Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i landstingens smittskyddsläkares arkiv

Bemyndigande

3§ förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven

Beslutsdatum

1997-10-15

Dag för ikraftträdande

1998-01-01

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 2009:3

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av RA-FS 1997:9 handlingar i landstingens smittskyddsläkares arkiv; beslutade den 15 oktober 1997. Efter samråd med Landstingsförbundet beslutar Riksarkivet med stöd av 3 § förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven följande allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i landstingens smittskyddsläkares arkiv. 1 Inledning Det måste anses betydelsefullt att handlingar bevaras från samhällets verksamhet till skydd mot att smittsamma sjukdomar sprids bland människor. Av särskild betydelse bör det vara att handlingar bevaras rörande sjukdomar som betecknas som samhällsfarliga. Smittskyddsläkarnas arkiv innehåller i stor utsträckning handlingar av denna karaktär. Om gallring genomförs är det särskilt angeläget att beakta att möjlighetema till väsentlig epidemiologisk forskning inte äventyras. Bevarandet av handlingar för forskningens behov bör dock i första hand äga rum på den nationella nivån, hos Smittskyddsinstitutet som har ett särskilt ansvar att bedriva forskning inom smittskyddsområdet. 2 Beslut om gallring Enligt arkivlagen (1990:782) skall varje myndighet, d.v.s. varje nämnd eller styrelse, svara för vården av sitt arkiv. Före arkivläggning bör arbetsmaterial och andra handlingar av tillfällig karaktär avlägsnas och förstöras (rensas). Det krävs inte något myndighetsbeslut för att rensning skall få ske. Gallring innebär däremot en medveten, planmässig förstöring av allmänna handlingar. Allmänna handlingar får gallras (= förstöras), men man måste alltid beakta att arkiven skall tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. När det anges att en handling skall gallras efter två år innebär det att två kalenderår skall förflyta efter det år under vilket handlingen kommit till. Med denna gallringsfrist kan således en handling från 1995 inte gallras förrän den 1 januari 1998. "Vid inaktualitet" innebär att handlingarna kan gallras så snart de förlorat sin betydelse för förvaltningen. För att handlingama skall kunna gallras måste ansvarig nämnd besluta om detta. Vem som inom landstinget beslutar om gallring framgår av landstingets arkivreglemente. Beslutanderätten kan ligga hos vederbörande nämnd eller styrelse eller vara centraliserad till en enda myndighet, t.ex, arkivmyndigheten 3 Bevarande och gallring Handlingar som bör bevaras 1. Handlingar rörande planering, organisering och ledning av smittskyddet inom landstinget (7 § 1 p. smittskyddslagen) bör bevaras som dokumentation om de förhållanden som generellt varit styrande för verksamheten. 2. Handlingar rörande samordning och likformning av smittskyddet (7 § 2 p. smittskyddslagen) bör bevaras, särskilt vad avser dokumentation från sådana aktiviteter (möten, samråd etc) som smittskyddsläkaren själv organiserat med företrädare för miljö- och hälsoskyddsnämnder, behandlande läkare etc. 3. Handlingar rörande förebyggande åtgärder inom smittskyddet (7 § 3 p. smittskyddslagen) bör bevaras t.ex. i form av yttranden, uttalanden och andra åtgärder för att uppmärksamma beslutsfattare på värdet av olika förebyggande åtgärder som vaccinationsprogram, beaktande av smittskyddsaspekter i samhällsplaneringen m.m. 4. Handlingar rörande bevakningen av smittskyddsläget inom landstinget (7 § 4 p. smittskyddslagen) bör bevaras, dock endast i den utsträckning inte samma handlingar även samlats in på nationell nivå. Detta gäller bl.a. förteckningar över smittbärare enligt Socialstyrelsens föreskrifter som bör bevaras tills vidare. 5. Handlingar rörande biträde till kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet, läkare och andra som är verksamma inom smittskyddet (7 § 5 p. smittskyddslagen) bör bevaras om biträdet haft större omfattning och varit av mer generell karaktär. 6. Handlingar rörande undervisning i smittskyddsfrågor (7 § 6 p. smittskyddslagen) bör bevaras vad gäller sådana kurser som smittskyddsläkaren själv anordnar (t.ex. inbjudningar, program, deltagarförteckningar). Arkivexemplar av eget upprättat utbildningsmaterial (kompendier etc) bör bevaras. 7. Handlingar rörande myndighetsutövning med stöd av smittskyddslagen, smittskyddsförordningen och annan lagstiftning bör bevaras. Exempel på sådana handlingar ges i bilaga till dessa allmänna råd. 8. Övriga handlingar som bör bevaras: - Arkivexemplar av egna rapporter. - Diarier. - Register till diarier. - Diarie / dossierplaner; ett ex. av diarieplanen bör arkiveras tillsammans med varje årgång av diariet. - Diarieförda handlingar. Undantag 1: Om man diariefört handlingar tillhörande rutinmässigt återkommande bagatellartade ärenden, kan sådana handlingar gallras. Undantag 2: Beträffande inkomna anmälningar enligt smittskyddslagen, se Handlingar som kan gallras. - Systemdokumentation. - Inkomna enkäter avseende epidemiutbrott i den mån ingående uppgifter inte har överförts till upptagning för ADB som bevaras. - Spaningsanteckningar från polisen, rörande enskilda personer som har varit föremål för myndighetsåtgärder. - Delgivningsunderlag. - Övriga handlingar rörande kommunikationsskyldigheten enligt förvaltningslagen intör myndighetsbeslut. Beträttande handlingar rörande personal- och ekonomiadministration: Se Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Handlingar som kan gallras Handlingar: H Gallring: G Anmärkning: A H: Inkomna anmälningar enligt smittskyddslagen (1988:1472) om inte smittskyddsläkaren finner att ytterligare åtgärder enligt 24 § behövs (bevaras i sådant fall) G: 15 år A: Anmälningar som inkommit till smiddskyddsinstitutet fr.o.m. den 1 juli 1993 bevaras där. Äldre anmälningar som inkom till Statens bakteriologiska laboratorium har gallrats med undantag av följande sjukdomar: syfilis fr.o.m. 1969, tuberkulos fr.o.m. 1976, malaria fr.o.m. 1969. I den mån sådana äldre anmälningar rörande andra perioder och sjukdomar förvaras hos smittskyddsläkarna kan dessa bevaras. H: Inkomna enkäter avseende epidemiutbrott G: 3 år A: Under förutsättning att ingående uppgifter överförts till upptagning för ADB som bevaras. H: Inkomna enkäter avseende seroepidemiologiska undersökningar i samband med allmän vaccination G: 15 år H: Laboratorierapporter G: 3 år H: Spaningsanteckningar från polisen om enskilda personer som inte har varit föremål för myndighetsåtgärder G: 3 år H: Handlingar i kännedomsärenden rörande enskild patient och som inte fordrar åtgärd G: 3 år A: 15 år om handlingarna berör smittade personer ______________ 1 . Denna författning träder i kraft den 1 januari 1998. Erik Norberg Gunnar Sundberg Bilaga Exempel på handlingar rörande myndighetsutövning med stöd av smittskyddslagen, smittskyddsforordningen och annan lagstiftning som bör bevaras. - Handlingar avseende smittskyddsläkarens begäran att få upplysningar från och få del av uppgifter i handlingar hos kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet samt hos läkare och andra som är verksamma inom hälso- och sjukvården, enligt 8 § smittskyddslagen, - Begäran om att få förhållningsreglema prövade inkl. därpå följande beslut, enligt 17 § smittskyddslagen, - Anmälningar enligt 20 och 22 §§ smittskyddslagen och utredningsanteckningar rörande fall där smittskyddsläkaren finner att ytterligare åtgärder behövs för att hindra smittspridning, enligt 24 § smittskyddslagen, - Underrättelser från läkare (t.ex. anteckningar från telefonsamtal) om att flera patienter misstänks ha smittats av samma anmälningspliktiga sjukdom, enligt 3 § smittskyddsförordningen, - Underrättelser (inkl. anteckning från telefonunderrättelse) från behandlande läkare och utredningsanteckningar avseende patient, som för eller misstänks föra smitta av en samhällsfarlig sjukdom, och som läkaren har anledning anta inte kommer att följa eller inte följer meddelade förhållningsregler, enligt 25 § smittskyddslagen, - Underrättelser från behandlande läkare och utredningsanteckningar avseende person som kan antas ha smittats av en samhällsfarlig sjukdom och denne inte utan dröjsmål låter sig undersökas av läkaren själv eller av annan läkare, enligt 26 § smittskyddslagen, - Underrättelser från behandlande läkare avseende person som antas ha smittats av en samhällsfarlig sjukdom, men som inte omgående eller utan svårighet kan nås med underrättelse om hans skyldighet att söka läkare för undersökning, enligt 5 § smittskyddsförordningen, - Utredningsanteckningar i samband med åtgärder för att förhindra smittspridning, enligt 28 § smittskyddslagen, - Handlingar avseende begäran om uppgifter beträffande en viss samhällsfarlig sjukdom, enligt 29 § smittskyddslagen, - Beslut om och handlingar rörande underrättelse till socialnämnd m.fl., med anledning av underrättelse från behandlande läkare avseende patient som misstänkts inte följa meddelade förhållningsregler, enligt 30 § smittskyddslagen, - Handlingar avseende smittskyddsläkarens meddelande om att ärende har överlämnats till annan smittskyddsläkare, enligt 6 § smittskyddsförordningen, - Anmälningar från socialnämnd m.fl. om förhållanden som tyder på att förhållningsregler inte följs, enligt 31 § smittskyddslagen, - Beslut om och underrättelser från undersökande läkare avseende tvångsundersökning, enligt 36 § smittskyddslagen, - Beslut om tillfälligt omhändertagande på sjukhus inklusive kompletterande handlingar, enligt 37 § smittskyddslagen, - Kopior av ansökningar till länsrätten om tvångsisolering inklusive kom- pletterande handlingar som läkarutlåtanden, polisanmälningar, bedöm- ningar av psykiatriker och psykolog och andra handlingar som ligger till grund för ansökan samt länsrättens beslut, enligt 38 § smittskyddslagen, - Beslut om tvångsisolering inkl. kompletterande handlingar, enligt 39 § smittskyddslagen, - Länsrättens beslut enligt 41 § smittskyddslagen, - Beslut om tvångsisoleringens upphörande inklusive kompletterande handlingar, enligt 42 § smittskyddslagen, - Beslut om tillstånd för tvångsisolerade att vistas utanför sjukhusets område samt beslut om återkallelse av sådant tillstånd, enligt 49 och 50 §§ smittskyddslagen, - Yttranden i samband med överklagande, enligt 52 § smittskyddslagen, - Beslut avseende begäran om biträde av polismyndighet inklusive beslutsunderlag, enligt 62 § smittskyddslagen.

Till sökformuläret för RA-FS