Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande kommunernas och landstingens utbildningsväsende

Bemyndigande

3§ 2 stycker 4 p. förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven

Beslutsdatum

2002-06-18

Dag för ikraftträdande

2002-10-01

Diarienummer

Anmärkningar

Innehållsföretckning och alfabetiskt register ej med i databasversionen.

Genom dessa föreskrifter

• upphävs RA-FS 1994:8
• upphävs RA-FS 1997:2

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2011:1

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 2002:2) om bevarande och gallring av handlingar rörande kommunernas och landstingens utbildningsväsende; beslutade den 18 juni 2002. Efter samråd med Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet beslutar Riksarkivet med stöd av 3 § 2 stycket 4 p. förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven följande allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande kommunernas och landstingens utbildningsväsende (dnr RA 350-1998/2896). _________________ 1. Denna författning träder i kraft den 1 oktober 2002. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1994:8) den 31 oktober 1994 om bevarande och gallring av handlingar i kommunernas och landstingens skolväsendes arkiv. ERIK NORBERG Gunnar Sundberg Inledning Myndigheternas arkiv skall enligt 3 § tredje stycket arkivlagen (1990:782) bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Allmänna handlingar får gallras enligt 10 § första stycket arkivlagen. I andra stycket sägs att vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket. För att allmänna handlingar skall kunna gallras måste ansvarig nämnd utfärda ett gallringsbeslut. Sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras bör avlägsnas (rensas) senast i samband med arkivläggningen. Kopior av allmänna handlingar får rensas. För rensning krävs inte något myndighetsbeslut. Vad gäller korrespondens är huvudregeln att sådan korrespondens som är av betydelse för verksamheten bör bevaras medan korrespondens i rutinmässigt återkommande, bagatellartade ärenden kan gallras. Detta gäller även om ärendena har diarieförts. I de allmänna råden behandlas även handlingar tillhörande rutiner som numera har upphört, eftersom handlingar från sådana rutiner kan finnas kvar i verksamheten även om de inte längre upprättas. Vid datoriserade rutiner är det viktigt att på ett tidigt stadium avgöra vilka typer av handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras, och hur de skall bevaras. IT-stödet måste utformas så att hänsyn tas till föreskrivna och beslutade regler om bevarande och gallring. För att man i efterhand skall kunna förstå det sammanhang där ADB-upptagningar kommit till är det nödvändigt att en fullständig systemdokumentation och behandlingshistorik upprättas. För att systemdokumentationen skall vara användbar måste den kompletteras fortlöpande under systemets hela livslängd. Långsiktigt bevarande av uppgifter på ADB-medium behandlas i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:2) om upptagningar för automatisk databehandling. Innehållsförteckning (ej med i databasversion) 1 Tillämpning De allmänna råden gäller för – nämnder som ansvarar för kommunernas och landstingens utbildningsväsende, – sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100) och som fullgör uppgifter inom kommunernas och landstingens utbildningsväsende, och – kommunal arkivmyndighet som övertagit arkivmaterial från någon av ovanstående. 2 Definitioner Endast sådana definitioner har medtagits som avviker från gällande standard inom området arkivteknik (svensk standard SS 62 80 10 utg. 3). I dessa allmänna råd avses med: gallra: förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar / uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför - informationsförlust, - förlust av möjliga informationssammanställningar, - förlust av sökmöjligheter eller - förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet, vid inaktualitet: när handlingarna inte längre behövs i verksamheten. 3 Styrelse / nämnd för utbildning 3.1 Allmän administrativ verksamhet Allmänna råd rörande allmän administrativ verksamhet finns i Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Handlingar som bör bevaras: – Protokoll från styrelse / nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m., där förtroendevalda ledamöter ingår. – Protokoll från olika samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare. – Protokoll i planeringsfrågor eller administrativa frågor. – Protokoll från skolkonferenser. – Protokoll från personalkonferenser. – Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan / annan avgränsning, t.ex. skola - fritid, skola - näringsliv. – Delegationsbeslut. Endast den godkända originallistan över delegationsbesluten bör bevaras. – Diarier (diarielistor). Om postlistor har förts i stället för diarier bör dessa bevaras. – Register till diarierna (diariekort). – Diarieförda handlingar. Handlingar i rutinmässigt återkommande, bagatellartade ärenden som har diarieförts kan gallras. – Diarieplaner. Ett exemplar av diarieplanen bör arkiveras tillsammans med varje årgång diarier. – Årsberättelser. – Kvalitetsredovisning, som upprättats årligen. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. – Skolkataloger med uppgifter om lärare och elever. – Organisationsplaner och organisationsscheman. Organisationsplaner återfinns vanligen bland de diarieförda handlingarna. Organisationsscheman upprättas ibland vid organisationsöversyner eller i samband med budgetarbetet. – Ordningsstadgor, som innehåller allmänna föreskrifter om ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial. Ordningsstadgor utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. – Förteckningar över förtroendevalda i styrelsen/nämnden, om inte registrering av samtliga kommunala förtroendevalda sker centralt i kommunen. – Handlingar rörande skolmåltider. Uppgifter om föreskrifter, utveckling och planering finns i styrelsens/nämndens för utbildning handlingar och bör bevaras där. Uppgifter om anslagna medel, personal och lokaler finns som regel på ekonomi- respektive personalkontor och bör bevaras där. Därutöver bör uppgifter om skolkostens sammansättning och verksamhetens omfattning bevaras, till exempel i form av verksamhetsplaner eller matsedlar. Dessa kan bevaras på respektive skola. – Handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning. Ingår normalt i diarieförda handlingar. – Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten. – Ett exemplar av varje informationsskrift, broschyr eller liknande, som framställts inom den egna verksamheten. Hemsidor bör i viss utsträckning bevaras. Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som tillförs hemsidor, men minst en gång per termin bör en kopia av hemsidan tas ut och bevaras på lämpligt sätt. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden G: 2 år A: Om de fungerar som register till protokollen bör de bevaras H: Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden G: 2 år A: Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning H: Handlingar av tillfällig betydelse om skolmåltider G: Vid inaktualitet A: Vanligtvis vid läsårets slut. T.ex. rutinmässig korrespondens, förteckningar över serverade måltider, avtal, transportscheman från centralkök, näringsberäkningar, recept H: Korrespondens av tillfällig betydelse G: 2 år A: T.ex. missiv och förfrågningar från elever och föräldrar, som behandlas efter vedertagen mall H: Inkomna cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse G: Vid inaktualitet A: T.ex. kursinbjudningar eller interna meddelanden mellan skolor och skolkontor H: Handlingar inkomna för kännedom samt allmän information G: Vid inaktualitet H: Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen G: Vid inaktualitet H: Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån G: 2 år A: Observera dock vad som sägs om sammanställningar över resultat från nationella prov i avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval H: Handlingar rörande egenkontroll av livsmedelshantering G: 5 år efter inaktualitet 3.2 Ekonomi Dokumentation av de ekonomiska förutsättningarna återfinns idag vanligen i kommunens centrala ekonomisystem. Dessa allmänna råd tar endast upp de handlingar som vanligen finns hos utbildningsverksamheten. Allmänna råd rörande ekonomi, upphandling och förrådsverksamhet finns i Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Handlingar som bör bevaras: – Styrelsens / nämndens för utbildning budgetförslag till fullmäktige. – Årsredovisning rörande utbetalning av fondmedel, om denna inte finns centralt i kommunen. – Inventarieförteckningar. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Budgetunderlag, års- och flerårsbudget G: 2 år H: Fakturakopior G: 2 år A: Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats H: Räkenskapshandlingar som tjänar endast som bokförings- och kassakontroll G: 2 år A: T.ex. anslagskontroll och fellistor. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats H: Bilagor till utgiftsverifikationer G: 2 år A: T.ex. fraktsedlar, följesedlar. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats och att det av fakturan framgår vad som köpts in 3.2.1 Interkommunal ersättning och samverkan Information rörande överväganden och beslut om interkommunal ersättning samt tillstånd till skolgång i annan kommun dokumenteras vanligen i styrelsens / nämndens för utbildning protokoll och handlingar och bör bevaras där. Handlingar som bör bevaras: – Förteckningar eller register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i en annan kommun bör bevaras. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Förteckningar / register över elever som undervisas i skolor under styrelsen för utbildning, men hör hemma i en annan kommun G: 5 år efter det att eleven avslutat sin skolgång A: Elevkort och betygskataloger bör däremot bevaras H: Rapporter om skolgång. Till hemortskommunen inkomna rapporter med uppgift om elevs skolgång i annan kommun G: 2 år A: Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats H: Tillstånd till skolgång i skoldistrikt utom kommunen G: Efter avslutad skolgång H: Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolkommunräkningar G: 10 år H: Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning G: 2 år A: Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande H: Avtal rörande elevregister G: 2 år A: Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats 3.2.2 Statsbidrag För forskning och annan användning på längre sikt hänvisas till de handlingar som bevaras hos statliga myndigheter. Tidigare gällande bestämmelser för statsbidrag är inte längre aktuella, varför handlingarna inte längre upprättas. Handlingar från upphörda rutiner kan dock gallras med nedan angivna gallringsfrister. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Statsbidragsansökningar och rekvisitioner G: 10 år H: Underlag från rektorsområden och skolor för ansökan om statsbidrag G: 2 år A: T.ex. lärarförteckningar och tjänstgöringsplaner. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats 3.2.3 Studiestöd För forskning och annan användning på längre sikt hänvisas till de handlingar som bevaras hos statliga myndigheter. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Studieredovisningar till Centrala studiestödsnämnden (Upphörd rutin) G: 10 år A: Med uppgift om till kommunen influtna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt återbetalningspliktigt belopp H: Ansökningar om studiestöd (Upphörd rutin) G: 2 år H: Övriga handlingar rörande studiestöd (Upphörd rutin) G: 3 år A: Med undantag för verifikationer som kan gallras först efter 10 år H: Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg G: 2 år A: Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett 3.2.4 Skolskjutsar Om skolskjutsverksamheten sköts av en annan förvaltning än skolkontoret finns handlingar rörande skolskjutsar även hos denna förvaltning. De aktuella förvaltningarna bör därför samråda om hos vilken av förvaltningarna som handlingen bör bevaras innan beslut om gallring fattas. Handlingar som bör bevaras: – Skolskjutsplaner (med uppgift om maximi-, minimiavstånd för rätt till skolskjuts). Dessa ingår vanligen i handlingarna till styrelsens för utbildning protokoll. – Kostnadsredovisningar avseende skolskjuts. Dessa ingår vanligen i kommunens centralt förda räkenskaper, och bör hanteras enligt de principer som redovisas i Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. – Årsstatistik över skolskjutsverksamheten. Dessa ingår vanligen bland handlingarna till protokollen. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. G: Vid inaktualitet H: Skolskjutsregister G: 3 år efter senaste anteckning A: Med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. H: Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten G: Vid inaktualitet A: Med undantag av fakturor H: Handlingar rörande elevernas skolkort G: 2 år A: Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett 3.2.5 Premier och stipendier Räkenskaper rörande premier och stipendier fördes t.o.m. 1995 centralt och hanterades enligt samma grunder som övriga räkenskaper. Fr.o.m. 1996 måste dessa räkenskaper enligt stiftelselagen (1994:1220) föras åtskilda från kommunens övriga räkenskaper. Urkunder och dylikt måste bevaras även om de förvaras tillsammans med handlingar som i övrigt kan gallras. Handlingar som bör bevaras: – Handlingar som redovisar villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder. – Förteckningar över fördelning av premier och stipendier. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier G: 2 år A: Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Med undantag för verifikationer som kan gallras först efter 10 år 3.3 Personal Allmänna råd rörande personalhandlingar finns i Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. För handlingar inom KPAI-systemet hänvisas till Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1989:1) om bevarande och gallring av handlingar i KPAI / LPS. Nedan redovisas endast de personalhandlingar som vanligen finns hos skolkontoret. Handlingar som bör bevaras: – Personaldossiéer rörande fasta tjänster och vikariat som varat längre än tre månader. Individärenden bör bevaras i respektive personaldossié (personalakt). – Matrikelkort eller motsvarande (systematiskt förda uppgifter om den anställdes lön och tjänstgöring). För lärare (t.o.m. 1990) kan matrikelkorten gallras efter det att uppgifterna rapporterats in till statens pensionsverk (MAREG), och kontrollistor erhållits och granskats. – Namnlistor över samtliga anställda (årets ackumulerade lista). – Handlingar rörande tillfällig personal (springvikarier), som visar arbetad tid och utbetald lön. Handlingarna behöver inte bevaras om uppgifterna finns samlade på till exempel matrikelkort. – Lärarscheman för invandrarlärare. Redovisning per läsår från läraren av antalet veckotimmar, årskurser, ämnen samt arvodet. Om tvärlista togs fram kan lärarscheman gallras efter 2 år. Upphörd rutin. – Tvärlistor över invandrarlärare, med anteckningar om personnummer, namn och anställningstid. Upphörd rutin. – Sekretessbevis (tystnadspliktsförsäkringar). Bör föras till respektive personaldossié, där sådana finns. – Övriga förekommande handlingar angående personal, vilka har ett värde att bevara för den enskilde, för kommunen, och/eller framtida forskning, t.ex. handlingar rörande olycksfall i arbetet, arbetsskador, personalvård och arbetsmiljö - främst i form av utredningar, sammanfattande redovisningar och statistik. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Lönekort G: 10 år A: Se även Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv H: Lönelistor, avlöningsrapporter G: 10 år A: Under förutsättning att pensionsutredningar samt utfärdande av betyg, intyg m.m. kan ske utan tillgång till lönelistor. I annat fall bör lönelistorna bevaras så att detta blir möjligt. Se även Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv H: Girolönelistor G: 10 år A: Utbetalning via löneutbetalningskort H: Inkomstuppgifter för året G: 10 år H: Arbetsgivaruppgifter för ATP G: 10 år H: Personalförteckningar G: När ny förteckning tagits fram A: Under förutsättning att matrikel finns och bevaras H: Matrikeluppgift för lärare G: När ny uppgift lämnats A: Se Handlingar som bör bevaras ovan H: Tjänstgöringsrapporter för timanställd personal (månadsrapporter) G: 2 år A: Under förutsättning att uppgifter om arbetad tid finns någon annanstans H: Handlingar angående tjänstetillsättningar, förordnanden, ledigheter och dylikt G: 2 år A: Uppgifter som legat till grund för tjänstetillsättningar, matrikelföring eller tjänat som kontroll eller redovisning av personal, eller annars är av rutinmässig beskaffenhet. T.ex. uppgifter om semester, sjukdom eller annan ledighet 4 Försloleverksamhet och skolbarnsomsorg För handlingar tillkomna inom förskoleklassen gäller de allmänna råden i detta avsnitt och i avsnitt 5 Grundskola i tillämpliga delar. 4.1 Allmänna ärenden Dokumentationen i enskilda ärenden om barn som av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling, såsom förtur till förskoleplats etc., omfattades t.o.m. 1997 av föreskrifterna om gallring och bevarande i socialtjänstlagen. Se avsnittet Personakter i Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1991:15) om bevarande och gallring av handlingar inom den kommunala socialtjänsten och familjebidragsverksamheten, den landstingskommunala och kommunala omsorgsverksamheten samt hos överförmyndare. Fr.o.m. 1998 hanteras sådana ärenden enligt skollagen och handlingarna bör bevaras. Handlingar av allmän karaktär som kan förekomma inom flera av skolans verksamheter redovisas i avsnitt 3.1 Allmän administrativ verksamhet. Handlingar som bör bevaras: – Protokoll, eller motsvarande, från föreståndarmöten. – Bilagor till protokollen. – Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna. – Förteckningar över barn i respektive förskoleklass, förskola, familjedaghem, fritidshem etc. – Förteckningar över förskolor, fritidshem etc. Kan ingå i verksamhets- / årsberättelserna. – Handlingar i förtursärenden etc. Ingår vanligen bland de diarieförda handlingarna. – Avtal med privata förskoleentreprenörer, t.ex. föräldrakooperativ. – Köstatistik, beläggningsstatistik. Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Födelseavier G: Vid inaktualitet H: Förteckningar från länsstyrelse över fem- och sexåringar G: Vid inaktualitet A: När ny förteckning kommit in H: Ansökningar om förskole- eller skolbarnsomsorgsplats G: 1 år efter inaktualitet A: Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd, eller när förnyelse av ansökan inte gjorts H: Kölistor G: Vid inaktualitet A: När ny lista upprättats. Köstatistik bör bevaras H: Placeringsmeddelanden G: Vid inaktualitet A: När svar kommit in H: Svar på placeringsmeddelanden G: Vid inaktualitet A: När barnet registrerats vid förskolan (motsvarande) H: Vistelsetidsavtal som utgör debiteringsunderlag G: 2 år efter inaktualitet A: Övriga vistelsetidsavtal kan gallras när avtalet upphört att gälla H: Begäran om byte av omsorgsform / institution Tidigast 1 år efter ny placering eller när placeringen upphört H: Uppgifter om vårdnadshavares inkomster G: 3 år efter inkomståret H: Handlingar i ärenden om nedsättning av förskoleavgift G: 3 år efter inkomståret H: Barnkort G: Vid inaktualitet A: Dock senast när barnet fyllt tretton år H: Ansökningar om att bli dagbarnvårdare G: Vid inaktualitet A: När uppgiften förts in på dagbarnvårdarkortet H: Familjedaghemsutredningar G: 5 år efter det att familjedaghemmet upphört H: Dagbarnvårdarkort G: 5 år efter det att familjedaghemmet upphört A: Under förutsättning att uppgifter om anställningstid etc. finns någo annanstans H: Tidrapporter från dagbarnvårdare G: 2 år A: Under förutsättning att uppgifter om arbetad tid finns någon annanstans H: Rapporter om barnens närvaro vid förskola (motsvarande) G: 2 år H: Uppsägningar av förskole- eller skolbarnsomsorgsplats G: 2 år H: Föräldraenkäter G: 2 år 4.2 Förskola / fritidshem Handlingar som bör bevaras: – Förteckningar över barnen inom respektive verksamhet. – Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet. – Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. – Statistik över beläggning. Dagböcker och planeringskalendrar bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Placeringsmeddelanden G: Vid inaktualitet A: När barnet registrerats inom respektive verksamhet H: Scheman över barns planerade vistelse G: Vid inaktualitet H: Förteckningar över barnens närvaro G: 2 år A: Eller efter inrapportering till central förvaltning H: Minnesanteckningar från föräldrasamtal samt anteckningar om barnens hälsotillstånd etc. G: Vid inaktualitet A: Dock senast när barnet slutat 5 Grundskola För handlingar tillkomna inom förskoleklassen gäller de allmänna råden i detta avsnitt och i avsnitt 4 Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg i tillämpliga delar. 5.1 Undervisning Handlingar som bör bevaras: – Protokoll från elevvårdskonferenser, klassråd och andra sammankomster som behandlar pedagogiska frågor eller elevvård, t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser (motsvarande), studiekonferenser. – Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan / annan avgränsning, t.ex. skola-fritid, skola-näringsliv. – Protokoll och handlingar från lokala styrelser, t.ex. föräldraråd och skolråd. – Planer för skolans arbete. Läroplaner och nationella kursplaner, vilka fastställs och bevaras centralt av regeringen eller Statens skolverk behöver inte bevaras. Däremot bör lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen bevaras. – Korrespondens. Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras inom rektorsområdet eller på skolan. – Slutligt schema för varje läsår och skolenhet. – Kvalitetsredovisning, årligen upprättad. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behövs om målen inte har uppnåtts. – Förteckningar över läromedel. – Egenproducerade läromedel. I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. – Handlingar angående studieresor, skolresor och lägerskolor. – Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval. – Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO). – Sammanställning av projekt som genomförts under läsåret. Beträffande svar på standardprov/nationella prov, svar på diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar samt åtgärdsprogram/elevakter, se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. Stödundervisning, särskild undervisning och anpassad studiegång Stödundervisning, särskild undervisning och anpassad studiegång anordnas efter beslut av styrelsen för utbildning eller rektor. Följande handlingar rörande särskilda stödinsatser bör bevaras: – Ansökningarna om statsbidrag kunde innehålla detaljerade uppgifter om den undervisning som bedrivits under läsåret, och en kopia bevarades ofta för kommunens egen uppföljning. Ansökningarna gallras hos Statens skolverk. Upphörd rutin. – Handlingar som fungerar som elevförteckningar/klasslistor, med uppgifter om elever per årsklass, t.ex. läsårsrapporter. – Åtgärdsprogram för elever i skoldaghem har stor betydelse för uppföljning av vidtagna åtgärder och utveckling av undervisningen för respektive elev. För kommunens uppföljning och utvärdering i ett längre perspektiv bör materialet bevaras trots att det kan innehålla för eleven känsliga uppgifter. Se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. – Redovisning av lärartimmar. Om förteckning över lärare som haft specialundervisning förs bör den bevaras om uppgifterna inte finns någon annanstans. – Register över elever vid sjukhusundervisning och individuella undervisningsscheman för elever som deltar i sjukhusundervisning. – Intyg om anpassad studiegång. Jämställs med betyg och bör därför bevaras. Invandrarundervisning För uppföljning och utvärdering bör handlingar som visar kommunens inriktning för modersmålsundervisning och svenska som andraspråk bevaras. Dessutom bör uppgifter om vilka elever som fått undervisning bevaras. Följande handlingar rörande invandrarundervisning bör bevaras: – Lokala handlingsprogram och riktlinjer som upprättats av kommunen. – Studiekort. I vissa kommuner upprättas studiekort för invandrarelever. Kortet följer elev vid flyttning och överlämnas efter årskurs 9 till intagningsnämnden (motsvarande) tillsammans med ansökan till gymnasieutbildning. På studiekortet antecknas modersmålsutbildning. Studiekorten eller årlig förteckning över de elever som fått modersmålsundervisning bör bevaras. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Kursplaner G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att protokoll från ämnes- eller studiekonferens bevaras H: Tjänstgöringsplaner G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att uppgifter om anställning och arbetad tid finns bevarade på annat sätt H: Redovisning av undervisningen G: Vid inaktualitet A: Underlag för kontroll, t.ex. löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare, med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment H: Listor över gymnasieintagning G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att fullständig lista över alla sökande bevaras hos intagningsnämnden (motsvarande) H: Närvarolistor, sjukhusundervisningen G: 2 år A: Under förutsättning att elevregister upprättats H: Litteraturlistor för olika ämnen G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att en originalförteckning över läromedel bevaras centralt vid läromedelscentral eller skolkontor (motsvarande) H: Elevers svar på skriftliga prov G: Vid inaktualitet A: Beträffande standardprov / nationella prov, se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval H: Minnesanteckningar från familjesamtal, specialundervisning G: Vid inaktualitet A: När sammanfattning gjorts. Sammanfattningen bör placeras i respektive elevakt H: Handlingar angående friluftsdagar, bad och utflykter G: 2 år H: Handlingar angående fria aktiviteter G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att elevers val antecknas i betygskatalogen eller på elevkort H: Handlingar angående konsertbesök, teaterbesök och annan kulturell verksamhet G: 2 år H: Handlingar angående praktisk arbetslivsorientering (PRAO) G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO görs på elevkortet samt att förteckning över elevers placering under praktisk arbetslivsorientering bevaras H: Rutinkorrespondens G: 2 år A: D.v.s. korrespondens med elever, föräldrar, andra skolor etc, som har kortvarig betydelse eller behandlas rutinmässigt enligt given mall, t.ex. begäran om lov H: Meddelanden och information av tillfällig betydelse från rektorsområde eller skola G: Vid inaktualitet A. Dock senast efter 2 år H: Läromedelsbeställningar G: 2 år A: Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats H: Ansökan om att få gå om årskurs G: Vid inaktualitet A: Bör gallras senast när eleven avslutat sin skolgång H: Anmälan om anpassad studiegång G: Vid inaktualitet A: Bör gallras senast när eleven avslutat sin skolgång H: Statistik över invandrarelever i grundskolan G: 2 år A: Ett exemplar överlämnas till Statistiska centralbyrån H: Elevstatistik, specialundervisning G: 2 år A: Lokalt utarbetad statistik, t.ex. över behandlade problem vid en talklinik. Denna statistik är svår att bearbeta vetenskapligt och kan därför gallras H: Handlingar rörande projekt G: När eleven slutat skolan A: Undantag från gallring bör göras för stora projekt som berör en större grupp elever, där en redovisning bör bevaras Beträffande svar på standardprov / nationella prov, svar på diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar samt åtgärdsprogram / elevakter, se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. 5.2 Elevregistrering och betygsdokumentation Handlingar som bör bevaras: – Elevkort, studerandekort, elevmatriklar. – Klasslistor / gruppförteckningar, slutgiltigt exemplar, med uppgifter om in- och utflyttning. I och med att betyg ges endast i vissa årskurser har klasslistan / gruppförteckningen betydelse för information om fullgjord skolplikt och klassammansättning. – Skolkataloger (även fotokataloger). Dessa ersätter inte klasslistorna om inte in- och utflyttning antecknas. – Förteckningar / register över ungdomar under 18 år som deltagit i kommunens uppföljningsprogram. Ett fullständigt exemplar per termin eller läsår bör bevaras. – Lokalt utarbetade betygskriterier. – Betygskataloger. Eventuella förkortningar och sifferkoder bör förklaras. – Resultat av prövning, med anteckning om betyg. – Intyg om anpassad studiegång. Intyg skall enligt grundskoleförordningen utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och åtföljer detta. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Handlingar som tjänat som underlag för register eller förteckning G: När anteckning gjorts i registret / förteckningen H: Personlistor - från Riksskatteverket - med uppgift om ungdomar under 18 år G: 2 år A: Under förutsättning att särskild förteckning upprättas över ungdomar i uppföljande verksamhet inom kommunen H: Aviseringslistor G: När anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning H: Ledighetsansökningar från elever G: Vid inaktualitet A: Dock tidigast vid läsårets slut H: Frånvaroregister och handingar som tjänar som underlag till registret G: Vid inaktualitet A: Dock tidigast vid läsårets slut H: Närvarorapporter för elever vid specialundervisning G: 2 år H: Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg G: Vid inaktualitet H: Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal G: Vid inaktualitet A: Bör gallras senast vid avslutad grundskola H: Anmälningar till prövning, med bilagda handlingar G: 2 år H: Kontaktböcker, meddelandekort eller motsvarande handlingar som rör skolans kontakt med elevens målsmän G: Vid inaktualitet A: D.v.s. när den period (t.ex. läsår) boken, kortet etc. omfattar har upphört. Kontaktböcker överlämnas i vissa fall till eleven efter avslutad period H: Rekvisitioner av elevhandlingar G: Vid inaktualitet A: Dock senast vid början av nästa läsår H: Föräldraenkäter G: 2 år 6 Särskola I detta avsnitt behandlas huvudsakligen handlingar som är speciella just för särskolan. Handlingar som inte återfinns nedan kan sökas i avsnitt 3 Styrelse / nämnd för utbildning, avsnitt 5 Grundskola, avsnitt 8 Gymnasieskola och avsnitt 12 Kommunal vuxenutbildning (Komvux). Handlingar som bör bevaras: – Protokoll från beslutskonferenser, elevvårdskonferenser, klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård, t.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser (motsvarande). Elevhandlingar / elevakter Handlingar som bör bevaras: – Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning. – Handlingar i överklagningsärenden. – Psykologiska utredningar med bilagor. – Pedagogiska utredningar med bilagor. – Övriga utredningar. – Journaler med sammanfattande anteckningar. – Pedagogiska journaler med bilagor. – Intyg om genomgången utbildning – Studieomdömen. – Hälsokort / elevhälsovårdsjournaler. – Korrespondens. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Personbevis G: Vid inaktualitet H: Individuella undervisningsplaner G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal (motsvarande) som bevaras H: Testprotokoll G: 2 år H: Yrkesvalshandlingar G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal, (motsvarande) som bevaras. T.ex. handlingar om praktisk arbetslivsorientering, provanställningar, lönebidrags- eller samhällsanställningar, dagcenterplaceringar, inskolningsplatser, rapporter från arbetsplatser 7 Intagning av elever Handlingar som bör bevaras: – Protokoll med beslut om intagning. – Personlistor eller annan sammanställning som innehåller uppgifter om samtliga sökande - persondata, ort, klass, studieväg, behörighet, sammanfattningsbetyg och ansökan om intagning. – Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet. – Diarier. – Diarieförda handlingar eller annan korrespondens av långvarig betydelse rörande verksamhet, organisation eller personal bör bevaras. Övrig korrespondens kan gallras. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Ansökningshandlingar för intagna elever A: Översänds till skolan när eleven intagits. Handlingarna kan gallras när eleven avslutat sin skolgång H: Ansökningshandlingar för inte intagna elever G: 1 år efter avslutad reservintagning H: Intagningslistor G: Efter avslutad reservintagning A: Innehåller statistiska uppgifter om antalet sökande per utbildning, behörighet, alternativval m.m. H: Register och listor som används för sortering, kontroll och återsökning vid intagningen G: Efter avslutad reservintagning H: Korrespondens G: 1 år efter avslutad reservintagning A: Av rutinkaraktär, rörande intagning, ansökningar m.m. H: Svarskort G: 1 år efter avslutad reservintagning A: Med undantag av svarskort från elever vars ansökningshandlingar skickats till orter utom intagningsorganisationens område. Om registrering av detta skett på svarskorten bör dessa kort finnas kvar tills respektive elever kan förväntas ha avslutat sin skolgång, 5 år efter intagning. Om detta inte registrerats på svarskorten bör uppgifterna finnas kvar på annat sätt 8 Gymnasieskola Handlingar som bör bevaras: – Protokoll från skolkonferenser, klassråd och elevvårdskonferenser, och andra sammankomster om pedagogiska frågor och elevvård, t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser (motsvarande). – Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan / annan avgränsning, t.ex. skola - fritid, skola - näringsliv. – Protokoll och handlingar från lokala styrelser, t.ex. föräldraråd och skolråd. – Yrkesrådsprotokoll. Om sådana protokoll eller minnesanteckningar finns bör de bevaras på grund av forskningsintresse. – Stipendiekommitténs protokoll med lista över stipendier. – Korrespondens. Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevarad centralt bör bevaras på skolan eller inom rektorsområdet. – Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner. Läroplan för gymnasieskolan fastställs av regeringen. – Individuella studieplaner. – Kvalitetsredovisning som innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. – Förteckningar över läromedel. – Resultat av prövning med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. – Elevkort med uppgift om persondata, tillval, specialarbete, eventuellt studieavbrott, terminsbetyg och andra uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång. – Klasslistor / klassförteckningar/gruppförteckningar. Förteckningar över elever, med uppgifter om tillval (även specialundervisning och särskild undervisning) som ger en samlad bild av gruppsammansättningar, val m.m. Övriga förteckningar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet kan gallras vid inaktualitet. – Lokalt utarbetade betygskriterier. – Betygskataloger i original t.o.m vårterminen 1996. Katalogerna innehåller uppgifter om studieväg, årskurs, vid slutförd studiekurs avgångsbetyg och eventuellt tidigare avslutade kurser samt om betyg inte givits i ämnen, skälen för detta. Om betygskatalog för avgångsklass innehåller endast sista årskursens kurser och ämnen, utan anteckning om tidigare avslutade kurser, är det av vikt att terminsbetyg bevaras på elevkortets baksida. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. – Betyg fr.o.m 1997. Betygskatalog samt en sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Det är viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. – Egenproducerade läromedel. I den mån kompendier, foton, diabilder eller videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. – Handlingar som presenterar kurser och ämnen elever kan välja som tillval, fria aktiviteter, etc. Ett exemplar av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och ämnen per läsår bör bevaras. – Handlingar rörande utbytesstipendiater. – Sammanställning av projekt som genomförts under läsåret. Beträffande svar på centrala / nationella prov samt åtgärdsprogram/elevakter, se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Arbetsmaterial och underlag för upprättande av verksamhetsplaner m.m., rörande tjänstgöring och undervisning samt kopior av sådana handlingar G: Så snart slutligt exemplar upprättats H: Elevers svar på skriftliga prov G: Vid inaktualitet A: Vad gäller centrala prov / nationella prov, se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval H: Ansökningar till prövning med bilagda handlingar G: När prövning är slutförd H: Anmälningar till respektive lärare och medbedömare om prövning G: När prövning är slutförd H: Handlingar rörande avgifter för prövning, ansökan om befrielse G: 2 år A: Under förutsättning att vederbörlig kontroll, revision eller bearbetning m.m. slutförts H: Övriga handlingar rörande prövning G: Vid inaktualitet A: T.ex. rutinkorrespondens H: Betygskort från prövning G: När betyg antecknats i betygskatalog eller på elevkort H: Handlingar rörande specialarbete och projekt G: När eleven slutat skolan A: Under förutsättning att anteckning härom gjorts på elevkort eller i betygskatalog som bevaras. För stora projekt som berör en större grupp elever bör en redovisning bevaras H: Löpande handlingar och arbetsmaterial rörande stöd- och specialundervisning samt särskild undervisning G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att undervisningsplan och klasslista eller annan förteckning över elever som omfattas av undervisningen bevaras H: Listor eller förteckningar som utgör underlag för elevregistrering eller är hjälpmedel i det löpande arbetet G: Vid inaktualitet A: Bör gallras senast vid läsårets slut. Under förutsättning att elevkort och klasslista (motsvarande) med ovan angivna uppgifter bevaras. T.ex. listor över tillval, adresser, studieavbrott H: Övriga handlingar rörande elever och elevregistrering G: Vid inaktualitet A: Bör gallras senast vid läsårets slut. Under förutsättning att anteckning gjorts på elevkort eller klasslista (motsvarande). T.ex. ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning H: Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro G: Vid läsårets slut H: Skolans exemplar av statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån angående särskild undervisning samt underlag för dessa G: 2 år 9 Gymnasial lärlingsutbildning Riktlinjer och mål för utbildningen finns normalt i styrelsens/nämndens för utbildning handlingar och bör bevaras där. Handlingar som bör bevaras: – Protokoll / minnesanteckningar från programråd. – Elevkort eller annan elevförteckning. Även uppgifter om de elever som inte fullgjort utbildningen bör bevaras. – Utbildningsbevis med betyg är att jämställa med övriga betyg i gymnasieskolan och bör därför bevaras. – Intyg från arbetsplatser, kopior. Originalet bifogas slutbetyget. – Lärlingskontrakt. – Dokumentation av lärlingsarbetet. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Ansökningar till utbildning, och övriga handlingar rörande intagning G: När eleven avslutat utbildningen A: Under förutsättning att elevkort eller annan elevförteckning bevaras H: Frånvaroanmälningar och övriga handlingar rörande elevs frånvaro G: När eleven avslutat utbildningen H: Individuella kursplaner G: När eleven avslutat utbildningen A: Under förutsättning att elevkort eller annan elevförteckning bevaras H: Statsbidrag; underlag för ansökan, rekvisition, redovisning av ersättning till företag och eventuella kopior av ansökan G: När vederbörlig bearbetning, redovisning och kontroll är slutförd A: Upphörd rutin H: Information; kopior av protokoll och handlingar rörande gymnasial lärlingsutbildning överlämnade till skolan för kännedom G: Vid inaktualitet 10 Uppföljande studie- och yrkesorientering. Det kommunala uppföljningsansvaret Kommunens planering och genomförandet av den uppföljande verksamheten med ungdomsplatser och dylikt finns vanligen dokumenterade i styrelsens för utbildning protokoll och handlingar samt i årsredogörelser, projektrapporter, protokoll eller minnesanteckningar från planeringsråd (SSA-råd), och bör bevaras där. De handlingar som bör bevaras på skolenheten, för uppföljning och utvärdering av undervisningen samt som en service till eleverna, är därför få. Handlingar som bör bevaras: – Protokoll från möten där undervisning eller elevvård behandlats. – Elevregister med persondata och uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning. – Intyg / betyg. Kopior av dessa eller förteckningar över dem som utfärdats. – Individuella elevplaner. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Förteckningar över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret G: Vid läsårets slut A: Under förutsättning att elevregister bevaras H: Personakter över ungdomar i den uppföljande verksamheten G: 5 år efter upphörd placering Under förutsättning att elevregister bevaras H: Handlingar angående anvisning och antagande av ungdomsplats G: Efter upphörd placering A: Under förutsättning att en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras H: Statistik över ungdomsplatser m.m. som lämnas till Statistiska centralbyrån G: 2 år H: Rapporter / redovisning från arbetsgivare G: 2 år H: Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten G: 2 år A: Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen. T.ex. handlingar rörande personalredogörarskap för ungdomsplatser H: Statsbidrag; underlag för ansökan, rekvisition, redovisning av ersättning till företag och eventuella kopior av ansökan G: När vederbörlig bearbetning, redovisning och kontroll är slutförd A: Upphörd rutin 11 Kommunal musikskola Dokumentation av musikskolans ekonomiska förutsättningar återfinns vanligen i kommunens centrala ekonomisystem. Se Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Handlingar som bör bevaras: – Protokoll och delegationsbeslut för musikskolans styrelse eller utskott. – Protokoll eller minnesanteckningar från ämneskonferenser, personalkonferenser och andra möten där undervisningens uppläggning och innehåll eller elevvård diskuteras. – Verksamhetsberättelser eller verksamhetsplaner som ger en bild av undervisningens uppläggning. – Korrespondens. Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan. – Organisationsplaner. – Scheman. Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om det upprättas. – Inventarieförteckningar. Uppgifter om instrument, anskaffningsår etc. – Program etc. som visar egna konserter eller andra aktiviteter. – Elevkort. Uppgifter om inskrivningstermin, skola och instrument. – Register och annan dokumentation över musikgrupper etc. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Anmälningar till musikskolan G: När ny anmälan kommit in eller när eleven avslutat sin utbildning H: Intyg, kopia av utfärdat intyg, om deltagande i utbildningen G: Vid inaktualitet A: Dock senast då eleven avslutat utbildningen H: Underlag för debitering av avgifter, löneutbetalningar eller kontroll av verksamheten G: När kontroll, redovisning eller revision har skett A: Dag-, vecko- eller terminsrapporter över lektionstid och närvaro för eleverna, lämnade av lärarna H: Rapporter, listor m.m. som utgör underlag för debitering av avgifter G: 2 år A: Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisning eller revision är slutförd H: Förteckningar eller register över uthyrning av instrument G: 3 år A: Har betydelse för den interna kontrollen av musikskolans tillgångar och bör finnas kvar tills vederbörlig kontroll och eventuellt krav verkställts 12 Kommunal vuxenutbildning (Komvux) Handlingar rörande mål och riktlinjer för en utbildning samt beslut av större betydelse för verksamheten finns vanligen i styrelsens/nämndens för utbildning handlingar och bör bevaras där. I detta avsnitt behandlas även handlingar tillkomna inom svenskundervisning för invandrare (sfi). Utbildningen inom det s.k. kunskapslyftet bedrivs i enlighet med den lagstiftning som gäller för vuxenutbildningen. De handlingar som uppstår bör därför kunna hanteras på samma sätt i den mån verksamheten sköts i egen regi. Handlingar som bör bevaras: – Protokoll från sammankomster rörande undervisning eller elevvård, t.ex. personalkonferenser, samarbetsnämnd, studie- och yrkesorienteringskonferenser. – Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan / annan avgränsning, t.ex. skola-näringsliv. – Protokoll och handlingar från lokala styrelser, t.ex. skolråd. – Korrespondens. Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan. – Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner. – Individuella studieplaner. – Kvalitetsredovisning. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. – Elevregister. Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen (även om de avbrutit studierna utan betyg) bör bevaras, i form av till exempel elevkort, dataregister eller annan förteckning. Övriga register kan gallras när de inte längre behövs i det praktiska arbetet. – Svar på centrala/nationella prov. Se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. – Lokalt utarbetade betygskriterier. – Betygskataloger i original t.o.m vårterminen 1996. Katalogerna innehåller uppgifter om studieväg, årskurs, vid slutförd studiekurs avgångsbetyg och eventuellt tidigare avslutade kurser samt om betyg inte givits i ämnen, skälen för detta. Om betygskatalog för avgångsklass innehåller endast sista årskursens kurser och ämnen, utan anteckning om tidigare avslutade kurser, är det av särskild vikt att terminsbetyg bevaras på elevkortets baksida. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. – Betyg fr.o.m 1997. Betygskatalog samt en sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. – Resultat av prövning, med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. – Kopior av intyg, som erhållits i stället för betyg. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Ansökningshandlingar G: När eleven avslutat sin utbildning H: Ändring av studieplan G: Efter avslutad kurs H: Förteckningar över läromedel G: Vid inaktualitet A: Under förutsättning att uppgifter om läromedel bevaras i protokoll eller andra handlingar H: Elevers svar på skriftliga prov G: Vid inaktualitet A: Vad gäller centrala prov / nationella prov, se avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval H: Begäran från elever om samlat betyg / samlat betygsdokument G: Vid läsårets slut H: Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg G: Vid inaktualitet H: Anmälningar till prövning G: När prövning är slutförd H: Meddelanden, från lärare till skolans expedition, om genomförd prövningG: När uppgift förts in i prövningsliggare som bevaras A: Uppgift om elev, kurs, nivå, lärare, betyg och skola eller, i förekommande fall, privatist H: Språktester i svenska för invandrare (sfi) G: När eleven avslutat sin utbildning H: Närvarolistor eller motsvarande G: 3 år H: Övriga register och förteckningar över elever, som upprättas som hjälpmedel för intern kontroll och redovisning G: 3 år A: T.ex. för debitering av interkommunala avgifter H: Övriga förekommande handlingar av rutinkaraktär rörande elever och undervisning G: Senast vid läsårets slut A: D.v.s. som endast utgör underlag för planering, redovisning och kontroll av verksamheten H: Statsbidrag; rapporter och underlag för beräkning och redovisning av statsbidrag samt eventuella kopior av ansökan G: När vederbörlig bearbetning, redovisning och kontroll är slutförd A: Upphörd rutin H: Redovisningar av extra timmar, blankett som utgör underlag för statsbidragsansökningar G: 10 år A: Lista eller förteckning över gruppstorlek, med uppgift om kurser, namn på lärare och antal elever per lärare samt lista eller förteckning som visar totalt timuttag per utbildningsnivå kan gallras efter 2 år. Upphörd rutin 13 Kommunal högskola För högskolans handlingar kan även de allmänna råden i avsnitt 3 Styrelse / nämnd för utbildning användas i tillämpliga delar. All korrespondens som inte är att beteckna som ren rutinkorrespondens eller kopior av skrivelser till styrelsen, cirkulär eller meddelanden, registreras och förvaras vanligen centralt på högskolekansliet. All sådan korrespondens på skolorna kan därför normalt gallras. I de fall skolan har korrespondens eller motsvarande som inte finns centralt bör den dock bevaras på skolan. Bestämmelser om att vissa uppgifter skall bevaras finns i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (6 §). Således får uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten avlagt inte gallras. Den 1 juli 1993 skedde stora förändringar i lagstiftningen varigenom de landsting och kommuner som fortfarande ger högskoleutbildning fick betydligt större frihet att själva forma verksamheten. Det är därför inte säkert att alla de handlingstyper som presenteras nedan finns hos varje kommunal högskola. Handlingar som bör bevaras: – Protokoll eller andra beslutshandlingar från styrelse, linjenämnd eller motsvarande organ för utbildning eller forskning, med bilagor. – Protokoll eller andra beslutshandlingar från tjänsteförslagsnämnd eller motsvarande organ, med bilagor. – Protokoll eller andra beslutshandlingar från disciplinnämnd, med bilagor. – Protokoll från klass- och ämneskonferenser. – Protokoll, minnesanteckningar från personalkonferenser. – Protokoll från betygskonferenser. Vanligen noteras endast avklarade hela moment och kurser på studerandekortet. Protokoll från betygskonferens är då den enda handling där uppgifter om avklarade moment finns dokumenterade. – Utbildnings- och kursplaner som fastställts av landstinget, kommunen eller av särskilt beslutsorgan vid högskolan. De utbildningsplaner som fastställts av regeringen eller av central myndighet behöver inte bevaras på skolan. – Scheman, verksamhetsplaner, kursplaner. Ett slutligt exemplar för varje kurs bör bevaras. Detta för att undervisningens innehåll och form skall bevaras för högskolans egen uppföljning och planering samt för forskning. – Dagboksblad / arbetsjournaler. Anteckningar kursvis efter varje lektion, om arbetssätt och lektionens innehåll. Dessa är värdefulla vid jämförelse med utländska utbildningar. – Litteraturlistor. – Egenproducerade läromedel. I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. – Skrivningsformulär/skrivningsmallar. Ett exemplar av varje provformulär bör bevaras i likhet med vad som gäller inom den statliga högskolan. – Specialarbeten/projektarbeten. Originalet behålls av författaren. En kopia av arbetet bör bevaras. – Studerandekort / registerkort / studieregister. Som framgår av förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor får dessa handlingar inte gallras. – Klasslistor / studerandelistor. Slutligt exemplar för varje klass bör bevaras. – Utbildningsbevis. Eleven får originalet medan skolan behåller en kopia. Som framgår av förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor får dessa handlingar inte gallras. – Handlingar rörande tillgodoräknandet av utbildning (ansökningar och beslut) måste bevaras (se förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor). Dessa uppgifter återfinns vanligen i linjenämndens (motsvarande) protokoll eller högskolekansliets diarieförda handlingar. – Intagningslistor. Av handlingar rörande den lokala intagningsverksamheten bör intagningslistan sorterad efter utbildning bevaras. – Hälsokort / elevhälsovårdsjournaler. Se även avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Ansökningshandlingar, intagna G: Efter avslutad utbildning H: Ansökningshandlingar, inte intagna G: 1 år H: Intagningslistor, skolornas G: 1 år H: Sorteringslistor, lokal intagning G: När intagningen är klar H: Betygslistor G: 1 år efter utbildningens slut A: Under förutsättning att betygen förts över till studerandekortet (motsvarande) och att uppgifter om resultat på delmoment för studerande som gjort uppehåll i studierna bevaras i annat material H: Praktikbedömningar G: 1 år efter utbildningens slut A: Under förutsättning att uppgifter om praktikplats och betyg förts in på studerandekortet H: Handlingar rörande praktiktjänstgöring G: Efter utbildningens slut A: Under förutsättning att uppgifter om praktikplats och betyg förts in på studerandekortet H: Specialarbetslistor / projektarbetslistor G: Efter utbildningens slut A: Under förutsättning att anteckning om den studerandes specialarbete gjorts på studerandekortet (motsvarande) H: Studerandes svar på skriftliga prov G: 1 år A: Under förutsättning att provresultatet registrerats. Detta gäller inte för examensarbeten, specialarbeten eller andra arbeten av motsvarande självständiga karaktär H: Handlingar rörande studieavbrott och studieuppehåll G: Efter utbildningens slut A: Under förutsättning att uppgifterna noterats på studerandekortet eller bevaras i annat material H: Frånvarorapporter G: 1 år efter utbildningens slut H: Underlag till förteckningar över studerande G: När uppgifterna förts över till aktuell förteckning H: Studievägledarnas korrespondens G: 1 år 14 Folkhögskolor Handlingar som inte tas upp i detta avsnitt kan återfinnas i avsnitt 3 Styrelse / nämnd för utbildning, avsnitt 8 Gymnasieskola och avsnitt 15 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård. Handlingar som bör bevaras: – Folkhögskolenämndens (motsvarande) protokoll. – Protokoll från ledningsgrupp (motsvarande). – Protokoll från lärarråd (motsvarande). – Protokoll från klass- och ämneskonferenser. – Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper. – Diarier. – Verksamhetsplaner. – Scheman. – Elevregister (elevförteckningar, klassliggare och dylikt). – Intyg över genomgångna utbildningar. – Prospekt och informationsmaterial om utbildningar. – Handlingar som rör elevernas projektarbeten och dylikt. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Handlingar rörande statsbidrag (ansökningar, beslut, redovisningar) G: 10 år H: Skolans exemplar av statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån G: 2 år H: Inspektionsprotokoll från tillsynsmyndigheter G: 5 år H: Ansökningshandlingar G: När eleven avslutat sin utbildning H: Underlag för intagning G: När eleven avslutat sin utbildning H: Ansökan och beslut om studieuppehåll G: Vid inaktualitet 15 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Handlingar som bör bevaras: – Elevvårdskonferensprotokoll. Elevvårdskonferensen fattar beslut i elevvårdsfrågor, bland annat om upprättande av åtgärdsprogram. – Skolpsykiaters journaler. – Register / förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman. – Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t.ex. korrespondens med elever och föräldrar. – Åtgärdsprogram / elevakter. Se även avsnitt 5 Grundskola, avsnitt 8 Gymnasieskola och avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. – Elevhälsovårdsjournaler / hälsokort. Se även avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. – Barnhälsovårdsjournaler. Dessa tillhör landstingen, men har efter beslut av fullmäktige i landstinget i vissa fall förts över till skolhälsovården. Se även avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. – Psykologiska undersökningar / skolpsykologjournaler. Se även avsnitt 16 Bevarande av handlingar i urval. Handlingar som kan gallras: Handlingar: H Gallring: G Anmärkningar: A H: Intyg om att elev besökt rektor, skolläkare, läkare, kurator m.fl. G: Vid inaktualitet A: Bör gallras senast vid läsårets slut H: Ifyllda blanketter som lämnas vid inskrivning angående önskat samtal med skolpsykolog G: Vid inaktualitet A: Bör gallras senast vid läsårets slut 16 Bevarande av handlingar i urval 16.1 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Enligt patientjournallagen (1985:562) skall en journalhandling bevaras minst tre år efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen. I förordningen (1986:203) om förlängd bevarandetid för vissa journalhandlingar inom hälso- och sjukvården föreskrivs därutöver bl.a. att journalhandlingar rörande patienter födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad skall bevaras minst tio år efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen, om det inte är uppenbart att handlingarna saknar forskningsvärde. Riksarkivet har i sina allmänna råd (RA-FS 1992:3) om arkivvård och gallring av patientjournaler, patientregister m.m. hos landsting och kommun bedömt att journalhandlingarna från skolhälsovården bör bevaras för att tillgodose forskningens behov av källmaterial. Om ansvarig myndighet ändå bedömer att det inte är möjligt att bevara samtliga dessa handlingar, bör gallring inte verkställas tidigare än fem år efter det att eleven avslutat sin skolgång. Under alla förhållanden bör handlingar om personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad, och handlingar som upprättats inom Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun bevaras. Observera att eventuell gallring av barnhälsovårdsjournaler måste beslutas av respektive landsting, om inte landstinget har överlämnat journalerna efter särskilt beslut av fullmäktige. Handlingar som bör bevaras: – Barnhälsovårdsjournaler. – Elevhälsovårdsjournaler / hälsokort. – Psykologiska undersökningar / skolpsykologjournaler. 16.2 Diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar Handlingar som bör bevaras: Diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar som genomförts vid skolor i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun. Här avses inte sådana diagnostiska prov som utformats av enskilda lärare för att användas i enstaka klasser, utan prov av mer officiell karaktär, genomförda efter beslut av t.ex. styrelsen för utbildning. Handlingar som kan gallras: Övriga diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar kan gallras fem år efter det att eleven avslutat sin skolgång. 16.3 Åtgärdsprogram / elevakter Handlingar som bör bevaras: – Åtgärdsprogram / elevakter för elever födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad. – Samtliga åtgärdsprogram/elevakter som upprättats vid skolor i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt Göteborgs kommun. Handlingar som kan gallras: Övriga åtgärdsprogram / elevakter kan gallras fem år efter det att eleven avslutat sin skolgång. Se dock även avsnitten för respektive skolform. 16.4 Standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov i svenska för invandrare (sfi) Handlingar som bör bevaras: Råden om bevarande avser de prov som förvaras hos kommunerna och landstingen. De prov som på begäran har sänts in till de institutioner som konstruerar proven har arkiverats hos dessa. – Sammanställningar över resultat från standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov i svenska för invandrare (sfi) i den mån sådana görs. – Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts på grundskole- och gymnasial nivå i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i följande kommuner: Göteborg, Hallstahammar, Haparanda, Härjedalen, Karlskoga, Kristianstad, Kristinehamn, Laholm, Ljungby, Lycksele, Malung, Nässjö, Ronneby, Sandviken, Solna, Strängnäs, Tibro, Uddevalla, Vimmerby, Ystad, Åmål, Östhammar – Samtliga svar på centrala prov och nationella ämnes- och kursprov som genomförts vid Vårdgymnasiet Gävle / Sandviken och Vårdskolan Kristianstad (Milnerskolan). – Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom kommunal vuxenutbildning. – Svar på nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom svenska för invandrare (sfi). – Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i svenska som genomförts vid övriga grundskolor och gymnasieskolor. Handlingar som kan gallras: Övriga svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov kan gallras fem år efter provtillfället. Alfabetiskt register (ej med i databasversionen)

Till sökformuläret för RA-FS