Vid en leverans kan flera av Riksarkivets olika avdelningar och funktioner vara delaktiga. Det beror t.ex. på att olika bevarandeformat hanteras på olika sätt inom Riksarkivet, och att det är viktigt att rätt kompetens tar hand om rätt fråga. Därför får också alla leveransärenden en huvudhandläggare som har det sammanhållande ansvaret för kontakterna med den levererande myndigheten.
Hur en leverans av statligt arkiv vanligtvis går till:
1. Riktlinjer och checklista
För att Riksarkivet ska ta emot leveranser av arkivhandlingar måste vissa krav vara uppfyllda.
Läs mer om detta i Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv.
Arkivhandlingarna måste dessutom uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter. Riksarkivet har tagit fram två checklistor, som kan användas som en egenkontroll inför ett överlämnande.
2. Leveransframställan
Om en arkivleverans uppfyller riktlinjerna skickar den levererande myndigheten in en leveransframställan till Riksarkivet. Leveransframställan är det som talar om för oss på Riksarkivet t.ex. vad det är man vill leverera, hur mycket och i vilka format. Arkivredovisning och ev. systemdokumentation till digitala arkiv ska bifogas till leveransframställan.
Det är mycket viktig information för oss och leveransframställan ska fyllas i så noggrant som möjligt i den mall för leveransframställan som finns här: Mall för leveransframställan
3. Kontroll
Riksarkivet kontrollerar arkivredovisningen och eventuell systemdokumentation för det som önskas levereras. Det är också vanligt att Riksarkivet gör besök hos levererande myndighet för att t.ex. kontrollera att handlingarna är i godtagbart skick för leverans.
För digitalt material sker oftast först en provleverans istället. Hjälpmedel för digitala leveranser: Riksarkivets förberedelseverktyg för leveranser, RALF.
Dessutom ska alltid en metadatabilaga fyllas i, enligt anvisningar och den finns här: Metadatabilaga vid datauttag
4. Prövning
Efter att en leveransframställan med bilagor kommit in till Riksarkivet och kontroller har genomförts görs en prövning av ärendet och Riksarkivet beslutar om leveransen ska tas emot eller inte.
5. Överenskommelse
Innan den fysiska leveransen fullföljs tecknas en överenskommelse mellan Riksarkivet och den levererande myndigheten där villkor och kostnader specificeras.
Vanligen delas kostnaderna in i mottagningsavgifter och bevarandeavgifter. Om materialet inte är i överenskommet skick eller i enlighet med kraven i gällande föreskrifter tas en tilläggsavgift ut.
Avgifterna utgår från Riksarkivets avgiftslista för leveranser
6. Fysisk leverans genomförs
När en överenskommelse om övertagande av statligt arkiv är tecknad inleds den fysiska leveransen. Då bestäms allt det praktiska runt leveransen och handlingarna kan tas emot av Riksarkivet.
Vanligtvis förvaras arkiv från statliga centrala myndigheter hos Riksarkivet Arninge/Marieberg i Stockholm och arkiv från regionala/lokala myndigheter samt Svenska kyrkan förvaras på respektive landsarkiv. Arkiv från myndigheter under Försvarsdepartementet förvaras hos Krigsarkivet.
7. Godkännande av leverans och juridiskt övertagande
När leveransen kommit till den arkivförvarande avdelning vid Riksarkivet där handlingarna ska förvaras, kontrolleras arkivet igen, och det fastställs att leveransen stämmer med vad man tidigare kommit överens om. Om så är fallet godkänner Riksarkivet leveransen och meddelar den levererande myndigheten att man övertagit det juridiska ansvaret för arkivet.
Utdrag ur Riksarkivets riktlinjer för övertagande av arkiv från statliga myndigheter
Riktlinjerna finns i sin helhet under länklistan högre upp på sidan till höger.
- Leveranser bör inte innehålla handlingar yngre än 10 år. Leveranser med handlingar 10-20 år gamla övervägs särskilt noga med hänsyn till frekvens, sekretesstyngd och andra handläggningsfrågor.
- Leverans från en och samma arkivbildare bör inte ske tätare än vart tionde år vad gäller pappershandlingar. Digitalt material bedöms utifrån egna, specifika förutsättningar.
- Om inte hela arkivet överlämnas, bör leveransen omfatta en klart avgränsad del inom en så naturlig tidsram som möjligt. Leveranser bör normalt inte bestå av enstaka handlingsslag eller fysiska volymer, såvida inte dessa utgör hela arkivet.
- Tillhörande sökmedel i form av befintliga diarier och register (analoga eller digitala) ska alltid ingå. Om sökmedel är digitalt, ska det i samband med leverans framställas en version av levererande myndighet som kan användas för arkivmyndighetens återsökningar.
