Avisering
Riksarkivet aviserar myndigheten några veckor innan vi genomför en inspektion.
Till aviseringen bifogar vi en frågechecklista som vi utgår från vid inspektionen.
Vilka deltar vid inspektionen
Riksarkivet vill att de personer som är ansvariga för, respektive arbetar med, arkivfrågor
och allmänna handlingar är med på inspektionen.
Det innebär:
- den formellt ansvariga för arkivvården,
- den som praktiskt arbetar med arkivfrågor samt
- andra personer som arbetar med hanteringen av allmänna handlingar, till exempel registrator och it-ansvarig.
Underlag inför en inspektion
För att förbereda inspektionen vill Riksarkivet ta del av ett antal dokument som styr och
kontrollerar arkivvården hos myndigheten.
I aviseringen inför en inspektion ber vi myndigheten skicka kopior av :
- arkivbeskrivning
- förteckningsplan (innehållsförteckning) till arkivförteckning
- klassificeringsstruktur med processbeskrivningar
- strategi för bevarande av elektroniska handlingar
- plan för informationssäkerhet
- övriga dokument som styr arkivverksamheten och hanteringen av allmänna handlingar
- tillämpningsbeslut till de generella gallringsföreskrifter som publiceras i RA-FS.
