Inom Arkivering by Design översätts de övergripande kvalitetskraven till praktiskt genomförbara förbättringsåtgärder i processen att implementera ett nytt system eller göra anpassningar i ett befintligt system. Det sker genom en utvärdering av tio kravställningar som även kallas AbD-krav.
Kraven är fördelade på fyra områden, eller kravgrupper, som tar fasta på viktiga aspekter när en systemmiljö designas så att informationen kan förbli hållbar och tillgänglig.
-
Informationsmodellering och klassificering
– hur kan informationen förstås, i vilket sammanhang finns den?
-
Representation, format and metadata
– hur ser informationen ut, hur har dess form förändrats?
-
Gallring och export –
hur rör sig informationen, hur kan den flyttas?
-
Begränsningar och säkerhet
– hur skyddas informationen, hur styrs tillgången?
De tio kravställningarna är länkande till principerna om tillgänglighet och hållbarhet genom de övergripande kvalitetskraven, eller egenskaperna för principerna för Arkivering by Design.
- Sökbar: Sökfält och representation (krav 2.1)
- Nåbar: Behörighet (krav 4.1)
- Läsbar: Sökfält och representation (krav 2.1)
- Tolkningsbar: Metadata (krav 2.3)
- Pålitlig: Informationsvärdering (krav 1.2), Säkerhet (krav 4.2)
- Motståndskraftig: Bevarandeplan (krav 1.3), Export (krav 3.2), Öppna format (krav 2.2)
- Tillräcklig: Informationsmodell (krav 1.1), Informationsvärdering (krav 1.2), Metadata (2.3), Gallring (krav 3.1)
I tabellerna nedan ges en grundläggande översikt över AbD-kraven:
1. Informationsmodellering och klassificering
| Kravställning |
Beskrivning |
| 1.1 Informationsmodell |
Organisationen upprätthåller en informationsmodell för systemet, som omfattar och beskriver samtliga informationsobjekt i systemet. |
| 1.2 Informationsvärdering |
Organisationen har värderat informationen i systemet utifrån definierade värden och risker. |
| 1.3 Bevarandeplanering |
Organisationen har upprättade bevarandeplaner att tillämpa för informationen i systemet. |
2. Representation, format och metadata
| Kravställning |
Beskrivning |
| 2.1 Sökfält och representation |
Varje informationsobjekt har en synlig representation i systemet, och är möjligt att söka fram genom tillgängliga sökfält. |
| 2.2 Formatval |
Informationsobjekten kan lagras, tillgängliggöras och exporteras i öppna och standardiserade eller föreskrivna format. |
| 2.3 Metadata |
Metadata finns kopplat till varje informationsobjekt och är möjlig att exportera med informationsobjektet. Metadata är möjlig att återsöka via sökfält. |
3. Gallring och export
| Kravställning |
Beskrivning |
| 3.1 Gallring |
Informationsobjekten gallras varken tidigare eller senare än som angivits i bevarandeplanen. Gallringen i systemet dokumenteras. |
| 3.2 Export |
Export till annat verksamhetssystem eller system för bevarande sker enligt bevarandeplanering baserad på ekonomiskt hållbar förvaltning och informationssäkerhetnivå. |
4. Begränsningar och säkerhet
| Kravställning |
Beskrivning |
| 4.1 Behörighet |
Rätten till tillgång till informationsobjekten i systemet regleras genom behörighetssystem. |
| 4.2 Säkerhet |
Systemet hanteras i enlighet med tillämpliga informationssäkerhetsbestämmelser. |
