Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor

Bemyndigande

11 § och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2011-11-24

Dag för ikraftträdande

2011-12-15

Diarienummer

Anmärkningar

Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2003:59) om gallring hos Försvarshögskolan, får tillämpas på handlingar tillkomna t.o.m. december månad 2007.

Genom dessa föreskrifter

• ändras och omtrycks RA-FS 2007:1 (omtryck)

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2018:1 (upphävda genom RA-FS 2018:1)

Övriga dokument

Författningens text

RA-FS 2011:2 Omtryck Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; beslutade den 24 november 2011. Riksarkivet föreskriver, med stöd av 11 § och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446), följande ändringar i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor (RA-FS 2007:1)1 , att tidigare 5 och 10 §§ upphävs, att rubrik närmast före 10 § utgår samt att 3 § och bilagan ska ha följande lydelse. Omfattning 1 § Denna författning omfattar handlingar vid antagning och utbildning av studenter enligt högskoleförordningen (1993:100) och andra författningar som hänvisar till förordningen. Allmänna råd; Grundläggande föreskrifter om bevarande och gallring av uppgifter i antagningsregister respektive studieregister finns i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. 2 § Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) 2 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Allmänna råd; Avser exempelvis kopior där huvudexemplaret förvaras vid myndigheten och meddelanden av rutinmässig karaktär. Tillämpningsområde 3 § Författningen gäller för - universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 § första stycket högskoleförordningen (1993:100), - sådana organ som avses i 2 kap. 4§ andra stycket, första meningen Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna omfattar verksamhet enligt 1 § denna författning och härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, - Verket för högskoleservice enligt 1 § första stycket, första strecksatsen förordningen (2007:1291) med instruktion för Verket för högskoleservice, och - Rikspolisstyrelsen i tillämpliga delar för den utbildning som avses i 2 § polisutbildningsförordningen (1999:740). 1 Ändrade RA-FS 2008:3 2 Ändrade RA-FS 1997:63 Bevarande och gallring 4 § Handlingar som enligt dessa föreskrifter inte får gallras ska bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Allmänna råd: För att elektroniska handlingar ska betraktas som bevarade i ursprungligt skick ska de kunna presenteras i den form och med det innehåll som dessa hade när de skapades. Presentationen ska kunna göras upprepade gånger över tiden. 5 § Upphävd 6 § Handlingar i ärenden som överklagas ska undantas från gallring. Gallring och återlämnande 7 § Handlingar som redovisas i bilaga till dessa föreskrifter får återlämnas eller gallras i enlighet med angivna frister i bilagan. Överföring till annat medium 8 § Handlingar som får gallras enligt 7 § får överföras och konverteras till annat medium för den tid dessa ska bevaras. Efter överföring får de ursprungliga handlingarna gallras vid den tidpunkt som myndigheten själv fastställer. Dokumentation 9 § Myndigheten ska dokumentera hur denna författning har tillämpats och vilka kriterier som legat till grund för myndighetens beslut om gallring. Framställning, hantering och vård Rubriken har utgått 10 § Upphävd ___________________ RA-FS 2007:1 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2007. 2. Genom denna författning upphävs: - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1998:25) om gallring hos Umeå universitet. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:43) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:51) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor med konstnärliga utbildningar. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:53) om gallring hos Verket för högskoleservice. 3. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2000:43) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor och Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2001:51) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor med konstnärliga utbildningar, får tillämpas på handlingar tillkomna t.o.m. juni månad 2007. _______ RA-FS 2008:3 1. Denna författning träder i kraft den 16 juni 2008. 2. Genom denna författning upphävs: - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2002:26) om återlämnande och gallring hos Rikspolisstyrelsen. - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2003:59) om gallring hos Försvarshögskolan. 3. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2003:59) om gallring hos Försvarshögskolan, får tillämpas på handlingar tillkomna t.o.m. december månad 2007. _______ RA-FS 2011:2 1. Denna författning träder i kraft den 15 december 2011. 2. Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2003:59) om gallring hos Försvarshögskolan, får tillämpas på handlingar tillkomna t.o.m. december månad 2007. BJÖRN JORDELL Britt-Marie Östholm RA-FS 2011:2 Bilaga Handlingar som får gallras enligt 7§. Allmänna råd: Reglerna i denna bilaga är utformade som medgivanden att gallra, dvs. vissa handlingar får gallras efter en viss tid. Detta innebär att myndigheten kan bevara handlingar för vilka gallring medges. 1. Handlingar 2. Bevarande/gallring m.m. 3. Allmänna råd Antagning 1. Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå 2. Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen som inte registrerats i studieregister, exempelvis inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras. 1. Anmälan med bilagor till utbildning på forskarnivå 2. Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen, vars anmälan och bilagor inte arkiverats av myndigheten, bör dessa handlingar samt tryckta skrifter som saknar fullständiga bibliografiska referenser, bevaras. 1. Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen 2. Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning. Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras. Dokumentationen bör bevaras i 2 år efter beslut om antagning. 1. Inkomna svarshäften, högskoleprovet 2. Får gallras efter utgången av det kalenderhalvår som infaller 5 år efter provtillfället. Inkomna svarshäften på papper får gallras tidigast 1 år efter provtillfället efter överföring till annat medium. 3. Regleringen av gallring efter överföring till annat medium är ett undantag från 8 §. Bidrag m.m. 1. Handlingar i ärende om utbildningsbidrag 2. Får gallras 10 år efter beslut. Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats bidrag ska bevaras. 1. Handlingar i ärende om tilldelning av internt utlysta medel och stipendium 2. Får gallras 10 år efter beslut. Handlingar i ärende som inte beviljats får gallras 2 år efter beslut. Dokumentation av vilka som sökt och beviljats medel eller stipendium ska bevaras. Bestämmelsen omfattar även ansökan från anställda vid universitetet och Högskolor. Bestämmelsen avser dock inte registrerad stiftelse. 3. Enligt 6 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1999:1) om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, bör ansökan och beslut om beviljade medel i forskningsprojekt undantas från gallring. Utbildning 1. Skriftliga provsvar 2. Får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Ett exemplar av provformulär ska bevaras. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats. 1. Handledarrapporter från verksamhetsförlagd utbildning med bilagor 2. Får gallras 2 år efter avslutad delkurs eller utbildning. Rapporter får inte gallras om dessa legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i studieregister. 1. Studenters rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning med bilagor 2. Får återlämnas till studenten efter avslutad delkurs eller utbildning efter det att betyg registrerats i studieregister. Rapporter och bilagor som inte har återlämnats får gallras 2 år efter det att betyget registrerats i registret. 3. Med bilagor avses utlåtanden från arbetsplatser och annan dokumentation som bildar underlag till rapporten. Rapporter från praktik eller Verksamhetsförlagd utbildning som bedöms ha värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse bör bevaras. 1. Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå 2. Får gallras 5 år efter betygsdatum om betyg registrerats i studieregister. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. För uppsatser på kurser där 60 högskolepoäng utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till ett eventuellt bevarande. 1. Kursvärderingar 2. Får gallras 2 år efter att sammanställning upprättats. Sammanställning ska bevaras. 1. Ansökan med bilagor om examensbevis eller kursbevis 2. Får gallras 2 år efter att examensbevis eller kursbevis utfärdats, om detta registrerats i studieregister, eller att beslut om avslag fattats. Examensbevis och kursbevis ska bevaras. Studieregister 1. Underlag för kontroll och verifiering av uppgifter i studieregister. Handlingar i ärenden enligt högskoleförordningen omfattas inte av gallringsmedgivandet, som exempelvis handlingar i ärenden om tillgodoräknande av studier. 2. Får gallras vid tidpunkt som fastställs av myndigheten. 3. Vid fastställandet av tidpunkt är det viktigt att uppmärksamma att handlingarna inte gallras innan - föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts, - tidsfrist för revision och preskription har gått ut och - betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.

Till sökformuläret för RA-FS