Varför bevara webbplatser?
Utvecklingen av den elektroniska förvaltningen ställer nya krav på hantering och bevarande av den information som uppstår i verksamheten. Detta innebär att de över tiden ska kunna presenteras med samma innehåll och form som de hade när de kom in till eller upprättades hos myndigheten. Alla åtgärder som medför förlust av betydelsebärande data samt möjligheterna att bedöma om en handling är äkta och i ursprungligt skick räknas som gallring. Det faktum att Kungl. Biblioteket (KB) har bevarat delar av alla svenska webbplatser utgör ingen grund för att bortse från ansvaret för bevarande av myndighetens egen webbsida. KB:s bevarande omfattar inte heller de interna sidorna (intranätet).
Riktlinjer
Webbplatser, interna samt externa, är av myndigheten upprättade allmänna handlingar. Det innebär att man precis som för andra typer av handlingar måste se till att informationsstruktur och format möjliggör ett långtidsbevarande. Ett bevarande utan informationsförluster kräver att lämpliga format används, något man bör ta hänsyn till redan då webbplatsen planeras och konstrueras.
En vägledning innehållande riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor har getts ut av E-delegationen. Genom att följa dessa riktlinjer vid utvecklandet av en webbplats uppnår man inte bara användarvänlighet, utan webbplatsen blir också konstruerad på ett lämpligt sätt ur bevarandesynpunkt.
Programvaror och strukturer
Det finns idag ett flertal programvaror som kan användas för att spara ned webbsidor till den egna datorn. Dessa skiljer sig bland annat åt i komplexitet och pris. Exempel på fria programvaror är HTTrack Website Copier och Heritrix. Det finns en mängd program att botanisera bland, dock är resultatet bland annat beroende av hur programmen används samt hur webbsidan som ska sparas är konstruerad, och enbart användandet av en specifik programvara garanterar inte ett godtagbart resultat.
Det är viktigt att förstå att webbsidor sinsemellan kan vara konstruerade på olika sätt, även om de alla har ett liknande gränssnitt. En webbsida kan exempelvis vara statisk eller dynamisk, vara uppbyggd av en mängd filer i en mappstruktur eller vara databasgenererad. Det finns således inte något uttömmande svar på hur man ska spara sin webbplats, man måste helt enkelt ta hänsyn till vad den består av och hur den är uppbyggd för att kunna utarbeta en lämplig arkiveringslösning.
Föreskrifter
Riksarkivet har utfärdat föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1-2, för myndigheter. Medan RA-FS 2009:1 gäller alla typer av elektroniska handlingar innehåller RA-FS 2009:2 tekniska krav för olika typer av elektroniska handlingar, bl.a. format för bevarande av webbsidor.
