Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen

Bemyndigande

11 och 12 §§ arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

1994-09-22

Dag för ikraftträdande

1995-01-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2013:3

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen; beslutade den 22 sept 1994. RA-FS 1994:5 Med stöd av 11 och 12 §§ arkivförordningen (1991:446) beslutar Riksarkivet följande föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen. Inledning Regler om statliga myndigheters arkiv finns i arkivlagen och arkivförordningen. Därutöver har Riksarkivet i ett antal författningar beslutat generella regler för statliga myndigheter och vissa andra organ. Reglerna är av följande slag - allmänna, medieoberoende, - mediespecifika (papper, mikrofilm, ADB) och - områdesspecifika (skrivmateriel, arkivlokaler, tekniska krav). Riksarkivet utfärdar även myndighets- och sektorsspecifika regler i de fall det är lämpligt göra tillägg till eller avvikelser från de generella reglerna. För kommittéernas del har det ansetts befogat att utfärda denna sektorsspecifika författning avseende arkivredovisning och gallring, med hänsyn till kommittéernas speciella arbetsformer och arkivbildningens omfattning. I övrigt skall kommittéerna således tillämpa de generella regler som hänvisas till ovan. Tillämpning 1 § Denna författning gäller för kommittéer under regeringen. Arkivredovisning 2 § Kommitténs arkivbeskrivning skall utformas på ett sådant sätt att den ger en samlad överblick över kommitténs arkiv och arkivbildning samt underlättar användningen av arkivet. Arkivbeskrivningen skall vara kortfattad och skall bl.a. innehålla uppgifter om - direktiv, - organisation / ledamöter, - arbetssätt, - sökingångar i arkivet, - eventuell sekretess, och - verkställd gallring, i enlighet med 5 § eller särskilt gallringsbeslut från Riksarkivet (jfr 6 §). 3 § Arkivförteckningen skall utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet. Allmänna råd. Arkivförteckningen kan även användas som underlag för reversal vid överlämnande av arkivet till Riksarkivet. 4 § Arkivet skall redovisas med utgångspunkt i nedanstående förteckningsplan. Redovisningens omfattning och komplexitet skall avgöra vilken redovisningsystematik som väljs. A Protokoll B Utgående handlingar C Diarier D Register och liggare E Inkomna handlingar och korrespondens F Handlingar ordnade efter ämne H Statistik Ö Övriga handlingar Allmänna råd. Kommittén kan antingen välja en enkel form av förtecknande A) eller en mer differentierad form B). A) Mindre kommittéarkiv kan ordnas och förtecknas på ett förenklat sätt. När handlingarna bildat volymer kan dessa numreras och förtecknas i löpande följd. Exempel på förenklat förtecknande: X-KOMMITTÉN vol. 1 Protokoll från sammanträden 1995-1996 Arbetspromemorior vol. 2 Utkast till betänkande vol. 3 Arkivexemplar av tryckt betänkande Diarium över korrespondens vol. 4 ADB-register över ... vol. 5 Korrespondens vol. 6 Enkätmaterial rörande ... vol. 7 Handlingar rörande ... B) Om kommittén har en mer omfattande arkivbildning kan det bli nödvändigt att sammanföra volymerna till serier som redovisas i en systematisk ordning. Exempel på arkivförteckning med enkel seriesystematik: Y-KOMMITTÉN A PROTOKOLL A 1 Protokoll från kommitténs sammanträden 1995-1998 vol.1 A 2 Protokoll från överläggningar med utomstående vol. 1 experter B UTGÅENDE HANDLINGAR B 1 Arkivexemplar av utgående diarieförda skrivelser vol. 2-3 B 2 Arbetspromemorior nr 1-40 vol. 4-5 B 3 Utkast och förslag till betänkande vol. 6-7 B 4 Slutversion och ett tryckt exemplar av betänkandet vol. 8 C DIARIER C 1 Diarium över utgående och inkomna skrivelser vol. 9 C 2 Register till diarium vol. 9 E INKOMNA HANDLINGAR OCH KORRESPONDENS E 1 Inkomna diarieförda skrivelser vol. 10-11 E 2 Svar på enkät rörande ... vol. 12-15 (Sekretess enligt X kap. Y § sekretesslagen 1980:100) E 3 Inkomna ej diarieförda skrivelser vol. 16 F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE F 1 Handlingar rörande kommitténs administration och vol. 17 verksamhetsområde (direktiv, förordnanden, organisation, ekonomi, konsultavtal m.m.) F 2 Handlingar rörande projekt nr 1 vol. 18-20 F 3 Handlingar rörande projekt nr 2 vol. 21-23 H STATISTIK H 1 Statistiska sammanställningar rörande ... vol. 24 Ö ÖVRIGA HANDLINGAR Ö 1 Pressklipp vol.25 Gallring 5 § Kommittén skall gallra allmänna handlingar som är av tillfällig och av ringa betydelse för kommitténs verksamhet. Gallring får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Allmänna råd. Handlingar som kan komma i fråga är t.ex. - inkomna eller upprättade handlingar av tillfällig natur ellerringa betydelse, t.ex. framställningar och förfrågningar som inkommit för kännedom och som inte berör kommittéarbetet samt telefonmeddelanden och anteckningar som saknar betydelse i och med att betänkandet färdigställts, - övertaliga kopior, t.ex. dubbletter av skrivelser och promemorior, - kopior av personaladministrativa handlingar, - kopior av räkenskapshandlingar som rör kommitténs anställda, t.ex. besked om avlöningsförmåner, räkningar för fullgjord tjänstgöring och reseräkningar. I 3:e strecksatsen avses inte kopior av förordnanden och i 4:e strecksatsen avses inte sådana kopior av räkenskapshandlingar som rör kostnader för kommitténs egna projekt och kampanjer, inte heller avtal med konsultfirmor om ersättning för särskilda uppdrag. 6 § Kommittén skall i arbetets slutskede överväga om det utöver sådana handlingar som avses i 5 § finns ytterligare handlingar som kan gallras. Framställning om gallringsbeslut skall i sådana fall göras till Riksarkivet. Allmänna råd. Handlingar som kan komma i fråga är t.ex. handlingar som legat till grund för undersökningar som gjorts under utredningsarbetet, om sakinnehållet i allt väsentligt återges i betänkandet eller annan rapport som kommittén avgivit. En förutsättning är att materialet bedöms sakna värde för verifiering av utredningens slutsatser och för framtida bearbetningar i samband med utredning och forskning. Det kan gälla olika slag av statistiskt primärmaterial, enkätmaterial, intervjumaterial, tabeller som hämtats ur andra ADB-register m.m. _________ Denna författning träder i kraft den 1 januari 1995. ERIK NORBERG Britt-Marie Östholm

Till sökformuläret för RA-FS