägledning)”.

 

FGS-funktionen 

12. Vad gör FGS-funktionen just nu? 
Svar: FGS-funktionen arbetar för närvarande med det sista kring FGS Arkivredovisning samt färdigställer FGS Ärendehantering samt FGS Personalsystem så att dessa kan fastslås och publiceras i en första version.      

13. Kan ni granska vår informationsmodell och det vi utvecklar?
Svar: Dessvärre har vi inte personella resurser för att kunna bistå med denna hjälp.

14. Kan ni tala om vilket e-arkiv jag ska köpa? 
Svar: Dessvärre inte. Vi kan bara rekommendera att man kravställer så att den lösning man väljer både kan hantera de FGS:er som redan är beslutade och de FGS:er som kommer att beslutas i framtiden.

15. Finns det någon öppen källkod eller ett Open Source-projekt för FGS:erna?
Svar: FGS-funktionen kommer inte att utveckla några tillämpningar i form av programvaror eller API:er utan det står vem som helst fritt att göra detta samt att tillgängliggöra dessa som Open Source-projekt.

 

Riksarkivets samarbete med Statens servicecenter 

16. Vad innebär samarbetet mellan Riksarkivet och Statens servicecenter?
Svar: Statens servicecenter (SSC) har tillsammans med Riksarkivet fått ett regeringsuppdrag att ta fram en tjänst för ett e-arkiv. Riksarkivets roll i projektet är att bidra med vissa utredningar, hjälpa till med kunskap om arkivrättsliga frågor samt med FGS:erna. E-arkivet kommer inte att vara fullt utvecklat från början utan tjänsten kommer att innehålla mer och mer vartefter det finns fler och fler FGS:er. Riksarkivet arbete i projektet innefattar alltså inte tekniken eller vilken/vilka leverantörer som väljs.

17. Kan Riksarkivet hjälpa andra myndigheter eller leverantörer att bygga ett e-arkiv?
Svar: Dessvärre så har vi inte personella resurser för att kunna arbeta tillsammans med alla. I fallet med SSC är det ett regeringsuppdrag där Riksarkivet är speciellt utpekade att medverka. Rådet vi kan ge är att följa de författningar som finns samt att använda FGS:erna.

18. Kan vi som kommun ansluta oss till det tjänst som Statens servicecenter kommer att ta fram?
Svar: Dessvärre så går inte detta då Statens servicecenter SSC enligt sin instruktion inte tillhandahålla tjänster till andra än statliga myndigheter.

19. Kommer Statens servicecenter vara arkivmyndighet för de elektroniska handlingarna de tar emot?
Svar: E-arkivet hos Statens servicecenter är ett så kallat mellanarkiv. Det vill säga ett arkiv där handlingarna och informationen lagras innan den överlämnas till ett slutarkiv. Myndigheten som är arkivbildare behåller ansvaret för informationen till dess att arkivet överlämnas till Riksarkivet eller till annan arkivmyndighet. Riksarkivet är arkivmyndighet för informationen oavsett vilket media den finns sparad på. Läs mer om leverera arkivmaterial till Riksarkivet.  

 

Informationstyper

20. FGS Ekonomi. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: Familjen FGS Ekonomi har Ekonomistyrningsverket (ESV) som sin färdledare. Arbetet är under uppstart och kommer att bestå av flera olika delar och projekt. Det kommer därför inte att handla om endast en FGS för ekonomi utan det kommer att bli flera. Publiceringsdatum kommer att bestämmas av respektive delprojekt.

21. FGS Skola. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: FGS Skola kommer att bli en Familj FGS Utbildningsinformation då området innehåller många olika typer av information. En första del av dessa finns just nu under framtagande av Kommunförbundet Fyrbodal se mer information på projektsidan.

22. FGS Webb. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: Inget arbete med en FGS Webb pågår för tillfället. Framtagandet är också beroende av vilka personer/myndigheter/kommuner/landsting som kommer att delta i arbetet samt att det finns en finansiering och en tidsplan som är realistisk.

23. FGS Arkivredovisning. Är en sådan planerad och när kommer den?
Svar: Arbetet med en FGS Arkivredovisning är i slutfasen och FGS Arkivredovisning (Allmänna Arkivschemat) beslutades och publicerades den 25 oktober 2017. FGS Arkivredovisning (Verksamhetsbaserad) lades samma datum ut för en testning vilken är öppen för alla fram till den 15 januari 2018 https://riksarkivet.se/fgs-remiss

24. Vad är FGS Ärendehantering och när kommer den? 
Svar: Det publicerades ett förslag till FGS Ärendehantering av projektet eARD. Detta kommer att omarbetas till att bli en FGS baserad på arbetet som genomförs i DAS Board och kommer att innehålla de element som är gemensamma för alla typer av ärenden. Till FGS:en kommer man sedan kunna knyta information som är specifik för en viss typ av ärende som till exempel information om ett Bygglov. Det är möjligt att använda utkastet från eARD men tänk då på att det är ett utkast och att det kommer att komma en FGS Ärendehantering baserad på ett internationellt format under 2018. 

25. Kommer en framtida FGS Databas att ersätta Riksarkivets leveransförberedelseverktyg RALF?
Svar: Nej, FGS Databas kommer att innehålla generella regler för att beskriva hur informationen ska struktureras vid överföringar av informationstypen databaser. RALF är ett verktyg som utvecklats för att beskriva information (bland annat databaser) vid överföringar till Riksarkivet. 

Ansvarig för sidan/ kontakt
Tomas Wallin
Sidan publicerad: 2016-10-03 | Sidan senast uppdaterad: 2016-10-05