2011-11-29
Förstudien går över i projekt
Förstudierapporten e-arkiv och e-diarium togs emot positivt av E-delegationen i början av 2011 och i sitt betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg, SOU 2011:27 (se länk till höger) föreslogs att
- Regeringen ska ge Riksarkivet i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter.
- Regeringen ska ge Riksarkivet i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium.
- Regeringen ska tillsätta en utredning för att klarlägga Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium.
Vidare sades att E-delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) för e-arkiv och e-diarium. Specifikationerna ska innehålla de krav som utgör en minsta gemensam nämnare för e-tjänsterna och de ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet kommer att göras i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting.
På uppmaning av E-delegationen initierade riksarkivarie Björn Jordell under sommaren verksprojektet e-Arkiv och e-Diarium – förvaltningsgemensamma specifikationer (e-AD FGS).
2011-02-02
Förstudiens slutrapport:
Gemensamma verksamhetsstöd i offentlig sektor om tre år
Förstudien för e-arkiv och e-diarium har lämnat sin slutrapport till e-delegationen. Rapporten innehåller konkreta förslag till hur gemensamma verksamhetsstöd kan åstadkommas.
- Vår ledstjärna har hela tiden varit att det ska vara lätt, det har vi också skrivit in som vision för projektet, säger Torbjörn Hörnfeldt vid Riksarkivet som haft rollen som färdledare för den nu genomförda förstudien.
I rapporten föreslås att Riksarkivet också i fortsättningen får förtroendet att leda arbetet mot gemensamma verksamhetsstöd för e-arkiv och e-diarium inom statsförvaltningen och i samverkan med kommuner och landsting. Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll i e-förvaltningen bör överlag utredas enligt rapporten och Riksarkivets föreskriftsrätt bör förstärkas.
E-delegationen föreslås tillsätta ett utskott för att driva arbetet med att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium som ska kunna användas för tjänstebaserade lösningar dels för utbyte av information mellan och inom stat, kommuner och landsting, dels med en bredare allmänhet. Specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras under väg och Riksarkivet tar över ansvar för att vidareutveckla och förvalta dem, i samverkan med övriga offentliga intressenter.
Hur den finansieringsmodell som tidigare presenterats av E-delegationen ska tillämpas bör utredas enligt förslagen i rapporten.
- Det har varit svårt att se vad implementering av motsvarande tjänster kostar myndigheterna i dag, det är många faktorer som påverkar kostnaden. Vi har på en höft räknat med mellan 10 och 15 miljoner kronor per införande, vilket skulle innebära ordentliga besparingar i kronor och ören, utöver de effektiviseringar det innebär att myndigheterna kan ägna sig mer åt sin kärnverksamhet än att var och en utvecklar och förvaltar tunga it-system, påpekar Torbjörn Hörnfeldt.
Inom tre år förväntas gemensamma verksamhetsstöd finnas på banan, om planen följs enligt förslagen i rapporten.
Förslaget kommer att beredas inom E-delegationen. Vissa delar kan komma att tas upp redan i nästa betänkande, den 20 mars.
Förstudien har bemannats dels av personal från Riksarkivet, dels av medlemmar från fem deltagande myndigheter, nämligen Bolagsverket, Tillväxtverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Arbetsförmedlingen samt SKL (Sveriges kommuner och landsting).
[PDF]
Rapport förstudie e-arkiv och e-diarium
[PDF]
Bilagor till Rapport förstudie e-arkiv och e-diarium
2010-12-22
Tidplanen för förstudien har förskjutits - slutrapport lämnas i februari
Förstudien e-arkiv och e-diarium har avrapporterats till förstudiens styrgrupp den 15 december och till e-delegationens arbetsgrupp den 16 december i enlighet med förstudieplanen. Vid båda mötena framfördes att rapporten borde ses över redaktionellt och förtydligas vad gäller de framlagda förslagen. Det beslutades även att ett avslutande styrgruppsmöte skulle hållas i slutet av januari innan den omarbetade rapporten lämnas till e-delegationen.
2010-11-24
Förstudien e-arkiv och e-diarium följer tidplan
Förstudien befinner sig nu, enligt plan, i ett intensivt skede där vi i en förstudierapport sammanställer den kunskap vi fått, de slutsatser vi kunnat dra och följden av dessa slutsatser. Förstudierapporten ska utgöra ett beslutsunderlag om inriktning för ett fortsatt arbete med vidareutveckling av e-tjänsterna e-arkiv och e-diarium.
Förstudien löper enligt plan, rapporten överlämnas till E-delegationen i mitten av december 2010.
På förekommen anledning vill vi från förstudien också tydliggöra att organisationer med ambitioner avseende införande av nämnda e-tjänster inte behöver avvakta dessa med anledning av förstudien.
2010-09-30
Förstudien e-arkiv och e-diarium befinner sig just nu i beredningsfasen, dvs. vi kartlägger de många behoven av tjänsterna, ur organisationernas och ur medborgarnas perspektiv.
Nästa steg är att analysera behoven bland annat ur lönsamhets- och sårbarhetsperspektiv. Den sammanvägda bedömningen ger oss möjlighet att beskriva färdriktningar och föreslå hur genomförandet kan göras på kort och lång sikt. Förhoppningen är att vi även ska kunna belysa visioner och strategier för tjänsterna.
Vi vill än en gång poängtera att det är en förstudie vi driver. Resan vi påbörjat tar inte slut i och med att förstudien avslutas, det är snarare inledningen på en färd in i framtidens informationsförsörjning.
Vi är på väg.
2010-08-27
I december 2010 ska arbetet i förstudien om e-tjänsterna e-arkiv och e-diarium ha utmynnat i ett underlag till E-delegationen, som ger dem tillräcklig information för att fatta beslut om hur arbetet för att förverkliga tjänsterna ska drivas vidare.
E-delegationen har i sina betänkanden konstaterat att man för att förverkliga en elektronisk förvaltning bland annat bör skapa gemensamma verksamhetsstöd inom områdena ekonomi och personal. Då kan man frigöra resurser för kärnverksamheten och öka kvaliteten i stödverksamheten. Samma fördelar kan uppnås med en samordning av funktionerna för e-arkiv och e-diarium.
Riksarkivet är färdledare för en förstudie rörande e-tjänsterna e-arkiv och e-diarium för offentlig verksamhet som startats på initiativ av E-delegationen. Förstudien ska avrapporteras i december 2010 och då ge E-delegationen tillräckligt underlag för att besluta om fortsatt färdriktning för utvecklingen av e-tjänsterna inom offentlig verksamhet.
Förstudien bemannas dels av personal från Riksarkivet, dels av medlemmar från fem deltagande myndigheter, nämligen Bolagsverket, Tillväxtverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Arbetsförmedlingen samt SKL (Sveriges kommuner och landsting).
- Vi har märkt ett stort intresse av att följa förstudien också av andra myndigheter. De hör av sig till oss med frågor och funderingar. Vi välkomnar detta och hoppas att vi ska kunna presentera vårt uppdrag och förmedla våra resultat så tydligt som möjligt till alla som är intresserade, säger Björn Skog, projektledare.
Förstudiens planeringsfas avslutas under augusti månad, sedan vidtar informationsinhämtningen. I oktober beräknas underlaget vara inhämtat och analyserna tar vid. Sammanställningen görs under november-december för att kunna överlämna rapporten till E-delegationen under december. Därefter fattar E-delegationen beslut om eventuell fortsättning av arbetet.
- Det är viktigt att understryka att det vi gör nu är en förstudie, som ska resultera i underlag för beslut, säger Björn Skog. Vi kommer inte att leverera några färdiga produkter, vi kommer att visa på möjliga vägar att utveckla för staten gemensamma lösningar för e-arkiv och e-diarium.
På den här sidan kommer vi löpande informera om hur förstudien fortskrider. Du är också välkommen att kontakta projektkontoret med frågor och synpunkter, se adress nedan.
E-delegationen har dessutom en sida på Facebook där du kan följa delegationens arbete och ett erfarenhetsforum där du kan diskutera frågorna. Länkar till båda platserna hittar du här i högerspalten.
