Universitets och högskolerådet har lämnat över arkiv
Planerad flytt, trångboddhet, förändrat uppdrag eller helt enkelt för mycket information som används för sällan? Skälen till att lämna över arkiv till Riksarkivet kan vara många. Oavsett orsak så ger det myndigheter större möjlighet att fokusera på sina kärnuppdrag när Riksarkivet tar hand om arkiven!
Universitets och högskolerådet (UHR) är en av de myndigheter som nyligen valt att överlämna arkiv till Riksarkivet. Myndighetens arkivarie Eva Lupin berättar här lite mer om sina erfarenheter av att lämna över arkiv.
Vad ville ni lämna till Riksarkivet och varför?
En föregångare till UHR är Verket för högskoleservice (VHS), en myndighet som var verksam åren 1991-2012. När UHR skapades tog de över VHS roll och därmed också arkiv från den nedlagda myndigheten. Men med åren blev arkivet allt mindre relevant för verksamheten. UHR har dessutom inget pappersarkiv utan man har jobbat digitalt sedan starten. Arkivfunktionen har ett digitalt fokus och att leverera pappersarkiv som vi förfogar över blev ett konkret sätt att ensa arbetssätten och frigöra utrymmen i våra lokaler.
Hur upplevde ni processen med att överlämna arkiv?
Redan från början fick vi en tydlig plan för hur leveransen skulle gå till och kontakt med rätt personer för att bolla frågor som uppstod på vägen. Arbetet flöt på och vi löste de frågeställningar som uppstod på ett konstruktivt sätt. Dialogen med Riksarkivet har varit mycket bra. Alla frågor har besvarats så att vårt arbete har kunnat flyta på, både när vi själva och konsulter som vi anlitat har haft kontakt med Riksarkivet. Utbytet av idéer och kunskaper under processen har också varit värdefullt för oss.
Nu är överlämnandet av VHS pappersarkiv klart, vad händer nu?
Med VHS arkiv på cirka 60 hyllmeter avklarat är det dags för överlämnande av arkivet efter Internationella programkontoret för utbildningsområdet (IPK). Det var den andra myndighet som vi tog över uppdrag från 2013. Arkivet omfattar ungefär 200 hyllmeter. Vi har precis haft ett första uppstartsmöte med Riksarkivet genomgång av pappersarkivet och den dokumentation som finns. Vi ser fram emot en lika smidigt process den här gången!
Här finns mer information om hur myndigheter kan lämna över arkiv till Riksarkivet.
