Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd angående framställning och hantering av kartor och ritningar som skall bevaras

Bemyndigande

8 § skrivmaterielkungörelsen (1964: 504)

Beslutsdatum

1986-12-15

Dag för ikraftträdande

1987-01-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2006:3

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd angående framställning och hantering av kartor och ritningar som skall bevaras; beslutade den 15 december 1986. RA-FS 1986:3 Med stöd av 8 § skrivmaterielkungörelsen (1964: 504) beslutar riksarkivet efter samråd med krigsarkivet föreskrifter och allmänna råd angående framställning och hantering av kartor och ritningar som skall bevaras. Föreskrifterna och de allmänna råden gäller statliga myndigheter som lyder under allmänna arkivstadgan (1961:590). De träder i kraft den l januari 1987. SVEN LUNDKVIST Claes Gränström Innehållsförteckning Inledande bestämmelser l. Omfattning 2. Ansökningsförfarande och vad ansökan skall avse 3. Villkor för medgivande Detaljbestämmelser 4. Material som omfattas av dessa föreskrifter 5. Typgodkännande 6. Förteckning över godkända material 7. Framställning m m av handlingar 8. Märkning av handlingar 9. Förvaring av handlingar 10. Återkommande kontroll av handlingar 11. Användning av handlingar Bilagor 1. Föreskrift rörande kontroll av fotografisk silverfilm med avseende på rester av tiosulfat (sköljkontroll) 2. Allmänna råd rörande förvaring av ritfilm och fotografisk silverfilm 3. Allmänna råd rörande tillämpningen av föreskrifterna Inledande bestämmelser 1. Omfattning Dessa föreskrifter gäller kartor och ritningar, vilka skall bevaras och efter särskilt medgivande framställs med skrivmateriel, som inte godkänts enligt skrivmaterielkungörelsens bestämmelser. 2. Ansökningsförfarande och vad ansökan skall avse Ansökan om medgivande att använda icke godkänd skrivmateriel till kartor och ritningar, som skall bevaras, skall göras till riksarkivet. Myndigheter under försvarsdepartementet skall inge ansökan till krigsarkivet, som med eget yttrande överlämnar ärendet till riksarkivet. I ansökan skall anges vilka handlingar som avses, vilka material och metoder, som kommer att användas, och om handlingarna mikrofilmas. Ansökan skall avse framställning och förvaring m.m. av nya kartor och ritningar. I vissa fall kan ansökan även avse äldre handlingar. 3. Villkor för medgivande Medgivande enligt 1-2 ges endast för sådana kartor och ritningar, vilka framställs med material, metoder och kombinationer därav, som typgodkänts av statens provningsanstalt med stöd av dessa föreskrifter. Detaljbestämmelser 4. Material som omfattas av dessa föreskrifter 4.1 Vid medgivande enligt 1-2 skall ritfilm och fotografisk silverfilm användas på sätt som anges i dessa föreskrifter. Med ritfilm avses en film av polyester, som på en eller båda sidor är försedd med ritskikt avsett för anbringande av information. Med fotografisk silverfilm avses en film av polyester belagd med emulsionsskikt innehållande silverhalid, som efter exponering framkallas, fixeras och sköljs. Filmen kan vara försedd med ritskikt. Mikrofilm omfattas ej av dessa föreskrifter. 4.2 I kombination med material enligt 4.1 kan skrivmedel godkännas för framställning av handlingar av angivet slag. Framställning av kopia med indirekt elstatmetod e d betraktas som en sådan kombination. Det bör dock observeras att exaktheten hos kopians måttåtergivning inte kontrolleras vid undersökning för godkännande. 4.3 Radermedel och rengöringsmedel godkänns i kombination med det aktuella underlaget. 4.4 Utrustning för maskinell framställning av ritning på ritfilm godkänns i kombination med ritfilm och skrivmedel. 4.5 Godkända kombinationer framgår av statens provningsanstalts typgodkännandebevis liksom av statens provningsanstalts förteckning över produkter som är typgodkända enligt dessa föreskrifter. 4.6 Material enligt 4.l skall på förpackningen vara märkt med av statens provningsanstalt tilldelat registreringsnummer. 5 Typgodkännande 5.1 Riksarkivet fastställer efter samråd med statens provningsanstalt de normer och provningsmetoder som skall tillämpas vid typgodkännandekontroll som görs med stöd av dessa föreskrifter. 5.2 Godkännande meddelas av statens provningsanstalt och kan förenas med särskilda villkor. Dessa villkor framgår av typgodkännandebeviset. 5.3 Godkännande kan återkallas av statens provningsanstalt. Förteckning över godkända material Statens provningsanstalt publicerar årligen en förteckning över de material, skrivmedel och metoder som är godkända för användning med stöd av dessa föreskrifter. 7 Framställning m m av handlingar 7.1 Leverantörens anvisningar beträffande lagringstid och lagringsförhållanden före användning skall följas. 7.2 Framställning av handlingar skall utföras enligt leverantörens anvisningar och i förekommande fall med de kemikalier m m som rekommenderas av leverantören och som typgodkänts av statens provningsanstalt. Då särskilda villkor meddelats enligt 5.2, skall dessa följas. 7.3 Beständigheten hos fotografisk silverfilm är i hög grad beroende av framkallningens utförande. Följande villkor gäller. 7.3.1 De regler som anges i riksarkivets cirkulär angående framställning och handhavande av mikrofilm för arkivändamål (statens kulturråds författningssamling, KRFS 1982:1) punkterna 2.3, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8 och 2.9 gäller även för denna film. 7.3.2 Filmen skall i tillfredsställande grad vara befriad från rester av tiosulfat från framkallningsprocessen. Detta skall kontrolleras regelbundet hos statens provningsanstalt. I avvaktan på ett mer omfattande underlag för bedömning av lämplig utformning av kontrollen skall det förfarande tillämpas som beskrivs i bilaga 1. 7.4 Vid myndigheten skall en befattningshavare utses att ha det närmaste ansvaret för framställning av arkivhandlingar enligt föreskrifterna. 7.5 Om material visar skador, brister i kvalitet eller dylikt skall detta meddelas statens provningsanstalt. 7.6 Beträffande frekvent använda handlingar se 11.2. 8 Märkning av handlingar Den ritmateriel som används vid framställning av handling skall antingen anges genom märkning av handlingen (reliefprägling eller annan icke kopierbar metod) eller genom att särskilt register upprättas. Sådan märkning eller registrering skall avse kombination av ritmateriel och utgöras av statens provningsanstalt tilldelat registreringsnummer. 9 Förvaring av handlingar 9.1 Handlingar i form av ritfilm skall förvaras så att dessa inte kommer i kontakt med skadliga ämnen (se bilaga 2). 9.2 Handlingar i form av fotografisk silverfilm skall förvaras i arkivlokal, som endast innehåller för silverfilm oskadligt material (se bilaga 2). 9.3 Om handlingar mikrofilmas kan de förvaras tillsammans med material med negativ eller okänd inverkan. Detta förutsätter att säkerhetsexemplar av mikrofilm framställs och förvaras i enlighet med riksarkivets cirkulär (KRFS 1982:1). 9.4 Handlingar skall förvaras plant eller hängande. Om handlingens format är sådant att dessa alternativ är olämpliga, skall handlingen förvaras på rulle med minsta diameter 100 mm. Handlingen får ej vikas . 9.5 Variation av temperatur och relativ luftfuktighet (RF) vid viss mätpunkt i arkivlokalen skall ej överstiga 2°C respektive 5 % RF under ett dygn. RF skall ligga inom intervallet 30-50 % och temperaturen skall ej överstiga 20°C. 10 Återkommande kontroll av handlingar 10.1 Handlingar som upprättas med stöd av föreskrifterna skall kontrolleras av myndigheten efter en i särskild ordning uppgjord plan. 10.2 Normalt skall 1 % av handlingarna kontrolleras vartannat år. 70 % av dessa skall vara sådana som inte tidigare undersökts. 20 % skall tillhöra den grupp som undersöktes vid föregående tillfälle. 10 % skall utgöra en kontrollgrupp som består av ett representativt urval såväl beträffande materialslag som ålder. Varje kontrollerad grupp skall bestå av minst 10 handlingar. 10.3 Eventuell förekomst av skador såsom skiktlossning, hophäftning till intilliggande handlingar, skador på skrift, skriftöverföring, redoxskador på fotografiskt material, ökad sprödhet, mögel- eller svampangrepp osv skall noteras. 10.4 Utökad kontroll skall genomföras om skada upptäcks och bedöms vara betydelsefull. Kontrollen skall omfatta handlingar framställda med samma ritmateriel härrörande från samma period. Arkivmyndigheten skall omgående underrättas. 11 Användning av handlingar 11.1 Stor försiktighet måste iakttas vid användning eftersom handlingarna är känsliga för nötning. Detta innebär t ex att vid framtagning av ritning vid liggande förvaring de ovanliggande först avlägsnas. 11.2 I fråga om mycket frekvent använda handlingar skall två exemplar framställas av vilka ett är avsett för vilande förvaring. Detta exemplar kan utgöras av mikrofilm som framställs och förvaras enligt riksarkivets cirkulär (KRFS 1982:1). BILAGA 1 Föreskrift rörande kontroll av fotografisk silverfilm med avseende på rester av tiosulfat (sköljkontroll) 1 Innan framställning av handlingar igångsätts görs prov enligt följande. Med aktuell utrustning, material och metod framstalls och framkallas kopior till dess att framkallningsvätskorna, enligt leverantörens anvisningar, anses vara förbrukade. Osvärtad (klar) film, dels från framkallning med nya vätskor och dels från framkallning i förbrukade bad, sänds till statens provningsanstalt för kontroll. 2 Om kontroll enligt 1 visar att sköljningen är tillfredsställande utförd sänds därefter osvärtat prov till statens provningsanstalt för kontroll minst en gång per kvartal under de perioder framställning av handlingar pågår. Proven skall vara framkallade omedelbart före byte av framkallningsvätskor. 3 Visar kontroll enligt 2 att halten tiosulfat är alltför hög utreds orsaken till detta och nya prov undersöks tills halten av tiosulfat åter är godtagbar. 4 Handlingar som kan befaras vara otillfredsställande sköljda skall sköljas om och representativt prov av omsköljd, osvärtad film skall lämnas till statens provningsanstalt för kontroll. Allmänna råd rörande förvaring av ritfilm och fotografisk silverfilm Enligt 9.2 skall silverfilm förvaras i arkivlokal där allt material (inredning, förvaringsmedel, övriga handlingar) är av för filmen ofarligt slag. I princip bör filmen separeras från andra handlingar och förvaras i särskilt förvaringssystem. Av praktiska och ekonomiska skäl kan dock detta vara svårt att genomföra. I denna bilaga lämnas råd beträffande förvaring av handlingar av olika slag i samma lokal respektive i kontakt med varandra. Dessa rekommendationer bygger dels på erfarenhet och dels på antaganden om sannolika interaktioner mellan olika material. Det är omöjligt att med absolut säkerhet bevisa att ett visst material inte kommer att inverka negativt på ett annat. Förvaring av olika materialslag tillsammans innebär därför att risk finns att skador kan uppstå på lång sikt. Genom återkommande inspektion kan dock eventuella skador upptäckas innan deras omfattning blivit sådan att informationen går förlorad. I riksarkivets cirkulär (KRFS 1982:1), bilaga 2, presenteras ett antal ämnen som konstaterats ge bildskador på silverfilm. Den fotografiska film, som omfattas av föreliggande föreskrifter, är mindre känslig än den mer finkorniga mikrofilmen, men kontakt med de ämnen som nämns i cirkuläret bör ända undvikas. Speciellt bör observeras att all beröring med oskyddad hud skall undvikas. I ett ärende kan förekomma handlingar som framställts med användning av icke godkänd materiel. Dessa kan inverka menligt på såväl silverfilm som ritfilm och papper. Direktkontakt med ritmateriel för diffusionstransfer sägs t ex ha orsakat missfärgning av papper och ritfilm. I tabellen nedan sammanfattas aktuella uppgifter om material som kan förvaras i samma lokal respektive i samma förvaringssystem, dvs så att möjlighet till direktkontakt finns. Enligt tabell 2 kan fotografisk silverfilm förvaras i kontakt med papper av speciellt slag. Papper Svenskt arkiv uppfyller troligen inte samtliga angivna krav. Det papper som tillverkats efter 1979 bedöms dock kunna förvaras tillsammans med silverfilm. Papper av äldre datum kan vara surt och därför olämpligt. Tabell l: Förvaring av andra handlingar i samma lokal som arkivhandlingar Fotografisk silverfilm i samma lokal som ... ritfilm: Ja, papper: se not 1, diazomaterial: Nej, Material för diffussionstransfer: Nej Ritfilm i samma lokal som ... fotografisk silverfilm: Ja, papper: Ja, diazomaterial: Ja, material för diffusionstransfer: Ja Papper i samma lokal som ... fotografisk silverfilm: Ja, ritfilm: Ja, diazomaterial: Ja, material för diffusionstransfer: Ja _________________________________________________________ Tabell 2: Förvaring av andra handlingar i kontakt med arkivhandlingar Fotografisk silverfilm i kontakt med ... ritfilm: Ja, papper: se not 1, diazomaterial: Nej, material för diffusionstransfer: Nej Ritfilm i kontakt med ... fotografisk silverfilm: Ja, papper: se not 2 diazomaterial: Nej, material för diffusionstransfer: Nej Papper i kontakt med ... fotografisk silverfilm: Ja, ritfilm: Ja, diazomaterial: ?, material för diffusionstransfer: Nej 1 Ja, om detta papper är framställt av lump eller kemisk massa med pH mellan 7,0 och 9,5 och med en alkalireserv av minst 2%. Det skall vara fritt från syror, peroxider m m. Ytan skall vara sådan att fasta partiklar inte överförs till intilliggande handling (dessa krav är identiska med dem som gäller för förvaringsmedel för fotografier). 2 Ja, om detta papper är neutrallimmat papper av lump eller kemisk massa. Allmänna råd rörande tillämpningen av föreskrifterna Föreskrifterna avser handlingar som upprättas i statlig verksamhet och om ej skall utgallras, dvs handlingar som skall bevaras. I vissa avseenden kan föreskrifterna även tillämpas vid vård av handlingar, som visserligen är utgallringsbara men först efter lång gallringsfrist eller som annars måste tillmätas stor betydelse från juridisk, ekonomisk eller vetenskaplig synpunkt. För framställning av vissa slag av handlingar beskrivna i 8 § skrivmaterielkungörelsen (1964: 504) skall användas material av sådan art att handlingarna blir beständiga och innehållet kan bevaras åt eftervärlden. Den från statens provningsanstalt årligen utkommande förteckningen över godkänd skrivmateriel upptar papper av lump och vissa skrivmedel. Användning av modern ritmateriel vid framställning av kartor och ritningar kan innebära betydande fördelar både beträffande framställningsmetodik och handlingarnas ändamålsenlighet. Beständigheten är dock inte i alla avseenden lika god som den hos traditionell skrivmateriel. Nötningsbeständigheten är för viss ritmateriel betydligt sämre. Andra materialslag påverkas negativt av omgivande material, även sådana som normalt förekommer i arkiv. Risken för informationsförlust på grund av de faktorer som nämnts har bedömts vara sådan att modern ritmateriel ej kan jämställas med skrivmateriel som godkänts enligt skrivmaterielkungörelsen. Eftersom modern ritmateriel har många fördelar jämfört med traditionell skrivmateriel (papper och kombinationer därmed) bör sådan ritmateriel trots ifrågasatt beständighet kunna användas för vissa av de i 8 § skrivmaterielkungörelsen angivna handlingarna under förutsättning att särskilda krav är uppfyllda. Det kan dock finnas handlingar som är av sådan art att ritmaterielens beständighet ej bedöms vara tillfyllest. Användningen av modern ritmateriel jämlikt skrivmaterielkungörelsens bestämmelser förutsätter därför medgivande från riksarkivet i form av särskild dispens från fall till fall. Erfarenhet av modern ritmateriel är begränsad till några tiotal år. Ritmateriel godkänns idag efter en provning som baseras på dagens kunnande inom området. Normer och metodbeskrivningar finns dokumenterade och kan på begäran erhållas från statens provningsanstalt. Det kan tänkas att vissa materialslag kan komma att uppvisa svagheter som ej kunnat förutses. I syfte att begränsa omfattningen av ev skador ställs krav på återkommande kontroll. I regel finns inget särskilt säkerhetsexemplar av ritningar, kartor etc som är avsett för långtidsförvaring. Handlingarna kommer i många fall att användas och därvid utsättas för slitage, förvaring i olämplig miljö m m. Under punkt 11.2 anges att speciellt frekventa handlingar skall framställas i två exemplar, varav det ena avses som säkerhetsexemplar. På grund av de kostnader som framställning av ett extra original kommer att medföra kan man förutse att sådant förfarande endast kommer att tillämpas i undantagsfall. Mikrofilmning av handlingar som utsätts för omfattande slitage är ett alternativ till framställning av två original. Eftersom mikrofilmen i detta fall är att betrakta som ett säkerhetsexemplar skall framställning och förvaring ske enligt riksarkivets cirkulär (KRFS 1982:1). Kvalitetsförsämring vid överföring till mikrofilm skall beaktas (jfr nedan). Överföring till mikrofilm kan medföra informationsförlust. Måttriktigheten vid återförstoring kan vara otillfredsställande och återgivningen av fina detaljer otillräcklig. För många typer av information lämpar sig dock mikrofilmning väl. Från arkivsynpunkt kan nedsatt måttriktighet och viss informationsförlust vara acceptabel så länge det är möjligt att erhålla kompletterande information på annat sätt. I föreskrifterna anges krav på separat förvaring av vissa material. Dessa krav kan medföra stora kostnader och även vara olämpliga från användningssynpunkt. Om kraven på sådan separat förvaring ej kan uppfyllas, finns möjlighet att mikrofilma handlingarna enligt riksarkivets cirkulär (KRFS 1982:1). Kontaktkopiering till diazoflm kan ge kopia som är användbar som arbetshandling. Diazokopia (ljuskopia) får dock aldrig förvaras tillsammans med ritfilm eller fotografisk silverfilm. Vid framställning av kartor och ritningar bör allmänt gälla att man följer ritregler enligt svensk standard inom resp standardiseringsområde (se not). Särskilt skall beaktas möjligheten att handlingarna kan komma att mikrofilmas. Om i sådant fall mikrofilmen utgör den icke utgallringsbara handlingen, skall läslighetskraven enligt riksarkivets cirkulär (KRFS 1982:1) uppfyllas. I sammanhanget bör bland andra nedan nämnda svenska standarder beaktas: Beteckning Titel m m SS-ISO 6428 Ritningsregler — Fordringar för mikrofilmning — Allmänna ritningsprinciper, överensstämmer med ISO 6428 SS 62 23 24 Mikrografi - Mikrofilmning av kartografiskt material SS 62 23 50 Mikrografi - Mikrofilmning av tekniska dokument — Kvalitetskontroll, överensstämmer med ISO 3272/2 SS 62 23 54 Mikrografi—Mikrofilmning av tekniska dokument — Driftprocedurer, överensstämmer med ISO 3272/1 En särskild handbok för mikrofilmning av ritningar med användning av 35 mim operforerad mikrofilm har dessutom utgivits av Standardiseringskommissionen i Sverige med beteckning SIS Handbok 134, utgåva I, september 1976. Denna handbok är emellertid under omarbetning och kommer då att omfatta även 16 och 105 mm mikrofilm. Not Standardiseringsområdena representeras i Sverige av fyra olika fackorgan: Byggstandardiseringen (BST), Metallnormcentralen (MNC), Svenska Elektriska Kommissionen (SEK) och Sveriges Mekanstandardisering (SMS). Därtill kommer standardiseringsgruppen inom standardiseringskommissionen i Sverige (SIS-STG), som täcker de områden vilka faller utanför de fyra fackorganen.

Till sökformuläret för RA-FS