Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler

Nummer
1994:6
Grundförfattning
1994:6
Status
Upphävd
Ladda hem
Bemyndigande
11§ arkivförordningen (1991:446)
Beslutsdatum
1994-10-31
Dag för ikraftträdande
1995-01-01
Diarienummer
Anmärkningar
Genom dessa föreskrifter
Dessa föreskrifter är
Övriga dokument
Författningens text
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler; beslutade den 31 okt 1994. RA-FS 1994:6 Med stöd av 11 § arkivförordningen ArkF (1991:446) beslutar Riksarkivet efter samråd med Krigsarkivet följande föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Inledning Arkivet skall, i enlighet med 6 § arkivlagen (1990:782), skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Vid bestämning av skyddets omfattning måste flera faktorer beaktas, t.ex. yttre luftkvalitet, avstånd till räddningstjänsten, verksamheter i närliggande fastigheter och lokaler samt den aktuella byggnadens belägenhet, konstruktion och användning. Därtill kommer att olika slag av arkivmaterial har olika stor förmåga att motstå omgivningsfaktorer. En sammanvägning måste göras av samtliga faktorer, vilket innebär att utförandet av en arkivlokal kan komma att variera från fall till fall. Myndigheterna är, i enlighet med 18 § ArkF, skyldiga att tillställa arkivmyndigheterna förslag till ny- eller ombyggnad. Då en bestämning av reglernas tillämpning måste göras i varje enskilt fall krävs att myndigheten även tillställer arkivmyndigheten en redogörelse för de överväganden som gjorts vid utformningen av förslaget. Denna författning innehåller regler som skall tillämpas under planering, utförande och drift av arkivlokal, samt tekniska krav på byggnadsdelar, installationer m.m. Reglerna är avsedda att tillämpas tillsammans med gällande regler inom byggområdet. Här avses t.ex. Plan- och bygglagen, Lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk och Boverkets byggregler. Det nya regelverket inom byggområdet har anpassats till kraven i EG-rådets byggproduktdirektiv. I Boverkets byggregler har detaljkrav i möjligaste mån ersatts av funktionskrav och hänvisning till standarder, något som i hög grad gäller även för Riksarkivets regler om arkivlokaler. Då kraven till stor del har disponerats efter skyddsfunktion har samma ämne i vissa fall kommit att behandlas i flera olika kapitel. Ett enklare sakregister har därför bifogats författningen. Innehåll Kap. 1 Tillämpning 2 Definitioner 3 Allmänna skyddskrav 4 Arkivlokalens läge 5 Handläggning av byggnadsärendet 6 Drift och skötsel 7 Utformning 8 Bärförmåga 9 Skydd mot fukt och vatten 10 Skydd mot brand och skadlig upphettning Skydd mot uppkomst av brand inom arkivlokalen Skydd mot brandspridning från angränsande utrymmen Skydd mot brandspridning inom arkivlokalen 11 Skydd mot skadlig klimat- och miljöpåverkan 12 Skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst Sakregister 1 kap. Tillämpning 1 § Föreskrifterna gäller för förvaring av arkiv hos - statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresentationen, - sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen (1980:100), till den del arkivet härrör från den verksamhetsom avses i bilagan till sekretesslagen, - kyrkokommunala myndigheter, och - allmänna försäkringskassor. I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket. Föreskrifterna gäller även i de fall som avses i 1 kap. 2-3 §§ i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter. 2 § Denna författning gäller för nybyggnad, ombyggnad och för befintliga lokaler. 3 § Riksarkivet kan medge undantag från regler i denna författning. För myndigheter under Försvarsdepartementet beslutar Krigsarkivet om sådant medgivande. Framställning om undantag skall tillställas resp. arkivmyndighet. Sådant medgivande som avses i första stycket är normalt förenat med krav på kompenserande skyddsåtgärder. 2 kap. Definitioner Termerna i detta avsnitt har hämtats ur Plan- och byggtermer 1994 (TNC 95), om inte annat anges. Vissa definitioner har återgivits i sammandraget skick. Riksarkivets egna definitioner och förtydliganden har markerats med (RA). 1 § I denna författning avses med termen arkivlokal: lokal som är anpassad för förvaring av arkiv och som uppfyller de krav som ställs i Riksarkivets regler om arkivlokaler (RA), brandbelastning: kvot av den sammanlagda värmemängd som frigörs vid fullständig förbränning av allt material i en brandcell (inklusive byggnadskonstruktioner) och brandcellens totala omslutningsarea; brandbelastningen anges i MJ/m2; med yttre brandbelastning avses brandbelastning i angränsande utrymmen (RA), brandcell: utrymme i byggnad avskilt på sådant sätt att en brand där kan hindras sprida sig till annat utrymme i byggnaden under viss tid, bestämd med hänsyn till byggnadens ändamål och höjd, brandfarlig vara: brandfarlig gas, brandfarlig vätska eller blandning som innehåller sådan vätska om Sprängämnesinspektionen så anger, samt brandfarlig fast vara, självantändande vara, vara som utvecklar brandfarlig gas vid kontakt med vatten, oxiderande vara och organisk peroxid som Sprängämnesinspektionen anger, brandfarlig verksamhet: verksamhet som innebär särskild risk för uppkomst av brand eller där en brand kan påräknas få stor intensitet och omfattning (se även heta arbeten), brandskyddsdokumentation: dokumentation som visar hur man uppfyller gällande krav på brandskydd (begreppet används i Boverkets byggregler), brandsyn: besiktning för att undersöka om anordning eller förhållande som kan utgöra brandfara finns, brandteknisk klass: klass för indelning av material, beklädnader, golvbeläggningar,taktäckningar, ytskikt och byggnadsdelar med avseende på brandtekniska egenskaper, bygghandling: handling som fastställs att gälla som underlag för utförande; kompletta bygghandlingar innefattar alla handlingar som är nödvändiga för produktion av byggnaden, byggmötesprotokoll: protokoll med lägesrapport om arbetets fortskridande i förhållande till entreprenadkontrakt samt beslut om eventuella åtgärder, byggnadsdel: enhet som ingår i byggnad och som kan avgränsas med avseende på sin byggnadstekniska funktion, funktionskrav: verifierbart krav på egenskap hos byggnad eller produkt vid bestämd användning, heta arbeten: arbeten som medför uppvärmning eller gnistbildning, t.ex. svetsning, skärning, lödning och bearbetning med snabbgående verktyg (se även brandfarlig verksamhet), inrymningsväg: väg till skyddsrum från kringliggande utrymmen (begreppet används i Statens Räddningsverks regler om skyddsrum; se även utrymningsväg), insatstid: vid brand: tid från det att brandlarm inkommit till räddningstjänsten till dess räddnings- eller släckningsarbete har påbörjats och fått inledande effekt på brandplatsen, kollaps: tillstånd hos en bärande konstruktion då den har förlorat sin bärande förmåga, luftbehandling: behandling av luft genom luftberedning, luftdistribution och luftväxling (se även ventilation), nybyggnad: uppförande av helt ny byggnad, ombyggnad: ändring av befintlig byggnad och sådant inredningsarbete som syftar till en väsentligt ändrad användning av byggnaden eller del av den, rökdetektor: branddetektor som påverkas av brandgaser, skyddsrum: anläggning, byggnad eller del därav som är utformad för att skydda människor, föremål e.d. mot verkningar av stridsmedel (och som är registrerat av ansvariga myndigheter som skyddsrum, i enlighet med skyddsrumsförordningen), utrymningsväg: väg från brandcell till det fria eller till annan säker plats (se även inrymningsväg), ventilation: transport och utbyte av luft (se även luftbehandling), vvs-system: den del av ett byggnadsverks installationssystem som avser värme, ventilation och sanitet. 3 kap. Allmänna skyddskrav 1 § Handlingar som tillhör myndighetens arkiv skall förvaras i arkivlokal som ger skydd mot - fukt och vatten, - brand och skadlig upphettning, - skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt - skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingarna får förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Allmänna råd. Med förvaringsskåp avses t.ex. dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp och dataskåp. Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler. Förvaringsskåp kan t.ex. vara lämpligt för arkiv av mindre omfattning och för handlingar som används i det dagliga arbetet, och som inte kan flyttas mellan arbetsrummet och arkivlokalen dagligen (t.ex. omfattande register, liggare eller journaler). 4 kap. Arkivlokalens läge 1 § Arkivlokalens läge skall väljas med beaktande av att yttre faktorer kan vara avgörande när det gäller möjligheterna att skapa ett tillfredsställande skydd för handlingarna. Allmänna råd. Med yttre faktorer avses t.ex. yttre fukt- och vattenförhållanden, yttre brandbelastning, räddningstjänstens insatstid, yttre miljö och möjligheter att förebygga obehörig åtkomst. Hänsyn bör tas till risken för översvämningar. En placering av arkivlokalen under grundvattennivån är därför olämplig. Arkivlokalen bör inte heller placeras i anslutning till våtutrymmen. Man bör även undvika att välja lokaler med genomgående vvs-installationer, då detta kan medföra omfattande inbyggnadsarbeten. Man bör särskilt undersöka om det i intilliggande byggnader förekommer brandfarlig verksamhet eller förvaras brandfarliga varor. Arkivlokalen bör inte placeras i anslutning till pannrum, rökkanaler, garage, soprum, bränsleförråd, ställverk, rum för vätskekylda transformatorer och andra utrymmen som ger hög yttre brandbelastning eller där risk för brandspridning föreligger. Man bör redan på planeringsstadiet beakta att angränsande utrymmen skall ha lägsta möjliga brandbelastning. Man bör även beakta att en mycket stor lokal kan kräva särskilda åtgärder avseende brandskyddet. Myndigheten bör undvika att förlägga arkivlokalen till byggnad eller utrymme som är utsatt för betydande luftföroreningar. Om arkivlokalen skall användas för förvaring av handlingar som ställer höga krav på förvaringsmiljö bör särskild hänsyn tas till detta redan vid val av läge. Man bör särskilt undersöka luftens renhet. Arkivlokal avsedd för handlingar som är känsliga för magnetisk påverkan bör inte förläggas intill lokaler där det finns magnetiska störningskällor. Detsamma gäller transportvägarna för sådana handlingar. På ett tidigt stadium i planeringen bör myndigheten överväga vilka krav som ställs på skyddet mot förstörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Möjligheterna att övervaka inpassagen till arkivlokalen bör särskilt beaktas. Arkivlokalen bör vidare förläggas så att man undviker onödig genomgång av driftspersonal. Om möjligt bör myndigheten dessutom undvika att förlägga arkivlokalen i närheten av t.ex. flygplatser, hamnar, kraftverk och destruktionsanläggningar, i den utsträckning de utgör riskzoner. 2 § Arkivlokalens läge skall väljas så att arkivvården och åtkomsten till arkivet underlättas. Allmänna råd. Arkivlokal för handlingar som används frekvent kan lämpligen placeras i samma våningsplan som tjänsterummen, t.ex. i en inre fönsterlös del av byggnaden. Mindre frekvent använda handlingar kan placeras i en gemensam arkivlokal som förläggs på längre avstånd från tjänsterummen, företrädesvis i byggnadens nedre del. 3 § Arkivlokalen får inte placeras så att utrymningsväg eller inrymningsväg måste förläggas genom arkivlokalen. 4 § Skyddsrum får inte användas som arkivlokal. 5 kap. Handläggning av byggnadsärendet 1 § Myndigheten skall, i enlighet med 18 § ArkF, tillställa arkivmyndigheten förslag till nybyggnad och ombyggnad av arkivlokal. I förekommande fall skall begäran om undantag från regler i denna författning bifogas förslaget. Allmänna råd. Förslag till nybyggnad eller ombyggnad bör vid behov åtföljas av kommentarer om hur man valt att uppfylla kraven i denna författning. Vid begäran om undantag från regler i denna författning bör myndigheten även tillställa arkivmyndigheten ett förslag till kompenserande teknisk lösning av arkivets skydd (se 1 kap. 3 §). 2 § Bygghandlingar och brandskyddsdokumentation av betydelse för arkivlokalen skall, efter överenskommelse, tillställas arkivmyndigheten. Allmänna råd. När det gäller bygghandlingar kan även sådana handlingar som rör byggnaden som helhet och dess omgivning vara av betydelse för arkivmyndighetens handläggning av ärendet. Brandskyddsdokumentation kan, bl.a. redovisa brandtekniska klasser, brandcellsindelning, luftbehandlingsinstallationens funktion vid brand och i förekommande fall beskrivning av brandtekniska lösningar såsom automatiskt släcksystem och automatiskt brandlarm. 3 § Myndigheten skall underrätta arkivmyndigheten om besiktningar och övriga kontroller som rör arkivlokalen och angränsande lokaler. Allmänna råd. Brandsyneprotokoll pch byggmötesprotokoll som rör arkivlokalen och angränsande lokaler bör tillställas arkivmyndigheten. 4 § Arkivmyndigheten skall igod tid underrättas om när en myndighet flyttar in i en ny- eller ombyggd arkivlokal. Arkivlokalen får inte tas i bruk förrän arkivmyndigheten har givit sitt medgivande. 6 kap. Drift och skötsel 1 § En särskild driftsinstruktion skall finnas för arkivlokalen. Allmänna råd. Driftsinstruktionen för en arkivlokal kan t.ex. innehålla - uppgifter om adress och telefonnummer till servicefunktioner och fastighetsskötare, - beskrivning av rutiner för kontroll av brandbelastningen, - beskrivning av rutiner för kontroll av klimat, - åtgärdsplan för sanering vid mögelangrepp, - instruktioner för släckning vid brand, - plan för evakuering och andra åtgärder vid katastrofer. Den del av arkivlokalens driftsinstruktion som avser brandskyddet bör upprättas tillsammans med brandmyndigheten. Ett exemplar av instruktionen bör även tillställas räddningstjänsten för kännedom. 2 § Förändringar i byggnaden och dess omgivning skall fortlöpande bevakas, i syfte att förhindra att det uppkommer nya risker för arkivet. Myndigheten skall regelbundet kontrollera att arkivlokalens yttre brandbelastning inte överstiger det beräkningsvärde (MJ/m2) som varit bestämmande för arkivlokalens brandtekniska skydd. Allmänna råd. För att förebygga fukt- och vattenskador bör myndigheten t.ex. förhindra att vätskebärande rörledningar dras genom utrymmen ovanför arkivlokalen och att våtutrymmen anläggs ovanför arkivlokalen. När det gäller bevakning av brandskyddet bör den arkivansvarige delta i de brandsyner som genomförs i arkivlokalen och angränsande utrymmen. 3 § Brandfarlig verksamhet får inte förekomma i arkivlokal som innehåller arkivhandlingar. Om heta arbeten måste utföras i arkivlokalen och evakuering av arkivet inte kan genomföras, skall särskilda försiktighetsåtgärder vidtas. Allmänna råd. Vid heta arbeten bör de handlingar som förvaras närmast arbetsplatsen flyttas. En särskild brandvakt bör också utses. 4 § När ingen vistas i arkivlokalen skall eventuella fönsterluckor hållas stängda. Vidare skall starkströmsinstallationen vara spänningslös. Undantag får göras för de installationer som avser arkivlokalens larmsystem. Allmänna råd. Fönsterluckorna ger dels skydd mot brand utanför byggnaden, dels skydd mot inkommande dagsljus. Fönsterluckorna skyddar även i viss mån från uppvärmning av arkivlokalen genom direkt solbelysning. Om arkivlokalen har brandtekniskt klassade fönster, utan fönsterluckor bör arkivlokalen således kunna mörkläggas på annat sätt när ingen vistas där. Mörkläggning bör ske på ett sätt som även är lämpligt med hänsyn till de krav som ställs på ett stabilt klimat i arkivlokalen. 5 § Arkivlokalen får inte användas för förvaring av annat än arkiv. Undantag får göras för tillfällig förvaring av materiel som inte inkräktar på handlingarnas utrymme, säkerhet eller beständighet. Klimat- och renhetskrav skall därvid beaktas. Allmänna råd. Arkivlokal som är avsedd för förvaring av pappershandlingar kan tillfälligt användas för förvaring av t.ex. skrivpapper och blanketter. Material som kan påverka pappershandlingarna negativt bör däremot aldrig förekomma i arkivlokalen. Arkivlokal för handlingar med särskilt höga miljökrav bör aldrig användas för annan förvaring än den avsedda. 6 § Vid arbeten i arkivlokal avsedd för handlingar med särskilt höga miljökrav skall personalen använda för verksamheten lämplig skyddsbeklädnad. 7 § Arkivhandlingar som är belagda med damm, sot eller andra skadliga ämnen och partiklar skall saneras innan de placeras i arkivlokal. 8 § Vid angrepp av skadedjur eller mikroorganismer på arkivet skall saneringsåtgärder omgående vidtas. Vid saneringen får endast användas sådana ämnen och metoder som inte skadar handlingarna. Vid upptäckt av skadedjur i arkivlokalens närhet skall lämpliga skyddsåtgärder vidtas. Allmänna råd. Vid sanering bör särskild försiktighet iakttas om handlingarna utsatts för mögel eller motsvarande angrepp. Om saneringen av handlingarna kräver särskilda lokaler bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten om åtgärder. Saneringsåtgärderna bör även omfatta arkivlokalen och dess inredning. Med lämpliga skyddsåtgärder, i andra stycket, avses t.ex. montering av filter eller finmaskigt metallnät i från- och tilluftskanlerna. 9 § Arkivlokalen skall vårdas och tillses regelbundet. Allmänna råd. Arkivlokalens skötsel bör ingå i byggnadens övriga lokalvårdsprogram och anpassas till de slag av arkivhandlingar som finns i arkivlokalen. 10 § Bestämmelser för tillträde till arkivlokalen skall fastställas av myndigheten. Rutiner skall anordnas på ett sådant sätt att ett tillfredsställande skydd kan upprätthållas. Allmänna råd. Bestämmelserna bör utfärdas av myndigheten tillsammans med den arkivansvarige. Kvittenslista på nycklar och motsvarande bör finnas. Om många personer har tillträde till arkivlokalen kan det vara lämpligt att föra en lista över personer som besöker arkivlokalen. 7 kap. Utformning 1 § Vid dimensionering av arkivlokalen skall hänsyn tas till arkivets omfattning och beräknad tillväxt / gallring. Därutöver skall hänsyn tas till det utrymme som kan komma att krävas för förstärkning av bärande delar, installationer, arbetsutrymmen m.m. Allmänna råd. Vid beräkning av utrymmesbehov för arkivet bör myndigheten göra en prognos över arkivets tillväxt och gallring. Andra faktorer som kan inverka på behoven är t.ex. mikrofilmning och datorisering. På ett tidigt stadium bör myndigheten undersöka om det krävs förstärkningar av golvbjälklag och övriga bärande delar. Förstärkningar kan uppta en icke försumbar del av arkivlokalens volym. Extra utrymme krävs för belysning, rörunderbyggnader och andra el- och vvs-installationer. Utrymme kan också krävas för att skydda handlingarna mot skadlig upphettning och för att luften skall kunna cirkulera i arkivlokalen. Vid placering av hyllor intill vägg bör avståndet normalt vara 200 mm. Hyllor bör aldrig placeras direkt mot yttervägg. Avståndet mellan taket och hyllornas överkant bör vara minst 500 mm. Det lägsta hyllplanet bör placeras ca 150 mm över golvnivån. Även transport- och utrymningsvägar, arbetsytor och tillfälliga arbetsplatser kräver utrymme. Huvudgångarnas bredd bör vara minst 1200 mm. Behovet av utrymmen för uppackning, sanering, konditionering och ordningsarbeten bör också övervägas vid planeringen av arkivlokalen. 2 § Om myndigheten avser att placera flyttbar elektrisk utrustning i arkivlokalen, skall denna inrymmas i egen brandcell. Detsamma gäller uttag för sådan utrustning (se 10 kap. 1-2 §§). Allmänna råd. Med flyttbar elektrisk utrustning avses t.ex. kopiator, dator eller skrivare. Ett alternativ till att bygga en särskild brandcell är att iordningställa ett arbetsrum utanför arkivlokalen. 3 § Om arkivet omfattar handlingar som kräver olika skyddsåtgärder, skall vid behov separata arkivlokaler inrättas. Allmänna råd. Flera arkivlokaler krävs t.ex. om myndighetens arkiv omfattar olika typer av arkivmateriel, såsom papper, mikrofilm och magnetiska databärare (se 11 kap. 1 §). Särskild arkivlokal kan även krävas för handlingar som omfattas av sekretess. 8 kap. Bärförmåga 1 § Vid planering av arkivlokalen skall golvbjälklagets hållfasthet utredas. Vid utredningen skall hänsyn tas till handlingarnas och förvaringsinventariernas sammanlagda vikt. Allmänna råd. I byggnader som inte tidigare varit avsedda för förvaring av tung materiel är bjälklagen i regel inte tillräckligt dimensionerade för förvaring av arkiv. Belastningen på golvbjälklaget bör därför särskilt utredas. Vid förvaring av handlingar i mobila tätpackningshyllor kan dessutom punktbelastningen på golvet bli stor och bjälklagets styvhet mot deformation och vinkeländring vid stöd bör beaktas. Belastningen på golv och golvbjälklag bör utredas även vid utplacering av större förvaringsskåp. 9 kap. Skydd mot fukt och vatten 1 § Arkivlokalen skall skydda handlingarna mot fukt och vatten. 2 § Rör för vätskor och gas får inte finnas i arkivlokalen, med undantag för vattenbärande rör för arkivlokalens uppvärmning. Sådana rör skall dras nära golvet. På utsidan av arkivlokalen skall rören förses med avstängningsventiler. Golvbrunnar och tappkranar får inte finnas i arkivlokalen. 3 § När det gäller befintliga arkivlokaler och lokaler som skall byggas om till arkivlokaler, får det finnas andra genomgående rör än sådana som avser arkivlokalens uppvärmning, under förutsätt-ning att ett godtagbart skydd mot fukt- och vattenskador kan åstadkommas. I sådana fall som avses i första stycket skall det finnas en golvbrunn med manuell avstängningsventil. Vidare skall fuktlarm installeras. Allmänna råd. Rörinstallationerna bör kompletteras med avledande dropp- och uppsamlingsrännor. Rör som innehåller vatten under tryck bör förses med ett omslutande skydd som hindrar att vattnet sprids i arkivlokalen vid läckage. Genomgående rör för fjärrvärme bör alltid undvikas, då det krävs omfattande inbyggnadsarbeten för att en godtagbar skyddsnivå skall kunna uppnås. 10 kap. Skydd mot brand och skadlig upphettning Skydd mot uppkomst av brand inom arkivlokalen 1 § Arkivlokalen skall utföras så att risken för uppkomst av brand inne i arkivlokalen minimeras. I arkivlokalen får endast finnas sådana elektriska installationer som är nödvändiga för arkivlokalens drift. Installationerna skall utföras så att ingen brandfara uppstår. 2 § Arkivlokalen skall ha fast elinstallation, utan vägg- eller lamputtag (se 7 kap 2 §). Den ordinarie belysningsinstallationen och maskinella hjälpmedel skall kunna frånkopplas när ingen vistas i arkivlokalen. Frånkopplingen skall kunna utföras och kontrolleras från arkivlokalens utsida. Allmänna råd. Reglering och kontroll av strömtillförseln kan lämpligen ske med hjälp av strömbrytare med kontrollampa som monteras på utsidan av arkivlokalen. Strömbrytaren bör vara låsbar eller placerad så att den inte är åtkomlig för obehöriga. 3 § Elektriska installationer för luftbehandling skall brandtekniskt avskiljas från arkivlokalen. Allmänna råd. Här avses installationer för luftberedning, luftväxling m.m. 4 § Elektriska rumsvärmare får inte finnas i arkivlokalen. När det gäller befintlig arkivlokal och lokal som skall byggas om till arkivlokal, får det finnas elektriska rumsvärmare om de förses med skyddsanordningar som gör att risken för uppkomst av brand minimeras. 5 § Allmänbelysningen skall utgöras av lysrörsarmatur som har ett tillfredsställande skydd mot damm. Allmänna råd. Lysrörsarmaturen bör uppfylla kraven för kapslingsklass IP 54 T, enligt Svensk Standard SS-EN 60 529. HF-don med väl inkapslade kondensatorer bör installeras. Platsbelysning kan normalt undvikas om allmänbelysningen dimensioneras på ett riktigt sätt. I huvudgångarna är det i allmänhet tillräckligt med en belysningsstyrka på 100 lux, vid mätning en meter över golvet. I gångarna mellan hyllorna krävs normalt 300 lux. Skydd mot brandspridning från angränsande utrymmen 6 § Arkivlokalen skall utföras så att risken för spridning av brand från angränsande utrymmen begränsas. Arkivlokalen skall utgöra egen brandcell. I vissa fall kan sektionering av arkivlokalen krävas. Regler om sektionering finns i 10 kap. 11 §. 7 § Den yttre brandbelastningen får inte överstiga 200 MJ/m2. Allmänna råd. En yttre brandbelastning på 200 MJ/m2 motsvarar vad man brukar kalla en "normalbrand", d.v.s. ungefär den belastning som uppkommer när ett normalt kontorsrum brinner. Den yttre brandbelastningen bör nedbringas så långt det är möjligt. 8 § Arkivlokalen skall utföras så att den vid brand i angränsande utrymme under 120 minuter ger skydd mot - skadlig upphettning, - rök, - öppen låga, - genombränning, och - kollaps. Allmänna råd. Med skadlig upphettning avses normalt för - pappershandlingar > 70°C vid => 85% RF, - mikrofilm > 70°C vid => 85% RF, - magnetiska databärare > 55°C vid => 85% RF, - optiska databärare > 55°C vid => 85% RF. Förkortningen RF står för relativ luftfuktighet. Vilken brandteknisk klass som skall väljas för olika byggnadsdelar samt vilka övriga åtgärder som skall vidtas bestäms bl.a. av handlingarnas förmåga att motstå skadlig upphettning och fuktinträngning vid brand, yttre brandbelastning, byggnadsmaterial, byggnadens konstruktion och användning. 9 § Dörrar till arkivlokalen skall vara självstängande. Allmänna råd. Självstängningfunktionen har betydelse såväl för begränsning av brandspridning som för klimatförhållanden. 10 § Fönster till arkivlokalen skall utföras så att de inte sänker det brandtekniska skyddet. Allmänna råd. Fönster bör förses med fönsterluckor i samma brandtekniska klass som väggen i övrigt. Det kan vara lämpligt att utanför arkivlokalen montera en indikeringslampa som visar om fönsterluckorna lämnats öppna. Tillräckligt brandskydd kan även åstadkommas med hjälp av brandtekniskt klassade fönsterrutor. Skydd mot brandspridning inom arkivlokalen 11 § Arkivlokal som är större än 1200 m2 skall sektioneras. Sektioneringen skall ha en brandbegränsande funktion under 60 minuter. Allmänna råd. Sektionering kan krävas även för mindre arkivlokaler för att ett stabilt klimat skall kunna uppnås. 12 § Arkivlokalen skall utföras med material, ytskikt och beklädnader som ger ett försumbart bidrag till brandspridning inom lokalen. Allmänna råd. Kraven avser t.ex. tak, väggar, golv och rörledningar. 13 § Arkivlokalen skall skyddas av automatiskt brandlarm. Undantag får göras om tidig upptäckt av brand ändå möjliggörs genom arkivlokalens belägenhet eller användning. Allmänna råd. Detektering bör ske med hjälp av rökdetektor. Detektor till automatiskt brandlarm bör om möjligt placeras både inne i arkivlokalen och i angränsande lokaler. Signalen bör gå till bemannad plats. Med "signal till bemannad plats" avses att larmet vidarebefordras till kommunens räddningstjänst om inte personal finns tillgänglig på platsen. Exempel på lämpliga komponenter i ett automatiskt brandlarm finns i standardserien "Automatiska brandlarmanläggningar", SMS-EN 54. Exempel på lämpligt utförande finns i Försäkringsförbundets skrift "Regler för automatisk brandlarmsanläggning", RUS 110:5. 14 § I anslutning till arkivlokalen skall finnas handbrandsläckare. Släckmedlet skall vara anpassat till det arkivmaterial som förvaras i arkivlokalen. Allmänna råd. Avståndet till handbrandsläckare bör inte överstiga 25 m. 11 kap. Skydd mot skadlig klimat- och miljöpåverkan. 1 § Arkivlokalen skall avseende temperatur, relativ luftfuktighet, luftens renhet och övriga miljöfaktorer vara anpassad till det arkivmaterial som förvaras där. Handlingar som kan påverka varandra negativt skall förvaras åtskilda (se 7 kap. 3 §). I byggnadskonstruktioner och inredning får endast sådana material användas som inte påverkar handlingarna negativt. Handlingarna får inte utsättas för annat ljus än det som erfordras för deras vård och åtkomst. Allmänna råd. Pappershandlingar bör förvaras i 18 ± 2°C vid 40 ± 10% RF. Magnetiska databärare (t.ex. magnetband för ADB, ljudband och videoband) bör förvaras i 18 ± 2 °C vid 40 ± 5% RF. Optiska databärare bör förvaras i 18 ± 2 °C vid 40 ± 5% RF. Mikrofilm bör förvaras i 12 ± 2 °C vid 30 ± 5% RF. Klimatet lämpar sig även för förvaring av övrigt svart-vitt fotografiskt material. Färgat fotografiskt material bör förvaras i lägre temperatur än svart-vit mikrofilm. För nitratfilm finns särskilda regler i Spräng-ämnesinspektionens författningssamling. Allmänt gäller att luftföroreningar som svaveldioxid, kväveoxider m.fl. har en menlig inverkan på handlingarna. Om arkivlokalen är belägen i en omgivning med förorenad luft bör tilluften renas genom avskiljning av både fasta och gasformiga föroreningar. Kraven på luftens renhet är olika för olika slag av handlingar. Luften i en arkivlokal för mikrofilm bör t.ex. inte innehålla svaveldioxid i halter som överstiger 0,01 ppm. Gränsvärden för andra luftföroreningar saknas. Nivån för godtagbar halt av svaveldioxid kan dock gälla som riktmärke för andra gaser. Vid förvaring av magnetiska databärare bör innehållet av partiklar inte överstiga 30x103 partiklar => 0,5 µm, och 1 partikel => 5 µm per m3. I vissa fall är klimatkraven för olika slag av handlingar relativt likartade. Detta innebär emellertid inte att handlingarna kan förvaras i samma arkivlokal. Det är t.ex. inte lämpligt att förvara dammalstrande pappershandlingar tillsammans med magnetiska databärare som har höga krav på luftens renhet. 2 § Klimatet i arkivlokalen skall på varje mätpunkt hållas så konstant som möjligt. Direkt förbindelse med utomhusklimat får inte förekomma. Vid behov skall arkivlokalens klimat regleras genom en luftbehandlingsanläggning. Allmänna råd. Vid höga krav på luftens renhet bör en filterutrustning monteras i till- och återluftskanalerna. Vidare bör ett övertryck på 10-30 Pa skapas i arkivlokalen. Övertrycket förhindrar icke filtrerad luft från att tränga in i arkivlokalen. Helst bör en luftsluss byggas mellan arkivlokalen och angränsande utrymme. I vissa fall krävs en sektionering av arkivlokalen för att ett stabilt klimat skall kunna åstadkommas. 3 § För handlingar som kräver konditionering skall ett särskilt konditioneringsutrymme anordnas. Allmänna råd. För mindre arkivlokaler kan en luftsluss anordnas för detta ändamål. 4 § Magnetiska databärare skall skyddas mot skadlig elektromagnetisk påverkan. Allmänna råd. Behovet av skydd genom t.ex. jordning, val av byggnadsmaterial och inredning, bör utredas i varje enskilt fall. 12 kap. Skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst 1 § Arkivlokalens begränsande byggnadsdelar skall vara utförda så att arkivet ges ett tillfredsställande skydd mot skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Allmänna råd. Vid bestämning av arkivlokalens skyddsnivå bör myndigheten bl.a. beakta om arkivmaterialet är stöldbegärligt, omfattas av sekretess eller är integritetskänsligt. Vid förvaring av handlingar som omfattas av sekretess avseende rikets säkerhet ställs särskilda krav på skyddsnivån (se FA-SÄK). Bedöms arkivlokalens läge och / eller arkivets innehåll medföra risk för obehörigt intrång bör arkivlokalen förses med inbrottslarm. Arkivlokalens olika delar bör hålla en likvärdig fysisk skyddsnivå, d.v.s. lås, dörrar, brytskydd och karmars infästning m.m. bör ges samma styrka. Om arkivlokalens omslutande väggar består av gipsskivor krävs i allmänhet en komplettering med skivor av stålplåt, för att ett tillfredsställande skydd skall kunna uppnås. 2 § En arkivlokals låsningsgräns skall normalt förläggas i lokalens omslutande väggar. Vid bestämning av låsningsgräns skall hänsyn tas till byggnadens allmänna skyddsnivå. Om det finns fönster som kan användas som inbrottsväg skall de förses med tillräckliga skyddsanordningar. Detsamma gäller om det finns fönster som är så belägna att det finns en uppenbar risk för skadegörelse. Allmänna råd. Lås med tillbehör bör ge en bryt- och dyrksäkerhet som är anpassad till kraven på arkivlokalens skyddsklass. ______________ Övergångsbestämmelser: 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 1995. 2. I och med ikraftträdandet av denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1986:2) om arkivlokaler och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:5) om arkivlokaler. Dispenser som utfärdats med de äldre författningarna upphör härmed att gälla. 3. Om en befintlig arkivlokal inte uppfyller kraven i denna författning skall bristerna åtgärdas före utgången av 1999. Om bristerna inte går att åtgärda skall arkivet flyttas till en arkivlokal som uppfyller kraven. 4. Myndighet som förvarar arkivet i skyddsrum får fortsätta att göra detta till utgången av 1999, under förutsättning att planering och / eller projektering av arkivlokal påbörjas senast före utgången av 1995. En annan förutsättning är att myndighetens arkiv under övergångstiden kan evakueras och ges en godtagbar förvaring inom 48 timmar. För detta ändamål skall en evakueringsplan för arkivet upprättas. Planen skall godkännas av arkivmyndigheten. Därefter bör kommunens medgivande inhämtas. Planen bör även förvaras i skyddsrummet tillsammans med skyddsrumsritningen. Skyddsrumsregler finns i Statens Räddningsverks regler om utförande och inredning av skyddsrum (SRFS:1992:1). ERIK NORBERG Britt-Marie Östholm Sakregister 1. skyddsfaktorer fukt och vatten: 2 kap. 1 § 3 kap. 1 § 4 kap. 1 § 6 kap. 2 § 9 kap. 10 kap. 8 §, 11 kap. 1 §. brand och skadlig upphettning: 2 kap. 1 § 3 kap. 1 § 4 kap. 1 § 5 kap. 2, 3 §§ 6 kap. 1-3, 4 §§ 7 kap. 2 § 10 kap. skadlig klimat- och miljöpåverkan: 3 kap. 1 §, 4 kap. 1 § 6 kap. 1, 4-9 §§ 7 kap. 3 §, 10 kap. 2, 9, 11 §§ 11 kap. skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst (tillträdesskydd, sekretess): 3 kap. 1 § 4 kap. 1 § 6 kap. 10 § 7 kap. 3 § 12 kap. 2. byggnadsdelar dörr: 10 kap. 9 § 12 kap. 1-2 §§ fönster: 4 kap. 2 § 6 kap. 4 § 10 kap. 10 § 12 kap. 2 § golv: 2 kap. 1 § 7 kap. 1 § 8 kap. 1 § 9 kap. 3 § 10 kap. 12 § tak: 2 kap. 1 § 7 kap. 1 § 10 kap. 12 § vägg: 7 kap. 1 § 10 kap. 12 § 12 kap. 1-2 §§ 3. installationer belysning: 7 kap. 1 § 10 kap. 5 § elinstallationer: 2 kap. 1 § 6 kap. 4 § 7 kap. 1, 3 §§ 10 kap. 1-4 §§ uppvärmning: 2 kap. 1 § 9 kap. 2-3 §§ 10 kap. 4 § rörledningar: 6 kap. 2 § 7 kap. 1 § 9 kap. 2-3 §§ 10 kap. 12 § ventilation, luft, luftbehandling: 2 kap.1 § 4 kap. 1 § 5 kap. 2 § 6 kap. 8 § 7 kap. 1 § 10 kap. 3 § 11 kap. 1-3 §§

Till sökformuläret för RA-FS

Arbete pågår med komplettering av databasen med pdf-länkar till och relationslänkar mellan föreskrifterna.

I Riksarkivets generella föreskriftsserie (RA-FS) finns föreskrifter och allmänna råd som med några få undantag gäller för samtliga statliga myndigheter och enskilda organisationer som helt eller delvis omfattas av arkivlagstiftningen och Riksarkivets föreskriftsrätt.

En del generella föreskrifter (RA-FS) omfattar en specificerad grupp av myndigheter med liknande uppdrag, exempelvis universitet och högskolor samt domstolar.

Databasen innehåller samtliga giltiga föreskrifter och allmänna råd men det går även att söka på upphävda författningar.

Ansvarig utgivare för Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) är tillförordnande chefsjuristen Désirée Veschetti.

Läs mer om RA-FS.

Modell över Riksarkivets generella föreskrifter.