Sök RA-FS

Till sökformuläret för RA-FS

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv

Bemyndigande

Beslutsdatum

1987-04-21

Dag för ikraftträdande

1987-04-21

Diarienummer

Anmärkningar

Genom dessa föreskrifter

• upphävs Riksarkivets allmänna råd (SFS 1958:530) om gallring i kommunernas arkiv
• upphävs Riksarkivets allmänna råd den 20 februari 1979 om gallring i landstingens arkiv
• upphävs Riksarkivets allmänna råd den 4 oktober 1972 om gallring m m i kommunernas arkiv

Dessa föreskrifter är

• upphävda genom RA-FS 1995:4

Övriga dokument

Författningens text

Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv; beslutade den 21 april 1987. RA-FS 1987: 2 Efter samråd med Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundet beslutar riksarkivet härmed följande allmänna råd till kommuner och landsting om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv. Härmed upphävs riksarkivets allmänna råd (SFS 1958:530) om gallring i kommunernas arkiv, riksarkivets allmänna råd den 4 oktober 1972 om gallring m m i kommunernas arkiv samt riksarkivets allmänna råd den 20 februari 1979 om gallring i landstingens arkiv. SVEN LUNDKVIST Britt Hedberg KA~ 19X7: 2 Innehållsf(irtecklling HIII- de allm~inna rdden bör tillämpas . ....... ....... N~°agot om arkivbcständighet och arkivlokal~l .. ...... :~ Bevarande oeh galll-illg (f(jrstörallde) av h~ndlillgal- inom n(~e oml~ en Kvmmunells/landstingets styrelse ............... . . .. ... . 4 Allmän administrativ och förvaltande verksamhet Persollaladmillistration ......................... X ~konomiadministration ...... ........... ... .. I I Upphandling ................ ........... . . . . ~(~ Förrådsadministration ...... ....... ~4 Hur de allmallna räden bor tillämpas RA-~S 15~7: 2 .il-.lllt~ lt h~ o~ ,c~ .Itt v.ll.l till lIj.il~ o1Illllllll~loclI lalldi,lill~ hes,lut.ll- om vilka halldlingal- som skall L~alllas dvi lors~(il.ls. I-'(ir att kunna till~impa r.ldell måste handl~iggande personal ha god k.inne(iol1l om det aktuella ämnesomrc~idet. Rcl~len gciller in~c p.lliellljoul-n.lle inolll hälso- och sjukvården, och inte heller handlingar som r(il- de s.il-ikil(l. omiolgel-na om psykiskt utvecklingsstörda. Allmänt gäller att dessa råd är avsedda för handlingar som är huvudc~emplar eller exemplar I och förvaras hos centralt kansli, person;tl;lvdel ning, ekonomif~lllktion (drätselkontor) och inköps/försäljningsavdehlillg (eller molsvarande). Kopior som finns hos drifts/kostnadsställe skall gallras när de inte längre behövs . När de~ står att en handling kan gallras efter 10 år betyder det 1() kalcnderår efter det att handlingell upprcillades. En handling fran 1980 kan alllsci inte gallras förrän I januari 1991. Kommunens och landstingets olika nämnder och styrelser kan besluta att generellt tillämpa dessa råd. Det betyder att man i fortsättningen. utan särskilt beslut, kan gallra de handlingar eller dokument som namnges i raden eller beskrivs i mer allmänna termer. När det i råden föreslås atl handlingar skall bevaras för framtiden är det fråga om minimibeval-ande.l vissa fall kan kommunen eller landstinget behöva spara fler handlingar för att få en mer utförlig bild av utvecklingen. I gorligaste mån är funktionen av olika slags handlingar definierad. Sdrskilda dokumentnamn förekommer sparsamt, detta för att raden skall kunna vara aktuella under en längre tid. Är man tveksam om råden verkligen omf'attar ett visst slag av handlingar eller handlingen inte är omn imnd eller definierad. bor man vänta med gallringen tills en utredning gjorts. I vissa ~all innebär de här råden att handlingar kan gallras. tlots atl de har ell ~drde t'ör utvecklingsarbete och forskning. Här har då han ilingal-- n.l~ olllf,~ttlling och årliga tillväxt vägts mot deras informatiollsval(ie. Om s.~dana handlingar .ir mikr--filmade, föreslår vi att filmen bevar.ls då ju den tar liten plats. Gallring bör ske i samråd med kommunens eller landstingets arkivkunniga personal. Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundet ger upplysningcll- om det behövs och viss rådgivning lämnas av landsal-kiven. ~å~ot om arkivbeställdighet och arkivlokaler Han(ilill~cll- som skall bevaras för fi-amtiden skall vara upprattcl(ie p'a al-~ivbest.indiot mrdium. Papper skall vara av typ svenikt arl~iv. ~!dl~e hclndlingar iom skclll bevarcls är oftast upprättade på icke arkivbeitcin(li~t papper. Sa(lclnci handlingar bör på sikt mikrofilmas eller kopiercni till al-l;ivbeitän(ligt papper. I Sven~li t~(irt'clttningssamling publiceras arli~en en törtcckllillg övel de i \ m.uel ie I och repl-oduktionsmetoder som dr ~odkdn(l.l ior h~m(lli oll~ t~il tl-~lllti(ien. RA-FS 1987: 2 r~d~ mk~ d) pc~ ett sådant sätt att den kan långtidsförvaras. Men även miklofilm som inte år framställd enligt de krav som nu gäller bör beval-as. Om mikrofilm skall långtidsförvaras måste detta ske i speciellt klimatreglerat arkivrüm. Riksarkivet har utfärdat ett cirkulär om framställning och handhavande av mikrohlm som skall långtidstörvaras (ett nytt cirkulär publiceras i RA-FS 1987). ADB-media är inte lämpade för långtidsförvaring. Information lagrad på ADB-media bör skrivas ut på papper eller mikrofilm. Vill man långtidstörvara ADB-media finns det vissa krav som måste uppfyllas när det gäller förvaringsmiljö, bandkvalitet och systemdokumentation. Vid handläggning av mål eller ärende skall handlingarna finnas i läsbar form. Se datalagen 14 § (1973:249, omtryckt 1982:446). Kommunernas/landstingens arkiv skall förvaras i särskilda arkivlokaler som främjar säkerheten och underlättar arbetet med arkivhandlingarna. När arkivlokaler skall byggas eller inredas, kan man få vägledning genom riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1986:2) om arkivlokaler. Kommunens/landstingets styrelse Samtliga handlingar som tillhör kommunfullmäktige/landsting~ kommunstyrelse/förvaltningsutskott (inklusive delegation eller motsvarande) bör bevaras under förutsättning att kommunens/landstingets styrelse stöds av en kansliorganisation. Handlingar som tillkommer inom kansliorganisationen och övriga verksamheter underställda styrelsen kan gallras i enlighet med dessa råd. Arkiv som tillhört ett upplöst kommunalförbund, bör i sin helhet bevaras hos någon av de kommuner eller landstingskommuner som ingått i kommunalförbundet. Arkiv som tillhört ett likviderat kommunalt aktiebolag bör bevaras hos kommunen. Arkiv som tillhört en upphord kommunal myndighet, styrelse eller förvaltning bör bevaras hos kommunen/landstinget genom kommunstyrelsens/förvaltningsutskottets försorg. , Allmän administrativ och förvaltande verksamhet Handlingar som tillkommit i allmän administrativ och förvaltande verksamhet kan, med vissa undantag, gallras när de inte längre har någon praktisk betydelse. Vissa handlingar har ett rättsligt (juridiskt) värde och far inte gallras förrän detta värde har upphört. Ett urval handlingar bör ocksa bevaras för framtiden. Det gäller handlingar som skall tjäna som underlag för studier av kommunens~landstingets roll i samhället och handlingar som är nödvändiga för ett langsiktigt utvecklingsarbete och för olika slags forskning. Handlingarna skall i forsta hand belysa respektive styrelses/nämnds specihka verksamhet. Handlingal- som härrör från rent förvaltande åtgarder kan i princip gallras. Detta med undantag för ett mindre antal exempel som belyser arbetssättet i kommunal och landstingskommunal förvaltning. 4 Bevarande RA-FS 1987: 2 * Följande handlingsslag bör bevaras för framtiden. * Styrelses/nämnds protokoll samt bilagor och andra handlingar som ligger till grund för de olika besluten. * Protokoll och handlingar från projekt som bedrivs i form av lednings- och projektgrupper. * Protokoll från olika samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare. * Diarier. Särskilt måste beaktas att AnB-diarium utformas på sadant sätt att diariets information fortfarande är sökbar när diariet överförs från ADB-media till papper eller mikrofilm. * Diarieförda handlingar. Undantag: Om man diariefört handlingar tillhörande rlltinmässigt återkommande bagatellartade ärenden, kan sadana handlingar gallras. * Register till protokoll och dossierer/akter. * Andra handlingar som upprättats av myndighet/förvaltning i anslutning till beslut av avgörande betydelse för enskilda personer, andra myndigheter/förvaltningar eller den egna myndigheten/förvaltningen. * Ett arkivexemplar av varje informationsblad, broschyr, tidning etc som produceras av kommunens/landstingets informationsavdelning (motsvarande) . När kan akter rensas? När ett ärende är avslutat bör akten rensas. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut, eftersom det då kan bli sv~°.rt att förstå akten eller motiven till beslut. Aktrensning bör i första hand avse * anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse. * utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, tjänsteutlåtande etc färdigställts. * avskrifter, kopior och dupletter som finns i flera exemplar, * avskrifter, kopior och dupletter som inte behövs för att man rätt skall kunna förstå akten, * trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet. Gallring 1. Efter beslut i styrelse/nämnd kan olika, i varje särskilt fall definiera- de, handlingsserier gallras. '. Efter genel-ellt bemyndigande av styrelse/nämnd l;all vid inaktualitet följande handlingsslag gallras: * För myndighetens/förvaltningens verksamhet oväsentliga framställningar. förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär. * Redogol-elser och uppgifter som endast finns i kopia och där samma redogörelser och uppgifter införts i officiella publikationer. utgivits som cglla ra~ oltcl eller inforts i egna rcgister eller datclbLlsel. RA-FS 1987:2 * Re~ister, li~gare, listor som tillkommit lJteslutande som ett led i myn dighetells/töl-valtningens interna arbete och som inte har ett egenvärde. * Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutånde for att underlätta myndighetens/förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde. * Avskrifter, kopior, utdrag, dupletter och överexemplar som inkommit endast som intormation och som inte föranlett någon åtgärd. Personaladministration Administrationen (driften) av en tjänst eller befattning ger upphov till en rad handlingar som har karaktären av verifikationer och allt~å skall bevaras i 10 år. Visst underlag för löneuträkning kan dock gallras med kortare frist. För att kunna göra pensionsutredningar måste några uppgifter bevaras ända tills den anställde (eller tidigare anställde) uppnått pensionsålder. Utvecklingsarbete och forskning fordrar att vissa uppgifter om kommun ens/landstingets anställda bevaras för all framtid. I en persondossier (kallas även personakt eller personalakt) samlar man alla handlingar som rör den anställde till exempel anställningsbevis~ befattningsbeskrivning, betyg, kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg och intyg, handlingar angående tjänstledigheter, vidareutbildning etc. Om det är praktiskt möjligt bör även avslutade matrikelkort placeras i persondossieren. Eftersom persondossierer innehåller centrala uppgifter som rör de anställda hos kommunen/landstinget, bör de bevaras även sedan veder börande anställd slutat eller gått i pension. Inom vissa verksamhetsområden där personalomsättningen är stor förekommer det många ofullständiga persondossierer, framför allt för personal som vikarierat kortare tid än tre månader. Om man finner det lämpligt kan sådana dossierer gallras med 10 års frist. Lönelistor bör i princip kunna gallras efter 10 år. De enskilda kom munernas/landstingens särskilda förhållanden måste dock avgöra gall ringsfristen. Det kan vara nödvändigt att för pensionsberäkningar och vid utfärdande av intyg eller betyg, bevara lönelistorna betydligt längre än 10 år. Bevarande Följande handlingsslag, framställda i kommunernas/landstingens perso naladministrativa system, bör bevaras för all framtid: * Persondossierer rörande fasta tjänster och vikariat som ~ arat längre än tre månader. * Matrikelkort eller motsvarande (systematiskt förda uppgifter om den anställdes lön och tjänstgöring). * Namnlistor över samtliga anställda (årets ackumulerade lista). * Mikrofilmade lönelistor, mikrofilmen bevaras. Gallring RA-~'S 1987:2 Med undantag för de handlingar som föreslås bevarade för all ft-amtid. kan övriga handlingar som förekommer i det personaladministrativa systemet gallras. Callringsfii.st: 10 år. Unct~tlt(lg,fi å~l llu~ dregeln 1. Lönelistor. Gallri/1g.sfi-i.st: 10 år under förutsättning att pensionsutredningar samt utfärdande av betyg, intyg m m kan ske utan tillgång till lönelistor. I annat fall skall lönelistorna bevaras så länge detta är nödvändigt. 2. Handlingar som ligger till grund för avlöningsuträkning och matrikelföring. Gallringsfrist: 2 år. 3. Handlingar, sa kallad indata, vilka ligger till grund för ADB-bearbetning i det personaladministrativa systemet. Sådan indata kan förekomma på papper och/eller olika databärare som disketter, skivminnen eller magnetband. Gallringsf/ist: Pappershandlingar: 2 år. Databärare: när nästa bearbetning genomförts. 4. Handlingar tillkomna vid kontroll eller redovisning av personalen. Gallringsfiist: 2 år. 5. Rutinmässig skriftväxling (rapporter) om förordnanden, ledigheter, vikariat~ tjänste(löne)klassuppflyttningar, avsked, pensioner samt ersättningar av olika slag, under förutsättning att motsvarande uppgifter finns i persondossieren. Gallril?gsfrist: 2 år. Nedan följer exempel på handlingsslag enligt punkterna 2—5 ovan, som kan gallras med kortare frist än 10 år. Handlingsslag Gallringsfrist antal år Anställningsbevis, kopia 2 Anställningsuppgift 2 Arbetsgivarintyg, underlag för 2 Befattningsuppgift, registerunderlag 2 Friskanmälningar 2 Försäkringskassan~ underlag för rapport till 2 Förtroendevalda, ersättning vid sammanträde 2 Införsel i lön, beslut om 2 Kostavdrag 2 Ledighetsansökan 2 Läkarint~ o 2 Löne- och närvarorapport 2 Löneavdrag. privata telefonsamtal och liknande 2 Närvarolistor sammanträden (underlag för arvode) 2 Personuppgift 2 Retroal;tiv lön, ansökan om 2 Räkningar. förtroendevaldas ersättning Semesterlistor ~ 7 KA~ 1987: 2 Sjukanmälan Stämpelkort, underlag för löneuträkning St impelkort som inte utgör underlag för loneutr~ikning Vid inaktualite T idkort (se .stämpelkort) Tidredovisning/flexsammanställning Tjänstgörmgsrapporter Återbetalda löneskulder Overtids- och jourtidsjournal 2 Overtidsrapporter 2 Ekonomiadministration Frågor som rör kommunernas/landstingens ekonomiska förvaltning regleras i kommunallagen. Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundet har dessutom gemensamt rekommenderat ett redovisningsreglemente för kommuner och landsting. I detta framgår att bokföringen hos kommuner och landsting skall ske på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Kommuner och landsting skall kronologiskt och systematiskt löpande bokföra alla ekonomiska händelser och se till att det finns verifikationer till alla bokföringsposter. Verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial skall bevaras i 10 hela år utöver redovisningsåret. Däremot kan räkenskapsmaterial som tillhör olika system för intern kostnadsredovisning, gallras med kortare frist än 10 år. Den interna kontrollen förutsätts vara så väl utbyggd att man kan tillåta gallring av handlingar som är av mindre vikt för redovisningen så snart ansvarsfrihet för året beviljats, det vill säga en gallringsfrist pa två ar. Enstaka slag av handling kan behöva bevaras längre tid än två år. men inte sa länge som 10 år. Det kan bland annat röra sig om fall där lagstiftnin,~, till exempel taxeringslagen. begränsar möjligheterna till en tidig galh-ing. Kommunerna/landstingen har enligt preskriptionslagen rätt att kräva ut ~ ~ en fordran upp till tre år efter det att man tillhandahållit varan. tjänsten eller annan nyttighet. Vissa räkenskapshandlingar kan därför behöva spa ras i tre år. Kommunen/landstinget kan dock själva besluta att minska kravtiden till två år. Efter 10 år bör det vara ytterst sällsynt att man inom den kommunala förvaltningen har behov av handlingar i redovisningssystemet Ett mindre antal handlingar måste dock bevaras för all framtid. Det betyder att det i valje kommun/landsting bö, finnas ett tillfredsställande underlag för ett studium av de kommunala verksamheternas inriktning, omfattning. ekonomiska innebord och roll i samhallets utveckling Forskning på mikronivå och sårskilt lokalhistorisk forskning underlättas om verifikationerna finns tillgängliga. Verifikationerna bör ändå gallras. inte på grund av att innehallet skulle vala ointressant, utan på gmnd av omfattningen och den stora arliga tillvLixten I tidigare utfärdade gallringsrad fran riksarkivet föreslog~ det att verifikationcrna sl;ulle bevaras till och med ~irg~lng 19~8. Denna _r~ins k~ln utan olägenhet skjutas tillbaka till år 1951. Mängden av verifikationer för RA-FS ~987 2 tiden före 19~2 är jämförelsevis liten. Dessa äldre verifikationer bör därför hevaras ~ämför ovan s. 3 om mikrofilmning). Den dåliga papperskvaliteten, den stora tillväxten orsakad av bland annat de så kallade storkommunernas inrättande I januari 1952, motiverar att verifikationerna från och med 1952 gallras i sin helhet. Det är heller inte meningsfullt att bevara var tionde årgång som så kallad typårgång. För forskningsändamål bör hellre samtliga verifikationer som rör större projekt bevaras . Både utrymmes- och kvalitetsproblem kan lösas om verifikationerna mikrofilmas. Om detta sker kan pappersoriginalen förstöras tidigare än efter 10 år. Redovisningsskyldiga som skall följa bokföringslagen, rekommenderas av riksskatteverket att bevara originalhandlingar (förlagor) till mikrofilmade räkenskapshandlingar i tre år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Kommunerna/landstingen kan emellertid besluta att efter mikrofilmning endast bevara originalverifikationerna tills ansvarsfrihet för året beviljats. De enskilda kommunerna/landstingen avgör själva vilka handlingar som skall gallras. Det är inte fel att bevara verifikationer i betydligt större utsträckning än som rekommenderas i dessa råd om förhållandena medger detta. Bevarande Följande handlingsslag, framställda i kommunernas/landstingens redovisningssystem, bör bevaras för all framtid (jfr redovisningsreglementet §§ 2 och 24): * Budgethandlingar, inklusive motiveringar (även tryckta handlingar). * Bokslut och årsredovisningar. x Huvudbokföring. x Grundbokföring (årsjournaler eller motsvarande förteckning över årets samtliga systematiskt bokförda transaktioner samt bokföringsposter för delade på konton och kostnadsställen). * Inventarieförteckningar. * Kontoplaner med kodförteckningar. * Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster (där sidan statistik förekommer). * Beskrivning över tillämpat redovisningssystem. Om ADB används i redovisningssystemet skall beskrivningen över tillämpat redovisnings system kompletteras med systemdokumentation och behandlingshis torik . x Verifikationer till och med år 1951. Är verifikationerna mikrofilmade skall mikrofilmen bevaras även om den upptar verifikationer från tiden etler 1951. Gallring Med undantag av de handlingar som föreslås bevarade för all framtid, kan ~iVI-igt handlingal som förekommer i redovisningssystemet ~allras. RA-FS 1987: 2 Un(l(lllt(l,~,fi-(l~ nI/(t~ 1n 1. Villkor t~or galll-ing av verifikationer Verifik;ltiollel- tillkomna trån och med år 1952 kan samtliga gallra~ mcd 10 al~s frist (mikl-ofilm ~kall bevaras). ~örutsättning för gallring är att l;assaböckel na, senal-e c°al-sjournalerna eller motsvarande system för systematisk bokforing. är bevarade, att personalredovisningen bedöms Val-cl tillfyllest samt att det bland verifikationerna inte ingår åtkomst-(äganderätts-)hand!ingar och handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom, verifikationer rörande investeringsutgifter (byggnadsverksamhet, teknisk utrustning) med löpande garantitid, eller donationshandlingar. Det kan således vara nödvändigt att bevara vissa verifikationer längre än 10 år. Om det är praktiskt svårt att spara enstaka verifikationer eller vissa verifikationsserier måste samtliga verifikationer bevaras så länge detta är nödvändigt. 2. Verifikationer, original, vilkas information på ett betryggande sätt överförts till mikrofilm. Callringsfiist: 2 år. Innan originalverifikationerna gallras (efter mikrofilmning) måste vederbörande nämnd eller styrelse ha beslutat att gallring får äga rum. 3 Handlingar som endast tjänar bokförings- och kassakontroll. Gallri~lg.~fiist: 2 år. 4. Inaktuella säkerhets- och värdehandlingar, vilka inte längre äger rättslig betydelse. G~llringsfrist: 2 år sedan de upphört att gälla. 5 Handlingar, så kallad indata, vilka ligger till grund för ADB-bearbetning i redovisningssystemet. Observera att med begreppet indata avses inte verifikationer. Indata till redovisningssystemet kan förekomma på papper och/eller olika databärare som disketter, skivminnen eller magnetband. Gallri~gsfiist: Pappershandlingar: 2 år. Databärare: när nästa bearbetning genomförts. Nedan följer exempel på handlingar vilka enligt punkterna 2—5 ovan kan gallras med kortare frist än 10 år. Handlingsslag Gallringsfrist antal år Ambulanstransportkvitton 2 Arvoden, sammanställningar över utbetalda 2 Attestliggare, fakturajournaler 2 Avräkningsböcker, bokföringsunderlag 2 Bankböcker, makulerade 2 Bankställning. uppgift om 2 Betalningspåminnelser 2' Bilagor till inkomstverifikationer 22 Bilersättningar (se även rese- och traktamentsräkningar) 23 Biljettstammar 2 Boktöringslistor 2 ' Efter betalning eller avskriven fordran. - Under förutsättning att bilagorna inte är nödvändiga komplement till inkomstverihkationerna. I () 1 l 'ndel t(ilalt~ittning att utbetalning skett via löncutbctLIlningssystemet. RA-FS 1987:2 Bokt(irinL~sol-del-. kopior inle verifik,ation Bokslutsunderlag 2 Budgetförslag 2 Budgetrapporter 2 Budgetunderlag 2 Budgetuppföljning 2 Checkstammar ocl1 checkt~longer Debiteringsorder, kopior 2 Debiteringsunderlag 2 Delårsrapporter, ekonomiska 2 Ekonomisk statistik, kopior Vid inaktualitet Fakturakontroll 2 Fakturakopior Fordringar, utestående lista över 2 Fraktsedlar 2 Frimärkskassa, redovisning 2 Följesedlar 24 Förrådskörningar 2 Förrådsrekvisitioner 2 Förskott, kvittenser vid resor och kurser 2 Försäkringshandlingar, inaktuella 2 Hyreskontrakt, inaktuella 2 Indatamaterial, stansunderlag för bokföring 2 Inkassoärenden, avslutade 2 Inkomstverifikationer, bilagor till - se Bilagor Inköpsorder. kopior Inlämningskvitton,posten (inte rek eller ass) Inteckningar. dödade 2 Interna räkningar, kopior Kassarapporter 2 Kontantförsäljning, kvitton 2 Kontantredovisningar, kassabehållning 2 Kopieringsmaskin, rapportkort 2 Kvittenser, matkuponger, lunchkuponger 2 Kvittenskopior 2 Kvittenslistor 2 Körjournaler. grund för bilersättning Likviditetsplanering 2 Listuttag. spontana Vid inaktualitet Läl;arvårdskvitton Läkemedelskvitton 2 Längder, statistik 2 Matkuponger, kvittenser över utdelade 2 Obligationslån, bankens redovisningar 2 Fndast om full säkerhet föreligger att motsvarande faktura är speciticerad ocn mte m g~-r i a~ en s.lmlingsfaktura. 11 I~A-F~ 1987: 2 ordererkcinnanden Packsedlar Postgirobesked Postkvitton, inte värdepost 2 Rapporter, indata 2 Registeruppgifter, indata 2 Reklamationer 2 Rekvisitioner, underlag till 2 Rekvisitioner, indata 2 Rekvisitionskopior, förråd 2 Rese- och traktamentsräkning~r 25 Reversaler, journal över redovisade 2 Räkningar, kopior av interna 2 Räkningskopior 2 Räkningsunderlag för debitering 2 Rättelser, bokföringsunderlag 2 Sjukvårdskvitton 2 Soliditetsupplysningar Vid inaktualitet6 Stanslistor 27 Statistiskt underlag till årsberättelse 2 Telefonersättningar 2 Terapikvitton 2 Underlag för budgetarbete 2 Utbetalningsuppdrag, kopior 2 Upphandling Upphandling hos kommuner och landsting sker enligt reglemente for kommunal upphandling som rekommenderats av Svenska kommunförbundet ooch Landstingsförbundet. Upphandlingsbeslut fattas av respektive nämnd/styrelse eller inom dess förvaltning, eller av en inköpsnämnd/inköpsdelegation med dess verkställande organ, inköpskontor eller motsvarande . Bakgrund till en upphandling kan finnas i protokoll, i budgetbeslut eller bland diaricförda handlingar. De ekonomiska konsekvenserna framgar av kommunens/landstingets redovisningssystem. De handlingar som tillkommer i ett upphandlingsärende kan till allra största delen gallras. För att ge möjlighet till verksamhetsuppföljning, utvecklingsarbete och forskning. bör dock vissa handlingar bevaras för framtiden. Förutom handlingar av central betydelse for upphandlingen, bör aven uppgifter om varuslag leverantorer och leveransbestämmelser bevaras. Sådana uppgifter kan belysa kommunens/landstingets tekniska och ekonomiska utveckling. Under forutsättnin~ att utbetalnin~ skett via löneutbetalnin~ssvst~me~. " När affärsförbindelsen upphört eller ny upplvsnin~ ta~its. 7 Under forutsättnin~ att stansnin~ är utförd och att den dari~enom framsnill.l 1~ h~tan år motul~en och kontlollerad. Bevarande RA-FS 1987: 2 Följande handlingar. tillkomna hos kommunernas/landstingens inköpskontor, forsörjningsavdelningar eller motsvarande. bör bevaras för all framtid . * Allmänna leveransbestämmelser som framtagits speciellt för vederbö- rande kommun/landsting (om sådana förekommer). * Anbudsdiarium (om sådant förekommer). * Anbudsprotokoll (med beslut om antagande av anbud). * Protokoll, inköpsnämnd/inköpsdelegation eller motsvarande med vid- hängande delegationsanmälningar. * Register över varuslag. * Register över leverantörer. * Inköpsstatistik och artikelstatistik i årssammanställd form (där sådan förekommer) . När upphandling avser entreprenörer till exempel för byggnation av hus och anläggningar måste givetvis ritningar/konstruktionshandlingar samt avtals- och garantihandlingar bevaras under den tid anläggningen finns eller garanti/avtalstiden löper. I övrigt bör samma principer kunna gälla upphandling av såväl varor som tjänster och entreprenader. Gallring Huvudregel Med undantag av de handlingar som föreslås bevarade för framtiden, kan övriga handlingar som tillkommer vid upphandling hos kommuner/landsting gallras. Gallringsfrist: 10 år. Undantagfiån hl~vl~dlegeln I . Handlingar från verksamhetens kringrutiner, av rutinmässig, informerande eller bekräftande beskaffenhet. Callringsfri.st: 2 år. 2. Handlingar som endast tjänar bokförings- och kassakontroll. C~ rillgJ.sfii. t: 2 år. 3. Handlingar, så kallad indata, vilka ligger till grund för ADB-bearbetning i upphandlingssystemet. Sådan indata kan förekomma på papper och/eller olika databärare som disketter, skivminnen eller magnetband. C~lllril~ .sJii.st: Pappershandlingar: 2 år. Databärare: när nästa bearbetning genomförts . Nedan följer exempel på handlingar i ett upphandlingssystem •ilka enligt punkterna I—3 ovan kan gallras med kortare frist än 10 ar. Handlingsslag Gallringsfrist antal ar Anbud. inte antagna Anbudsbegäran Anbudstörtragan Anbud~törteckning Anbudsint'ol-~ran A~ v~ n~ ti~ RA-FS 1987: 2 Anbudsunderlag, kravspecifikation Avropsavtal ' l Besiktningsprotokoll 2 Beställningar, inte levererade 2 Beställningar, andra kopior etc 2 Broschyrer Vid inaktualitet Cirkulärskrivelser, inköp/upphantlling Vid inaktualitet Fakturakopior 2 Följesedlar 23 Förrådsrekvisitioner (intern debitering) 2 Information fran leverantörer Vid inaktualitet Inköpsanmodan/internbeställning 2 Korrespondens, rutinmässig,inte diarieförd Leverantörsfakturor, kopior 2 Offerter, inte antagna 2 Offerter, inte infordrade och inte antagna Orderbekräftelser, ordererkännanden Orderkopior Prisblad, prisändringsmeddelanden Vid inaktualitet Reklamationer 2 Rekvisitioner Skriftväxling, rutinmässig, inte diarieförd 2 Statistik, leverantörs 2 Statistik, inköps 2 Underrättelse att anbud antagits/inte antagits (kopior av meddelanden) Vid inaktualitet Upphandlingscirkulär Vid inaktualitet Varukataloger Vid inaktualitet Årsförbrukning, statistik Vid inaktualitet , Förrådsadministration Vad skall bevaras? För att kunna studera kommunens/landstingets samhällsekonomiska roll när det gäller produktutveckling och varutörsörjning, bör årliga~ altabetiskt uppställda artikelregister bevaras för tramtiden. Helst bör redovisningssystemen utformas så, att en ( I ) månadskörning utgör årligt artikelregister. ' l~fter avtalstideni ut~an~ - E~fter ~arantit idens utgån~ ' En~ om full ~äkerhet foreli~er att m~t~varan(le faktura ir ~pecificer ~(i och intc ~r cn ~amlin~faktula. J Etter ~arantit iden~ ut .In~ 1~ ~ Al-~s.~ m~n~tillnin~ e~ (~allring RA-FS 1987: 2 Med undantag för ett årligt artikelregister. Ialn handlingar som framställts i kommunernas/landstingens system f(jr f(irrådsredovisning och lagerhantering, samtliga gallras. Gallril~ .sfii.s~: 10 år. Ull~al1ta,~,~ fi å~1 h~ dregeln 1. Kopior av rekvisitioner från förråd. Callringsfiist: ~ år. 2. Rapporter som redovisar verksamhetens rutindrift. Gallringsfiist: 2 ar. 3. Handlingar som endast används i kortsiktigt kontrollsyfte. Gallringsfiist: 2 år. 4. Handlingar, så kallad indata, vilka ligger till grund för ADB-bearbetning av förråds-/lagersystem. Sådan indata kan förekomma på papper och/eller olika databärare som disketter, skivminnen eller magnetband. Gallring~sfiis~: Pappershandlingar: 2 år. Databärare: när bearbetning genomförts . 5. Alla slags kopior av journaler, rapporter och övriga listor vilka redovisar eller verifierar förrådstransaktioner. Gallras • id i~la~tl~aliJef 6. Listor som inte används i internt kontrollsyfte. Gollras l id inaktl~ali- t~t. 7. Periodiskt framtagna rapportlistor av redovisande karaktär. Gallras ~l~ir ~lästa rapportlistaframtagits. Nedan följer exempel på handlingar i system för förrådsrcdovisning och lagerhantering vilka enligt punkterna 1—7 ovan kan gallras med kortare frist än 10 år. Handlingsslag Gallringsfrist antal år Antalsstatistik per artikel 7 Artiklar med negativt saldo Artiklar med överlager Beställningar, listor Bokföringsjournal, förråd—kopia Bokföringsunderlag, lista 2 Debiteringslista, förråd Drivmedelsnotor- kopior Följesedelslistor F(jljesedlar 2 F(jrbrllkningslistol- 2 Förbrukning~srapporter Forrådsbehallning, listor F(irr~'ldslista 2 F~it-r~'ldsl-apporter 2 F~in-~ldsl-~dovisnin~. IistolFo r rc~ds~ltt~Ln lhitor 2 r~ln mo~ RA-FS 1987: 2 Intcrndebitering, listor 2 Inventarief(jl teckningal-, månadsvis Inventeringar, månadsvis Inventeringslista - inte månad 12 och 13 KassationsJistor - inte månad 12 och 13 2 Lagerrapporter 2 Lagervärde per kostnadsställe, listor 2 Lagervärdeslistor 2 Leveransstatistik 2 Lånelistor, förråd 2 Materialinventarium - inte månad 12 och 13 2 Materiallistor 2 Omsättning i förråd, listor över 2 Ordererkännanden Plocklistor, förråd Vid inaktualitet Rapportlistor, förråd 2 Rapportlistor, kassation 2 Redovisningslistor. Iagerhållning 2 Registreringsunderlag för inventering 2 Rekvisitioner, kopior 2 Rekvisitioner, listor 2 Stansunderlag 2 Transaktionslistor 2 Underlag för ADB-bearbetning 2 Uteliggande beställningar, lista 2 Uttag per rekvirent. Iista Uttagstillfälle per artikel, lista 2

Till sökformuläret för RA-FS