Informationshantering och arkiv bör inte ses som två separata områden. Det finns fördelar med att skapa gemensamma strukturer för registrering, arkivredovisning och inte minst informationssäkerhetsklassning. Arkivredovisningen bör användas som ett styrinstrument i myndighetens informationshantering.
Rätten att ta del av allmänna handlingar
De grundläggande reglerna när det gäller allmänhetens tillgång till allmänna handlingar finns i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen, där det stadgas att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar – offentlighetsprincipen.
Behov av information
I arkivlagen framgår att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Att myndigheterna hanterar sina arkiv på ett riktigt sätt är en förutsättning för att rätten att ta del av allmänna handlingar ska kunna tillgodoses, nu och i framtiden. Arkiven ska även tillgodose behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Myndigheternas arkiv är även, som det uttrycks i arkivlagen ”en del av det nationella kulturarvet”.
Ursprungligt skick
För att arkiven ska kunna tillgodose olika intressenters behov behöver handlingarna bevaras i ursprungligt skick med det informationsinnehåll de hade när de skapades. Det måste också gå att hitta handlingarna och att förstå innehållet i dem, även lång tid efter att de skapades. Handlingarna behöver också värderas, så att de handlingar som inte behövs för allmänhetens, rättskipningens, förvaltningens och forskningens behov, kan gallras.
Hur statliga myndigheter ska hantera sina arkiv regleras huvudsakligen genom Riksarkivets generella föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) och Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS), med stöd i arkivlagen och arkivförordningen.
Vidareutnyttjande av offentlig information
Offentlig information ska användas och vara en kunskapsresurs för hela samhället. PSI-lagen vars syfte är att främja utvecklingen av en
informationsmarknad genom att underlätta enskildas användning av handlingar som tillhandahålls av myndigheter, förstärker och kompletterar offentlighetsprincipen. Mål för Riksarkivets verksamhet är
ökad användbarhet och användning av offentlig information. Av Riksarkivets vision framgår bl.a. att den digitala informationen bör tillhandahållas kostnadsfritt och att vidareutnyttjande och förädling av informationen bör stödjas och uppmuntras. Läs mer om vidareutnyttjande av information och öppna data i vår rapport
som lämnades till Regeringen i slutet av juni 2015.
