Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

Bemyndigande

11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2020-12-17

Dag för ikraftträdande

2021-02-01

Diarienummer

RA 22-2020/6045

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• ändras RA-FS 2018:3

Dessa föreskrifter är

Övriga dokument

• PM till RA-FS 2020-2.pdf

Författningens text

Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander RA-FS 2020:2 Utkom från trycket den 22 januari 2021 Omtryck Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling; beslutade den 17 december 2020. Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) i fråga om Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande och gallring av handlingar vid upphandling dels att 1 kap 1 § ska ha följande lydelse, dels att det ska införas en ny 2 kap 3 §, dels att bilagan ska ha följande lydelse. Författningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag då denna författning träder i kraft. 1 kap. Omfattning och tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid eller som har samband med upphandling som regleras i − lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, − lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, − lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner, − lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt − lagen (2008:962) om valfrihetssystem. 2 § Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i säkerhetsskyddslagen (2018:585). 3 § Föreskrifterna gäller för − statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, − sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och − sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. 4 § Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid de allmänna förvaltningsdomstolarna eller de allmänna domstolarna. För dessa föreskrivs särskilt. 5 § Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter. 2 kap. Återlämnande eller gallring 1 § Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar. Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan. 2 § Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör ifrån har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större infrastrukturinvesteringar eller upphandlingar av omfattande ramavtal. 3 § Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för verksamheten, till exempel kopior och överflödiga sammanställningar som har använts för till exempel fortlöpande avstämning eller rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer. 3 kap. Dokumentation 1 § Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras. 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 20191. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare. 1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2021. KARIN ÅSTRÖM IKO Carl Billengren Bilaga RA-FS 2020:2 Handlingar som får återlämnas eller gallras Handlingar som ska bevaras har medtagits i bilagan för att underlätta tillämpningen. Handlingar Bevarande, återlämnande eller gallring Anmärkningar Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag av lagen (2008:962) om valfrihetssystem Annons. Bevaras. Avtal. Bevaras. Från och med den 1 juli1991. Antagna anbud inklusive bilagor. Bevaras. Avser även antagna anbud inklusive bilagor i direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Bilagor till antagna anbud som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning. Avser till exempel modeller och arbetsprover. Anbud inklusive bilagor som inte har antagits. 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. För ramavtal ska fristen börja räknas från det att det inte längre är möjligt att utnyttja avtalet. Avser även anbud inklusive bilagor som inte har antagits i direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av återlämnande eller gallring, säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud framgår av den dokumentation som bevaras. 4 RA-FS 2020:2 Handlingar Bevarande, återlämnande eller gallring Anmärkningar Individuell rapport eller protokoll. Bevaras. Bilagor till anbud som inte har antagits och utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Avser till exempel modeller och arbetsprover. Anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar tillhörande antagna anbud. Bevaras. Avser upphandlingar där anbudsgivare ansöker om att få delta i upphandlingen. Övriga anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar. 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Omfattar även annan dokumentation som tillhör anbudsansökningen eller kvalificeringshandlingen. Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. Bevaras. Avser anbudsgivare som har antagits. Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Avser anbudsgivare som inte har antagits. Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar. Bevaras. Avser antagna anbud. Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar. 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Avser anbud som inte har antagits. 5 Handlingar Bevarande, återläm- RA-FS 2020:2 nande eller gallring Anmärkningar Handlingar vid direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Bevaras. Handlingar vid direktupphandlingar vars värde inte överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. När de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. Ordererkännande. 2 år efter det att handlingen har inkommit eller när avtalet har upphört att vara giltigt. Handlingar vid avrop från ramavtal, rangordnade eller med annan fördelningsnyckel. Beställningar där värdet av det beställda överstiger det som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling bevaras. Avser inte upphandling av ramavtal. 6 RA-FS 2020:2 Handlingar Bevarande, återlämnande eller gallring Anmärkningar Handlingar vid avrop från ramavtal, rangordnade eller med annan fördelningsnyckel. Beställningar där värdet av det beställda inte överstiger det som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. Avser inte upphandling av ramavtal. Handlingar vid avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning. 1. Antagna anbud med bilagor bevaras. 2. Anbud som inte har antagits 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts. Avser inte upphandling av ramavtal. Upphandling enligt förfarandet i lagen (2008:962) om valfrihetssystem Annons. Bevaras. Kontrakt. Bevaras. Förfrågningsunderlag. Bevaras. Godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem inklusive bilagor. Bevaras. Bilagor till anbud som har antagits och som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet till exempel genom en avbildning. Avser till exempel modeller och arbetsprover. 7 Handlingar Bevarande, återläm- RA-FS 2020:2 nande eller gallring Anmärkningar Ansökningar om deltagande i valfrihetssystem som inte har godkänts, inklusive bilagor. 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Får gallras under förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats. Bilagor till anbud som inte har antagits och som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 2 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Avser till exempel modeller och arbetsprover. Förtydliganden och kompletteringar av ansökningar om att delta i valfrihetssystem som inte har godkänts. 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Intyg och bevis om kontroll av sökande som inte har godkänts. 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Övriga handlingar Begäran om information. Bevaras. Avser Request for information, även benämnt Rfi. Spontanofferter. När de inte behövs för verksamheten. Listor och produktkataloger. När de inte behövs för verksamheten. Avser handlingar som inte ingår i anbud eller liknande. 8 RA-FS 2020:2 Handlingar Bevarande, återlämnande eller gallring Anmärkningar Följesedlar och packsedlar. När de inte längre behövs för att styrka rättigheter eller skyldigheter. Tillfälliga hjälpmedel som inte tillför upphandlingen sakuppgift. När de inte behövs för verksamheten. Avser exempelvis listor och förteckningar som använts för egna sammanställningar och uträkningar. Säkerhetsskyddad upphandling. Säkerhetsanalyser och särskilda säkerhetsanalyser. Bevaras. Avser att inför ett anbud eller en upphandling göra en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget. Säkerhetsplaner. Bevaras. Avser säkerhetsplaner inom säkerhetsskyddad upphandling. Kontrollplaner. Bevaras. Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SUA-företag, av säkerhetsskyddet. Kravspecifikationer med specificerade säkerhetsskyddskrav. Bevaras. Ingår i upphandlingens förfrågningsunderlag. Säkerhetsskyddsavtal. Bevaras. Handlingar från förstagångsbesök och uppföljningskontroll. 5 år efter utfört besök eller kontroll. Undantag från gallring: Protokoll samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras. Avser PM och rapporter över kontroll av företags lokaler och övriga förhållanden. Säkerhetsskyddsinstruktioner. Bevaras. 9 Handlingar Bevarande, återläm- RA-FS 2020:2 nande eller gallring Anmärkningar Grunduppgifter vid säkerhetsprövning. Bevaras. Avser säkerhetsprövning av företagsledningen och företagets säkerhetschef samt för dem som anlitas. Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grunduppgifterna. Samtycken. Bevaras. Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning. Framställningar om registerkontroll för person eller personer som har anlitats. Vid förnyad framställan eller efter avslutat uppdrag. Med person eller personer avses även ledningen för ett företag. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. Framställningar om registerkontroll för person eller personer som inte har anlitats. Efter beslut om att person eller personer inte ska anlitas. Med person eller personer avses även ledningen för ett företag. Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. Förteckningar över personer som är föremål för säkerhetsprövning. 5 år efter senast införda uppgift eller efter avanmälan till Säkerhetspolisen. Beslut om godkännande av leverantörens säkerhetsskydd. Bevaras. Avtal med anbudsgivare/ leverantör om skydd av sekretessbelagda uppgifter i anbud/upphandling. Bevaras. 10 RA-FS 2020:2 Handlingar Bevarande, återlämnande eller gallring Anmärkningar Underlag till Säkerhetspolisen om säkerhetsskyddsavtal som träffats eller upphört. 5 år efter säkerhetsskyddsavtalets utgång. Sekretessbevis. 25 år efter uppdragets slut. Anmälningar om överlåtelse av verksamhet. Bevaras. Avser anmälningar till Försvarsmakten eller till Säkerhetspolisen. 11 RA-FS 2020:2 Elanders Sverige AB, 2021

Till sökformuläret för RA-FS