Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

Bemyndigande

11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring

Beslutsdatum

2018-11-19

Dag för ikraftträdande

2019-01-01

Diarienummer

RA 22-2017/3438

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-FS 2013:1

Dessa föreskrifter är

• ändrade genom RA-FS 2020:2
• ändrade genom RA-FS 2024:5

Övriga dokument

• Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling Vägledning.pdf

Författningens text

Riksarkivets författningssamling ISSN: 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling beslutade den 19 november 2018. Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. 1 kap. Omfattning och tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid upphandling som regleras i – lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, – lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna, – lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner, – lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt – lagen (2008:962) om valfrihetssystem. 2 § Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i säkerhetsskyddslagen (2018:585). 3 § Föreskrifterna gäller för – statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, – sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och – sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. 4 § Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid förvaltningsdomstolar eller allmänna domstolar. För dessa föreskrivs särskilt. 5 § Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter. 2 kap. Återlämnande eller gallring 1 § Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar. Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringsfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan. 2 § Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras. Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större infrastrukturinvesteringar eller upphandling av omfattande ramavtal. 3 kap. Dokumentation 1 § Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter. Allmänna råd. Om myndigheterna väljer att undanta handlingar från gallring eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det dokumenteras. ________________________________________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling. 3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare. KARIN ÅSTRÖM IKO Morgan Nordberg Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag av lagen (2008:962) om valfrihetssystem. Avtal. Bevaras. Antagna anbud inklusive bilagor. Bevaras. Bilagor till antagna anbud som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning. Avser till exempel modeller och arbetsprover. Anbud inklusive bilagor som inte har antagits. Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upp-handlingen avbröts.  För ramavtal ska fristen börja räknas från det att det inte längre är möjligt att utnyttja avtalet. Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av återlämnande eller gall-ring, säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud framgår av den dokumentation som bevaras. Bilagor till anbud som inte har antagits och utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Avser till exempel modeller och arbetsprover. Anbudsansökningar eller prekvalificeringshandlingar tillhörande antagna anbud. Bevaras. Avser upphandlingar där anbudsgivare ansöker om att få delta i upphandlingen. Övriga anbudsansökningar eller prekvalificeringshandling-ar. Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upp-handlingen avbröts. Omfattar även annan dokumentation som tillhör anbudsansökningen eller prekvalificeringshandlingen. Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. Bevaras. Avser anbudsgivare som har antagits. Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Avser anbudsgivare som inte har antagits. Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar. Bevaras. Avser antagna anbud. Förtydliganden och kompletteringar av anbud och anbudsansökningar. Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upp-handlingen avbröts. Avser anbud som inte har antagits. Handlingar vid direktupphandlingar vars värde överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Bevaras. Handlingar vid direktupphandlingar vars värde inte överstiger värdet som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling. Får gallras när de inte längre behövs för redovisning, kontroll, revision eller för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. Handlingar vid avrop från ramavtal, rangordnade eller med annan fördelningsnyckel. Beställning där värdet av det beställda överstiger det som anges i 19 kap. 30 § andra stycket lagen (2016:1145) om offentlig upphandling bevaras. Avser inte upphandling av ramavtal. Handlingar vid avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning. 1. Antagna anbud med bilagor bevaras. 2. Anbud som inte har antagits får gallras 4 år från den dag avropsavtalet slöts eller den förnyade konkurrensutsättningen avbröts. Avser inte upphandling av ramavtal. Upphandling enligt förfarandet i lagen (2008:962) om valfrihetssystem. Avtal. Bevaras. Godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem inklusive bilagor. Bevaras. Bilagor till anbud som har antagits och som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på an-nat sätt dokumenteras i ärendet till exempel genom en avbildning. Avser till exempel modeller och arbetsprover. Ansökningar om deltagande i valfrihetssystem som inte har godkänts, inklusive bilagor. Får gallras 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser.  Får gallras under förut-sättning att ansökningarna och utvärdering av dessa har dokumenterats. Bilagor till anbud som inte har antagits och som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar. Allmänna råd. Bör bevaras i originalform eller på annat sätt dokumenteras i ärendet exempelvis genom en avbildning i 2 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. Avser till exempel modeller och arbetsprover. Förtydliganden och kompletteringar av ansökningar om att delta i valfrihetssystem som inte har god-känts. Får gallras 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Intyg och bevis om kontroll av sökande som inte har godkänts. Får gallras 2 år efter det att myndigheten beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser. Säkerhetsskyddad upphandling. Säkerhetsanalyser och särskilda säkerhetsanalyser. Bevaras. Avser att inför ett anbud eller en upphandling göra en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget. Säkerhetsplaner. Bevaras. Avser säkerhetsplaner inom säkerhetsskyddad upphandling. Kontrollplaner. Bevaras. Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive SUA-företag, av säkerhetsskyddet. Kravspecifikationer med specificerade säkerhetsskyddskrav. Bevaras. Ingår i upphandlingens förfrågningsunderlag. Säkerhetsskyddsavtal. Bevaras. Handlingar från förstagångsbesök och uppföljningskontroll. Får gallras 5 år efter utfört besök eller kontroll.  Undantag från gallring: Protokoll samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras. Avser PM och rapporter över kontroll av företags lokaler och övriga förhållanden. Säkerhetsskyddsinstruktioner. Bevaras. Grunduppgifter vid säkerhetsprövning. Bevaras. Avser säkerhetsprövning av företagsledningen och företagets säkerhetschef samt för dem som anlitas.  Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grunduppgifterna. Samtycken. Bevaras. Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning. Framställningar om registerkontroll för person eller personer som har anlitats. Får gallras vid förnyad framställan eller efter avslutat uppdrag. Med person eller personer avses även ledningen för ett företag.  Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll. Framställningar om registerkontroll för person eller personer som inte har anlitats. Får gallras efter beslut om att person eller personer inte ska anlitas. Med person eller personer avses även ledningen för ett företag.  Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bo-lagsverket tillsammans med underlaget för regis-terkontroll. Förteckningar över personer som är föremål för säkerhetsprövning. Får gallras 5 år efter senast införda uppgift eller efter avanmälan till Säkerhetspolisen. Beslut om godkännande av leverantörens säkerhetsskydd. Bevaras. Avtal med anbudsgivare/leverantör om skydd av sekretessbelagda upp-gifter i anbud/upphandling. Bevaras. Underlag till Säkerhetspolisen om säkerhetsskyddsavtal som träffats eller upp-hört. Får gallras 5 år efter säkerhetsskyddsavtalets utgång. Sekretessbevis. Får gallras 25 år efter upp-dragets slut. Anmälningar om överlåtelse av verksamhet. Bevaras. Avser anmälningar till Försvarsmakten eller till Säkerhetspolisen.

Till sökformuläret för RA-FS