Dokumentation av elektroniska handlingar

Publicerad:: 2024-09-17

Här har vi samlat råd om hur bestämmelserna kring dokumentationen av elektroniska handlingar i 5 kap. 4–6 §§ RA-FS 2009:1 ska tolkas och tillämpas.

Dokumentationen ska omfatta ett antal områden som regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar. Det gäller oavsett omfattning av de elektroniska handlingarna, om de lagras i ett IT-system, i en systematisk struktur i en katalog, på en server eller på lösa databärare. Myndigheten ska anpassa omfattning och detaljeringsgrad till handlingarnas komplexitet. Genom att dokumentera elektroniska handlingar skapar myndigheten ett praktiskt hjälpmedel för styrning och kontroll av handlingarnas hantering under hela bevarandetiden – hur de ska framställas, överföras, förvaras och skyddas.

Kraven i 5 kap. 4 § är uppställda i 15 strecksatser och beskrivs i följande text tillsammans med 5 och 6 §§. Riksarkivet vill med detta råd hjälpa myndigheter att klargöra och tolka strecksatserna.

Dokumentation av elektroniska handlingar

Publicerad:

2024-09-17

Här har vi samlat råd om hur bestämmelserna kring dokumentationen av elektroniska handlingar i 5 kap. 4–6 §§ RA-FS 2009:1 ska tolkas och tillämpas.

Dokumentation av elek­troniska handlingar

Inledande råd

Överföring till bevarande

Översiktlig beskrivning (5 kap. 4 § strecksats 1)

Redogörelse för informationsinnehåll (5 kap. 4 § strecksats 2)

Redogörelse för indata och utdata (5 kap. 4 § strecksats 3)

Redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter (5 kap. 4 § strecksats 3)

Beskrivning av relationer mellan olika delar (5 kap. 4 § strecksats 4)

Beskrivning över hur koder och förkortningar har använts (5 kap. 4 § strecksats 6)

Beskrivning av rutiner och funktioner (5 kap. 4 § strecksats 7)

Beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner (5 kap. 4 § strecksats 8)

Redogörelse för ändringar (5 kap. 4 § strecksats 9)

Redogörelse för informationskvalitet (5 kap. 4 § strecksats 10)

Redogörelse för standarder och avvikelser från standarder (5 kap. 4 § strecksats 11)

Dokumentation av strategi för bevarande i enlighet med 3 kap. 2 § (5 kap. 4 § strecksats 12)

Test och utvärdering vid driftsättning i enlighet med 3 kap. 5 § (5 kap. 4 § strecksats 13)

Dokumentation rörande informationssäkerhet i enlighet med 6 kap. (5 kap. 4 § strecksats 14)

Dokumentation av gallring som sker av elektroniska handlingar (5 kap. 4 § strecksats 15)

Läs mer om

Dokumentation av elek­troniska handlingar

Inledande råd

Överföring till bevarande

Översiktlig beskrivning (5 kap. 4 § strecksats 1)

Redogörelse för informationsinnehåll (5 kap. 4 § strecksats 2)

Redogörelse för indata och utdata (5 kap. 4 § strecksats 3)

Redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter (5 kap. 4 § strecksats 3)

Beskrivning av relationer mellan olika delar (5 kap. 4 § strecksats 4)

Beskrivning över hur koder och förkortningar har använts (5 kap. 4 § strecksats 6)

Beskrivning av rutiner och funktioner (5 kap. 4 § strecksats 7)

Beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner (5 kap. 4 § strecksats 8)

Redogörelse för ändringar (5 kap. 4 § strecksats 9)

Redogörelse för informationskvalitet (5 kap. 4 § strecksats 10)

Redogörelse för standarder och avvikelser från standarder (5 kap. 4 § strecksats 11)

Dokumentation av strategi för bevarande i enlighet med 3 kap. 2 § (5 kap. 4 § strecksats 12)

Test och utvärdering vid driftsättning i enlighet med 3 kap. 5 § (5 kap. 4 § strecksats 13)

Dokumentation rörande informationssäkerhet i enlighet med 6 kap. (5 kap. 4 § strecksats 14)

Dokumentation av gallring som sker av elektroniska handlingar (5 kap. 4 § strecksats 15)

Läs mer om

Dokumentation av elektroniska handlingar

Dokumentation av elektroniska handlingar