Överlämnande
En myndighet som upphör helt eller delvis och vars verksamhet genom beslut av regering eller riksdag förs över till en annan myndighet, ska lämna över sitt arkiv eller berörda delar av arkivet till den myndighet som tar över verksamheten, om inte annat följer av RA-FS 2019:2, 9 kap 4 §. Eventuella överlämnanden som inte har stöd i ett beslut om verksamhetsövergång från regering eller riksdag ska liksom tidigare framställas om i särskild ordning och ska beslutas av Riksarkivet i särskild myndighetsspecifik föreskrift (RA-MS). Överlämnande bör dock ske endast under förutsättning att den mottagande myndigheten behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva den överförda verksamheten.
En myndighet som ska lämna över delar av arkivet bör överväga möjligheten att för överlämnande framställa kopior av handlingarna eller att föra över handlingarna till elektroniska handlingar. Myndigheten bör även överväga att tillgodose den övertagande myndighetens behov av tillgång till handlingarna genom utlån för tjänsteändamål i enlighet med 7 § arkivförordningen (1991:446).
Införlivande
Införlivande av arkivhandlingar får endast ske om det finns särskilda skäl för detta. Ett sådant kan ex. vara att det är en förutsättning för att verksamhet ska kunna bedrivas vidare hos den övertagande myndigheten. Myndigheten bör överväga om det finns alternativ till att övertagna arkivhandlingar införlivas i myndighetens arkiv.
Anmälan om överlämnande och införlivande
En myndighet vars verksamhet upphör helt eller delvis och överförs till en annan myndighet ska skriftligen, innan överföringen sker, rapportera detta till Riksarkivet. För denna skriftliga rapportering används blanketten Anmälan överlämnande och införlivande som finns tillgänglig för nedladdning nedan:
Riksarkivet mottar anmälan och bekräftar mottagandet av anmälan.
Medföljande dokumentation vid överlämnande
De arkivhandlingar som överlämnas ska redan vara redovisade i den överlämnande myndighetens arkivredovisning i klassificeringsstruktur, processbeskrivningar, redovisning av handlingsslag och handlingstyper samt eventuellt redovisning av förvaringsenheter. Kopior på sådan dokumentation som redovisar de överlämnade handlingarna ska bifogas vid överlämnandet.
Dokumentation som upprättats i enlighet med Riksarkivets mediespecifika föreskrifter och som behövs för fortsatt bevarande av handlingarna ska också följa med vid överlämnandet, enligt RA-FS 2019:2, 9 kap. 7 §.
Överlämnande och mottagande ska dokumenteras i arkivredovisningen
Arkivhandlingar som överlämnas ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2019:2, 6 kap. Notera särskilt 6 kap. 5 §, 13 §, 13a § samt 16 §. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökregister till myndighetens allmänna handlingar.
Arkivhandlingar som tagits över ska dokumenteras i den övertagande myndighetens arkivredovisning i enlighet med RA-FS 2019:2, 6 kap. Notera särskilt 6 kap. 5 §, 13 §, 13a § samt 16 §. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökregister till myndighetens allmänna handlingar.
Återrapportering av överlämnande och mottagande myndighet till Riksarkivet
Arkivbeskrivning ska enligt ovan sändas in till Riksarkivet inom sex månader efter det att verksamheten har förts över.
