Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor

Bemyndigande

11 och 12§§ arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2008-04-23

Dag för ikraftträdande

2008-07-01

Diarienummer

Anmärkningar

Ändringen avser dels 3 § Tillämpningsområde, dels bilagan till 7 § avseende skriftliga prov, uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå och ansökan med bilagor om examensbevis eller kursbevis.

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-MS 2002:26
• upphävs RA-MS 2003:59
• ändras och omtrycks RA-FS 2007:1 (omtryck)

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2018:1 (upphävda genom RA-FS 2018:1)

Övriga dokument

Författningens text

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; beslutade den 23 april 2008. Riksarkivet beslutar med stöd av 11 § och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) i fråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor att 3 § och bilagan skall ha följande lydelse från den dag dessa föreskrifter träder i kraft. Föreskrifterna kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag dessa föreskrifter träder i kraft. Omfattning 1 § Denna författning omfattar handlingar vid antagning och utbildning av studenter enligt högskoleförordningen (1993:100) och andra författningar som hänvisar till högskoleförordningen. 2 § Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6)1 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 1. Ändrade RA-FS 1997:6 Allmänna råd. Avser t.ex. kopior där huvudexemplaret förvaras vid myndigheten och meddelanden av rutinmässig karaktär. Tillämpningsområde 3 § Författningen gäller för - universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 § första stycket högskoleförordningen (1993:100)2 , - sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna omfattar verksamhet enligt 1 § denna författning och härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, - Verket för högskoleservice enligt 1 § första stycket, första strecksatsen förordningen (2007:1291) med instruktion för Verket för högskoleservice, och - Rikspolisstyrelsen i tillämpliga delar för den utbildning som avses i 2 § polisutbildningsförordningen (1999:740). 2. Från och med 2008-01-01 har Försvarshögskolan infogats i bilaga 1 till högskoleförordningen (1993:100). Bevarande och gallring 4 § Handlingar som inte får gallras i enlighet med denna författning skall bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Allmänna råd. För att upptagningar för automatiserad behandling skall betraktas som bevarade i ursprungligt skick, skall de kunna presenteras upprepat över tiden i elektronisk form. 5 § I förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor finns föreskrifter om bevarande och gallring av uppgifter i antagningsregister respektive studieregister. 6 § Handlingar i ärenden som överklagas skall undantas från gallring. Gallring och återlämnande 7 § Handlingar som redovisas i bilaga till dessa föreskrifter får gallras eller återlämnas med angivna frister. Överföring till annat medium 8 § Handlingar som får gallras enligt 7 § får överföras och konverteras till annat medium under den tid de bevaras. Efter överföring får de ursprungliga handlingarna gallras vid tidpunkt som myndigheten själv fastställer. Dokumentation 9 § Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av denna författning. Framställning, hantering och vård 10 § Bestämmelser om hur handlingar skall framställas, hanteras och vårdas finns i Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter. _______ 1. Denna författning 3 träder i kraft den 1 juli 2007. 2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:25) om gallring hos Umeå universitet. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:43) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:51) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor med konstnärliga utbildningar. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:53) om gallring hos Verket för högskoleservice. 3. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:43) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor och Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:51) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor med konstnärliga utbildningar, får tillämpas på handlingar tillkomna t.o.m. juni månad 2007. _______ 1. Denna författning 4 träder i kraft den 1 juli 2008. 2. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2002:26) om återlämnande och gallring hos Rikspolisstyrelsen. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2003:59) om gallring hos Försvarshögskolan. 3. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2003:59) om gallring hos Försvarshögskolan, får tillämpas på handlingar tillkomna t.o.m. december månad 2007. 3 RA-FS 2007:1 4 RA-FS 2008:3 TOMAS LIDMAN Per Jansson _____ RA-FS 2008:3 Bilaga Handlingar som får gallras enligt 7 §. Allmänt råd: Reglerna i denna bilaga är utformade som medgivanden att gallra, dvs. vissa handlingar får gallras efter en viss tid. Detta innebär att myndigheten kan bevara handlingar för vilka gallring medges. Handlingar Bevarande/gallring m.m. Allmänna råd. Antagning Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen som inte registrerats i studieregister, t.ex. inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras. Anmälan med bilagor till utbildning på forskarnivå Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen bör anmälan och bilagor, som inte arkiverats av myndigheten, och tryckta skrifter som saknar bibliografiska referenser, bevaras. Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning. Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras. Dokumentationen bör bevaras i 2 år efter beslut om antagning. Inkomna svarshäften, högskoleprovet Får gallras efter utgången av det kalenderhalvår som infaller 5 år efter provtillfället. Inkomna svarshäften på papper får gallras tidigast 1 år efter provtillfället efter överföring till annat medium. Regleringen av gallring efter överföring till annat medium är ett undantag från 8 §. Bidrag m.m. Handlingar i ärende om utbildningsbidrag Får gallras 10 år efter beslut. Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats bidrag skall bevaras. Handlingar i ärende om tilldelning av internt utlysta medel och stipendium Får gallras 10 år efter beslut.3 Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats medel eller stipendium skall bevaras. Avser inte registrerad stiftelse. Omfattar även ansökan från anställda vid universitet och högskolor. 3 Enligt 6 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1999:1) om gallring av handlingar i statliga myndigheters foskningsverksamhet, bör ansökan om beslut om bevivljade medel i forskningsprojekt undantas från gallring. Utbildning Skriftliga provsvar Får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får gallras två år efter betygsättning. Ett exemplar av provformulär skall bevaras. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år. Handledarrapporter Får gallras 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. Avser lärarutbildningar. Studenternas praktikrapporter/dagboksrapporter Får gallras 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. Avser lärarutbildningar. Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå Får gallras 5 år efter betygsdatum om betyg registrerats i studieregister. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse skall bevaras. För uppsatser på kurser där 60 högskolepoäng utgör den högsta nivån skall särskild ställning tas till ett eventuellt bevarande. Kursvärderingar Får gallras 2 år efter att sammanställning upprättats.Sammanställning skall bevaras. Ansökan med bilagor om examensbevis eller kursbevis Får gallras 2 år efter att examensbevis eller kursbevis utfärdats, om detta registrerats i studieregister, eller att beslut om avslag fattats. Examensbevis och kursbevis skall bevaras. Studieregister Underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister. Handlingar i ärenden enligt högskoleförordningen omfattas inte av gallringsmedgivandet, som t.ex. handlingar i ärenden om tillgodoräknande av studier. Får gallras vid tidpunkt som fastställs av myndigheten. Vid fastställandet av tidpunkt skall uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan - föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts, - tidsfrist för revision och preskription har gått ut och - betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.

Till sökformuläret för RA-FS