Arkivhandlingar från en statlig myndighet får överlämnas till

• arkivmyndighet, efter särskild överenskommelse 
Leverera statliga arkiv 

• annan myndighet, med stöd av myndighetsspecifika föreskrifter från Riksarkivet (RA-MS) – läs mer under Ansök om gallring m.m.

• enskilda organ, med stöd av lagen (1994:1383) och förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring.

Arkivhandlingar från en statlig myndighet ska överlämnas till en arkivmyndighet (exempelvis Riksarkivet) om myndigheten upphör och verksamheten inte förs över till en annan statlig myndighet. När arkivmyndigheten har övertagit arkivmaterial från en annan myndighet övergår hela ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. (Läs mer om Leverera arkiv)

Ombildning och nybildning

I samband med omstrukturering av myndigheters verksamhet (sammanslagning, uppdelning eller nybildning) kan pågående handlingar införlivas till den nya myndighetens arkiv. Riksarkivet bör kontaktas i god tid inför sådan omorganisering eftersom frågan kan medföra även behov av leveranser till Riksarkivet. Läs mer om frågor kring nybildning av myndighet på Ekonomistyrningsverkets webbplats.

Överlämnande till bolag

Om en statlig myndighets verksamhet avses bli överförd till ett enskilt organ helt eller delvis ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten enligt arkivförordningen.

Elektroniskt utbyte av handlingar förekommer hos de flesta myndigheter idag men bör inte betraktas som överlämnande av handlingar eftersom ansvaret ligger kvar hos den arkivbildande (systemansvariga) myndigheten.

Sidan publicerad: 2013-05-15 | Sidan senast uppdaterad: 2013-09-17