Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1998:1) och allmänna råd om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ;

Bemyndigande

12 § 1 st arkivförordningen (1991:446) och 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring

Beslutsdatum

2000-11-30

Dag för ikraftträdande

2001-01-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• ändras RA-FS 1998:1

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2004:3

Övriga dokument

Författningens text

Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1998:1) och allmänna råd om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ; beslutade den 30 november 2000. Med stöd av 12 § 1 st arkivförordningen (1991:446) och 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, beslutar Riksarkivet, efter samråd med Ekonomistyrningsverket, dels att 2-3 och 5-8 §§, dels att rubriken närmast före 2 § Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1998:1) och allmänna råd om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter, allmänna försäkringskassor och vissa enskilda organ, skall ha följande lydelse: Inledning Dessa föreskrifter och allmänna råd är avsedda att styra och utgöra ett stöd för statliga myndigheters planering och styrning av arkivbildningen inom det ekonomiadministrativa verksamhetsområdet. Föreskrifternas tillämpning förutsätter självständiga bedömningar av respektive myndighet. Av praktiska skäl medtas även handlingar som skall bevaras hos samtliga myndigheter. Tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter som lyder under regeringen, dock med undantag för Riksgäldskontoret, – sådana enskilda organ som avses i förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, såvitt gäller organens förvaring av statliga myndigheters allmänna handlingar, – allmänna försäkringskassor, samt, i tillämpliga delar – sådana enskilda organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna/datamängderna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen. Definition 2 § Definitionen av räkenskapsinformation är hämtad ur förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Genom räkenskapsinformationen säkerställs verifieringskedjan. Med verifieringskedja avses därvid de hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att dels följa bokföringsposterna från verifikation, via den löpande bokföringen till årsredovisningen och omvänt, dels verifiera rapporteringen till statsredovisningen. Allmänna råd. Med räkenskapsinformation förstås således sådana sammanställningar av uppgifter som avses i a) Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, – 8 § grundbokföring och huvudbokföring, – 11 § sidoordnad bokföring, – 13 § verifikationer, – 14 § handling m.m. som en verifikation hänvisar till, – 18 § systemdokumentation och behandlingshistorik, – 19 § årsredovisning, – 20 § specifikation till årsredovisning, – 21 § rapportering till statsredovisningen, samt – 8 kap. förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (delårsrapport), b) avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, c) sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det skall gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen. Myndigheten bör fortlöpande särskilt dokumentera vilka systemspecifika handlingar som motsvarar respektive typ av räkenskapsinformation i enlighet med ovanstående definition. Om man inte utvecklat systemet själv, bör sådan dokumentation tillhandahållas av systemförvaltaren/leverantören. Omfattning m.m. 3 § Föreskrifterna omfattar såväl maskinläsbara som visuellt läsbara allmänna handlingar som utgör huvudexemplar av räkenskapsinformation enligt definition i 2 §, dock inte handlingar hörande till ekonomisystem för vilka särskilda gallringsföreskrifter har beslutats av Riksarkivet eller Datainspektionen. Allmänna råd. I de fall myndigheter som ingår i större myndighetsorganisationer översänder huvudexemplar av räkenskapsinformation till central myndighet i samma organisation, räknas kvarvarande exemplar som kopia. Såsom kopia får också räknas utdatalista från redovisningssystemet, i den mån den inte inkluderas i eller utgör specifikation till årsredovisningen och innehållet under den tid det skall bevaras går att ta fram från systemet. Kopior och handlingar av tillfällig betydelse, t.ex. fellistor och avstämningslistor, kan normalt gallras vid inaktualitet med stöd av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6 ä. 1997:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Om myndigheten har för avsikt att efter bildfångst eller mikrofilmning gallra handlingar på papper, krävs särskilt medgivande från arkivmyndighet. 4 § Gallringsföreskrifterna gäller för handlingar/upptagningar tillkomna fr.o.m. det datum då myndigheten började bokföra ekonomiska händelser i enlighet med någon variant av den statliga BAS-kontoplanen. För handlingar tillkomna före detta datum får myndigheten endast efter arkivmyndighetens medgivande tillämpa föreskrifterna. Allmänna råd. Statliga myndigheter tillämpade en variant av den statliga BAS-kontoplanen från den 1 juli 1993. Gallringsföreskrifter Huvudregel 5 § Myndigheterna får gallra räkenskapsinformationen enligt definition i 2 § 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser, dock med undantag för handlingar som skall bevaras för längre tid eller gallras med kortare frist i enlighet med 6, 7 eller 8 §§. Undantag: Räkenskapsinformation som får gallras med kortare frist än 10 år. 6 § Underlag för rapporteringen till statsredovisningen och rapporter från statsredovisningssystemet enligt 21 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring får, med beaktande av vad som sägs i 8 §, gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Rapporter som visar att rapporteringen för hela räkenskapsåret överensstämmer med upprättad årsredovisning gallras dock först efter 10 år. 7 § Nedan upptagna typer av räkenskapsinformation skall bevaras för all framtid. Årsredovisning Specifikation till årsredovisning Anm. Avser handlingar enligt 20 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Redovisningsplan Anm. Avser kontoplaner och objektplaner. Register för anläggningstillgångar och inventarier 8 § Räkenskapsinformation skall undantas från gallring om det finns särskilda skäl att anta att uppgifterna kommer att behövas för – pensionsutredningar (beräkning av pensionsgrundande inkomst), – styrkande av fordringar eller andra rättigheter/skyldigheter, – föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – statistikproduktion, – myndighetens ansvar gentemot EU eller annan internationell institution, – förståelsen av andra handlingar som bevaras, eller – bestämt forskningsändamål. Allmänna råd. Myndigheten bör i anslutning till befintliga styrdokument (arkivbildningsplaner, rutinbeskrivningar och liknande) redogöra för specifika rutiner, t.ex. ansvarsfördelning mellan olika organisationsenheter eller förlängda gallringsfrister. Förlängda gallringsfrister bör särskilt övervägas för systemdokumentation, avtal, verifikationer och bokföringshandlingar med information om enskilda transaktioner. Handlingarna skall bevaras om de bedöms ha ett bestående värde för framtida forskning, t.ex. om beslut rörande större investeringar eller fördelningar av medel. Om tveksamhet uppstår bör myndigheten rådgöra med arkivmyndighet. Myndigheten bör i ett så tidigt skede som möjligt välja lämpliga databärare och format för räkenskapsinformation som skall bevaras. Vid planering inför val av databärare och format för räkenskapsinformation som skall bevaras, se vidare Riksarkivets mediespecifika föreskrifter och allmänna råd. 1. Denna författning1 träder i kraft den 1 december 1998. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1993:4) om gallring av vissa handlingar hörande till redovisningssystemet Cosmos. 1. Denna författning2 träder i kraft den 1 januari 2001. ERIK NORBERG Karin Borgkvist Ljung 1 RA-FS 1998:1 2 RA-FS 2000:2

Till sökformuläret för RA-FS