Funderar din myndighet på att överlämna arkiv så vill vi underlätta ert arbete. Istället för att starta när ni bestämmer er för överlämning, vill vi hjälpa er planera i förväg. Från dokumentation och förberedande kontroller fram till det slutliga överlämnandet.
Något som ibland kan fördröja arbetet är om arkiven kräver åtgärder innan överlämnande. Det kan göra att arbetet tar längre tid än beräknat. Här kan en tidig kontakt göra tidtabellen mer realistisk och förutsägbar.
Vi tror att långsiktig planering är framgångsfaktorn även på andra områden inför ett överlämnande av arkiv, både för er och för oss. Därför introducerar vi nu möjlighet att delta i våra långsiktiga överlämnandeplaner. Det innebär att vi kommer att stödja er i planeringen och ge råd för att uppnå effektivitet genom god framförhållning. Vi är redo att ta emot era arkiv och göra överlämningsprocessen så smidig som möjligt!
Vårt åtagande
Långsiktiga överlämnandeplaner betyder att ni kan:
- Lämna önskemål om tidpunkt för överlämning med god framförhållning
- Få stöd och rådgivning
- Få löpande uppföljning av förberedelser
- Beräkna kostnader på ett tidigt stadium
När ni överlämnar arkiven till Riksarkivet åtar vi oss att:
- Förvara både analogt och elektroniskt arkivmaterial
- Ta hand om och bevara arkiven för framtiden (förvara pappershandlingar på rätt sätt och i rätt klimat, att konvertera elektroniska handlingar till rätt format etc.)
- Lämna ut handlingar när de efterfrågas samt hantera sekretess
- Göra arkiven tillgängliga för forskare och medborgare (digitalt och analogt)
Riksarkivets erfarenhet av att hantera stora arkivmängder garanterar ett tryggt bevarande, resurseffektiv hantering och ökad tillgänglighet.
Ekonomi
Myndigheters kostnader för överlämning betraktas ibland som hög. Men det är viktigt att komma ihåg att Riksarkivets åtagande för era arkiv också minskar era utgifter, exempelvis på följande områden:
- Arkivlokaler (hyror, nybyggnation, säkerhet, klimatkontroll, städning med mera)
- Kompetens och utrustning för sökning, framtagning, sekretessprövning och maskning av information ur arkiven
- Kompetens och utrustning för konvertering av elektroniska handlingar
- Serverkapacitet för bevarande av elektroniska handlingar
Låter detta intressant för er? Kontakta oss på
riksarkivet[at]riksarkivet.se
så kan vi diskutera hur Riksarkivet kan hjälpa er.
