Om förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)

FGS:er är specifikationer som beskriver hur information ska struktureras, märkas med metadata och paketeras när den överförs mellan olika verksamhetssystem eller till ett e-arkiv. De kan användas vid informationsutbyten, vid byten av system och som underlag vid utveckling av e-tjänster.

FGS:erna utgör tekniska specifikationer för struktur och innehåll. De är inte några fullständiga kravspecifikationer för att kunna genomföra utveckling eller upphandling, däremot bör de ligga till grund för systemlösningar och e-tjänster som tas fram av leverantörer eller av myndigheter, enskilt eller i samarbete, och då ingå som en del av en komplett kravspecifikation.

Arbetet med att införa FGS:erna bör ske i ett införandeprojekt hos den egna organisationen.

Syftet är att förenkla vid organisationers informationsutbyten, byten av verksamhetssystem, publicering av informationsmängder samt vid e-arkivering av information.

Riksarkivets arbete med FGS:er

Riksarkivet arbetar med att fastslå och peka ut rekommenderade förvaltningsgemensamma utbytesformat för olika informationstyper.

Samtidigt arbetar Riksarkivet också med att ta fram och besluta om tillämpningar och anpassningar av dessa utbytesformat för överlämnande av arkivinformation i XML till Riksarkivet.

Det innebär att det står varje myndighet fritt att tillämpa de rekommenderade förvaltningsgemensamma utbytesformaten i sin egen verksamhet. När informationen sen ska överlämnas till Riksarkivet ska däremot Riksarkivets tillämpning av utbytesformaten i största möjliga utsträckning användas. Det gör att man vid implementeringen av utbytesformaten i den egna verksamheten även behöver ta höjd för export av informationen ur systemen i enlighet med Riksarkivets beslutade leveransformat. Instruktioner för överlämnande av elektroniska handlingar finns på Riksarkivets webbplats.