Pågående översyner av Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS)

Föreskrifter om behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse

Riksarkivet arbetar med att ta fram föreskrifter som ger personuppgiftsansvariga som inte omfattas av föreskrifter om arkivs rätt att behandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse (se 7 § förordningen (2018:219) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning). Riksarkivet har tidigare remitterat två olika förslag och har nu noga analyserat behovet av föreskrifter. Vi arbetar med ett nytt förslag som ger stöd för enskilda arkivinstitutioners behandling av personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse.

Riksarkivets analys visar att enskilda arkivbildare har stöd i art. 5.1 b GDPR för att vidarebehandla personuppgifter för arkivändamål av allmänt intresse. Det saknas därför behov att reglera den behandlingen. Detsamma gäller när enskilda arkivbildare deponerar arkivbestånd hos arkivinstitutioner som i egenskap av personuppgiftsbiträden behandlar uppgifterna.

Tidplan:
Det nya förslaget remitteras under våren, se föreskrifter på remiss

Översyn av föreskrifter om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling och om gallring av säkerhetshandlingar

Av remissvar angående RA-FS 2018:3 om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling framkom bland annat att regler om handlingar kring säkerhetsskyddad upphandling skulle behöva jämkas med vad som regleras i föreskrifterna om gallring av säkerhetshandlingar (RA-FS 2021:3). Detta har nu gjorts och en uppdaterad version av RA-FS 2021:3 har varit ute på remiss.

Tidplan:
Planen är att ändringarna i de båda föreskrifterna beslutas samtidigt i början av 2024. Underlag till avslutade remisser finns på sidan föreskrifter på remiss.

Översyn av föreskrifterna om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet

En översyn av RA-FS 1999:1 har påbörjats. I arbetet ingår att uppdatera hänvisningar till lagar som blivit obsoleta och att överväga behovet av nya föreskrifter. Forskningsdata är ett område som på senare år uppmärksammats som en viktig resurs för forskningsinfrastrukturer och samhället i stort. Strategiska satsningar och ny lagstiftning skapas på området. Riksarkivets nya föreskrifter om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet ska enkelt kunna tillämpas i tillsammans med de övriga bestämmelser som numera gäller för forskningsdata.

Tidplan:
Arbetet kommer att pågå under 2024 och 2025.

Översyn av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar

Riksarkivet ser över föreskrifterna om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) i sin helhet. En förhoppning är att översynen ska leda till tydligare och mer moderna mediespecifika bestämmelser om arkivvård av elektroniska handlingar. I översynen ingår att se över bestämmelser om strategi och planering, om organisering av hanteringen av handlingarna och om vilka åtgärder samt vilken dokumentation som behövs.

Tidplan:
Arbetet kommer att pågå under 2024.

Översyn av de analoga mediespecifika föreskrifterna om papper, mikrofilm, ritfilm, reprografisk film och magnetband (RA-FS 2006:1-3 och RA-FS 2013:2) samt tekniska krav för dessa (RA-FS 2006:4)

Översynen innefattar att utreda om föreskrifterna ska få en annan struktur med separering utifrån bemyndigandena i 2 respektive 11 §§ arkivförordningen. Det vill säga om de tekniska kraven bör renodlas i en separat föreskrift med stöd av 2 § arkivförordningen och i en separat föreskrift med bestämmelser om hur handlingarna ska hanteras, förvaras, och vårdas med stöd av bemyndigandet i 11 § arkivförordningen. Det planeras bland annat också för uppdateringar med anledning av nya standarder, provmetoder och tekniska krav.

Tidplan:
Påbörjas under 2024.

Översyn av föreskrifter om tekniska krav för elektroniska handlingar

Information om arbetet med föreskrifter och vägledningar om format, att framställa beständiga elektroniska handlingar finns på sidan FormatE.