Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar hörande till redovisningssystemet Cosmos

Bemyndigande

12§ arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

1993-10-04

Dag för ikraftträdande

1993-11-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 1998:1

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar hörande till redovisningssystemet Cosmos; beslutade den 4 oktober 1993. RA-FS 1993:4 Med stöd av 12 § 1 st arkivförordningen (1991:446) och i enlighet med 5 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991: 6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, beslutar Riksarkivet, efter samråd med Riksrevisionsverket, följande föreskrifter om gallring (dnr RA 30-1733-92). Tillämpning 1 § Följande föreskrifter och allmänna råd gäller för statliga myndigheter vilka anslutits till redovisningssystemet Cosmos, dock med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli, samt myndigheter under Försvarsdepartementet. Definitioner 2 § I dessa föreskrifter avses med begreppen bokföringsverifikationer verifikationer över sådana ekonomiska händelser, som anges i 4 § förordning (1979: 1212) med föreskrifter om statliga myndigheters bokföring (bokföringsförordningen), efter räkenskapsårets utgång sedan beslut fattats om årsredovisning och årlig revision skett för det räkenskapsår, som handlingen avser, vid inaktualitet när handlingen enligt myndighetens bedömning inte behövs för allmänhetens insyn, samt saknar framtida värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Omfattning m. m. 3 § Föreskrifterna avser både de handlingar som är obligatoriska inom systemet och sådana handlingar som är beställningsbara och därför endast förekommer hos vissa av de anslutna myndigheterna. Årsbokslut och årsredovisningar med tillhörande handlingar skall bevaras och omfattas således inte av några gallringsföreskrifter. Föreskrifterna gäller endast originalhandlingar, om det ej uttryckligen anges att kopior avses. Kopior skall gallras vid inaktualitet jämlikt 2 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Gallring av (1) ADB-register i den centrala databasen, (2) handlingar som avses i 21 § 2 st bokföringsförordningen (1979: 1212) — systemdokumentation och behandlingshistorik — samt, (3) rapporter, statistik m. m. som RRV tar fram för den centrala riksredovisningen, regleras i särskild ordning. 4 § Gallringsföreskrifterna gäller för handlingar tillkomna fr.o.m. den tidpunkt, då myndigheten anslöts till Cosmos. För räkenskaper tillkomna genom system S gäller Riksarkivets gallringsbeslut 1985:91 av den 18 september 1985 respektive Riksarkivets gallringsbeslut nr 785 av den 25 september 1981. Undantag från gallring 5 § Riksarkivet kan besluta om undantag från bestämmelserna om gallring i denna författning. Allmänna r åd. Om myndigheten anser det motiverat med undantag från gallring bör framställning i frågan göras till Riksarkivet. Undantag från gallring kan bedömas vara nödvändigt av flera skäl, t.ex. om man bedömer att verifikationerna inom en viss kontoklass eller hos en viss myndighet har ett stort,framtida forskningsvärde, om matrikelföringen hos en myndighet gör det nödvändigt att vissa verifikationer sparas för att beräkna pensionsgrundande inkomst etc. Gallringsföreskrifter 6 § Handlingar som upptas nedan skall gallras efter utgången av den gallringsfrist som anges i varje särskilt fall. Då gallringsfristen anges med antal år, beräknas den från utgången av det räkenskapsår, som handlingarna avser. Av praktiska skäl medtas även handlingar som skall bevaras, dock med undantag för årsbokslut och årsredovisningar med tillhörande handlingar. Allmänna råd. Myndigheten bör i ett så tidigt skede som möjligt välja lämpliga databärare för räkenskapshandlingar som skall bevaras. Vid planering inför sådant val, se vidare förordningen (1979: 1212) med föreskrifter om statliga myndigheters bokföring, samt Riksarkivets mediespecifika föreskrifter och allmänna råd. För myndighet som bedriver mervärdesskattepliktig verksamhet gäller i förekommande fall en gallringsfrist på 10 år för handling som utgör underlag för mervärdesskattedeklaration. För periodiska rapporter gäller den angivna gallringsfristen endast dem som tas fram vid ordinarie periodskifte och avslut. Periodiska rapporter som framtas vid andra tillfällen skall gallras vid inaktualitet. Särskilt skall beaktas att gallring ej får ske innan (1) föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har utförts; (2) tidsfrist för revision och preskription har gått ut; samt, (3) betydelsen från rättslig synpunkt eller för styrkande av rättigheter och skyldigheter har upphört. Allmänna råd. Om tveksamhet uppstår angående tidpunkt för gallring bör myndigheten rådgöra med Riksarkivet. De flesta handlingar som skall gallras vid inaktualitet kan normalt förstöras efter räkenskapsårets utgång. Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar INDATA Bokföringsverifika- 10 år Med de undantag som tioner anges av Riksarkivet (se vidare 5 §) Verifikationer gällan- Efter räkenskapsårets de registerservice av utgång, dock under konto, bokslutskonto, förutsättning att de styrregistret, budget, förvaras i särskild tilldelade medel, ingå- nummerserie, skild ende balanser, re- från huvudserien servationer och lik- (-serierna) av bokfö- nande samt rapport- ringsverifikationer beställningar Tidrapporter Vid inaktualitet, dock Gallring bör ske sna- under förutsättning rast möjligt efter den att de förvaras i sär- primära ADB-registre- skild nummerserie, ringen och efter det att skild från huvudserien erforderliga kontroller (-serierna) av bokfö- vidtagits, om materi- ringsverifikationer alet ej behövs för debi- teringsändamål eller för specifika forsk- ningsprojekt Övriga indata Vid inaktualitet UTDATA Dagbok (rapporttyp Bevaras 122) Periodisk transak- Bevaras tionsrapport (rapport- typ 210) Periodisk utbetal- Bevaras ningsrapport 1 eller 2 (någon av rapportty- perna 145 eller 146) Arvodeslista m . m., 10 år kalenderårsskifte (rap- porttyp 618) Övriga utdata (rap- Vid inaktualitet, dock Om inte särskilda skäl porttyperna 1 - 121, med undantag för dels föreligger, bör myn 123-142, 148—171, de exemplaravrap- digheten förstöra gall- 211—615, 620—998) porter och register- ringsbara rapporter utskrifter som bifogats och registerutskrifter årsbokslut och årsre- senast efter 10 år. dovisningar, dels rap- porter och register- utskrifter, vilka ut- gjort underlag till myndighetens resul- tatredovisningar. ANDRA HANDLINGAR Bokförda betalnings- 10 år uppdrag (från postgi- rot och motsvarande från bankgirot) Kontrolluppgifter 10 år L-förteckning 10 år Kontoutdrag (från 10 år postgirot och andra betalningsförmedlare) Följesedlar Efter räkenskapsårets Då följesedeln inte ut- utgång gör bokföringsverifikation Dataföljesedlar -”- Åtgärdsförteckningar -”- _____________ 1 . Denna författning träder i kraft den 1 november 1993. CLAES GRÄNSTRÖM Andreas Ljung

Till sökformuläret för RA-FS