Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ

Bemyndigande

12§ 1 st arkivförordningen (1991:446) och 2 § förordningen (1994:1495) om överlämande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring

Beslutsdatum

1998-10-19

Dag för ikraftträdande

1998-12-01

Diarienummer

Anmärkningar

RA-FS 1998:1 får tillämpas på räkenskapshandlingar tillkomna t.o.m. räkenskapsåret 2000

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-FS 1993:4

Dessa föreskrifter är

• ändrade genom RA-FS 2000:2
• upphävda genom RA-FS 2004:3

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ; beslutade den 19 oktober 1998 RA-FS 1998:1 Med stöd av 12§ 1 st arkivförordningen (1991:446) och 2 § förordningen (1994:1495) om överlämande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, beslutar Riksarkivet, efter samråd med Ekonomistyrningsverket, följande föreskrifter om gallring (dnr RA 30-3031-98). Inledning Dessa föreskrifter och allmänna råd är avsedda att styra och utgöra ett stöd för statliga myndigheters planering och styrning av arkivbildningen inom det ekonomiadministrativa verksamhetsområdet. Föreskrifternas tillämpning förutsätter självständiga bedömningar av respektive myndighet. Av praktiska skäl medtas även handlingar som skall bevaras hos samtliga myndigheter. Tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för - statliga myndigheter som lyder under regeringen, dock med undantag för Riksgäldskontoret, - sådana enskilda organ som avses i förordningen (1994:1495) om överlämande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, såvitt gäller organens förvaring av statliga myndigheters allmänna handlingar, - allmänna försäkringskassor, samt, i tillämpliga delar - sådana enskilda organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna / datamängderna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen. Definition av räkenskapshandlingar 2 § Med räkenskapshandling förstås sådana handlingar som är av betydelse för att det skall gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen. Allmänna råd. Genom räkenskapshandlingarna skall verifieringskedjan säkerställas. Med verifieringskedja avses därvid de hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att följa bokföringsposterna från verifikation, via den löpande bokföringen till årsbokslut och omvänt. Med räkenskapshandlingar förstås således sådana handlingar som avses i a) Förordningen (1996:882) om myndigheters årsredovisning m.m.: . 5 och 20 §§: årsredovisning . 14 och 21 §§: delårsrapport b) Bokföringsförordningen (1979:1212): . 3 §: månatlig rapportering av - inkomster och utgifter som avräknats mot anslag - inkomster som avräknats mot inkomsttitlar - realekonomiskt indelade inkomster och utgifter . 5 § första stycket: grundbokföring . 6 § första stycket: huvudbokföring . 6 § andra stycket: sidoordnad redovisning . 7 § första stycket: verifikation . 7 § andra stycket: handling som verifikation hänvisar till . 11 § och 14 §: årsbokslut med bilagor . 21 § första stycket: beskrivning över redovisningssystemet inklusive kontoplan . 21 § andra stycket: systemdokumentation och behandlingshistorik Med räkanskapshandlingar förstås i denna författning även . dispositionsrättigheter . avtal som legat till grund för ekonomiska händelser (t.ex. EDI-avtal enl. ESV:s allmänna råd till 7 § bokföringsförordningen [1979:1212]), . underlagshandlingar till resultatredovisningar, . lagerinventeringslistor, samt . kontoutdrag och dylikt från postgiro eller bankgiro. Myndigheten bör fortlöpande särskilt dokumentera vilka systemspecifika handlingar som motsvarar respektive typ av räkenskapshandling enlligt ovanstående definition. Om man inte utvecklat systemet själv, så bör sådan dokumentation tillhandahållas av systemförvaltaren / leverantören. Omfattning m.m. 3 § Föreskrifterna omfattar såväl maskinläsbara som visuellt läsbara allmänna handlingar som utgör huvudexemplar av räkenskapshandlingar enligt definitionen i 2 §, dock inte handlingar hörande till ekonomisystem för vilka särskilda gallringsföreskrifter har beslutats av Riksarkivet eller Datainspektionen. Allmänna råd. I de fall myndigheter som ingår i större myndighetsorganisationer översänder huvudexemplar av räkenskapshandlingar till central myndighet i samma organisation, räknas kvarvarande exemplar som kopia. Såsom kopia får också räknas utdatalista från redovisningssystemet, i den mån den inte inkluderas i eller utgör bilaga till årsbokslutet och innehållet under den tid det skall bevaras går att ta fram från systemet. Koior och handlingar som inte utgör räkenskapshandlingar, t.ex. fellistor och avstämningslistor av tillfällig betydelse, kan normalt gallras vid inaktualitet med stöd av Riksarkivets föreskrifter (1991:6, ä. 1997:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Om myndigheten har för avsikt att efter bildfångst eller mikrofilmning gallra handlingar på papper, så krävs särskilt medgivande från arkivmyndighet. 4 § Gallringsföreskrifterna gäller för handlingar / upptagningar tillkomna fr.o.m. det datum då myndigheten började bokföra ekonomiska händelser i enlighet med någon variant av den statliga BAS-kontoplanen. För handlingar tillkomna före detta datum frå myndigheten endast efter arkivmyndighetens medgivande tillämpa föreskrifterna. Allmänna råd. Statliga myndigheter tillämpade en variant av den statliga BAS-kontoplanen från den 1 juli 1993. Gallringsföreskrifter Huvudregel 5§ Myndigheten får gallra räkenskapshandlingar enligt definitionen i 2 § 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser, dock med undantag för handlingar som skall bevaras för längre tid elelr gallras med kortare frist i enlighet med 6, 7 eller 8 §§. Undantag: Handlingar som får gallras med kortare frist än 10 år. 6§ Nedan upptagna typer av räkenskapshandlingar frå, med beaktande av vad som sägs i 8 §, gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Månatlig rapportering av - inkomster och utgifter som avräknats mot anslag - inkomster och utgifter som avräknats mot inkomsttitlar - realekonomiskt indelade inkomster och utgifter Undantag: Handlingar som skall bevaras för i princip all framtid 7 § Nedan upptagna typer av räkenskapshandlingar skall bevaras för i princip all framtid. Årsredovisning Årsbokslut med noter och bilagor Anm. Avser handlingar enligt 11 och 14 §§ bokföringsförordningen (1979:1212), samt andra handlingar som bilagts årsbokslutet. Enligt ESV:s allmänna råd för tillämpningen av bokföringsförordningen (1979:1212) erfordras vanligen följande bilagor - Specifikation av balansposten Avräkning med statsverket - Specifikationer av övriga tillgångar och skulder - Huvudboksrapporter - Utskrift av kontoplan och andra registerutskrifter - Verifikationsnummerlista - Budgetavstämning av betalningar Redovisningsplan Anm. Avser kontoplaner och objektplaner, i den mån de inte bilagts årsbokslutet. Dispositionsrättigheter Register för anläggningstillgångar och inventarier Undantag: Handlingar som skall undantas från gallring av särskilda skäl 8 § Räkenskapshandlingar skall undantas från gallring om det finns särskilda skäl att anta att handlingarna komemr att behövas för - pensionsutredningar (beräkningar av pensionsgrundande inkomst), - styrkande av fordringar eller andra rättigheter / skyldigheter, - föreskriven bearbetning, redovisining, kontroll eller revision, - statistikproduktion, - myndighetens ansvar gentemot EU eller annan internationell institution, - förståelsen av andra handlingar som bevaras, eller - bestämt forskningsändamål Allmänna råd. Myndigheten bör i anslutning till befintliga styrdokument (arkivbildningsplaner, rutinbeskrivningar och liknande) redogöra före specifika rutiner, t.ex. ansvarsfördelning mellan olika organisationsenheter eller förlända gallringsfrister. Förlängda gallringsfrister bör särskilt övervägas för systemdokumentation, avtal, verifikationer och bokföringshandlingar med information om enskilda transaktioner. Handlingarna skall bevaras om handlingarna bedöms ha ett bestående värde för framtida forskning, t.ex. om beslut rörande större investeringar eller fördelningar av medel. Om tveksamhet uppstår angående bevarande eller tidpunkt för gallring bör myndigheten rådgöra med arkivmyndighet. Myndigheten bör i ett så tidigt skede som möjligt välja lämpliga databärare och format för räkenskapshandlingar som skall bevaras. Vid planering inför sådant val, se vidare förordningen (1979:1212) med föreskrifter om statliga myndigheters bokföring, samt Riksarkivets mediespecifika föreskrifter och allmänna råd. __________________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 december 1998. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1993:4) om gallring av vissa handlingar hörande till redovisningssystemet Cosmos. ERIK NORBERG Andreas Ljung

Till sökformuläret för RA-FS