Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar

Bemyndigande

12 och 16§§ arkivförordningen (1991:446) och 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring

Beslutsdatum

2004-10-27

Dag för ikraftträdande

2005-01-01

Diarienummer

Anmärkningar

RA-FS 1998:1 får tillämpas på räkenskapshandlingar tillkomna t.o.m. räkenskapsåret 2000.

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-FS 1998:1
• upphävs RA-FS 2000:2
• upphävs RA-FS 2001:2

Dessa föreskrifter är

• ändrade genom RA-FS 2012:4 (ändr. 1, 2 §§.)
• upphävda genom RA-FS 2015:2

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar; RA-FS 2004:3 beslutade den 27 oktober 2004. Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 och 16§§ arkivförordningen (1991:446) och 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Tillämpning 1 § Följande föreskrifter gäller för - statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, - sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och - sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar. Föreskrifterna gäller endast myndigheter som omfattas av förordningarna som uppräknas i 2 §. Vad som sägs i denna författning gäller också andra organ som avses i första stycket, om något annat inte framgår av sammanhanget. 2 § Med räkenskapshandlingar avses sådana allmänna handlingar som uppstår i de verksamheter som föreskrivs i förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, eller allmänna handlingar som uppstått i verksamheter enligt motsvarande tidigare gällande författningar. 3 § Riksarkivet kan i särskilda fall besluta om undantag från dessa föreskrifter. Allmänna råd Undantag kan t.ex. medges om tillgängligheten och överblickbarheten över myndighets räkenskapshandlingar kan möjliggöras även efter överföring till annan databärare. Definitioner 4 § I denna författning avses med databärare: fysiskt underlag för handlingar/uppgifter (t.ex. magnetband, hårddisk), medium: medel och metoder för överföring och lagring av information (t.ex. ADB, mikrografi), gallra: förstöra allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför - informationsförlust, - förlust av möjliga informationssammanställningar, - förlust av sökmöjligheter eller - förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Gallring 5 § Med de begränsningar som följer av 7 § får myndigheten gallra räkenskapshandlingar i enlighet med bilagan. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bilagan även handlingar som skall bevaras. 6 § Allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. kopior av handlingar, får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Förutsättningar för gallring 7 § Gallring får endast ske av räkenskapshandlingar som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt 2 §. En räkenskapshandling skall undantas från gallring om den har betydelse för - styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, - annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, - beräkning av pensionsgrundande inkomst, - myndighets internationella åtaganden, - statistikframställning, utvärdering eller forskning och - förståelsen av andra handlingar som bevaras. Allmänna råd Myndighet bör även överväga om verifikationer hörande till vissa verksamheter eller verifikationer som överförts och/eller lagras på medium för ADB eller mikrografi skall undantas från gallring. Dokumentation 8 § Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av denna författning. Allmänna råd Det bör framgå hur sammanställningar av uppgifter i myndighetens redovisningssystem motsvaras av räkenskapshandlingar i bilagan. Myndigheten bör även dokumentera undantag från gallring enligt 7 §. 9 § Ytterligare föreskrifter om dokumentation av ADB-upptagningar finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994, ändrade RA-FS 2003:2) om upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar). Utlån 10 § Myndighet får låna ut verifikationer i original till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU). En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden. ____________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2005. 2. Denna författning skall tillämpas på räkenskapshandlingar fr.o.m. det räkenskapsår som börjar 2001-01-01. Författningen får tillämpas på räkenskapshandlingar fr.o.m. det räkenskapsår som börjar 1993-07-01. 3. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1998:1) om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ, och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2001:2) om utlån av räkenskapsverifikationer i vissa fall till utländsk myndighet. 4. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1998:1) om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ, får tillämpas på räkenskapshandlingar tillkomna t.o.m. räkenskapsåret 2000. Tomas Lidman Håkan Lövblad ____________ Bilaga till RA-FS 2004:3 Förkortningar: FÅB: Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag FBF: Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Räkenskapshandling Bevarande Gallring Räkenskapshandling: Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, 3 § 4. b) FBF. Bevarande: Regleringsbrev, avtal, kontrakt, beslutshandlingar, bevis, donationsförordnanden och handlingar rörande lån, fordringar, investeringar, marknadsstrategier, försäkring, förvaltningsuppdrag, m.m., skall bevaras. Gallring: Rutinbetonad korrespondens, t.ex. avräkningsnotor och blanketter för rekvisition för mervärdesskatt, och avtal av en art och omfattning som är frekvent förekommande och som inte enligt 3 § eller 7 § dessa föreskrifter skall undantas gallring, får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Räkenskapshandling: Uppgifter som är av betydelse för att det skall gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen, 3 § 4. c) och 12 § FBF. Bevarande: Instruktioner om redovisningsprinciper, värderingsnormer, prisöverenskommelser, rättelseposter m.m. , skall bevaras. Gallring: Instruktioner och program till programmerbara kassaapparater, kontokuranter, lagerinventeringslistor, m.m. får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Räkenskapshandling: Grundbokföring, 8 § FBF. Bevarande: De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok), skall bevaras. Räkenskapshandling: Huvudbokföring, 8 § FBF. Bevarande: De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), skall bevaras. Räkenskapshandling: Sidoordnad bokföring, 11 § FBF. Bevarande: De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, skall bevaras. Räkenskapshandling: Verifikationer, 13 § FBF. Bevarande: Verifikationer som enligt 3 § eller 7 § dessa föreskrifter skall undantas gallring, skall bevaras. Gallring: Övriga verifikationer får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Räkenskapshandling: Systemdokumentation och behandlingshistorik, 18 § FBF och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem Bevarande: Bevaras i de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring. Till detta kommer den dokumentation som bevaras enligt vad som anges i 9 §. Gallring: Övrig systemdokumentation och behandlingshistorik får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Räkenskapshandling: Årsredovisning, 19 § FBF och 2 kap. 4 §, 10 kap. 1 § FÅB Bevarande: Bevaras. Räkenskapshandling: Specifikation till årsredovisningen, 20 § FBF Bevarande: Bevaras. Räkenskapshandling: Rapportering till och från statsredovisningen, 21 § FBF och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem Bevarande: Register över myndigheter som tillhör den statliga redovisningsorganisationen, skall bevaras hos Ekonomistyrningsverket. Inrapporterade uppgifter avseende underlag för finansiellt sparande klassificerade och fördelade myndighetsvis per räkenskapsår, skall bevaras hos Ekonomistyrningsverket. Gallring: Myndighets rapportering för hela räkenskapsåret som visar att denna överensstämmer med årsredovisningen får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Övriga inrapporterade uppgifter får hos Ekonomistyrningsverket gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Räkenskapshandling: Dokumentation av organisation och rutiner, 22 § FBF Bevarande: Förteckning över behörigheten att förfoga över myndighetens medel, inventeringsprotokoll, register över inventarier och anläggningstillgångar m.m. per räkenskapsår, skall bevaras Gallring: Dokumentation av uttag på Statsverkets checkräkning, betalningar, avstämningar och kontroll m.m. får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Räkenskapshandling: Delårsrapport med specifikation, 8 kap, 10 kap. 2 § FÅB Gallring: Får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Räkenskapshandling: Budgetunderlag, 9 kap. 3 § FÅB. Bevarande: Bevaras. Räkenskapshandling: Beräkningsunderlag, 9 kap. 3 a § FÅB fr.o.m. 2004-04-01. Bevarande: Bevaras. Räkenskapshandling: Särskild rapport som underlag för regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 4 § FÅB. Bevarande: Bevaras. Räkenskapshandling: Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § FÅB. Bevarande: Bevaras. Räkenskapshandling: Nationalräkenskaper, bilagan till förordningen (2001:100) om officiell statistik. Bevarande: Bevaras hos Statistiska Centralbyrån. Räkenskapshandling: Utfallet av statsbudgeten, bilagan till förordningen (2001:100) om officiell statistik. Bevarande: Utfallet av statsbudgeten, månatligen och de årliga underlagen till årsredovisningen för staten inklusive utfallet på statsbudgeten, bevaras hos Ekonomistyrningsverket.

Till sökformuläret för RA-FS