Syfte
Riksarkivet tar emot enskilda arkiv av särskilt intresse för kulturarv och forskning med syfte att bevara och tillhandahålla dessa.
Avtal
Enskilda arkiv kan överlämnas som deposition eller gåva (överlåtelse) av både juridiska och fysiska personer. Vid deposition behåller deponenten äganderätten till arkivet.
Inför överlämnandet upprättas ett avtal mellan Riksarkivet och deponenten/givaren där parternas förpliktelser och rättigheter regleras. Riksarkivets allmänna villkor för leverans av enskilt arkivmaterial utgör grunden till en sådan överenskommelse. Det finns fyra typer av allmänna villkor, beroende på om det är frågan om en deposition eller gåva samt om ägaren är en fysisk eller en juridisk person (se länkarna till höger på denna sida). Vid varje enskilt tillfälle upprättas även ett kontrakt som innehåller parternas konkreta uppgifter, information om det överlämnade materialet, avgifter och eventuella avvikelser från de allmänna villkoren. Här regleras även om tillgängligheten till materialet av olika skäl ska begränsas eller villkoras. De allmänna villkoren och kontraktet utgör parternas avtal. Kontakta därför alltid Riksarkivet för en diskussion inför en eventuell leverans.
Kostnader
Riksarkivet tar normalt ut en avgift för förvaring och för behövligt ordnings- och förteckningsarbete. Undantag görs för mindre omfattande person-, släkt-, gårds- och äldre godsarkiv som ägs och överlämnas av fysiska personer eller i övrigt om Riksarkivet bedömer att det finns starka skäl för det. Transport, upp- och nedpackning samt eventuella övriga överenskomna åtgärder bekostas i regel av givaren/deponenten. För att ta reda på mer om vilka kostnader som gäller för en viss leverans kontakta Riksarkivet. Kostnaderna ska regleras i ett kontrakt.
Kort om övriga villkor
I Riksarkivets allmänna villkor regleras utförligt vad som normalt gäller vid leverans av enskilt arkivmaterial till Riksarkivet, se länkarna till höger på denna sida.
Riksarkivet ser gärna att arkiv som levereras är professionellt ordnade och förtecknade, i annat fall ska materialet helst vara översiktligt strukturerat och försett med någon typ av leveransdokumentation (lista över antal volymer/pärmar/kartonger och uppgift om innehåll och tid samt gärna en verksamhetshistorik), så att leveransen ska kunna stämmas av. Det underlättar också ordnings-, förtecknings- och registreringsarbetet och arkivet kan snabbare göras tillgängligt för forskning.
Den som överlämnar ett arkiv är alltid välkommen att ta del av materialet på plats i Riksarkivets forskarsalar.
Avdelningarnas ansvarsområden
De olika avdelningarna inom Riksarkivet har olika ansvarsområden då det gäller vilka arkiv som tas emot. Avdelningarna i Marieberg och Arninge i Stockholm tar emot enskilda arkiv av nationellt intresse (t.ex. organisationer och personer med verksamheter på riksnivå). Krigsarkivet tar emot material med anknytning till försvaret. Landsarkiven tar emot enskilda arkiv av regionalt intresse inom sina respektive upptagningsområden.
Övriga arkivinstitutioner
Förutom Riksarkivet finns det enskilda arkivinstitutioner både centralt och regionalt i landet som tar emot i huvudsak olika typer av förenings- och näringslivsarkiv. Även vissa kommunarkiv tar emot enskilda arkiv av lokalt intresse. Kontakta respektive arkivinstitution för specifik information om leverans till dem.
Många arkivinstitutioner är aktiva på webb och sociala medier och delar med sig av generell arkivkunskap. Utbildningsfilmerna "Ta hand om arkiven" är framtagna av Föreningsarkivet Jämtlands län på uppdrag av Sveriges Hembygdsförbund inom ett projekt som finansierades av Riksarkivet 2020. De är särskilt riktade till hembygdsföreningar, men fungerar utmärkt för enskilda (privata) arkiv i allmänhet.
Ta hand om arkiven (spellista på Youtube)
Kontakta oss
Om du, din släkt, din organisation eller företag har handlingar som kan vara intressanta att bevara för eftervärlden, ta gärna kontakt med oss för en diskussion om hur det på bästa sätt kan ske.
