Vid val av medium och format ska myndigheter ta hänsyn till handlingars framställning, hantering, förvaring och vård. Riksarkivet har utfärdat både
medieoberoende och mediespecifika föreskrifter samt tekniska krav. Av de tekniska kraven framgår bl.a. krav på vissa format för bevarande.
Det finns en mängd
standarder
som behandlar området och som kan användas som komplement till Riksarkivets föreskrifter.
För närvarande arbetar Riksarkivet med att ta fram
förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium, FGS:er. Dessa specifikationer täcker framför allt överföring till Riksarkivet men bör med fördel användas redan vid framställning av information och upphandling av system. Se mer om proaktivitet under ”Planera och styra”.
Bevarandeformat för elektroniska handlingar
Nedanstående information är ett delresultat från Riksarkivets projekt ArkivE, med mål att ta fram generella riktlinjer för val av format i samband med framställning och bevarande.
Riksarkivet har utfärdat generella föreskrifter för elektroniska handlingar, genom RA-FS 2009:1-2. De tekniska kraven (RA-FS 2009:2) innehåller förslag på ett antal format som ska användas vid bevarande av elektroniska handlingar hos myndigheter och vid överlämnande till arkivmyndighet. De format som tas upp är endast exempel varför det kan finnas ytterligare format som uppfyller motsvarande krav.
Vi har identifierat några aspekter som ska beaktas i samband med val av format vid överföring till bevarande och även vid framställning av handlingar/information. Samtliga aspekter grundar sig på kraven på bevarande utan informationsförlust och möjlighet till återsökning enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105) och arkivlagen (1990:782).
Att bevara innebär inte enbart att överföra handlingarna till ett bevarandeformat enligt RA-FS 2009:2 utan också andra åtgärder som säkerställer att ingen informationsförlust sker vid överföringen, samt att handlingarna ska kunna återsökas och användas över tid. Genom åtgärder som exempelvis att ta fram strategi för bevarande (RA-FS 2009:1, 3 kap.) och riktlinjer för informations- och dokumenthantering (arkivredovisningen), kan myndigheten öka medvetenheten om de handlingar/information som tillkommer i verksamheten. Genom kunskap ökar möjligheterna att göra rätt från början.
Läs mer om att planera och styra arkivbildningen.
För att illustrera hur en handling ingår i en viss kontext och där får sin betydelse kan man använda den modell som finns i
Vägledning för processorienterad informationskartläggning. I vägledningen delas modellen upp i följande lager:
- Verksamhetslagret beskriver en organisations verksamhet, t.ex. processen Utlysa och tilldela forskningsmedel.
- Informationslagret beskriver den informationsmängd, de handlingstyper, som skapas eller används i processen.
- Informationsbärarlagret beskriver de informationsbärare och kanaler som där processen information hanteras och lagras, t.ex. program och format.
Modellen används för att beskriva verksamhet, identifiera den information som skapas, bearbetas eller används samt de resurser som används för att hantera informationen. Till modellen kan man också koppla ett lager med de regler som styr eller påverkar den information som tillkommer i verksamheten. Det kan till exempel vara författningar som reglerar vilken information (uppgifter) som ska inkomma eller upprättas, formkrav, gallring och format. Det kan också handla om övergripande eller specifika riktlinjer och regler som myndigheten har satt upp kring informationen, exempelvis olika dokumentmallar och registreringsrutiner. Reglerna kan avse formen, innehållet eller hanteringen.
De olika lagren ger en generell bild av det sammanhang som en viss informationsmängd tillkommer i och samtliga lager är intressanta att beakta när informationen ska analyseras och värderas. Utifrån analysen kan man sedan utforma regler för hur handlingen ska hanteras och bevaras.
Rekommendation:
Följande grundläggande steg ska finnas i en myndighets dokumenthanteringsprocess. Stegen är väsentliga för att skapa kunskap om den information som hanteras vilket i sin tur ska ligga till grund för riktlinjer och rutiner så att informationen också tas om hand på rätt sätt.
1. Identifiera handlingstypen
2. Analysera handlingstypen
3. Förse handlingstypen med uppgifter
4. Hantera och bevara handlingstypen
Huvudregeln enligt arkivlagen är att myndigheterna ska bevara sina allmänna handlingar och att handlingarna ska bevaras i ursprungligt skick. En ofta använd definition och förklaring av begreppet ursprungligt skick finns i utredningen
Offentlighetsprincipen och informationstekniken:
"Rätten att ta del av allmänna handlingar enligt 2 kap. TF förutsätter att handlingarna bevaras i ursprungligt skick, dvs. med det innehåll de hade i det ögonblick då de kom in till myndigheten eller upprättades där. I annat fall finns endast förvanskningar av de ursprungliga handlingarna att ta del av. I den konventionella miljön behöver dock inte en ändring i en handling innebära att den ursprungliga handlingen helt gått förlorad. Det går i allmänhet att skilja ändringarna från det ursprungliga informationsinnehållet. I den elektroniska miljön kan inkomna och upprättade handlingar däremot lätt förvanskas utan att handlingen visar något spår av den ändring som skett. Den ursprungliga handlingen har gått förlorad.” (Offentlighetsprincipen och informationstekniken, Prop. 2001/02:70, s. 35-36.)
Ursprungligt skick beskrivs här i förhållande till möjligheten att bedöma om handlingen har ändrats. Målet är att handlingen/informationen från en viss tidpunkt ska kunna bevaras oförändrat över tid. Ändringar som leder till informationsförlust, det vill säga förlust av betydelsebärande data, möjliga informationssammanställningar, sökmöjligheter eller möjligheter att bedöma autenticiteten, innebär gallring. Att byta format kan innebära att delar av handlingen gallras. Som exempel kan nämnas problemet med att bevara handlingar som skapats i Excel. Vid överföring till PDF/A bevaras enbart slutvärdena och inte uppgifterna om hur värdena hade räknats ut och vilka andra delar av dokumentet de var beroende av.
Läs mer om Riksarkivets utredning om PDF/A.
Att bevara det ursprungliga skicket ställer bland annat krav på att man bedömer och identifierar eventuella informationsförluster som kan bli följden av en konvertering. Om informationsförlusten blir betydande kan man behöva använda kombinationer av olika lösningar för att det ursprungliga skicket ska bevaras, exempelvis behålla handlingen i ursprungsformatet och i ett bevarandeformat, komplettera med dokumentation etc. För att bedöma vad som eventuellt är en rimlig eller acceptabel informationsförlust kan man utgå från ett antal frågor, t.ex. om hur handlingen har använts, i vilket syfte den skapats och vilken funktion den haft. Dessa rör handlingens kontext ur ett verksamhetsperspektiv och uppgifterna ska ingå i myndighetens arkivredovisning.
Läs mer om verksamhetsbaserad arkivredovisning.
Rekommendation:
I samband med val av format och åtgärder för bevarande ska myndigheten bedöma om informationens ursprungliga skick kommer att påverkas av de planerade åtgärderna (systembyte, byte av format, överföring etc.) Målet är att handlingen/informationen från en viss tidpunkt ska kunna bevaras oförändrat över tid, med det innehåll och tillhörande metadata som den hade när den skapades.
En digital handling har en mängd egenskaper som gör att handlingen kan förmedla information. Vissa av dessa egenskaper måste bevaras om handlingen ska bevaras i ursprungligt skick, dvs. med det innehåll och metadata som den hade när den skapades. Exempel på egenskaper är att kunna se, läsa, eller på annat sätt uppfatta informationen på samma sätt som den hade när den skapades. För att detta ska kunna uppnås behöver uppgifter om informationens innehåll, struktur och övrig metadata bevaras.
Egenskaperna möjliggörs av ett antal funktioner, såsom äkthet garanteras genom underskrift eller presentation möjliggörs genom strukturerad data. För att egenskaperna ska kunna bevaras behöver dessa funktioner också bevaras. De är i praktiken beståndsdelar såsom upplösning, färgåtergivning, tecken- eller bildkodning. Vissa funktioner tillhör själva informationen medan andra tillhör dess behållare, exempelvis formatet, mjukvaran eller hårdvaran.
Egenskaper styrs och påverkas även av vissa förutsättningar. Dessa kan vara rättsliga såsom upphovsrätt eller sekretess eller verksamhetsmässiga såsom digital miljö eller särskilda krav på utformning och presentation.
Egenskaperna och förutsättningarna påverkar informationen och i de flesta fall är en del av informationen (informationens eko-system). Därför ska man ta hänsyn till dessa redan vid framställning av information. Olika format har olika egenskaper och funktioner och uppfyller bevarandekraven på olika sätt. Därför kan inte Riksarkivet rekommendera generella bevarandeformat för olika informationstyper.
Rekommendation:
Riksarkivet rekommenderar därför att inför val av format,
1. görs en grundlig analys av informationen för att säkerställa de egenskaper, komponenter och förutsättningar som hör till den och som är nödvändiga att bevara om informationen ska bevaras intakt, dvs. utan informationsförlust
2. Därefter väljs det format som bäst uppfyller de uppställda kraven.
Exempel på några frågor som kan vara till hjälp vid analysen:
• Vad är syftet med informationen?
• Hur mycket av informationen ska bevaras och i vilken kvalité?
• Är informationen maskinberoende?
• Är informationen programberoende?
• Finns det några andra omständigheter som påverkar hur betraktaren uppfattar informationen?
• Hur länge ska informationen bevaras?
• Är informationsförlust tillåtet och i vilken omfattning?
• Om det förekommer informationsförlust, finns det stöd i föreskrift för denna?
• Etc…
I RA-FS 2009:2 finns endast exempel på några bevarandeformat. Flera informationstyper saknas, exempelvis digitala ljud- och bildformat. Nedanstående kriterier kan användas som utgångspunkt i samband med val av format och kombineras med en analys av informationens syfte och de egenskaper (se ovan) som är viktiga att behålla intakta. Arbetssättet kan bli ett användbart verktyg för att välja relevanta format vid framställning och bevarande.
Användningsområdet för den ursprungliga handlingen avgör delvis vilket bevarandeformat som är lämpligt. Utöver dessa allmänna kriterier behövs även, som nämnts tidigare, en analys av hur handlingarna ska hanteras och hur man överför till ett bevarandeformat.
I E-delegationens vägledning för webbutveckling har man identifierat följande grundläggande kriterier för att ett format för bevarande av exempelvis webbsidor ska anses lämpat för bevarande på sikt:
- följer en öppen standard och har publikt tillgängliga specifikationer,
- är leverantörsoberoende,
- är fritt från kryptering och DRM-kopieringsskydd (digital rights management),
- är vanligt förekommande bland organisationer i Sverige, och
- om möjligt är okomprimerande eller icke-destruktivt komprimerande (gäller bild, ljud och video)
Dessa kriterier och liknande har identifierats av andra aktörer och projekt, till exempel av
Library of Congress
och projektet
Coda
vid LDB-centrum.
