Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om vissa krav vid upphandling av skrivmateriel

Bemyndigande

2 och 11§§ arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

1994-01-10

Dag för ikraftträdande

1994-04-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-FS 1991:7
• upphävs RA-FS 1991:8

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2006:4

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om vissa krav vid upphandling av skrivmateriel; beslutade den 10 jan 1994. RA-FS 1994:1 Med stöd av 2 och 11 §§ arkivförordningen (1991:446) beslutar Riksarkivet, efter samråd med Krigsarkivet, följande föreskrifter och allmänna råd om vissa krav vid upphandling av skrivmateriel. Inledning I denna författning finns regler om vissa krav som skall ställas vid upphandling av skrivmateriel. Reglerna syftar till att skapa förutsättningar för att myndighetens handlingar skall kunna framställas på ett sådant sätt att de kan läsas och kopieras under hela bevarandetiden. Med skrivmateriel avses t.ex. papper, skrivmedel, kopiatorer, laserskrivare, telefaxar, mikrofilm och ritfilm. De tekniska krav som omtalas i författningen finns i ett antal separata författningar som även har kungjorts i engelsk översättning. För områden där Riksarkivet inte har utfärdat tekniska krav skall myndigheten i första hand upphandla produkter som uppfyller gällande standarder inom området. I lagen (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU) föreskrivs att myndigheten, vid upprättandet av förfrågningsunderlaget, i första hand skall utforma tekniska beskrivningar med hänvisning till europeiska tekniska specifikationer. Om sådana inte finns får hänvisning göras till olika standarder i föreskriven turordning. Undantag från dessa regler medges i vissa fall, t.ex. om det finns särskilt föreskrivna tekniska krav. Härmed avses bl. a. Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för olika produkter (jfr prop. 1992/93:88). Myndigheten skall i annonsen om upphandling motivera undantaget från huvudregeln. Vid annonsering eller inbjudan till anbudsgivning skall myndigheten även informera om övriga krav som ställs i denna författning. De nämnda reglerna i LOU om utformning av tekniska beskrivningar och annonsering gäller vid upphandling över fastställda tröskelvärden. Tillämpning 1 § Följande föreskrifter och allmänna råd gäller för - statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresentationen, - kyrkokommunala myndigheter, - sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna framställs i verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och - allmänna försäkringskassor. I dessa föreskrifter avses med myndighet sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket. Föreskrifterna skall även tillämpas i de fall myndigheten framställer handlingar för annan myndighets räkning. Definitioner Definitionerna har hämtats ur svensk standard "Allmänna termer och definitioner avseende standardisering och därmed sammanhängande om råden" (SS-EN 45 020, utgåva 1). En anpassning har gjorts till skrivmaterielområdet. 2 § I dessa föreskrifter avses med begreppen ackreditering: formellt erkännande av att ett certifieringsorgan är kompetent att utföra specificerade certifieringar, certifiering: handling, som utförts av en tredje part, som visar att tillräcklig tilltro uppnåtts att en vederbörligen identifierad produkt är i överensstämmelse med en bestämd standard eller bestämda föreskrifter, certifikat: dokument, utfärdat enligt reglerna i ett certifieringssystem, som anger att tillräcklig tilltro skapats till att en vederbörligen identifierad produkt är i överensstämmelse med en bestämd standard eller bestämda föreskrifter, leverantör: part som är ansvarig för produkten och är i stånd att säkerställa att kvalitetssäkring utövas; definitionen kan tillämpas på tillverkare, grossister, importörer osv, leverantörsförsäkran: dokument utfärdat av en leverantör som på eget ansvar fastställer att en produkt är i överensstämmelse med en bestämd standard eller bestämda föreskrifter. Krav på produkterna 3 § Myndigheten skall försäkra sig om att den produkt som upphandlas är i överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav. Detta kan ske genom att myndigheten - väljer produkter som certifierats för överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav, eller - begär en försäkran från leverantören om att produkten är i överensstämmelse med dessa krav. Allmänna råd. De tekniska kraven avser egenskaper hos en handling som framställs med en produkt eller kombinationer av produkter (jfr kraven på certifikat i 5 § och leverantörsförsäkran i 8 §). I bilaga 1 finns en förteckning över de föreskrifter om tekniska krav som Riksarkivet har utfärdat. Certifiering 4 § Certifiering skall ha utförts av ackrediterat organ vars ackrediteringsområde omfattar Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav och som uppfyller kraven i svensk standard "Certifieringsorgan—Allmänna krav vid certifiering av produkter" (SS-EN 45011, utgåva 1). Ackrediterade organ skall inför myndigheten kunna förete bevis om att de uppfyller dessa krav. Allmänna råd. Ackrediterade är sådana organ som av Styrelsen för teknisk ackreditering (SWEDAC) eller motsvarande organ inom det europeiska sam arbetsområdet erkänts som kompetenta att utföra specificerade provningar och certifieringar. SWEDAC utfärdar föreskrifter för och ger ut förteckningar över ackrediterade organ i Sverige. Ackrediterade certifieringsorgan ingår avtal med den leverantör som önskar få sin produkt certifierad, om typprovning, övervakande kontroll och leverantörens egenkontroll, för att säkerställa kvaliteten hos levererade produkter. Skrivmaterielprodukter som certifierats i enlighet med Riksarkivets tekniska krav återfinns i förteckningar som förs av ackrediterade certifieringsorgan. 5 § För certifierade produkter skall finnas certifikat. Certifikatet skall innehålla hänvisning till de föreskrifter som ligger till grund för certifieringen. Certifikatet skall, i tillämpliga fall, vara utfärdat med specificering av de kombinationer som certifieringen avser (jfr 3 §). Märkning av certifierade produkter 6 § Certifierade produkter får, i enlighet med bestämmelserna i lagen (1990:783) om skydd för beteckningen svenskt arkiv, märkas med beteckningen "svenskt arkiv". Beteckningen "svenskt arkiv" får användas i kombination med certifikatets nummer. 7 § Vid märkning av certifierade pappersprodukter gäller följande: Vid användning av beteckningen "svenskt arkiv" på förpackningar, i annonser, kataloger och motsvarande skall anges om certifieringen avser "arkivbeständigt" eller "åldringsbeständigt" papper. Arkivbeständigt papper får märkas med vattenmärke som omfattar beteckningen "svenskt arkiv" samt uppgift om ytvikt, tillverkare och tillverkningsår. Leverantörens försäkran Föreskrifterna i 8-9 §§ är till största delen i överensstämmelse med svensk standard "Allmänna krav på leverantörers försäkran om överensstämmelse" (SS-EN 45014, utgåva 1). En anpassning har gjorts till skrivmaterielområdet. 8 § Vid upphandling mot leverantörsförsäkran skall myndigheten tillse att följande krav ställs på leverantören: Leverantören skall utöva styrning över alla verksamheter som påverkar produkternas kvalitet för att säkerställa att de tekniska krav, till vilka försäkran hänvisar, uppfylls. För detta syfte skall leverantören ha till sitt förfogande alla nödvändiga medel för att utföra denna styrning på samtliga nivåer. Information om leverantörens kvalitetssystem och provningsresultat skall på myndighetens begäran kunna tillhandahållas. Allmänna råd. Om myndigheten upphandlat en produkt mot leverantörsförsäkran och misstänker att den inte uppfyller de krav som angivits bör provningsresultat och annan behövlig dokumentation inkrävas från leverantören. Vid behov bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten om åtgärder. 9 § En leverantörsförsäkran skall omfatta följande uppgifter: a) namn och adress på den leverantör som utger försäkran, b) identifiering av produkten (namn, typ eller modell, parti eller serienummer, eventuellt ursprung och antal enheter), c) hänvisning till Riksarkivets tekniska krav (på ett exakt, fullständigt och klart definierat sätt), d) om tillämpligt, en specificering av de kombinationer av produkter som försäkran avser (jfr 3 §), e) uttalande att leverantören på begäran och utan dröjsmål kan tillhandahålla provningsresultat och annan behövlig dokumentation som visar att produkten överensstämmer med Riksarkivets tekniska krav, f) om tillämpligt, all annan tilläggsinformation som kan erfordras, g) datum för försäkran, h) namnteckning och titel eller likvärdig signering av bemyndigad person, i) uttalande att försäkran är utställd helt under leverantörens eget ansvar. Leverantörens försäkran skall utfärdas som ett separat dokument som tillställs den upphandlande myndigheten. ___________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 april 1994. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:7) om val av produkter och kvalitetssystem samt Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:8) om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om val av produkter och kvalitetssystem upphör därmed att gälla. 2. Godkännande / certifikat som utfärdats av Statens Provningsanstalt / Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut under tiden 1 juli 1991 t.o.m 31 mars 1994 gäller tills vidare, dock längst t.o.m. utgången av 1995. ERIK NORBERG Britt-Marie Östholm Bilaga 1 RA-FS 1991: 10: Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för papper (ej översatt), RA-FS 1992: 4: Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för skrivmedel för framställning av skrift på papper, Swedish National Archives Regulations concerning technical requirements for writing material for recording on paper documents, RA-FS 1992: 5: Riksarkivets föreskrifter om provningsmetoder vid utvärdering av skrivmedel för framställning av skrift på papper, Swedish National Archives Regulations concerning testing methods for evaluation of writing material for recording on paper documents, RA-FS 1992:6: Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för kopiatorer, laserskrivare, telefaxar m. m. för framställning av skrift på papper, Swedish National Archives Regulations concerning technical requirements for copying machines, laser printers, telefaxes etc. for recording on paper documents, RA-FS 1992: 7: Riksarkivets föreskrifter om provningsmetoder vid utvärdering av kopiatorer, laserskrivare, telefaxar m. m. för framställning av skrift på papper, Swedish National Archives Regulations concerning testing methods for evaluation of copying machines, laser printers, telefaxes etc. for recording on paper documents, RA-FS 1992: 8: Riksarkivets fdreskrifter om tekniska krav för mikrofilm, Swedish National Archives Regulations concerning technical requirements for microforms, RA-FS 1992: 9: Riksarkivets föreskrifter om provningsmetoder vid utvärdering av mikrofilm, Swedish National Archives Regulations concerning testing methods for evaluation of microforms, RA-FS 1992:10: Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för ritfilm och reprografisk film, Swedish National Archives Regulations concerning technical requirements for draughting film and reprographic film, RA-FS 1992:11: Riksarkivets föreskrifter om provningsmetoder vid utvärdering av ritfilm och reprografisk film, Swedish National Archives Regulations concerning testing methods for evaluation of draughting film and reprographic film, RA-FS 1992:12: Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för tusch, skrivare och kopiatorer för framställning av skrift på ritfilm och reprografisk film, Swedish National Archives Regulations concerning technical requirements for Indian inks, printers and copying machines for recording on draughting film and reprographic film, RA-FS 1992:13: Riksarkivets föreskrifter om provningsmetoder vid utvärdering av tusch, skrivare och kopiatorer för framställning av skrift på ritfilm och reprografisk film, Swedish National Archives Regulations concerning testing methods for evaluation of Indian inks, printers and copying machines for recording on draughting film and reprographic film, RA-FS 1993:1: Riksarkivets föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1992:6) om tekniska krav för kopiatorer, laserskrivare, telefaxar m. m. for framställning av skrift på papper; i den engelska översättningen (RA-FS 1992:6) har ändringen införts, RA-FS 1993:2: Riksarkivets föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1992:7) om provningsmetoder vid utvärdering av kopiatorer, laserskrivare, telefaxar m.m. för framställning av skrift på papper; i den engelska översättningen (RA-FS 1992:7) har ändringen införts, RA-FS 1993: 3: Riksarkivets föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1992: 13) om provningsmetoder vid utvärdering av tusch, skrivare och kopiatorer för framställning av skrift på ritfilm och reprografisk film; i den engelska översättningen (RA-FS 1992: 13) har ändringen införts.

Till sökformuläret för RA-FS