Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling

Bemyndigande

11 och 12 §§ arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2004-08-30

Dag för ikraftträdande

2004-11-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• ändras RA-FS 2004:2

Dessa föreskrifter är

• ändrade genom RA-FS 2004:2
• ändrade genom RA-FS 2005:1
• ändrade genom RA-FS 2006:6
• upphävda genom RA-FS 2013:1

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling (RA-FS 2004:2); beslutade den 30 augusti 2004. Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 och 12 §§ arkivförordningen (1991:446) följande föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling; 1 § Tillämpning Följande föreskrifter och allmänna råd gäller för - statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet, utrikesrepresentationen och myndigheter under Försvarsdepartementet, - sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, - sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar, - Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar i fråga om allmänna handlingar som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m. och - allmänna försäkringskassor. 2 § Omfattning Föreskrifterna gäller för handlingar som tillkommer vid upphandling, som omfattas av lagen (1992:1528) om offenlig upphandling. Allmänna råd. Föreskrifterna gäller inte handlingar vid överprövnings- och skadeståndsmål eller andra handlingar som tillkommit efter det att upphandlingen avslutats. 3 § Bevarande och gallring Myndigheten får gallra handlingar som tillkommer vid upphandling med följande undantag: 1. Inköpsgrundande handlingar, t.ex. anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan. 2. Annons med inbjudan till ansökan om att få lämna anbud, anbudslämnande, formgivningstävling eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan. 3. Förfrågningsunderlag och underlag för anbudsansökan eller motsvarande. 4. Av det anbud eller motsvarande som har antagits: anbud, anbudsansökan, tävlingsbidrag, bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar samt begärda förtydliganden och kompletteringar. 5. Protokoll över öppning av anbud, förteckning över anbud och motsvarande. 6. Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser. 7. Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare och utvärdering av anbud. 8. Handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut. 9. Upphandlingskontrakt med bilagor. 10. Beställning eller motsvarande handling vid avrop mot ramavtal, i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp. 11. Handlingar vid direktupphandling, i de fall värdet av det upphandlade överstiger ett ringa belopp. 4 § Återlämnande Bilagor till anbud som inte har antagits får återlämnas till anbudsgivaren vid tidpunkt när de annars skulle ha gallrats. Allmänna råd. Med bilagor avses t.ex. arbetsprover, modeller och motsvarande. 5 § Tidpunkt för gallring eller återlämnande Handlingarna får gallras eller återlämnas tidigast 1. när tiden för att begära skedestånd har gått ut, 2. när de inte behövs för redovisning, kontroll eller revision eller 3. när de inte behövs för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter. 6 § Beslut om tillämpning Myndigheten skall belsuta om tillämpningen av dessa föreskrifter. Beslutet skall dokumenteras. Allmänna råd. Myndighetens beslut bör utformas som en plan för bevarande och gallring av handlingar som tillkommer vid upphandling. Planen kan utgöra en del av en dokumenthanteringsplan och innehålla uppgifter om gallringsfrister eller gallrinsgtidpunkt. 7 § Riksarkivet kan om särskilda skäl föreligger besluta om undantag från dessa föreskrifter. ____________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 november 2004. 2. Föreskrifterna får tillämpas på handlingar som tillkommit vid upphandling från och med den 1 januari 1995. TOMAS LIDMAN Agneta Mann

Till sökformuläret för RA-FS