För att insynsrätten ska fungera på det sätt som avses i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen, behöver myndigheterna upprätta insyns- och sökinstrument till sina allmänna handlingar. Det är en förutsättning för att utomstående ska kunna orientera sig i myndigheternas informationsmängder och för att de ska kunna identifiera och efterfråga handlingar utan föregående kännedom om deras existens. Sådana instrument behövs också för att myndigheten själv ska kunna kontrollera och söka i sitt informationsbestånd. På längre sikt ska alla som vill ta del av myndighetens handlingar kunna använda sig av de hjälpmedel som myndigheten har upprättat. Bestämmelser om registrering, beskrivning och redovisning av myndigheternas allmänna handlingar har därför införts i såväl arkivlagen (1990:782) som offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL.
Registrering
Enligt 3 § arkivlagen ska de allmänna handlingarna från verksamheten hållas tillgängliga så att de kan tillgodose allmänhetens insynsrätt samt förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov av information. För att underlätta tillgången till handlingarna ska arkivet enligt 6 § arkivlagen organiseras, beskrivas och förtecknas. I arkivlagen finns även en bestämmelse som rör registrering. Enligt 5 § första stycket ska myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivhantering. Vad som avses är att myndigheten vid strukturering av handlingarna i ärendegrupper och motsvarande ska ta ställning till om strukturen är lämplig på längre sikt.
Arkivredovisning
Myndighetens arkivredovisning är ett styr- och sökinstrument till en myndighets hela handlingsbestånd. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen innebär att informationen klassificeras enligt en struktur som representerar verksamheten, att processerna och de handlingar som avsätts under processens genomförande beskrivs samt att informationens förvar redovisas.
Olika dokumentation som styrinstrument för informationshantering
Vidare behöver arkivhanteringen dokumenteras på olika sätt. Vid sidan om styrdokument som Strategi för bevarande och Plan för informationssäkerhet, enligt RA-FS 2009:1, kan myndigheter behöva besluta om tillämpning av Riksarkivets generella föreskrifter och vid behov besluta om vårdplan för äldre pappershandlingar. Även dokumentation till myndighetens elektroniska handlingar och till myndighetens arkivredovisning behöver tas fram. Dokumentationerna bör inte ses som enstaka dokument utan som en del av det styrinstrument (system) som ligger till grund för myndighetens informationsförvaltning.
