Arkiv är dokumentation av händelser men arkivering bör inte ses som det sista momentet i en ärendeprocess utan snarare en samling olika moment som följer med informationen under hela dess livscykel. En handlings livscykel börjar vid framställning och slutar vid bevarande. Det är av stor vikt att lägga resurser på att handlingar framställs på ett sätt som gör att bl.a.
- onödiga kostnader för konvertering undviks
- rätt kontext till informationen, i form av metadata, tillförs på ett tidigt stadium
- åtgärder för att garantera informationens autenticitet över tid görs
- långsiktigt bevarande underlättas.
Myndighetens allmänna handlingar ska under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls. (RA-FS 1997:4, 5 kap. 1 §) Hela bevarandetiden avser tiden då handlingar bevaras även om de kommer senare att gallras. För pappershandligar, ritfilm, reprografisk film och mikrofilm finns föreskrifter som behandlar bl.a. frågor om hantering, lämpliga förvaringsmedel, transporter och vårdinsatser.
Läs mer om Riksarkivets generella föreskrifter, RA-FS.
Bevarandeverksamheten vid Riksarkivet arbetar medieoberoende och ska kompetensmässigt täcka bevarande och konservering av pergament, pappersbaserat och fotografiskt material, bokband, sigill samt moderna medier såväl analoga som digitala.
Läs även om värdera och gallra information.
