Att använda handlingar och uppgifter

På den här sidan har Riksarkivet samlat generell information om vad som gäller och vad man bör tänka på.

Hemliga uppgifter

Allmänna handlingar

Enligt tryckfrihetsförordningen har alla rätt att ta del av allmänna handlingar, förutom i de fall då handlingarna omfattas av sekretess. Riksarkivet gör alltid en prövning av om det finns uppgifter som omfattas av sekretess innan handlingarna lämnas ut. Ibland kan handlingar lämnas ut med de hemliga uppgifterna maskerade.

Om Riksarkivet har bedömt att en handling kan lämnas ut har man alltid rätt att beställa en kopia, eller själv fotografera av handlingen. Ur sekretessynpunkt finns det ingenting som gör att du inte får sprida eller publicera sådana kopior – digitalt eller på papper.

I vissa sällsynta fall kan man, i samband med att handlingarna lämnas ut, få ett beslut om förbehåll. Ett beslut om förbehåll anger hur uppgifterna får användas. Om du inte har fått något förbehåll så finns det alltså inga hinder, ur sekretessynpunkt, att använda uppgifterna.

Handlingar ur enskilda arkiv

För enskilda arkiv – arkiv från företag, föreningar, privatpersoner eller organisationer – kan det finnas begränsningar i vad du får se. Här gäller varken tryckfrihetsförordningen eller offentlighets- och sekretesslagen. Regler och villkor för tillgänglighet bestäms i stället i avtal mellan Riksarkivet och den som har lämnat in handlingarna. Ibland kan du behöva särskilt tillstånd. Fråga personalen vad som gäller i varje enskilt fall.

Om du har fått ut kopior – digitala eller på papper – eller fått tillstånd att fotografera handlingarna så finns det inga hinder, ur sekretessynpunkt, att använda uppgifterna.

Uppgifter om säkerhetskänslig verksamhet

Det kan vara otillåtet att samla på sig stora mängder uppgifter om säkerhetskänslig verksamhet. Riksarkivet lämnar alltid ut de uppgifter ur allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Även om de enskilda uppgifterna inte är hemliga så kan en sammanställning av uppgifter om exempelvis skyddsobjekt vara straffbart. Den som kartlägger något förhållande av hemlig natur som kan vara till men för Sveriges säkerhet kan i vissa fall riskera att dömas för brottet obehörig befattning med hemlig uppgift.

Uppgifter om personer

Dataskyddsförordningen (GDPR)

Många av de handlingar som finns hos Riksarkivet innehåller personuppgifter – namn, adress, personnummer, fotografier av människor osv. – all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Om man ska behandla personuppgifter måste man följa bestämmelserna i EU:s dataskyddsförordning. I dataskyddsförordningen omfattar begreppet behandla nästan allt som går att göra med uppgifterna – samla in, sprida, lagra, använda, bearbeta, lämna ut, publicera, osv.

Du måste själv ta reda på vilka begränsningar som gäller för din behandling av personuppgifter som du har fått ut från Riksarkivet. Den myndighet som har ansvar, och tillsyn, för dataskydd är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Om ett företag eller en organisation bryter mot dataskyddsförordningen så riskerar de att få betala sanktionsavgifter.

På IMY:s webbplats finns det mera information om vad som gäller.

Förtal

Den som publicerar ärekränkande uppgifter om någon annan riskerar att dömas för brottet förtal, oavsett om uppgifterna är sanna eller osanna.

Upphovsrätt

Den myndighet som har ansvar för upphovsrätt är Patent- och registreringsverket (PRV). På deras webbplats finns det mera information om vad som gäller.

Tillstånd för att använda upphovsrättsligt skyddat material

Den som vill använda ett skyddat verk behöver tillstånd från den som innehar rättigheterna till det. Riksarkivet har i de flesta fall en skyldighet att lämna ut papperskopior av skyddade verk ur arkiven. Men det innebär inte att du som har fått ut en sådan kopia får använda verket utan upphovspersonens tillstånd.

Riksarkivet har sällan eller aldrig övertagit upphovsrätten till de handlingar och verk som förvaras hos Riksarkivet. Riksarkivet kan alltså inte heller utfärda tillstånd för upphovsmannens räkning. Istället måste du vända sig direkt till upphovspersonen eller en upphovsrättsorganisation. Om upphovsmannen är okänd eller inte har några kända arvingar kan det ibland vara svårt att få ett sådant tillstånd.

Den som använder upphovsrättsligt skyddade verk på ett sätt som strider mot bestämmelserna i upphovsrättslagen riskerar att dömas för upphovsrättsbrott.

När upphovsrätt inte gäller

Det finns också handlingar som är helt undantagna från reglerna om upphovsrätt. För författningar, beslut av myndigheter, yttranden av svenska myndigheter samt officiella översättningar av dessa gäller ingen upphovsrätt. Sådana handlingar kan man kopiera och använda så mycket man vill, både på papper och elektroniskt. Däremot gäller upphovsrätt för andra verk som ingår i dessa handlingar, exempelvis kartor, alster av bildkonst, musikaliska verk och diktverk.

Upphovsrätten gäller under upphovsmannens livstid och under 70 år därefter. När upphovsmannen har avlidit bestämmer arvingarna hur verket får användas. Det pågår ett arbete med att märka upp de handlingar som finns tillgängliga i Riksarkivets digitala forskarsal, och som inte omfattas av upphovsrätt, med Public Domain Mark, PDM. Handlingar som är märkta med PDM kan användas fritt.