Fjärrlån är som regel inte möjliga, bland annat eftersom transporten av handlingarna alltid utgör en risk. Den som inte har möjlighet att besöka arkivet rekommenderas istället att beställa kopior av materialet till det pris som anges i Riksarkivets avgiftslista.
Begäran om fjärrlån
Den som vill lämna in en begäran om fjärrlån gör det via en ett arkiv, bibliotek eller annan liknande institution, som sänder lånebegäran vidare till Riksarkivet. Att en lånebegäran lämnas in betyder dock inte att lånet beviljas automatiskt, tvärtom får en sådan ansökan i princip alltid avslag. Varje landsarkiv eller annan avdelning inom Riksarkivet som förvarar arkiv beslutar självständigt vad som kan utlånas, men samma regler för fjärrlån gäller inom hela myndigheten.
Om ett fjärrlån skulle beviljas är lånetiden i regel två månader och lånets största omfattning fem volymer. Storskaligt utnyttjande av fjärrlånesystemet för en forskares räkning är inte tillåtet, lånen måste alltid gälla enstaka volymer. Handlingar som omfattar mindre än 80 sidor får dock inte fjärrlånas.
Hantering av lån
Arkiv, bibliotek eller annan institution som fjärrlånar från Riksarkivet ansvarar för materialet under lånetiden och för att det returneras på betryggande sätt, samt svarar för portokostnad vid returnering av lånen. Beviljat lån gäller för den lokal som godkänts av Riksarkivet. Ombyggnad, flytt till nya lokaler eller andra förändringar, kräver en förnyad ansökan. Materialet får inte under lånetiden kopieras utan tillstånd från Riksarkivet.
