Överlämna allmänna handlingar till ett enskilt organ

Om en statlig myndighets verksamhet ska överföras till ett enskilt organ, helt eller delvis, ska myndigheten i god tid samråda med Riksarkivet.

När en statlig myndighet bolagiseras kan vissa handlingar behöva överföras till den som övertar verksamheten utan att de upphör att vara allmänna handlingar. En sådan överföring förutsätter ett beslut av regeringen. Enskilda organ får då överta och förvara allmänna handlingar med stöd av lagen (2015:602) och förordningar (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

Det enskilda organet ska vidta de åtgärder som krävs för att de allmänna handlingarna senare ska kunna skiljas ut från det enskilda organets handlingar för överlämnande till Riksarkivet. I lagen föreskrivs ingen tidsgräns för förvaringen men där anges bland annat att en förutsättning för förvaringen är att det enskilda organet har behov av handlingarna för att kunna bedriva verksamheten.

Enligt arkivförordningen ska en myndighet vars verksamhet ska överföras till ett enskilt organ, helt eller delvis, samråda med arkivmyndigheten. Elektroniskt utbyte av handlingar förekommer hos de flesta myndigheter idag men bör inte betraktas som överlämnande av handlingar eftersom ansvaret ligger kvar hos den arkivbildande (systemansvariga) myndigheten.