Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om bevarnde och gallring av handlingar i det kommunala och landstingskommunala skolväsendets arkiv

Bemyndigande

Beslutsdatum

1988-04-27

Dag för ikraftträdande

1988-04-27

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 1994:8

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i det kommunala och landstingskommunala skolväsendets arkiv beslutade den 27 april 1988. RA-FS 1988: 1 Efter samråd med Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundet beslutar riksarkivet härmed följande allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i det kommunala och landstingskommunala skolväsendets arkiv. Härmed upphävs riksarkivets råd och anvisningar den 24 november 1976 om gallring av handlingar i det kommunala skolväsendets arkiv. SVEN LUNDKVIST Claes Gränström Innehållsförteckning Hur de allmänna råden bör tillämpas Skolstyrelse Allmän administrativ verksamhet Ekonomi S Interkommunal ersättning och samverkan Statsbidrag . . . ...... . . 7 Studiestöd.................................................... 7 Skolskjutsar .. ... ......... ................ ... .. . 8 Premier och stipendier .. ... .. ......... ... ....... .. 8 Personal......................................................... 9 Fastigheter och fastighetsförvaltning ........................... 10 Grundskola .. .. ... . . . . . . 11 Undervisning .. .. .. . .. . .. .. . . . . 11 Specialundervisning, särskild undervisning och anpassad stu- diegång........................................................ 12 Invandrarundervisning.......................................... 12 Elever och elevregistrering ..................................... 14 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård ......................... 15 Gymnasieskola..................................................... 16 Gymnasial lärlingsutbildning ..................................... 17 Uppföljande studie- och yrkesorientering~ Det kommunala uppfölj ningsansvaret..................................................... 19 Kommunal musikskola .............................................. 20 Intagningsnämnd .................................................. 21 Kommunal vuxenutbildning och grundutbildning för vuxna ........... 22 Kommunal högskola ................................................ 24 Hur de allmänna råden bör tillämpas RA-FS 1988:1 Dessa råd är allmänt hållna och måste anpassas efter varje kommuns eller landstingskommuns speciella förutsättningar. Särskilda dokumentnamn förekommer sparsamt. I stället beskrivs handlingstyper. Handläggande personal måste därför ha en god kännedom om ämnesområdet för att kunna tillämpa råden. När det står att en h~ndling kan gallras efter 10 år betyder det 10 kalenderår efter det att handlingen upprättades. En handling från 1980 kan alltså inte gallras förrän I januari 1991. Det är viktigt att skilja mellan original och kopior. Dessa råd behandlar endast originalhandlingar eller de handlingar som är huvudexemplar, exemplar I, hos myndigheten. Kopior av dessa kan oftast gallras med kortare frist. Varje kommun och landsting ansvarar själv för sin arkivvård. För att råden skall kunna tillämpas, måste ansvarig nämnd eller styrelse så besluta. Dessa kan besluta att generellt tillämpa dessa råd. Det betyder att man i fortsättningen, utan särskilt beslut, kan gallra de handlingar eller dokument som namnges i råden eller beskrivs i mer allmänna termer. När det i råden föreslås att handlingar skall bevaras för framtiden är det fråga om minimibevarande. I vissa fall kan kommunen eller landstingct bchöva spara fler handlingar för att få en mer utförlig bild av utvecklingen. Råden börjar med ett avsnitt om skolstyrelsen. Där beskrivs handlingar från allmän administrativ verksamhet samt ekonomi-, personal- och fastighetshandlingar. Sedan följer en genomgång av de olika skolformerna. I dessa råd tas endast de kansli-, ekonomi- och personalhandlingar upp, som vanligen finns hos skolförvaltningen. Handlingar från dessa områden, samt från upphandling och förrådsverksamhet, beskrivs mer utförligt i riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1987: 2) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Vissa handlingar inom grundskolan (standardprov, diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar, åtgärdsprogram/elevakter, hälsokort/ elevhälsovårdsjournaler, barnhälsovårdsjournaler och psykologiska undersökningar/skolpsykologjournaler), gymnasieskolan (centrala prov och hälsokort/elevhälsovårdsjournaler) och den kommunala högskolan (hälsokort/elevhälsovårsjournaler) berörs inte av dessa råd. Beredning av förslag till bevarande av arkivhandlingar inom sk intensivdataområden, liksom individurval, pågår för närvarande. Eftersom vissa skolhandlingar berörs av sådana urvalsprinciper har här inte föreslagits någon gallring av dessa handlingar i avvaktan ställningstagande från statsmakterna. När klarhet har nåtts i urvalsfrågan kommer dessa råd att kompletteras. Elevakter och motsvarande inom särskolan berörs inte av dessa råd. Dessa handlingar behandlas i kommande råd. Skolstyrelse Allmän administrativ verksamhet För att fa en klar bild av en kommuns skolväsen krävs att organisationen är väl dokumenterad. Vppgifter om beslutsorganen, samrådsorganen och o() l RA-FS 1988: 1 skoladministrationens uppbyggnad finns ofta samlade i verksamhetsberät telser och skolkataloger. Det är viktigt att organisationsförändringar doku menteras noga. Ett organisationsschema över kommunens skolväsen ger snabbt och översiktigt en bild av arbetsformerna likaså de uppgifter om skolformer, stadier och linjer som lämnas till länsskolnämnden. Information om den demokratiska beslutsprocessen, beredning av ären den och beslut, återfinns i protokoll och handlingar till dessa. Viktiga hjälpmed.el för att få tillgång till denna information är diarierna. Hos skolstyrelsen arkivläggs handlingar som är gemensamma för flera skolformer eller hela kommunens skolväsen. Vad som sägs i detta avsnitt kan även tillämpas på det landstingskommu nala skolväsendet. Mer utförliga uppgifter om handlingar från allmän administrativ verk samhet finns i riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1987: 2) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landslingens arkiv. Handlingar som bör bevaras Samtliga här nedan redovisade handlingar finns inte i alla kommuner. - Protokoll från sammanträde med nämnd, arbetsutskott, kommitteer med mera där förtroendevalda ledamöter ingår. - Protokoll från sammanträden i planerings- eller administrativa frågor. - Protokoll från skolkonferens. - Protokoll från personalkonferens. - Delegationsbeslut. Endast den godkända originallistan över delegations besluten bör bevaras. - Diarier. - Diariekort (register till diariet). - Diarieförda handlingar. Undantag: Om man diariefört handlingar tillhö rande rutinmässigt återkommande bagatellartade ärenden, kan sådana handlingar gallras. - Diarieplaner. Ett exempel av diarieplanen bör bevaras tillsammans med varje årgång diarielistor. ~- - Årsberättelser. - Skolkataloger med uppgifter om lärare och elever. - Organisationsplaner och -scheman. Organisationsplaner återfinns vanli gen bland de diarieförda handlingarna. Organisationsscheman över kommunens skolväsen upprättas ibland vid organisationsöversyner el ler i samband med budgetarbetet. - Ordningsstadgor som upptar allmänna föreskrifter om ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbild ningsmaterial, utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingar lill protokollen. De ger en god bild av skolenhetens resurser och skol miljön och bör bevaras centralt. - Förteckningar över förtroendemän i skolstyrelsen eller annan aktuell nämnd för bevaras om inte registrering av samtliga kommunala förtro endemän sker centralt vid kommunstyrelsens kansli. 4 Handlingar som kan gallras RA-FS 1988: 1 Handlin~ Gallring Anmärkning Föredragningslistor, dag- 2 år ordningar och kallelser till sammanträden Handlingar rörande för- 2 år Avser underl~g för regitroendemän och sam- strering och arv- desutbemanträden talning Korrespondens av tillfäl- 2 år Tex missiv och förfråglig betydelse ningar från elever och föräldrar som behandlas efter vedertagen mall Inkomna cirkulär och Vid inaktualitet Tex kursinbjudningar elmeddelanden av kortva- ler interna meddelanden rig betydelse mellan skolor och skol kontor Handlingar inkomna för Vid inaktualitet kännedom samt allmän information Kopior av h~ndlingar Vid inaktualitet som i original förvaras på annat håll Statistiska uppgifter som 2 år lämnas till statistiska centralbyrån, länsskkolnämnden eller skolöverstyrelsen Ekonomi För att kunna förstå och utvärdera skolan bör information bevaras om vilka medel som anslagits för verksamheten. Till exempel vilka kostnader kommunen haft för politisk ledning, personal, undervisning, skolbyggnader och inventarier, samt vilka statsbidrag man fått. D~3kumentationen av det kommunala skolväsendets ekonomiska förutsättning återfinns idag vanligen i kommunens centrala ekonomisystem. Det är viktigt att skilja på originalhandlingarna och kopiorna av dessa. Oftast kan kopiorna gallras med mycket kort frist. Mer utförliga uppgifter om handlingar rörande ekonomi, upphandling och förrådsverksamhet finns i riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1987: 2) om bevarande av gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Här tas endast upp de handlingar som vanligen finns på skolkontoret . Handlingar som bör bevaras - Skolstyrelsens budgetförslag till kommunfullmäktige visar prioriteringar och planering för kommande läsår. —Arsredovisning rörande utbetalning av fondmedel; om denna ej finns i det centrala systemet. - Inventarieförteckning RA-FS 1988: 1 Handlingar som kan gallras H(ln(lling Gallring Anmär~ning Budgetunderlag, års- och 2 år flerårsbudget Fakturakopior 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året be viljats Räkenskapshandlingar 2 år Under förutsättning att som endast tjänar som ansvarsfrihet för året bebokförings- och kassa- viljats kontroll tex anslagskontroll och fellistor Allegater till utgiftsverifi- 2 år Under förutsättning att kationer tex fraktsedlar, ansvarsfrihet för året beföljesedlar, rekvisitioner viljats och att det av fak turan framgår vad som inköpts Se även riksarkivets allmänna råd den 30 september 1975 om gallring av produkter i Kommun-Datas ADB-system, Ekonomisk redovisning enligt K-planen. Interkommunal ersättning och sam-~erkan Information rörande överväganden och beslut om interkommunal ersättning och tillstånd till skolgång i annan kommun, som kan vara av intresse för forskningen bör finnas bevarad i skolstyrelsens protokoll och handlingar. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Förteckningar/register 5 år efter det att eleven Elevkort och betygskata över elever som undervi- avslutat sin skolgång loger bör däremot beva sas i skolor under skol- ras styrelsen men är hemma hörande i annan kommun Rapporter om skolgång. 2 år Under förutsättning att Till hemortskommunen betalning erlagts och an inkomna rapporter med svarsfrihet för året bevil uppgift om elevs skol- jats gång i annan kommun Tillstånd till skolgång Efterupphörd skolgång i skoldistrikt utom kom munen Fakturor rörande intcr- 10 år Handlingar i tvisteären kommunal ersättning, den förvaras särskilt och skolkommunräkningar gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Dock ej tidigare än 10 år efter ersättningsåret Ovriga handlingar röran- 2 ar Under forutsättning att de debitering och kon- ansvarsfrihet för året be troll av interkommunal viljats. Handlingar i tvis ersattning teärenden förvaras sär skilt och gallras 2 år efter ärendenas slutliga avgö rande Avtal rörande elevregis- 2 år Under förutsättning att ter ansvarsfrihet för året be 6 viljats Handlingar som bör bevaras RA-FS 1988: 1 - Förteckningar eller register över de elever som är hemmahörande i kommunen men går i skolan i en annan kommun bör bevaras. Uppgift om skolkommun bör ~Innas i registret eftersom återsökning av uppgifter rörande eleven kan ske efter mycket lång tid. Statsbidrag För forskning och annan~användning på längre sikt hänvisas till de handlingar som bevaras hos statliga myndigheter, till exempel skolöverstyrelsen, länskolnämnden och universitets- och högskoleämbetet. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Statsbidragsansökningar 10 år och rekvisitioner Underlag från rektorsom- 2 år Under förutsättning att råden och skolor för an- ansvarsfrihet för året besökan om statsbidrag t ex viljats lärarförteckningar och bänstgöringsplaner Studiestöd För forskning och annan användning på längre sikt hänvisas till de hand lingar som bevaras hos statliga myndigheter till exempel centrala studie stödsnämnden och vuxenutbildningsnämnderna. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Studieredovisningar 10 år Med uppgift om till komtill centrala studiestöds- munen influtna bidrag. nämnden vad kommunen betalat ut och eventuellt återbetal ningspliktigt belopp Ansökningar om studie- 2 år stöd Övriga handlingar röran- 3 år Med undantag för verifide studiestöd kationer som bevaras i 10 ar. Kommundatas ADB-rutin Studiebidrag, ansökning- 2 år ar per läsår Studiestöd, postgirolistor 2 år med uppgift om betalningsmottagare Utbetalningslistor 10 år Används för kontroll av utbetalning Verifikationer över utbe- 10 år talning Samlingslistor, ackumu- 2 år lerade belopp Statistik 3 år Slutrekvisitioner till cen- 10 år Av studiehjälp. Kopior trala studiestödsnämn- gallras vid inaktualltet den dock längst ' år 7 t~ -()O l RA-FS 1988: I Sl.ol.skjlltsar Skolskjutsverksamheten kan i vissa kommuner skötas av någon annan kommunal förvaltning än skolförvaltningen. I sådana fall kan finnas hand lingar ävcn hos denna förvaltning. De aktuella förvaltningarna bör därför samråda innan beslut om gallring fattas. Handlingar som bör bevaras - Skolskjutsplaner (med uppgift om max-min avstånd för rätt till skol skjuts) ingår vanligen i handlingar till skolstyrelsens protokoll. Skolsty relsen beslutar om rätt till skolskjuts och sätter själv gränserna. Dessa planer bör bevaras. - Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning ingår vanligen i kom munens centralt förda räkenskaper och bevaras enligt de principer som redovisas ovan under ekonomi allmänt. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning För skolskjutsverksam- Vid inaktualitet heten inkomna uppgifter, elevförteckningar, sche man m m Skolskjutsregister Vid inaktualitet dock tidi- Med uppgifter om antag gast 3 år efter senaste an- na entreprenörer, antal teckningen elever per skjuts, färdtid m m Ovriga handlingar röran- Vid inaktualitet Med undantag av faktu de skolskjutsverksamhe- ror ten Handlingar rörande ele- 2 år Under förutsättning att vernas skolkort vederbörlig kontroll och redovisning skett Premier och stipendier Räkenskaper rörande premier och stipendier förs numera centralt och bevaras enligt samma grunder som övriga räkenskaper. Urkunder och dylikt skall bevaras även om de ingår i räkenskaperna. Handlingar som bör bevaras - ~örtcckningar över fördelning av premier och stipendier. Handlingar som kan gallras RA-FS 1988: 1 H(lndlirtf~ Gallring Artm~irl nirl~ Handlingar rör~nde för- ~ år Under foru~attnin~ '~tt delnin~ och redovisning an~var~frihet för året h~av prcmier och stipendier viljats. Med undantag för verifikationer som beva ras i 1() år Personal Kommunen bör, för att kunna fullgöra sina plikter som arbetsgivare bevara information om sin personal. Huvuddelen av denna information finns vanligen i kommunens centrala personaladministrativa system. Speciellt för skolan är att man har både statligt (lärarpersonal) och kommunalt anställd personal. Oftast finns persondossierer, matriklar och dylikt för den statligt anställda personalen på skolkontoret, medan handlingarna för den övriga personalen finns på ett centralt personal- eller lönekontor. Det är viktigt att skilja på originalhandlingar och kopior. Oftast kan kopiorna gallras med en mycket kort frist. Mer utförliga uppgifter om personalhandlingar finns i riksarkivets all- männa råd (RA-FS 1987: 2) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. För handlingar i KPAI-systemet hänvisas till riksarkivets allmänna råd den 14 april 1980 om gallring av handlingar i KPAI/KLPAI. Nedan redovisas endast de personalhandlingar som vanligen finns på skolkontoren. Handlingar som bör bevaras - MBL-protokoll innehåller ofta uppgifter av principiell betydelse och bör därför bevaras - Persondossierer rörande fasta tjänster och vikariat som varat längre än tre månader. - Matrikelkort eller motsvarande (systematiskt förda uppgifter om den anställdes lön och tjänstgöring). För lärare kan matrikelkorten gallras då uppgifterna inrapporterats till SPV (MAREG) och kontrollistor erhållits och granskats. - Namnlistor över samtliga anställda (årets ackumulerade lista). - Handlingar rörande tillfällig personal (springvikarier) som visar arbetad tid och utbetald lön måste bevaras om uppgifterna inte finns samlade på till exempel matrikelkort. - Lärarscheman för invandrarlärare - redovisning per läsår från läraren av antalet veckotimmar, årskurser, ämnen samt arvodet. Dessa används idag som underlag for arvodesutbetalning samt vid utfärdande av tjänstgöringsbetyg. De är även underlag för beräkning av statsbidrag eftersom man här tillförs särskilda resurser. De kan därför vara viktiga vid efterkontroll. Om tvärlista tas fram kan lärarscheman gallras efter 2 år. - Tvärlistor, datalistor över invandrarlärare med anteckningar om personnummer, namn och anställningstid. - Ovriga handlingar angående personal som kan förekomma och som har etl varde att hevara för kommunen själv och/eller t~ramtida torskning. RA-FS 1988: 1 I ill exempel handlingar rörande olycksfall i arbetet, arheIssl;ador, per sonalvard och arketsmiljö - främst utredningar, sammanfdttade redo visningar och statistik. Handlingar som kan gallras H(lrldlin~,~ Callring Anrncir~nin5 Lönekort 10 år Lönelistor, avlöningsrap- 10 år porter Girolönelistor 10 år Utbetalning via löneutbe talningskort Inkomstuppgifter för året 10 år Arbetsgivaruppgifter för 10 år ATP Personalförteckningar Vid inaktualitet Dvs då ny förteckning ta gits fram under förutsätt ning att matrikel finns och bevaras Matrikeluppgift för lärare Vid inaktualitet Dvs då ny uppgift lämnas Tjänstgöringsrapporter 2 år Under förutsättning att för timanställd personal uppgifter om arbetad tid (månadsrapporter) finns någon annanstans Handlingar angående 2 år Uppgifter som legat till tjänstetillsättningar, för- grund för matrikelföring ordnanden, ledigheter eller tjänat som kontroll och dylikt eller redovisning av per sonal eller eljest är av ru tinmässig beskaffenhet. tex uppgifter om semes ter, sjukdom eller annan ledighet Fastigheter och fastighetsförvaltning Till bilden av skolväsendet hör också kännedom om skolbyggnaderna. - Beslut om till-, om- och nybyggnader dokumenteras i protokoll, men det är viktigt att förslagshandlingar, ritningar, entreprenadkontrakt och dylikt som visar byggnadernas utseende också bevaras. Detta såväl för den interna fastighetsförvaltningens behov som för forskningsändamål. Innan sådana handlingar förstörs bör man kontrollera att uppgifterna finns beva rade i byggnadsnämndens arkiv eller i arkiv tillhörigt det organ som bygger och förvaltar kommunens fastigheter. ~landlingar som bör bevaras - Ritningar och entreprenadkontrakt med flera handlingar rörande skolbyggnader, som ej finns hos byggnadsnämnd eller i annat arkiv hos kommunen . - Förteckningar över skolbyggnader inom kommunen. - Utredningar, promemorior eller dylikt som beskriver skolbyggnader eller skolmiljöer. I () - Foton över skolbyggnader och skolmiljoer. - Inventarieförteckningar. På originalförteckningen antecknas löpande RA-FS 1988: 1 vad som kasseras respektive nyanskaffas och tidpunkt då detta sker. Förteckningen flyttas över till arkiv och ny förteckning läggs upp med viss tidsintervall till exempel vart 5:e eller 10:e år. Handlingar som kan gallras ~landling Gallring Anmärkning Handlingar rörande lö- Vid inaktualitet Dvs vanligen sedan anpande fastighetsskötsel svarsfrihet för året beviloch lokalförvaring jats eller sedan vederbör lig besiktning eller annan kontroll av aktuella åt gärder skett. Exempel: Lannrapporter (brand), arbetsrapporter, försäk nngsbrev Handlingar angående lo- 2 år Tex dagböckerför lokalkaluthyrning uthyrning, ansöknings blanketter angående för hyrning, schema och hy reskontrakt, som funge rar som underlag för de bitering och krav av hy ror Kopior av ritningar m m Vid inaktualitet Grundskolan Undervisning För att kunna göra utvärderingar och uppföljningar behövs information om undervisning och innehåll. Denna information dokumenteras olika från skola till skola men kan finns till exempel i organisationsplaner, scheman, läromedelsförtcckningar och protokoll. Speciellt intressant för uppföljning och utvärdering av verksamheten är dokumentation av försöksverksamhet och särskilda insatser till exempel SIA. Handlingar som bör bevaras - Protokoll från skolkonferenser, arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser, personalkonferenser och studiekonferenser. - Planeringsrådsprotokoll. Planeringsrådet (SSA-rådet) är ett forum för samrad mellan skola och näringsliv. Dess protokoll och utredningar eller andra handlingar i ärenden som beretts i planeringsrådet bör bevaras . - Planer för skolans arbete. Ej läroplaner, de fastställs och bevaras centralt av regeringen eller skolöverstyrelsen. Däremot bör lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner, som visar kommunens tillämpning av läroplanen bevaras. - Korrespondens. Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevarad centralt bör bevaras på rektorsområdet eller skolan. - Slutligt schema för varje läsår och skolenhet bör bevaras i ett exemplar 11 RA-FS 1988: 1 - Förteckningar över läromedel bör bevaras om de upprättas. I annat fall bor informationen finnas i protokoll från ämneskonferenser. - Egenproducerade läromedel. I den mån kompendier, foton, diabilder eller videoband produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. - Standardprov. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. - Diagnostiska prov och skolmognadsundersökningar. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. Specialundervisning, särskild undervisning och anpassad studiegång. Specialundervisning och särskild undervisning anordnas efter beslut av elevvårdskonferensen eller i särskilda fall skolstyrelsen. Anpassad studie gång beslutas av skolstyrelsen efter hörande av elevvårdskonferensen. Dessa protokoll bör bevaras. - Ansökningarna om statsbidrag innehåller detaljerade uppgifter om den undervisning som bedrivits under läsåret och en kopia kan bevaras för kommunens egen uppföljning. Ansökningarna gallras hos länsskol nämnden. - Läsårsrapporter över sjukhusklasser. Innehåller uppgifter om elever per årsklass och fungerar som elevförteckning/klasslista. De bör därför bevaras . - Åtgärdsprogram för elever på skoldaghem har stor betydelse för upp följning av vidtagna åtgärder och utveckling av undervisningen för re spektive elev. För kommunens uppföljning och utvärdering i ett längre perspektiv bör materialet bevaras trots att det kan innehålla för eleven känsliga uppgifter. - Redovisning av lärartimmar, om förteckning över lärare som haft speci alundervisning görs bör den bevaras om uppgifterna inte finns någon annanstans. - Intyg om anpassad studiegång är att jämställa med betyg och bör därför bevaras . Inl clndr~r~ dervisning För uppföljning och utvärdering bör handlingar som visar kommunens inriktning av invandrarundervisningen bevaras. Dessutom bör uppgifter om vilka elever som fått undervisning bevaras. - Handlingsprogram och riktlinjer. Lokala handlingsprogram och rikt linjer för invandrarundervisningen som upprättats av kommunen bör bevaras . - Studiekort. I vissa kommuner upprättas studiekort för invandrarelever. Kortet följer elev vid flyttning och överlämnas efter årskurs 9 till intag ningsnämnden tillsammans med ansökan till gymnasieutbildning. Pa studiekortet antecknas hemspråksundervisning. Studiekorten eller an nan förteckning över de elever som fått hemspråksundervisning bör I ~ bevaras. Handlingar som kan gallras RA-FS 1988: I Handlin~,~ Callring Atllnär~nin~s~ Kursplaner Vid inaktualitet llnder förutsättning att protokoll för ämnes- eller studiekonferens bevara~ Kopior av arbetsplaner Vid inaktualitet Under förutsättning att orginalet bevaras Tjänstgöringsplaner .Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter om anställning och arbetad tid finns be varade på annat sätt Redovisning av undervis- 2 år Underlag för kontroll, ningen löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervis ningstimmar och genom gångna kursmoment Litteraturlistor för olika Vid inaktualitet Under förutsättning att ämnen en orginalförteckning över läromedel bevaras centralt vid läromedels central eller skolkontor Handlingar angående fri- 2 år luftsdagar, bad och utflykter Handlingarangående fria Vid inaktualitet Under förutsättning att aktiviteter elevers val antecknas i betygskatalogen eller på elevkortet Handlingar angående 2 år konserter, teater och annan kulturell verksamhet Handlingar angående Vid inaktualitet Under förutsättning att praktisk arbetslivsorien- anteckning om elevs prao tering (prao): information görs på elevkort om elever, arbetsplatser m m Rutinkorrespondens 2 år D v s korrespondens till eller från elever, föräld rar, andra skolor etc som har kortvarig betydelse eller behandlas rutinmäs sigt enligt given mall (t ex begäran om lov) Meddelanden och infor- Vid inaktualitet dock mation av tillfällig bety- längst 2 år delse från rektorsområde eller skola Ansökan om att få gå om Vid inaktualitet, dock se- årskurs nast när eleven avslutat sin skolgång Statistik över invandrar- 2 år Overlämnas till skolöverelever i grundskolan styrelsen och statistiska centralbyrån Elevstatistik, specialun- 2 år Lokalt utarbetad statistik dervisning till exempel över behand lade problem vid en tal klinik. Denna statistik är svår att bearbeta veten skapligt och kan därför gallras 1 RA-FS 1988:1 Elever, elevregistrering Skolan bör bevara information om sina elever. Förutom att dessa uppgifter behövs vid skolans utvärdering och planering kan det vara av vikt för eleven att uppgifter om skolgång bevaras till exempel vid behov av en betygskopia eller ett intyg över fullgjord skolplikt. Handlingar som bör bevaras - Elevkort, studerandekort, elevmatriklar. Vare sig registren förs med ADB eller manuellt bör informationen bevaras. Om kommunen använder dator för elevregistreringen bör information regelbundet skrivas ut på arkivbeständigt papper eller godkänd mikrofilm. —Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgift om in- och utflyttning. I och med att betygen tagits bort i årskurserna 1-7 har klasslistan fått ökad betydelse för informationen om fullgjord skolplikt och klassammansättning. - Skolkataloger (kan ibland vara fotokataloger). De ersätter inte klasslistorna om inte in- och utflyttning antecknas. - Uppföljande verksamhet för ungdomar under 18 år, förteckningar/register över ungdomar under 18 år som deltagit i kommunens uppföljningsprogram. Ett fullständigt exemplar per termin eller läsår bör bevaras. - Betyg. Betygen ska antecknas i en betygskatalog som bevaras. De bör inte innehålla förkortningar eller sifferkoder som inte förklaras. - Betyg från särskild fyllnadsprövning. - Intyg om anpassad studiegång ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och åtfölja slutbetyget. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Handlingar som tjänat Vid inaktualitet D v s då anteckning ~orts som underlag för register i aktuellt register och eller förteckning t ex per- handlingarna inte i övrigt sonavier, in- och utflytt- behövs i förvaltningen ningsanmälningar, av gångsanmälningar, in skrivningsanmälningar och övriga meddelanden av liknande art. Personlistor - från riks- 2 år Under förutsättning att skatteverket med uppgift särskild förteckning upp om ungdomar under 18 år rättas över ungdomar uppföljande verksamhet inom kommunen Aviseringslistor Vid inaktualitet D v s da anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning Register över utflyttande Vid inaktualitet Dock senast vid avslutad elever enligt 1970 års re- skolgång gistreringsrutin Elevförteckningar fram- 2 år tagna för speciellt ända m~l enligt 1970 års regi14 streringsrutin ~andling <~allring Anmärkning RA FS 1988 1 Ledighetsansökningar Efter läsårets slut fr~n elever Frånvaroregister och Vid inaktualitet Tidigast efter läsårets handlingar som tjänar slut som underlag till registret Betygssammanställning- 2 år ar Betygskopior Vid inaktualitet Anmälningar om särskild Vid inaktualitet D v s då en ny prövning prövning med bilagda för eleven inte kan bli akhandlingar tuell Äldre anmärkningsböc- Vid inaktualitet Dock senast vid avslutad ker skolg~ng Äldre klassjournaler, 2 år efter sista löpande OBS ej betygsjournaler klassböcker och dagböc- notering ker Rekvisitioner av elev- Vid inaktualitet Dock senast vid början handlingar av nästa läsår Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Det kan vara av stort värde för eleven att information rörande skolans hälso- och sjukvård samt annan förebyggande elevvård bevaras, till exempel vid epidemier, behandling av annan sjukdom eller samhällsvård. Informationen i dessa handlingar har också stort forskningsvärde. För bevarande och gallring av dessa handlingar hänvisas till avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. Handlingar som bör bevaras - Elevvårdskonferensprotokoll. Elevvårdskonferensen fattar beslut i elevvårdsfrågor bland annat om upprättande av åtgärdsprogram. - Åtgärdsprogram/elevakter. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. - Hälsokort/elevhälsovårdsjournaler. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. - Barnhälsovårdsjournaler. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. - Psykologiska undersökningar/skolpsykologjournaler. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. - Skolmåltider. Handlingar rörande föreskrifter, utveckling och planering finns i skolstyrelsens arkiv och bevaras där. Uppgifter om anslagna medel, personal och lokaler finns som regel på ekonomi- respektive personalkontor och bevaras där. Därutöver bör uppgifter om skolkostens sammansättning och verksamhetens omfattning bevaras till exempel i form av verksamhetsplaner eller matsedlar. Däremot kan handlingar av tillfällig betydelse som rutinmässig korrespondens, förteckningar över serverade måltider, avtal, transportscheman från centralkök, näringsberäkningar och recept gallras vid inaktualitet, vanligtvis vid läs- årets slut. 15 RA-FS 1988:1 Handlingar som kan gallras dlin~ C(lllri~ A ~1~1(il ~11il1 Syomappar. mappar med Omedelhart h~ndlingar rörande elevens studie- och yrke~vägledning ( l9711 ~79) Gymnasieskola Det är viktigt att bevara dokumentation av undervisningens uppläggning och innehåll. Denna finns oftast i protokoll, organisationsplaner, scheman, förteckningar över läromedel och dylikt. Särskilt viktigt för skolans uppföljning och utvärdering är det att handlingar rörande försöksverksamhet och speciella insatser bevaras. Uppgifter om vilka elever som gått i skolan, när de gått och vilka betyg de fått, bör bevaras främst för elevernas skull, om de behöver ett studieintyg eller en betygskopia. Men även för skolans planering och utvärdering är dessa uppgifter viktiga. Stödundervisning sker efter beslut i klasskonferensen, vars protokoll visar vilka elever som får sådan undervisning och skälen för detta. Uppgifter om undervisningens uppläggning kan finnas redovisad i de lokala kursoch timplaner eller särskilda handlingsprogram som fastställs av skolstyrelsen. Omfattningen av undervisningen redovisas bland annat i höstrapporterna från gymnasieskolan som skickas in till länsskolnämnden och bevaras där. Rapporter och sammanställningar rörande stödundervisning till invandrarelever har forskningsvärde och bör om möjligt bevaras. Övriga handlingar rörande stödundervisning gallras vid inaktualitet. Specialundervisning anordnas efter beslut i klasskonferens. Uppgifter om placering, undervisning och omfattning bevaras på samma sätt som för stödundervisning. Övriga handlingar rörande specialundervisning och specialklasser med undantag av klasslistor och annan elevregistrering i orginal kan gallras vid inaktualitet. Särskild undervisning, på sjukhus eller i hemmet, för elev med handikapp eller långvarig sjukdom, anordnas efter beslut i elevvårdskonferens. Informationen finns bevarad i protokoll från elevvårdskonferenser, elevakter eller lokala planer och handlingsprogram för undervisning. Statistik och rapporter till länsskolnämnden och skolöverstyrelsen bevaras av dessa och kan utgallras i kommunen. Läkarintyg utgör underlag för beslut om särskild undervisning. De förvaras i elevakten och gallras i enlighet med gallringsråden till patientjournallagen. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. Övriga handlingar rörände särskild undervisning, med undantag av förteckningar över (klasslistor) och annan elevregistrering i orginal, kan gallras vid inaktualitet. Handlingar som bör bevaras - Protokoll från skolkonferens, personalkonferens, klasskonferens, samarbetsnämd, elevvårdskonferens eller andra sammankomster eller över- 16 laggningar rörande pedagogiska fragor eller elevvård. - Planeringsrådsprotokoll. Protokoll från möten rörande samarbete mel- RA-FS 1988:1 lan skola och näringsliv tex SSA-råd bör bevaras på skolan eller skol- kansliet . - Yrkesrådsprotokoll. Om sådan~ protokoll eller minnesantecknin~a linns bör de bevaras på grund av forskningsintresse. - Korrespondens. Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevalad centralt bör bevaras på skolan eller rektorsområdct. - Lokala kurs- och timplaner. Läroplan för gymnasieskolan fastställs av regeringen och skolöverstyrelsen och bevaras där. - Scheman. Slutligt schema för varje läsår och skolenhet bör bevaras i 1 exemplar. Schemat ska innehålla uppgift om arbetet för varje årskurs, klass och grupp under varje lektion i veckan samt om lärarens namn. - Förteckningar över läromedel bör bevaras om de upprättas under förutsättning att uppgifterna inte ~mns i protokoll från ämneskonferenser. - Centrala prov. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. - Prövningsliggare används som betygskatalog vid särskild prövning eller fyllnadsprövning. - Elevkort med uppgift om persondata, tillval, specialarbete, eventuellt studieavbrott, terminsbetyg och andra uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång. - Klasslistor/klassförteckningar. En förteckning klassvis av elever med uppgift om tillval (även specialundervisning och särskild undervisning). De ger en samlad bild av klassammansättning, val med mera och bör bevaras. Ovriga förteckningar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet kan gallras vid inaktualitet. - Betygskataloger i orginal med underskrift av klasslärare. Katalogerna ska innehålla uppgifter om studieväg, årskurs, vid slutförd studiekurs avgångshetyg och eventuellt tidigare avslutade kurser samt, om betyg ej givits i ämnen. skälen för detta. Om betygskatalog för avgångsklass endast innehåller sista årskursens ämnen utan anteckning om tidigare avslutade kurser måste terminsbetyg med klasslärarens påskrift bevaras på elevkortets baksida. Betygen bör inte innehålla förkortningar eller sifferkoder som inte förklaras. - Hälsokort/elevhä!sovårdsjournaler. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. Gymnasial lärlingsutbildning Kommunens skolstyrelse är styrelse för den gymnasiala lärlingsutbildning- en. Skolstyrelsen antar elever till utbildningen samt fastställer de individuella kursplanerna. Riktlinjer och mål för utbildningen bör därför finnas i skolstyrelsens handlingar och bevaras där. Den gymnasiala lärlingsutbildningen knyts organisatoriskt till en skolen- het i kommunen, oftast en gymnasieskola eller den kommunala vuxenutbildningen. På skolenheten bör en förteckning över alla elever intagna i utbildningen bevaras. Även uppgifter om de elever som inte fullgjort utbildningen bör sparas, dels för att materialet behövs vid uppföljning och utvärdering av undervisningen, dels för att eleven vid ett senare tillfälle kan vilja fortsätta utbildningen eller begära ett intyg över fullgjorda delmo- ment. 17 RA-FS 1988:1 Handlingar som kan gallras Handling G~lllring An~n~ nin~ Kopior av protokoll, Vid inaktualitet minnesanteckningar o dyl som bevaras i orginal på skolan eller centralt inom kommunen Arbetsmaterial och un- Vid inaktualitet D v s så snart slulligt derlag för upprättande av schema o s v upprättats scheman, verksamhetsplaner m m, rörande tjänstgöring och undervisning, samt kopior av sådana handlingar Ansökningar till särskild Vid inaktualitet D v s då prövning är slutprövning eller fyllnads- förd prövning med bilagda handlingar Anmälningar till respekti- Vid inaktualitet D v s då prövningen är ve lärare och medbedö- slutförd mare om prövning Handlingar rörande av- 2 år Under förutsättning att gifter för prövning, ansö- vedebörlig kontroll, revikan om befrielse m m sion eller bearbetning slutförts Övriga handlingar röran- Vid inaktualitet D v s då de inte längre bede prövning t ex rutinkor- hövs i den löpande verkrespondens samheten Betygskort från prövning Vid inaktualitet D v s då betyg antecknats i betygskatalog eller på elevkort Kopior av betyg Vid inaktualitet D v s då betyg antecknats i betygskatalog som be varas Handlingar rörande spe- Vid inaktualitet Dvs sedan eleven slutat cialarbete skolan, under förutsätt ning att anteckning här om sker på elevkort eller i betygskatalog Löpande handlingar, Vid inaktualitet D v s då de inte längre be- kladdar och arbetsmate- hövs i verksamheten un rial rörande stöd- och der förutsättning att specialundervisning samt schema, undervisnings särskild undervisning plan och klasslista eller annan förteckning över elever, som omfattas av undervisningen bevaras Listor eller förteckningar Vid inaktualitet D v s senast vid läsårets över elever, som utgör slut under förutsättnin~ underlag för elevregistre- att elevkort och klasslista ring eller är hjälpmedel i med ovan angivna upp det löpande arbetet t ex gifter bevaras listor över tillval, adres ser, studieabrott Övriga handlingar röran- Vid inaktualitet Dock senast vid läsårets de elever och elevregi- slut under förutsättning strering tex ansökan om att anteckning skett pa studieavbrott. ändrat till- elevkort eller klasslist~ 18 ~al . flyttning ll~lndlin~,~ Gallring Anmärkning 1988 I Handlingar rörande le- Vid läsårets slut dighet, sjukdom eller annan franvaro Statistik och rapporter ~ år till statistiska centralbyrån och skolöverstyrelsen angående särskild undervisning samt underlag for dessa Handlingar som bör bevaras - Elevkort eller annan förteckning över elever intagna i utbildningen. - Utbildningsbevis med betyg är att jämställa med övriga betyg i gymna sieskolan och bör därför bevaras. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Ansökningar till utbild- Dåelevenavslutatutbild- Om elevkort eller annan ning och övriga handling- ningen elevförteckning bevaras ar rörande intagning Frånvaroanmälningar Då eleven avslutat utbildoch övriga handlingar rö- ningen rande elevs frånvaro Individuella kursplaner Dåeleven avslutat utbild- Om elevkort eller annan ningen elevförteckning bevaras Statsbidrag; underlag för Då vederbörlig bearbetansokan, rekvisition, re- ning, redovisning och dovisning av ersattning kontroll ärslutförd till företag och eventuella kopior av ansökan Information; kopior av Vid inaktualitet protokoll och handlingar rörande gymnasial lärlingsutbildning överlämnade till skolan för kännedom Uppföljande studie- och yrkesorientering—det kommunala uppföljningsansvaret Kommunens planering och genomförande av den uppföljande verksamheten med ungdomsplatser och dylikt finns dokumenterat i skolstyrelsens protokoll och handlingar samt i årsredogörelser, projektrapporter, protokoll eller minnesanteckningar från planeringsråd (SSA-råd). De handlingar som bör bevaras på skolenheten för uppföljning och utvärdering av under- visIlingen, saml iom en service för eleverna, är darfor få. Ig RA-FS 1988: 1 Handlingar som bör bevaras - Protokoll fn°lll möten där undervisning eller elevvård behandlats. - Elevregister (rörteckning eller sammanställning över samtliga elever som omfatta.s av uppföljningsansvaret) med uppgift om persondata samt arbetsplats eller annan sysselsättning. - Intyg/betyg, kopior av dessa eller förteckningar över de som utfärdats. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärknir7~ Datalistor över ungdo- Vid läsårets slut Under förutsättning att mar som omfattas av elevregister bevaras uppföljningsansvaret Personakter över ungdo- 5 år efter upphörd place- Under förutsättning att mar i den uppföljande ring elevregister bevaras verksamheten Handlingar angående an- Vid inaktualitet Dvs efter upphörd place visning och antagande av ring under förutsättning ungdomsplats att en förteckning över aktuella elever och ar betsplatser bevaras Statistik över ungdoms- 2år platser m m som i original lämnas till länsskolnämn den och skolöverstyrel sen - Rapporter/redovisning 2 år från arbetsgivare Övriga handlingar som 2 år Under förutsättning att tjänat som underlag för vederbörlig redovisning registrering och redovis- eller kontroll skett och ning av den uppföljande att handlingarna inte verksamheten tex hand- längrebehövsförförvalt lingar rörande personal- ningen redogörarskap för ung domsplatser Statsbidrag; underlag för Då vederbörlig bearbet ansökan, rekvisition, re- ning, redovisning och dovisning av ersättning kontroll är slutförd till företag och eventuella kopior av ansökan Kommunal musikskola För att kunna styra och genomföra undervisningen behöver kommunen bevara uppgifter om inskrivna elever, tillgängliga resurser i lärare, instru ment och övrig undervisningsmateriel, lokaler samt om budget och huvud räkenskaper. Dokumentation av musikskolans ekonomiska förutsättningar återfinns vanligen i kommunens centrala ekonomisystem. Handlingar som bör bevaras - Protokoll och delegationsbeslut för musikskolans styrelse eller utskott. - Protokoll eller minnesanteckningar från ämneskonferenser, personal konferenser och andra möten där undervisningens uppläggning och 20 innehål I eller elevvard diskuteras. —Verksamhetsberättelser eller verksamhetsplaner som ger en bild av RA-FS 1988: 1 undervisningens uppläggning. - Korrespondens. Korrenspondens som inte är rutinmässig eller finns t~evzr~ c~;~t.-alt h~r bev~s ~ s~lan. - Organisationsplaner - Scheman. Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om det upprättas. - Inventarieförteckning~,r. Uppgifter om instrument, anskaffningsår och dylikt . - Lärarmaterial. Uppgifter om tjänstgöring och utbildning för lärare bör bevaras på grund av pensionsberäkning och utfärdande av tjänstgöringsbetyg. - Program och dylikt som visar egna konserter eller annan aktivitet. —Elevkort. Uppgifter om inskrivningstermin, skola och instrument. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Anmälningar till musik- Då ny anmälan kommit in skolan eller då eleven avslutat sin undervisning Intyg, kopia av utfärdat Vid inaktualitet dock seintygom deltagande i un- nast då eleven avslutat dervisning undervisningen Underlag för debitering Då kontroll, redovisning Dag-, vecko- eller terav avgifter, löneutbetal- ellerrevision har skett minsrapporter över lekningar eller kontroll av tionstid och närvaro för verksamheten elever lämnade av lärar na Rapporter, listor m m 2 år Under förutsättning att som utgör underlag för bearbetning, kontroll, redebitering av avgifter dovisning eller revision är slutförd Förteckningar eller regis- 3 år Har betydelse fi)r den inter över uthyrnin~ av in- terna kontrollen av mustrumenl sikskolans tillgångar och bör bevaras 3 år dvs tills vederbörlig kontroll och eventuellt krav verk ställts Intagningsnämnd De handlingar som bör bevaras från intagningsnämndens verksamhet är uppgifter om samtliga sökande - namn, personnummer, vilken utbildning de sökt, eventuell behörighet samt, om de antagits, var de kommit in. I övrigt bör information om riktlinjer för intagningen samt beslut av betydelse för verksamheten bevaras. Handlingar som bör bevaras - Intagningsnämndens protokoll med beslut om intagning. —Personlistor eller annan sammanställning som innehåller uppgifter om samtliga sökande—namn, födelsedatum, ort, klass, studieväg, behörig- het, sammanfattningsbetyg och ansökan om intagning. 21 RA-FS 1988: 1 - Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen med uppgifter om antal intagna per utbildning, behörighet med mera. - Diarier. - Diarieförda handlingar cllcr annan korrespondens. Endasl korrespon dens rörande nämndens verksamhet, organisatior. eller personal vilken är av långvarig betydelse bör bevaras. Övrig korrespondens kan gallras. Handlingar som kan gallras . Handling Gallring Anmärkning Ansökningshandlingar Översänds till skolan när När eieven avslutat sin för antagna elever eleven antagits skolgång galiras hand lingarna på skolan Ansökningshandlingar I år efter avsiutad re för ej antagna elever servintagning Intagningslistor Efter avslutad reservin- Sorteras efter utbildning, tagning innehåiler statistiska uppgifter om antal sökan den per utbildning, behö righet, alternativval m m Svarskort I år efter avslutad re- Med undantag av svars servintagning kort från elever vars an sökningshandlingar skic kas tili orter utom nämn dens område. Om regist rering av detta skett på svarskorten bör dessa kort bevaras tills respek tive elever kan förväntas ha avslutat sin skolgång, 5 år efter intagning. Om detta ej registrerats på svarskorten bör uppgif terna bevaras på annat sätt. Register och iistor som Då reservintagningen är används för sortering, klar kontroil och återsokning vid intagningen Korrespondens I år efter avsiutad re- Rörande intagning, an servintagning sökningar mm av rutin karaktär Kommunal vuxenutbildning och grundutbildning för vuxna Skolstyrelsen är styrelse för den kommunala vuxenutbildningen. För ut bildning anordnad av landstingskommunen är utbildningsnämnden ansva rig myndighet. Handlingar rörande mål och riktlinjer för utbildningen samt större beslut av betydelse för verksamheten bör därför finnas i skolstyrel sens eller utbildningsnämndens handlingar och bevaras där. De uppgifter som bör bevaras på skolenheten för uppföljning och utvär dering av undervisningen samt som en service för eleverna är lokala arbetsplaner och scheman samt uppgifter om samtliga elever som deltagit i 22 undervisningell och de betyg som givits. Handlingar som bör bevaras RA-FS 1988: 1 - Protokoll från personalkonferens, samarbetsnämn~lsl;onfel-~ns. studieoch yrkesorienteringskonferens eller annan sammankomst rorande undervisning eller elevvård. - Korrespondens. Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevarad centralt bör bevaras på skolan. - Arbetsplaner. Den lokala arbetsplanen som fastställs av rektor och visar kommunens tillämpning av läroplanen. - Schema. Ett exemplar som visar lärare och undervisningstillfälle för varje klass. - Elevregister. Personuppgifter på samtliga elever som deltagit i undervisningen (även om de avbrutit studierna utan betyg) bör bevaras. Till exempel i form av elevkort, dataregister eller annan förteckning. Övriga register kan gallras när de inte längre behövs i det praktiska arbetet. - Betyg. Betygskatalog samt en sammanställning av dc betyg som erhållits vid skolan för varje studerande bör bevaras. Görs anteckning om betyg på elevkort kan detta utgöra betygsregister. - Prövningsliggare fungerar som betygskatalog över de b~tyg som erhållits i samband med särskild prövning eller fyllnadsprövning. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Ansökningshandlingar Då eleven avslutat sin ut bildning Lokala tim- och kurspla- 10 år ner Förteckningar över läro- Vid inaktualitet Under förutsättning att medel uppgifter om läromedel bevaras i protokoll eller andra handlingar Kopior av utfärdade slut- Vid inaktualitet Dvs då betyg antecknas i betyg och avgångsbetyg betygskatalog som beva ras Begäran från elever om Vid inaktualitet Dvs vid läsarets slut samlat betyg Anmälningar till särskild Vid inaktualitet Dvs då prövning är slutprövning eller fyllnads- förd prövning Meddelanden om genom- Vid inaktualitet Dvs då uppgift 0111 elev förd prövning från lärare kurs, nivå, lärare, betyg till skolans expedition och skola eller i förekom mande fall privatist in förts i prövningsliggare som bevaras Språktester i svenska för Då eleven avslutat sin utinvandrare bildning Närvarolistor eller mot- ~ år svarande 23 RA-FS 1988: 1 H~ llin,~ Goll)i~ Anol~ nin~,~ Övriga register och för- 3 ar teckningar (iver elever. som u~pnilta~ som hJälpmedel för intern kontroll och redovisning t ex för debitering av interkommunala avgifter Övriga förekommande Vid inaktualitet Dvs senast vid läsårets handlingar rörande ele- slut ver och undervisning av rutinkaraktär dvs som endast utgör underlag för planering, redovisning och kontroll av verksam heten Statsbidrag, rapporter Då vederbörlig bearbet och underlag för beräk- ning, redovisning och ning och redovisning av kontroll är slutförd statsbidrag samt eventu ella kopior av ansökan Redovisningar av extra 10 år Lista eller förteckning timmar, blankett som ut- över gruppstorlek med gör underlag för stats- uppgift om kurser, namn bidragsansökningar på lärare och antal elever per lärare, samt lista eller förteckning som visar to talt timuttag per utbild ningsnivå kan gallras ef ter 2 år. Kommunal högskola Landstingets utbildningsnämnd respektive kommunens skolstyrelse fungerar vanligen som högskolestyrelse. Vad gäller högskolestyrelsens handlingar kan råden för skolstyrelsen tillämpas med några avvikelser. Diarieföring förekommer vanligen inte på skolorna, utan all korrenspondens som inte är att beteckna som ren rutinkorrespondens eller kopior av skrivelser till styrelsen, cirkulär eller meddelanden, registreras och förvaras centralt på högskolekansliet (skolkontoret). All sådan korrespondens på skolorna kan gallras. I de fall skolan har korrespondens eller motsvarande som inte finns centralt bör den bevaras på skolan. Ansökningar om statsbidrag för utbildning inom vårdområdet lämnas till universitets- och högskoleämbetet, medan anslagen för den kommunala högskolans övriga utbildningar fördelas av skolöverstyrelscn. Statistiska uppgitter från högskolestyrelserna går till skolöverstyrelsen och länsskolnämnden vad gäller utbildning utanför vårdområdet, och till universitets- och högskoleämbetet för utbildningar inom vårdområdet. För samtliga högskolor gäller att uppgifter skall lämnas till statistiska centralbyrån . På högskoleenheten bör information om undervisningens uppläggning och innehåll bevaras för att uppföljningar och utvärderingar skall kunna g~iras. ~)enna information finns otta i protokoll, schema, organisationspla- ner och dylikt. Vidare bör information om samtliga elever som gatt på RA-FS 1988: 1 skolan bevaras, dels uppgifter om när de gick, dels kopior av utfärdade intyg eller betyg. Uppgifternå om eleverna behövs både for skolans uppföljning och planering och för att de elever som behöver intyg på att de deltagit i en utbildning skall kunna få detta. Handlingar som bör bevaras Linjenämndens protokoll. Då linjenämnden inom sitt verksamhetsområ de planerar utbildningen och i övrigt handlägger frågor om vad utbild ningen skall innehålla och om hur utbildningen skall organiseras bör protokollen bevaras för uppföljning. Protokoll från klass- och ämneskonferenser bör bevaras på grund av sitt forskningsvärde. Protokoll från betygskonferenser. Vanligen noteras endast avklarade hela moment och kurser på studerandekortet. Protokoll från betygskon ferens är då det enda stället där uppgifter om avklarade moment finns dokumenterade. Lokala utbildningsplaner och kurser. Utbildningsplaner för de allmänna utbildningslinjerna och påbyggnadslinjerna fastställs av universitets och högskoleämbetet och bör inte bevaras på skolan. De lokala planer, där utbildningens konkreta innehåll anges, fastställs av linjenämnden och bör bevaras. Utbildningsplaner för lokala linjer och enstaka kurser inrättade av högskolestyrelsen faställs av linjenämnden och bör även de bevaras. Scheman, verksamhetsplaner, kursplaner. Ett slutligt exemplar för var je kurs bör bevaras. Detta för att undervisningens innehåll och form ska bevaras för högskolans egen uppföljning och planering samt för forsk ning. Dagboksblad/arbetsjournaler. Anteckningar kursvis efter varje lektion om arbetssätt och lektionens innehåll. Värdefulla vid jämförelse med utländska utbildningar. Litteraturlistor. Egna producerade läromedel. I den mån kompendier, foton, diabilder eller videoband produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. Skrivningsformulär/skrivningsmallar. Ett exemplar av varje provfor mulär bör bevaras i likhet med reglerna som gäller inom den statliga högskolan. Specialarbeten/projektarbeten. Originalet behålles av författaren. En kopia av arbetet bör bevaras i likhet med bevarandet av uppsatser inom den statliga högskolan. Studerandekort/registerkort. En övergång till automatisk databehand ling av registren planeras allmänt. Vare sig registren förs med ADB eller manuellt bör informationen bevaras. Om dator används för elevregistre ringen bör informationen regelbundet skrivas ut på arkivbeständigt pap per eller godkänd mikrofilm. Klasslistor/studerandelistor. Slutligt exemplar för varje klass bevaras. Utbildningsbevis. Eleven får originalet medan skolan behåller en kopia. Allt eflersom kursernas uppläggnillgal- indl-as, cmdl-as också Iexterna pa 25 RA-FS 1988:1 betygen, studerandekortet räcker därför inte till om en betygsavskrift behövs . - Handlingar rörande tillgodoräknandet av utbildning, ansökningar och beslut bör bevaras. Dcssa uppgifter återfinns v;~nligen i linjenämndens protokoll eller högskolekansliets diarieförda handlingar. - Intagningslistor. Av handlingar rörande den lokala antagningsverksam heten bör intagningslist~n sorterad efter utbildning bevaras. - Hälsokort/elevhälsovårdsjournaler. Se avsnittet Hur de allmänna råden bör tillämpas. Handlingar som kan gallras Handling Gallring Anmärkning Protokoll, minnesanteck- 10 år ningar från personalkonferenser Ansökningshandlingar, Efter avslutad utbildning antagna Antagningslistor, skolor- I år nas Antagningshandlingar, ej I år antagna Sorteringslistor. Iokal an- Vid inaktualitet Dvs då intagningen är tagning klar Betygslistor I år efter utbildningens Under förutsättning att slut betygen överförts till stu derandekortet och upp gifter om resultatet på delmoment för studeran de som ~ort uppehåll i studierna bevaras i annat material Praktikbedömningar I år efter utbildningens Under förutsättning att slut uppgifterna om praktik plats och betyg förts in på studerandekortet Handlingar rörande prak- Efter utbildningens slut Under förutsättning att tiktjänstgöring uppgifterna om praktik plats och betyg förts in på studerandekortet Specialarbetslistor/ Efterutbildningens slut Under förutsättning att projektarbetslistor anteckning om den stu derandes specialarbete skett på studerandekortet Inte återlämnade skriv- Efter utbildningstidens Under förutsättning att ningar slut provresultatet registre rats Handlingar rörande stu- Efter utbildningens slut Under förutsättning att dieavbrott och studieup- uppgifterna noterats på pehåll studerandekortet eller bevaras i annat material Frånvarorapporter I år efter utbildningens slut Underlag för förande av Vid inaktualitet Dvs då uppgifterna över förteckningar över stude- förts till aktuellt register rande och handlingarna inte längre behövs för förvalt ningen Studievägledarnas korre- I år ~6 spondens ~orstedts Tryckeri, Stockholm 1988

Till sökformuläret för RA-FS