Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter

Bemyndigande

12 § 1 st arkivförordningen (1991:446)

Beslutsdatum

2000-05-16

Dag för ikraftträdande

2000-07-01

Diarienummer

RA 30-1997/1542

Anmärkningar

EU-handlingar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

Övriga dokument

Författningens text

RA-FS 2000:1 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter; beslutade den 16 maj 2000 Med stöd av 12 § 1 st arkivförordningen (1991:446) beslutar Riksarkivet följande föreskrifter om gallring (dnr RA 30-1997/1542). Inledning Dessa föreskrifter och allmänna råd möjliggör gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats som ett led i EU-samarbetet. Gallringsreglerna i 4 § bygger på förutsättningen att den myndighet som är representerad av ordinarie ledamot i en kommitté eller arbetsgrupp under rådet eller kommissionen bevarar handlingarna. Det bör även påpekas att ett omfattande bevarande av EU-handlingar sker inom Regeringskansliet. Författningen har därför utarbetats efter överenskommelse med Regeringskansliet. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse skall gallras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6). För att underlätta myndigheternas tillämpning av reglerna har en särskild bestämmelse om gallring av sådana handlingar medtagits i denna författning. Tillämpning 1 § Följande föreskrifter gäller för statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen. 2 § Föreskrifterna gäller för vissa handlingar som inkommit eller upprättats som ett led i EU-samarbetet. Författningen får tillämpas på handlingar som inkommit eller upprättats efter Sveriges inträde i den europeiska unionen, det vill säga från och med den 1 januari 1995. 3 § Myndigheten skall besluta och dokumentera hur föreskrifterna i 5 § skall tillämpas. Gallring 4 § Myndigheten får gallra handlingar som inkommit eller upprättats med anledning av att myndigheten deltagit som ställföreträdare eller bisittare i kommittéer eller arbetsgrupper under rådet eller kommissionen, efter en frist av 5 år. Gallring får endast ske under förutsättning att följande handlingar bevaras: - arkivexemplar av underlag som sänts till Regeringskansliet från myndigheten - inkomna eller upprättade instruktioner eller ståndpunkts-PM - rapporter upprättade av myndigheten - sammanställningar upprättade av myndigheten 5 § Myndigheten får gallra handlingar som inkommit för kännedom från ett EU-organ under förutsättning att dessa inte föranlett någon åtgärd från myndighetens sida eller att handlingarna inte utgjort underlag för myndighetens ställningstagande i kommitté eller arbetsgrupp under rådet eller kommissionen där myndigheten är representerad av ordinarie ledamot. Myndigheten skall även i övrigt gallra handlingar som är av uppenbart ringa eller tillfällig betydelse. Allmänna råd Exempel på handlingar av tillfällig eller ringa betydelse är - dagordningar / kallelser från möten under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört mål eller ärende sakuppgift - handlings- eller språkversioner som till sitt innehåll förändrats så ringa att det saknar betydelse - underlag för statistik under förutsättning att sammanställning eller bearbetning har gjorts och att underlaget i övrigt inte har någon funktion. _________ Denna författning träder i kraft den 1 juli 2000. ERIK NORBERG Anita Tallbom

Till sökformuläret för RA-FS