Arkivering by Design är varken någon helhetslösning eller något som sker automatiskt. Det är ett analysverktyg vid implementering av nya system och vid systemutveckling. Det är ett arbetssätt som för användarna av informationen medför att arkiveringsprocessen byggs in i systemet. Arbetssättet kallas AbD-undersökning – en process där ett visst system, och information som ska finnas i det, undersöks och utvärderas i förhållande till de 10 AbD-kraven, standardiserade krav för arkivering av elektroniskt född information.
Checklista och workshop
För att kunna undersöka kraven och hur väl de är implementerade i ett informationssystem används kontrollpunkter som tillsammans utgör en checklista. Checklistans kontrollpunkter undersöks främst i workshops med användare och informationshanteringsexperter, men dokumentation om systemet, verksamheten och kontexten är också en resurs i undersökningen. Undersökningen genomförs under ledning av ett AbD-team som löpande analyserar respektive krav i förhållande till tänkta systemlösningar och användarnas behov.
I processens förberedelser tillsätts ett team som ska analysera AbD-kraven genom workshops med primära och sekundära användare. Analysen i teamet stöds av dokumentation och checklista med kontrollpunkter relaterade till AbD-kraven. När alla krav har undersökts på detta sätt kan AbD-teamet dra slutsatser och ge rekommendationer till beställaren av undersökningen. Workshops genomförsmed både informationens primära och sekundära användare. Det innebär alla typer av användare, från handläggare, beslutsfattare och systemförvaltare, till forskare, journalister och allmänhet. Informationshanteringsexperter kan möta informationsanvändarna direkt i en och samma workshop eller arbeta tillsammans med AbD-teamet i egna workshops.
Användarna i centrum
Användarnas behov är grundläggande för Arkivering by Design och är bärande i den nederländska erfarenheten. Om användarnas behov kan tillgodoses främjar detta informationens hållbarhet och tillgänglighet, det vill säga kvaliteten på arkiveringen. En workshop inom konceptet Arkivering by Design bygger på mötet mellan användarnas behov och AbD-kraven, genom den checklista som AbD-teamet använder. I undersökningen klargörs vilka behov användarna har och hur dessa kopplas till principerna tillgänglighet och hållbarhet och deras egenskaper. Detta sätter människan och inte tekniken i fokus och skapar medvetenhet om hur användarbehoven relaterar till krav på systemen.
