Arkivhandlingar från en statlig myndighet får överlämnas till

• arkivmyndighet, efter särskild överenskommelse 
Leverera statliga arkiv 

• annan myndighet, med stöd av Föreskrifter (RA-FS 2018:2) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter

• enskilda organ, med stöd av lagen (1994:1383) och förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.

Arkivhandlingar från en statlig myndighet ska överlämnas till en arkivmyndighet (exempelvis Riksarkivet) om myndigheten upphör och verksamheten inte förs över till en annan statlig myndighet. När arkivmyndigheten har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. (Läs mer om Leverera arkiv)

Ombildning och nybildning

Omstruktureringar av myndigheters verksamhet genom sammanslagning, uppdelning eller nybildning får påverkan även på myndigheternas arkiv. En myndighet vars verksamhet upphör helt eller delvis och vars verksamhet förs över till en annan myndighet ska i normalfallet överlämna arkivet eller delar av arkivet till den myndighet som tar över verksamheten. En förutsättning är dock att den myndighet som tar över verksamheten faktiskt har behov av handlingarna för att kunna bedriva den övertagna verksamheten. Vissa typer av handlingar kan även införlivas i den nya myndighetens arkiv. Det gäller t.ex. handlingar i pågående ärenden och personaldossierer för personal som övergår i anställning hos den nya myndigheten.

Omstruktureringar kan även medföra att en myndighet önskar att överlämna arkiv till Riksarkivet och myndigheten bör då i god tid innan omstruktureringen genomförs kontakta Riksarkivet för rådgivning.

Du kan läsa mer om frågor kring ny-, ombildning och nedläggning av myndigheter på Ekonomistyrningsverkets webbplats.

Rådgivning från Riksarkivet kring arkivfrågor för nybildade myndigheter finns här: https://riksarkivet.se/arkivfragor-for-ny-myndighet

Överlämnande till bolag

Om en statlig myndighets verksamhet avses bli överförd till ett enskilt organ helt eller delvis ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten enligt arkivförordningen.

Elektroniskt utbyte av handlingar förekommer hos de flesta myndigheter idag men bör inte betraktas som överlämnande av handlingar eftersom ansvaret ligger kvar hos den arkivbildande (systemansvariga) myndigheten.