Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor

Bemyndigande

11 § och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2007-04-02

Dag för ikraftträdande

2007-07-01

Diarienummer

231-2005/4396

Anmärkningar

Författningen upphäver myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS). RA-MS 2000:43 och 2001:53 får tillämpas på handlingar tillkomna till och med juni månad 2007.

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-MS 1998:25
• upphävs RA-MS 2000:43
• upphävs RA-MS 2001:51
• ändras RA-MS 2001:53

Dessa föreskrifter är

• ändrade och omtryckta genom RA-FS 2008:3 (omtryck)
• ändrade och omtryckta genom RA-FS 2011:2 (omtryck)
• ändrade genom RA-FS 2013:5 (ändr. bil.)
• ändrade genom RA-FS 2016:2 (ändr. 3 §, ändr. bil.)
• upphävda genom RA-FS 2018:1 (upphävda genom RA-FS 2018:1)

Övriga dokument

• PM 07-04-02 RA-FS 2007-1.pdf

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; beslutade den 2 april 2007. Riksarkivet beslutar med stöd av 11 § och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) följande föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. Omfattning 1 § Denna författning omfattar handlingar vid antagning och utbildning av studenter enligt högskoleförordningen (1993:100) och andra författningar som hänvisar till högskoleförordningen. 2 § Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6)1 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Allmänna råd. Avser t.ex. kopior där huvudexemplaret förvaras vid myndigheten och meddelanden av rutinmässig karaktär. __________ 1. Ändrade RA-FS 1997:6. __________ Tillämpningsområde 3 § Författningen gäller för - universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 § första stycket högskoleförordningen (1993:100), - sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna omfattar verksamhet enligt 1 § denna författning och härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och - Verket för högskoleservice enligt 1 § första stycket, första strecksatsen förordningen (1995:943) med instruktion för Verket för högskoleservice Bevarande och gallring 4 § Handlingar som inte får gallras i enlighet med denna författning skall bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Allmänna råd. För att upptagningar för automatiserad behandling skall betraktas som bevarade i ursprungligt skick, skall de kunna presenteras upprepat över tiden i elektronisk form. 5 § I förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor finns föreskrifter om bevarande och gallring av uppgifter i antagningsregister respektive studieregister. 6 § Handlingar i ärenden som överklagas skall undantas från gallring. Gallring och återlämnande 7 § Handlingar som redovisas i bilaga till dessa föreskrifter får gallras eller återlämnas med angivna frister. Överföring till annat medium 8 § Handlingar som får gallras enligt 7 § får överföras och konverteras till annat medium under den tid de bevaras. Efter överföring får de ursprungliga handlingarna gallras med gallringsfrister som myndigheten själv fastställer. Dokumentation 9 § Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av denna författning. Framställning, hantering och vård 10 § Bestämmelser om hur handlingar skall framställas, hanteras och vårdas finns i Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter. _____________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2007. 2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:25) om gallring hos Umeå universitet. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:43) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:51) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor med konstnärliga utbildningar. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:53) om gallring hos Verket för högskoleservice. 3. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:43) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor och Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:51) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor med konstnärliga utbildningar, får tillämpas på handlingar tillkomna t.o.m. juni månad 2007 . TOMAS LIDMAN Håkan Lövblad _________ Bilaga Handlingar som får gallras enligt 7 §. Allmänt råd: Reglerna i denna bilaga är utformad som medgivanden att gallra, dvs. vissa handlingar får gallras efter en viss tid. Detta innebär att myndigheten kan bevara handlingar för vilka gallring medges. Handlingar: H Bevarande/gallring m.m.: B/G Allmänna råd: A Antagning H: Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå B/G: Får gallras 2 år efter beslut om antagning. Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student skall bevaras om studenten inte formellt är antagen. Anmälan med bilagor för den som är antagen till utbildning på forskarnivå skall bevaras. A: Förutsätter registrering i antagnings- eller studieregister. H: Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen B/G: Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning. A: Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras. Dokumentationen bör bevaras i 2 år efter beslut om antagning. H: Inkomna svarshäften, högskoleprovet B/G: Får gallras efter utgången av det kalenderhalvår som infaller 5 år efter provtillfället. Inkomna svarshäften på papper får gallras tidigast 1 år efter provtillfället efter överföring till annat medium. A: Regleringen av gallring efter överföring till annat medium är ett undantag från 8 §. Bidrag m.m. H: Handlingar i ärende om utbildningsbidrag B/G: Får gallras 10 år efter beslut. Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats bidrag skall bevaras. H: Handlingar i ärende om tilldelning av internt utlysta medel och stipendium B/G: Får gallras 10 år efter beslut2. [2. Enligt 6 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RAFS 1999:1) om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, bör ansökan och beslut om beviljade medel i forskningsprojekt undantas från gallring.] Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats medel eller stipendium skall bevaras. A: Avser inte registrerad stiftelse. Omfattar även ansökan från anställda vid universitet och högskolor. Utbildning H: Skriftliga provsvar B/G: Får återlämnas till student efter betygsättning. Ett exemplar av provformulär skall bevaras. A: Förutsätter registrering i studieregister. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år. H: Handledarrapporter B/G: Får gallras 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. A: Avser lärarutbildningar H: Studenternas praktikrapporter/ dagboksrapporter B/G: Får gallras 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. A: Avser lärarutbildningar H: Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå B/G: Får gallras 5 år efter betygsdatum. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse skall bevaras. För uppsatser på kurser där 60 högskolepoäng utgör den högsta nivån skall särskild ställning tas till ett eventuellt bevarande. A: Förutsätter registrering i studieregister. H: Kursvärderingar B/G: Får gallras 2 år efter att sammanställning upprättats. Sammanställning skall bevaras. H: Ansökan med bilagor om examensbevis eller kursbevis B/G: Får gallras 2 år efter att examensbevis eller kursbevis utfärdats eller beslut fattats. Examensbevis och kursbevis skall bevaras. A: Förutsätter registrering i studieregister om att bevis utfärdats. Studieregister H: Underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister. Handlingar i ärenden enligt högskoleförordningen omfattas inte av gallringsmedgivandet, som t.ex. handlingar i ärenden om tillgodoräknande av studier. B/G: Får gallras efter tidpunkt/frist som fastställs av myndigheten. A: Vid fastställandet av tidpunkt skall uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan - föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts, - tidsfrist för revision och preskription har gått ut och - betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.

Till sökformuläret för RA-FS