Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

Bemyndigande

12 § första stycket och 16 § arkivförordningen (1991:446) samt 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring

Beslutsdatum

2015-05-21

Dag för ikraftträdande

2015-07-01

Diarienummer

RA 22-2013/6824

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-FS 2004:3
• upphävs RA-FS 2012:4

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2018:10

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.; beslutade den 21 maj 2015. RA-FS 2015:2 Utkom från trycket den 11 juni 2015 Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket och 16 § arkivförordningen (1991:446) samt 2 § förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. Tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förutom vad som sägs i första stycket gäller föreskrifterna för sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om över-lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar. 2 § Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4. a)-c) förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. 3 § Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter. Gallring 4 § Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räkenskapsinformation m.m. i enlighet med bilagan. Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bilagan även räkenskapsinformation som enligt 5 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag som ska bevaras. 5 § Allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. -kopior av handlingar, får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 6 § Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon annan funktion än enligt 2 §. Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har betydelse för – styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter, – annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, – beräkning av pensionsgrundande inkomst, – myndighets internationella åtaganden, – statistikframställning, utvärdering eller forskning, och – förståelsen av andra handlingar som bevaras. Allmänna råd. Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller mikrofilm ska undantas från gallring. Dokumentation 7 § Myndigheten ska besluta om tillämpningen av dessa föreskrifter. Beslutet ska dokumenteras. Allmänna råd. Beslutet bör utformas som en plan för bevarande och gallring i vilken de olika handlingstyperna med tillhörande gallringsfrister anges. Det bör framgå hur sammanställningar av uppgifter i myndighetens redovisningssystem motsvaras av räkenskapsinformation m.m. i bilagan. Tillämpningsbeslutet bör integreras med myndighetens arkivredovisning. 8 § Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Utlån 9 § Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU). En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden. 1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2015. 2. Denna författning ska tillämpas på räkenskapsinformation m.m. fr.o.m. det räkenskapsår som börjar 2001-01-01. Författningen får tillämpas på -räkenskapsinformation m.m. tillkomna t.o.m. räkenskapsåret 2000. 3. Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3, ändrade RA-FS 2012:4) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. Björn Jordell Håkan Lövblad Bilaga Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m. I tabellen används följande förkortningar: FÅB Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag FBF Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Räkenskapsinformation m.m. Bevarande Gallring Avtal och andra handlingar av särskild Regleringsbrev, avtal, kontrakt, Rutinbetonad korrespondens, betydelse för att belysa verksamhetens beslutshandlingar, t.ex. avräkningsnotor och ekonomiska förhållanden, 3 § 4. b) FBF. bevis, donationsförordnanden blanketter för rekvisition för och handlingar mervärdesskatt, och avtal av en rörande lån, fordringar, art och omfattning som är frekvent investeringar, förekommande och som inte enligt 6 § marknadsstrategier, försäkring, dessa föreskrifter ska undantas gallring, förvaltningsuppdrag, får gallras 10 år efter utgången av det m.m., ska bevaras. räkenskapsår som handlingarna avser. Uppgifter som är av betydelse för att det Instruktioner om redo-visningsprinciper, Instruktioner och program ska gå att följa och förstå de enskilda värderingsnormer, till programmerbara kassaapparater, bokföringsposternas behandling i prisöverenskommelser, kontokuranter, lagerinventeringslistor, bokföringen, 3 § 4. c) och 12 § FBF. rättelseposter m.m. , ska bevaras. m.m. får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Grundbokföring, 8 § FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dag-bok), ska bevaras. Huvudbokföring, 8 § FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok), ska bevaras. Sidoordnad bokföring, 11 § FBF. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror, ska bevaras. Verifikationer, 13 § FBF. Verifikationer som enligt 6 § Övriga verifikationer får gallras dessa före-skrifter ska undantas gallring, 10 år efter utgången av det ska bevaras. räkenskapsår som handlingarna avser. Fakturor, 21 § FBF och 1 kap. 17 § Fakturor som enligt 6 § dessa föreskrifter Övriga fakturor får gallras 10 år efter ut- mervärdes-skattelagen (1994:200). ska undantas gallring, ska bevaras. gången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Undantag: Fakturor på papper som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Verkställande av gall-ring förutsätter att de skannade bilderna bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 10 år. Elektroniska fakturor, 21 f § FBF och 1 kap. Elektroniska fakturor som Övriga elektroniska fakturor får gallras 10 17 a § mervärdesskattelagen (1994:200). enligt 6 § dessa föreskrifter år efter utgången av det räkenskapsår ska undantas gallring, ska bevaras. som handlingarna avser. Undantag: Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förut-sättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 10 år. Systemdokumentation och behandlingshistorik, De delar av systemdokumentation Övrig systemdokumentation och 18 § FBF och för-ordningen (1994:1261) om och behandlingshistorik som är behandlingshistorik får gallras 10 år statliga myndigheters redovisningssystem. nödvändiga för att presentera de efter utgången av det räkenskapsår ekonomiska händelserna som grund-, som handlingarna avser. huvud- och sidoordnad bokföring ska bevaras. Därutöver ska dokumentation bevaras enligt vad som anges i 8 §. Årsredovisning, 19 § FBF, 2 kap. 4 § Bevaras. och 10 kap. 1 § FÅB. Specifikation till årsredovisningen, 20 § FBF. Bevaras. Rapportering till och från statsredovisningen, Register över myndigheter som tillhör Myndighets rapportering för 21 § FBF och förordningen (1994:1261) om den statliga redovisningsorganisationen, hela räkenskapsåret som statliga myndigheters redovisningssystem. ska bevaras hos Ekonomistyrningsverket. visar att denna överensstämmer med årsredovisningen får gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Övrig rapportering till och från statsredovisningen får hos myndighet gallras 2 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser. Inrapporterade uppgifter avseende Övriga inrapporterade uppgifter underlag för finansiellt sparande får hos Ekonomistyrningsverket klassificerade och fördelade myndighetsvis gallras 10 år efter utgången av per räkenskapsår, ska bevaras hos det räkenskapsår som handlingarna Ekonomistyrningsverket. avser. Dokumentation av organisation Förteckning över behörigheten att Dokumentation av uttag på statens och rutiner, 22 § FBF. förfoga över myndighetens medel, centralkonto, betalningar, avstämningar inventeringsprotokoll, register över och kontroll m.m. får gallras 10 år inventarier och anläggningstillgångar efter utgången av det räkenskapsår som m.m. per räkenskapsår, ska bevaras. handlingarna avser. Delårsrapport med specifikation, Får gallras 10 år efter utgången av det 8 kap, och 10 kap. 2 § FÅB. räkenskapsår som handlingarna avser. Budgetunderlag, 9 kap. 3 § FÅB. Bevaras. Beräkningsunderlag, Bevaras. 9 kap. 3 a § FÅB i dess lydelse 2004-03-01-2005-01-31. Särskild rapport som underlag för Bevaras. regeringens fördjupade prövning av verksamheten, 9 kap. 6 § FÅB. Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § FÅB. Bevaras.

Till sökformuläret för RA-FS